2003辦公自動化new

1、辦公自動化word文檔操作技巧和操作規(guī)范 上海坦思計算機系統(tǒng)有限公司word 技巧-辦公自動化 = WORD 2003文檔編輯、排版的方法與技巧-第一節(jié) WORD 2003設(shè)置一、菜單、工具欄設(shè)置WORD具有多種功能，可以編輯各種各樣的文檔，為了方便操作，提供了多種命令和工具欄，但是，我們平時很少使用的工具欄或按鈕擺放在屏幕上，占用了十分珍貴的屏幕空間。為了隨時調(diào)用或關(guān)閉不用的工具欄，就要對工具欄進行配置或定制，以適合自己的編輯習(xí)慣。（一）工具欄的三種狀態(tài)1、展開 2、折疊（會識別分開標志） 3、懸?。ǘ╆P(guān)閉或打開工具欄【視圖】【工具欄】如果在彈出菜單中的工具欄前面有“對勾”，表示該工具欄已

2、經(jīng)打開，如果要關(guān)閉工具欄，把其前面的“對勾”去掉，如果要打開，則單擊相應(yīng)的工具欄?；蛘?，把鼠標移動到工具欄的左上角，變成“十字”光標后，拖動鼠標到編輯區(qū)，單擊關(guān)閉按鈕。（三）定制自己的菜單和工具欄 【工具】【自定義】【命令】在對話框中右列表框中選擇要加入的命令按鈕，按住鼠標左鍵拖動到相應(yīng)的工具欄上即可。若要刪除添加的命令按鈕，執(zhí)行上述操作，然后在工具欄上選中要取消的命令按鈕和菜單項，拖動到編輯區(qū)的任意位置，松開鼠標即可。點擊工具上的下拉箭頭二、新建、打開文檔（一）新建普通文檔1、開始程序office-word2、【文件】【新建】3、單擊工具欄上的【新建】按鈕（二）利用模板創(chuàng)建文檔【文件】【新建

3、】【選擇模板】（三）打開文檔1、在windows環(huán)境下，雙擊要打開的word文檔。2、進入word,選擇【文件】選擇近期編輯過的文檔。3、進入word，選擇【文件】【打開】或單擊工具欄上的【打開】按鈕，彈出打開文檔對話框，選擇要打開的文檔，單擊確定或雙擊文檔。三、保存設(shè)置（一）保存的格式WORD 保存文檔的格式有：DOC 、TXT、 RTF、 HTML、 DOT等格式。（二）保存?zhèn)浞荨竟ぞ摺俊具x項】【保存】選中“保存?zhèn)浞荨?。（三）自動保存【工具】【選項】【保存】選中“自動保存時間間隔“調(diào)整保存的時間間隔，系統(tǒng)默認“10分鐘”。（四）文檔保護【工具】【選項】【安全性】在打開文檔權(quán)限密碼文本框中輸

4、入密碼。以后如果要打開這個文檔，系統(tǒng)提示請輸入密碼，如果密碼錯誤將無法打開文檔。（五）保存版本保存版本就是對文檔的每一次修改都保存為一個副本。如果覺得改動后的文檔還不如原來的文檔，那么可以通過版本功能自動恢復(fù)到原來的版本。保存版本：【文件】【版本】選中“關(guān)閉時自動保存版本“選項?；謴?fù)版本：【文件】【版本】選擇列表框中列出的版本。撤消版本功能：把“關(guān)閉時自動保存版本“選項中的（V對勾）去掉注意：啟動版本功能后，文檔的尺寸將要變大。（六）保存字體如果您在文檔中使用了特殊的字體或符號，那么到其他計算機上進行編輯，將不能正確顯示文字或符號，要把特殊的字體或符號保存到文檔中，操作如下：【工具】【選項】【

