辦公用品及設(shè)備管理辦法

1、辦公用品及設(shè)備管理辦法 第一章 總則 第1條 為規(guī)范辦公用品及設(shè)備的采購、領(lǐng)取、使用、保管與維修，使之管理有序，責(zé)任明確，以便更好地服務(wù)于公司各項工作和降低辦公用品及設(shè)備的使用經(jīng)費，特制定本辦法。第2條 本辦法適用于公司辦公用品及設(shè)備的管理。所指辦公用品及設(shè)備包括：文具、紙張、文件夾等文案用品，辦公桌椅、檔案柜等辦公用具，電話、傳真機(jī)、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公器具設(shè)備，電視、空調(diào)、風(fēng)扇、取暖器等家電設(shè)備。第3條 主要職責(zé)。1.集團(tuán)行政管理中心主任：審核采購預(yù)算計劃；監(jiān)督指導(dǎo)集團(tuán)總部物資用品的發(fā)放、保管和使用；審批、控制物資的采購、報廢，確保符合采購流程與標(biāo)準(zhǔn)。2.集團(tuán)采購主管：組織實施日常辦

2、公用品的采購及預(yù)算計劃；采購總部打印機(jī)、復(fù)印機(jī)耗材等各類辦公用品。3.集團(tuán)前臺/后勤管理員：負(fù)責(zé)辦公用品、勞保用品、廚房用品、清潔用品的采購工作，并做好采購記錄；負(fù)責(zé)對各類用品的領(lǐng)用、發(fā)放；建立各類用品管理臺賬并及時更新，保證賬物相符。4.集團(tuán)財務(wù)管理中心：負(fù)責(zé)審批采購計劃和采購費用報銷并監(jiān)督采購。第二章 辦公用品及設(shè)備的計劃管理第4條 行政管理中心根據(jù)集團(tuán)下達(dá)的辦公用品及設(shè)備年度采購預(yù)算及各單位實際情況，分解并下達(dá)各部門年度辦公用品及設(shè)備費用計劃。第5條 各部門依據(jù)行政管理中心提供的明細(xì)清單填寫辦公用品及設(shè)備采購明細(xì)表，并于每月3號前（放假順延三天）報行政管理中心。各部門要對申領(lǐng)人所需增配辦

3、公用品數(shù)量進(jìn)行檢查，不合規(guī)定或超出標(biāo)準(zhǔn)的予以駁回。第6條 行政管理中心于每月5號前（放假順延三天）對各部門的辦公用品及設(shè)備采購明細(xì)表匯總、審核，形成集團(tuán)辦公用品月度采購計劃并據(jù)此實施采購。第三章 辦公用品及設(shè)備的采購第7條 采購人員根據(jù)采購計劃采購物品，要認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅持物美價廉，貨比三家。在入庫之前，確保物品的完好無損。如有損壞，屬對方原因負(fù)責(zé)退還，屬自身原因自行賠償。第8條 供應(yīng)商的選擇。按照公平、公正的原則，采取公開比質(zhì)、比價等方式擇優(yōu)確定供應(yīng)商。1.為保證集團(tuán)以較低的價格獲得高質(zhì)量的辦公用品及設(shè)備，集團(tuán)將先行擇優(yōu)選取23家實力較強(qiáng)的供應(yīng)商經(jīng)過同類（種）產(chǎn)品比質(zhì)、比價后，各自提供其最具競爭

4、力的產(chǎn)品品種及服務(wù)。2.引入競爭機(jī)制，要求供應(yīng)商每季（月）提供最新的產(chǎn)品報價及樣品，集團(tuán)集中評定后及時調(diào)整各供應(yīng)商的采購品種與數(shù)量。條件成熟時，再確定長期供應(yīng)商。3.行政管理中心負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購及服務(wù)協(xié)議。4.對于零星、低價用品，按便利原則擇近、擇優(yōu)購買。第9條 采購。1.采購申請流程。單價500元的：集團(tuán)總部：員工發(fā)起集團(tuán)業(yè)務(wù)中心負(fù)責(zé)人審批行政管理中心主任審批采購主管采購、分發(fā)財務(wù)管理中心備案行政管理中心歸檔。區(qū)域公司：辦公室/綜合部發(fā)起區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批區(qū)域公司辦公室采購、分發(fā)區(qū)域公司財務(wù)部核查、備案財務(wù)管理中心備案行政管理中心歸檔。單價500元的：集團(tuán)總部員工發(fā)起或區(qū)域公司辦公室/綜

5、合部發(fā)起集團(tuán)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批或區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批集團(tuán)行政管理中心主任審批集團(tuán)行政副總審批集團(tuán)總裁審批采購主管采購、分發(fā)財務(wù)管理中心備案行政管理中心歸檔。2.單價超過1000元的辦公用品及設(shè)備實行采購小組采購制度。采購小組由行政管理中心、財務(wù)管理中心、申購部門各派一人組成，原則上不少于兩人。采購申請獲得批準(zhǔn)后，由采購小組按照貨比三家、質(zhì)優(yōu)價廉的原則負(fù)責(zé)采購。3.采購的物品到貨后，由采購主管持采購計劃和購貨發(fā)票連同采購的物品送交行政管理中心主任驗收，驗收無誤后，填寫一式三聯(lián)的入庫單，其中存根聯(lián)由行政管理中心留存，記賬聯(lián)交付采購主管用于報銷，回執(zhí)聯(lián)由前臺/后勤管理員用于登記庫房臺賬。4.采購的物品