5、保存】選中“嵌入Ture Type字體“選中下面的”只嵌入所用字符“選項。1、辦公自動化（華文中宋）2、辦公自動化（華文琥珀）3、辦公自動化（微軟雅黑）（七）保存位置的更改WORD文檔保存的默認位置是“我的文檔”（my documents），若改變文檔的保存位置，【工具】【選項】【文件位置】選擇“文檔”【修改】在對話框中選擇文件夾。-應(yīng)用常識：一、輸入法的切換：1、ctrl+space中英文切換 2、ctrl+shift不同輸入法的切換二、軟鍵盤（小鍵盤）的使用1、左鍵單擊 顯示/隱藏2、右鍵單擊 多個鍵盤選擇三、保存與另存為的區(qū)別?1、新建文檔中，二者作用相同2、將已經(jīng)存過的文檔修改，“保存

6、”是將更改的結(jié)果保存在文檔中；另存為是保一個新文檔第二節(jié) 文檔編輯、排版基本知識及應(yīng)用技巧一、文檔的編輯（一）文檔視圖。WORD提供了多種顯示文件的方式，稱為視圖。包括普通視圖、頁面視圖、大綱視圖、WEB版式和閱讀版式視圖。另外還可以根據(jù)需要任意調(diào)整顯示比例，使用戶能夠更方便地瀏覽文檔的某些部分，更好地完成需要的操作。1、普通視圖普通視圖方式是最好的文本錄入和圖片插入的編輯環(huán)境。在這種方式下，幾乎所有的排版信息都會顯示出來。頁與頁之間用單虛線（分頁符）表示分頁，節(jié)與節(jié)之間用雙虛線（分節(jié)符）表示分節(jié)。這可以縮短顯示和查找的時間，在屏幕上文章也比較連貫易讀。當需要從別的視圖模式轉(zhuǎn)換到普通視圖模式時

7、，可從以下3種操作中選擇一種：。選擇【視圖】 / 【普通】命令。單擊屏幕左下角水平滾動條左邊的【普通視圖】按鈕。按Alt+Ctrl+N組合鍵。注意：在這種顯示方式下，不能顯示頁眉和頁腳；多欄排版時，也不能顯示多欄，只能在一個欄中輸入和顯示；此外，在這種方式下也不能繪圖。2、頁面視圖頁面視圖是使文檔在屏幕上看去就像在紙上一樣。在普通視圖下見到的分頁符，在頁面視圖下就成了兩張不同的紙了。頁面視圖除了能夠顯示普通視圖方式所能顯示的所有內(nèi)容之外，還能顯示頁眉、頁腳、腳注及批注等，適于進行繪圖、插入圖表操作和一些排版操作。轉(zhuǎn)換到頁面視圖有3種操作方法：。選擇【視圖】 / 【頁面】命令。單擊屏幕左下角水平

8、滾動條左邊的【頁面視圖】按鈕。按Alt+Ctrl+P組合鍵。注：在Word 2003的頁面視圖中，單擊上下頁面之間的空白處，可以將該部分隱藏。3、大綱視圖大綱視圖方式特別適合于較多層次的文檔。大綱視圖將所有的標題分級顯示出來，層次分明。在大綱視圖模式下，可以通過標題的操作，改變文檔的層次結(jié)構(gòu)。大綱視圖由于其特殊的屬性，可以方便地移動、重組長文檔。它不僅僅是一個視圖，更是一個工具，可以幫助用戶創(chuàng)建和重組復(fù)雜文檔。切換到【大綱視圖】模式有3種操作方法：。選擇【視圖】【大綱】命令。單擊屏幕左下角水平滾動條左邊的【大綱視圖】按鈕。按Alt+Ctrl+O組合鍵。屏幕轉(zhuǎn)換到大綱視圖模式后，可以看到在【大綱

9、視圖】模式下，屏幕上新增了一個【大綱】工具欄。該工具欄就是大綱文檔具有特殊功能的秘密所在。4、Web版式視圖Web版式視圖是一種“所見即所得”的視圖形式。在Web版式視圖中編輯的網(wǎng)頁將會象在瀏覽器中所顯示的一樣。例如，文檔將顯示為一個不帶分頁符的長頁，并且文本和表格將自動換行以適應(yīng)窗口的大小。5、閱讀版式視圖在Word 2003中增加了獨特的“閱讀版式”，該視圖方式下最適合閱讀長篇文章。閱讀版式將原來的文章編輯區(qū)縮小，而文字大小保持不變。如果字數(shù)多，它會自動分成多屏。在該視圖下同樣可以進行文字的編輯工作，但視覺效果好，眼睛不會感到疲勞。閱讀版式視圖會隱藏除“閱讀版式”和“審閱”工具欄以外的所有

10、工具欄，這樣的好處是擴大顯示區(qū)且方便用戶進行審閱編輯。切換到【閱讀版式視圖】模式有3種操作方法：。選擇【視圖】【閱讀版式】命令。單擊屏幕左下角水平滾動條左邊的【閱讀版式視圖】按鈕。按 Alt+R想要停止閱讀文檔時，請單擊“閱讀版式”工具欄上的“關(guān)閉”按鈕 或按 Esc 或 Alt+C，可以從閱讀版式視圖切換回來。文檔結(jié)構(gòu)圖文檔結(jié)構(gòu)圖是由聯(lián)機版式視圖發(fā)展而來的。它在一個單獨的窗格中顯示文檔標題，使文檔結(jié)構(gòu)一目了然。可以通過文檔結(jié)構(gòu)圖在整個文檔中快速瀏覽并追蹤特定位置。選擇【視圖】 / 【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，即可顯示文檔結(jié)構(gòu)圖。這時窗口被分為兩部分，文檔結(jié)構(gòu)圖位于左邊，文檔內(nèi)容位于右邊，當前的標題高

11、亮顯示。文檔結(jié)構(gòu)圖是可以折疊的。單擊文檔結(jié)構(gòu)圖中標題前的減號，此標題的子標題就會被折疊起來，同時標題前面的符號變?yōu)榧犹?。（二）文本的選取1、用鼠標快速選取將鼠標放在文字中間時：按鼠標次數(shù)選定內(nèi)容2次單詞3次段落 將鼠標放在頁面左側(cè)，箭頭向右傾時：按鼠標次數(shù)選定內(nèi)容1次 整行2次 段落3次 整個文檔拖動 部分文檔按鍵（F8）次數(shù)選定內(nèi)容2次單字3次句子4次段落5次整個節(jié)6次整個文檔 2、利用F8鍵進行快速定位 按Shift+F8組合鍵可減小選定范圍；按Ctrl+Shift+F8組合鍵，然后拖動鼠標，可選定縱向文本塊；按Esc鍵可退出擴展選定方式。3、使用Shift 鍵快速選取在需要選取的文字開頭

12、處點一下鼠標左鍵，然后移動鼠標到需要選取的文字末尾處，按住Shift鍵不放，同時點擊鼠標左鍵，這其中的文字將被選中。為了準確選定文本塊，可以將光標定位在要選定的文本的開始處，按住Shift鍵不放，然后用上、下、左、右四個箭頭鍵進行選擇。（三）文本的插入、改寫。文本插入是指在一行的中間插入文字。改寫是指用輸入的文字覆蓋插入點之后的文字。插入狀態(tài)和改寫狀態(tài)的切換方式是用鍵盤上的INSERT鍵，在狀態(tài)欄中顯示提示，如果處于改寫狀態(tài)，狀態(tài)欄中的“改寫”為黑色顯示，插入狀態(tài)為灰色顯示。（四）文本的復(fù)制、移動和刪除。1、用鼠標右鍵復(fù)制文件在用Word編輯文章時，通過鼠標左鍵可將選定的文字進行任意移動；用鼠