6、驗收入庫后，前臺/后勤管理員應(yīng)按其類別、品名分門別類碼放整齊，并負(fù)責(zé)物品的完好無損，如有非正常情況的損壞，自行賠償。5.各部門需自行購置一些急需的單價超過500元或者采購總額超過500元的辦公用品，在征得集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意后執(zhí)行，購置后報銷前到行政管理中心簽字登記。第四章 辦公用品及設(shè)備的領(lǐng)取第10條 集團(tuán)的辦公用品統(tǒng)一由行政管理中心保管和發(fā)放，各部門需使用辦公用品的可按領(lǐng)用規(guī)定到行政管理中心前臺/后勤管理員處領(lǐng)取。第11條 使用部門領(lǐng)用常規(guī)性辦公用品應(yīng)以舊換新，填寫辦公用品領(lǐng)料單（詳見附件1），辦理相關(guān)領(lǐng)用手續(xù)后，方可領(lǐng)取。第12條 辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為己有，挪用私用，隨意丟棄廢置；嚴(yán)禁

7、員工將辦公用品帶出公司私用。第13條 使用辦公用品應(yīng)以室為家，在日常工作中，提倡節(jié)約作風(fēng)，物盡其用，不要大材小用，努力降低辦公成本。第14條 精心使用辦公設(shè)備，認(rèn)真遵守操作規(guī)程，使用后及時關(guān)閉電源，避免人為對各種設(shè)備的損害。第15條 凡屬各部門或部門內(nèi)員工共同使用的辦公用品和設(shè)備應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，員工使用時應(yīng)作借用、歸還登記。第16條 員工離職，必須在離職前向行政管理中心或區(qū)域公司辦公室/綜合部移交在用的辦公用品，辦理歸還手續(xù)（指固定資產(chǎn)、計算機(jī)等非易耗品）。第17條 集團(tuán)信紙、信封、檔案袋、名片等由行政管理中心負(fù)責(zé)印制，各部門按需領(lǐng)用，行政管理中心負(fù)責(zé)登記工作。各部門專用資料如需印制，由部

8、門提出需求及樣式交行政管理中心落實印制，行政管理中心印制完畢后通知相關(guān)領(lǐng)用并登記。第五章 辦公用品及設(shè)備的保養(yǎng)維修第18條 各部門按照設(shè)備的操作規(guī)程要求，對辦公設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)，做好清潔保養(yǎng)工作。第19條 電話、傳真機(jī)、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備出現(xiàn)故障或維護(hù)（加碳粉、換墨盒）時，由使用部門向行政管理中心提出維修維護(hù)申請，填寫辦公設(shè)備維修申請單（詳見附件2），由行政管理中心聯(lián)合企業(yè)技術(shù)中心統(tǒng)一安排維修。第20條 企業(yè)技術(shù)中心每季度定期組織對辦公設(shè)備進(jìn)行檢查，統(tǒng)計辦公設(shè)備使用與維修情況。第21條 經(jīng)鑒定屬下列情況造成損壞或遺失的，由責(zé)任者按物品的購置價格和使用時間、新舊程度折價賠償。（詳見附

9、件3物品損壞賠償折價表）。1.人為物理損壞或使用不當(dāng)；2.私自拆裝辦公用品與設(shè)備；3.安裝非工作所必須的軟件所引起的故障；4.保管不善造成物品遺失的；5.其他的人為因素造成的損壞。第六章 辦公用品及設(shè)備的盤點與報廢處理第22條 盤點的組織管理。由行政管理中心和財務(wù)管理中心，組織各中心、區(qū)域公司對辦公用品和設(shè)備進(jìn)行盤點。第23條 盤點頻度與要求。每半年盤庫結(jié)算一次，要做到賬賬相符、賬物相符。對壞賬部分查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。第24條 報廢處理。凡屬正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個人在用辦公設(shè)備損壞的，由使用者/保管人填寫設(shè)備報廢申請單（詳見附件4），說明原因和理由；報廢手續(xù)完成后，及時辦理

10、補(bǔ)充新品的領(lǐng)用手續(xù)。報廢流程：使用者/保管人申請責(zé)任中心主任審批行政管理中心主任審批財務(wù)總監(jiān)審核行政副總或總裁簽批財務(wù)管理中心進(jìn)行賬務(wù)處理。第七章 辦公用品及設(shè)備的監(jiān)督控制第25條 行政管理中心對各部門所擁有的辦公用品易耗品（主要指打印耗材與印刷制品）進(jìn)行統(tǒng)計與調(diào)查。每月10日前對上一月各中心辦公用品的領(lǐng)用量、余量做統(tǒng)計分析報表，上報行政副總和總裁。第26條 行政管理中心對各部門辦公設(shè)備維修與保養(yǎng)做統(tǒng)計報表，每月上報行政副總和總裁，進(jìn)一步控制設(shè)備維修費用。第27條 各中心根據(jù)辦公需求，制定本中心的月度辦公用品預(yù)算，報行政管理中心，行政管理中心據(jù)此對辦公用品的使用進(jìn)行監(jiān)督，控制辦公用品經(jīng)費。第28條 財務(wù)管理中心負(fù)責(zé)對辦公用品與設(shè)備的購置、維修、報廢等程序進(jìn)行監(jiān)督。企業(yè)管理中心對列屬固定資產(chǎn)的辦公用品與設(shè)備的狀態(tài)