13、標右鍵可以復(fù)制選中的文字：首先選定要復(fù)制的文字，然后用鼠標右鍵將選定的文字拖拽到指定的位置，松開鼠標右鍵，此時，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“復(fù)制到此位置”即可。2、文本的快速復(fù)制和移動除了使用快捷鍵進行復(fù)制外，還可以使用鍵盤加鼠標的方法來快速復(fù)制文字或圖像。選擇要復(fù)制的文字或圖像，按下Ctrl鍵的同時用鼠標將選中的內(nèi)容拖動到合適的位置即可。選擇要復(fù)制的文本，按下Shift+F2鍵后，把插入點定位在需要插入的位置，按回車即可。如果要移動選定的文本，按F2鍵，然后定位插入點，按回車。 如果要重新組織一個段落中的文本，（調(diào)整文本中文本的順序）可以利用“圖文場”功能進行快速組織。選定所要調(diào)整的文本，按Ct

14、rl+F3鍵，將文本送入圖文場，再選擇要調(diào)整的第二個文本再按Ctrl+F3鍵，選擇要插入的位置，按Ctrl+Shift+F3鍵，即可。用“選擇性粘貼”中的“無格式文本”用戶在制作文檔時經(jīng)常會用到復(fù)制和粘貼的方法，但是直接粘貼的文本有時會出現(xiàn)不希望的格式，如從復(fù)制的網(wǎng)頁文字粘貼到文檔后，四周留下了表格邊框；從其它文檔粘貼過來的文字延續(xù)了源文件中的格式。通過“選擇性粘貼”我們可以讓這些文字按照設(shè)置好的格式出現(xiàn)。將需要的文字復(fù)制到剪貼板后，執(zhí)行“編輯”菜單上的【選擇性粘貼】命令，在彈出的對話框中選擇“無格式文本”。單擊“確定”按鈕后，粘貼的文字就是無格式的，也就是說它會按照粘貼光標位置的格式出現(xiàn)。（

15、五）撤消和恢復(fù)1、撤消如果你后悔了剛才的操作，可使用以下幾種方法之一來撤消剛才的操作：(1)單擊“編輯”菜單中的“撤消鍵入”命令。(2)單擊“常用”工具欄上的“撤消”按鈕。(3) 使用Ctrl+Z快捷鍵。（六）編輯技巧1、給漢字加拼音（Word 2003）要給漢字加上拼音，用Word中的“拼音指南”，選擇要注音的漢字，單擊“格式/中文版式/拼音指南”命令(Mingling)。2、刪除WEB文章中的空行有的時候從Web上復(fù)制文章內(nèi)容，在Word窗口中粘貼后，文檔中會出現(xiàn)很多空行，即不方便閱讀，也不便于排版，打印。如果用刪除鍵一行一行地刪除，既費時又費力。我們可以使用Word【編輯】菜單中的【替換

16、】命令來完成這一操作。單擊“編輯/替換/查找和替換/高級”，在“查找內(nèi)容”框中輸入2個“特殊符號”中的“段落標記”（pp），在“替換為”輸入框中，輸入1個“特殊字符(p)”中的“段落標記”，在“搜索范圍”列表框中選擇“全部”，最后單擊“全部替換”按鈕，空行便被全部刪除了。3 “比較文檔”的應(yīng)用假設(shè)你是一位秘書，起草了一份文件，送給領(lǐng)導(dǎo)審閱，如果想知道領(lǐng)導(dǎo)對這份文件的修改情況，使用WORD中的比較文檔功能就一目了然了。你只要先用Word打開你起草的文件，然后單擊【工具】【比較與合并文檔】按鈕，這時就會彈出一個“選擇與當前文檔比較的文件”對話框，選擇領(lǐng)導(dǎo)修改的文檔，就可以很方便的比較了，Word會

17、把領(lǐng)導(dǎo)的文件中所有修改之處都用紅色的刪除線（刪除的部分）和下劃線（增加的部分）給標出來。4、文檔的快速查找在文檔中，當需要查找文檔內(nèi)容時，常常使用編輯菜單中的查找命令，其實可以用另外一種更簡便的方法：在垂直滾動條的下方，有一小圓點按鈕（選擇瀏覽對象），單擊則可以選擇按對象進行瀏覽。5、插入通欄線的快速方法有時，我們習(xí)慣于把從網(wǎng)頁中下載的文字復(fù)制到Word文檔中，并在每個段落之間加一些分隔線以示區(qū)別，這些分隔線用一些字符畫起來很費事，而用畫圖工具切換排版都很不方便。連續(xù)輸入三個“”再按回車，可以得到一條波浪線。連續(xù)輸入三個“=”，在按回車，得到雙直線。連續(xù)輸入三個“*”，在按回車，得到一條虛線。

18、連續(xù)輸入三個“-”號，得到一條較細的直線。連續(xù)輸入三個“#”，可以得到中線粗，上下線細的直線。其實，這是一種鍵入時自動套用格式的功能。選擇“工具”菜單的“自動套用格式”命令，在對話框中選擇“鍵入時自動套用格式”選項卡，在“鍵入時自動應(yīng)用”類別中會發(fā)現(xiàn)“框線”，就是它控制了這個功能。6、將姓名按姓氏筆劃排序在舉辦會議或者進行評比時，需要對相關(guān)的人員姓名按照姓氏筆劃進行排序。首先，將需要排序的姓名寫出來，每個姓名要占一行，即輸入結(jié)束后需按“回車”換行，選中所有需要排序的姓名，執(zhí)行“表格”菜單上的“排序”命令。在“排序文字”對話框里，“排序依據(jù)”項選擇“段落數(shù)”，“類型”項里根據(jù)各自的要求，可以選擇

19、“筆劃”、“數(shù)字”、“日期”、“拼音”四種排序方式，在其后的二選一框里選擇“遞增”或者“遞減”方式，單擊“確定”，雜亂無章的姓氏就被Word排列的井井有條了。7、利用合并字符功能設(shè)置上下標用戶在編輯文檔的時候，有時會遇到某個字符同時具有上下標，例如X10 、10+2-1，公式編輯器可以輕松的完成任務(wù)，但是如果在安裝Office時沒有安裝公式編輯器該怎么辦呢？在工具欄里添加“合并字符”按鈕，鍵入有上下標的字母，依次鍵入上標、下標，然后同時選中上下標，最后按下合并字符按鈕，接著會彈出對話框，進行了相應(yīng)的設(shè)置后，就完成了上下標的輸入。需要提醒用戶注意的是，如果上下標對不齊的話可以嘗試加空格，另外此方

20、法只適用上下標不超過6個字符的情況。Log10 2、 x3、M2 、M28、利用拖放的方式復(fù)制網(wǎng)頁在復(fù)制網(wǎng)頁內(nèi)容時，通常用戶都是在IE窗口用鼠標選中需要復(fù)制的部分，然后執(zhí)行“復(fù)制”命令，接下來打開Word程序，進行“粘貼”。其實還有更加簡便的方法，就是使用Windows最常見的拖放功能，選中網(wǎng)頁上的內(nèi)容，按住鼠標左鍵不放，拖到Word窗口，然后釋放鼠標左鍵，網(wǎng)頁的內(nèi)容就被完整復(fù)制了。9、在文檔中輸入數(shù)學(xué)公式【插入】【對象】【公式3.0】如果在列表中沒有該選項，需要OFFICE 2003安裝盤，增加新功能。10、取消自動編號在Word中有一個自動編號的功能，即輸入“1.快速顯示文字格式”后按下回

21、車鍵會自動出現(xiàn)“2”這給用戶帶來了很大的方便,但是有時候，并不需要該項功能出現(xiàn)，如何取消呢？方法是：單擊“工具/自動更正選項”，在對話框中選擇“鍵入時自動套用格式”選項卡，將“自動編號列表”選項前的對鉤去掉即可。二、文檔的排版（一）頁面設(shè)置【文件】【頁面設(shè)置】（二）字體設(shè)置 1、調(diào)整字體的大小在WORD中有幾種方法可以任意改變文字的大小。逐漸縮放：選中要調(diào)整的文字后，按下CTRL+可逐漸放大文字，按下CTRL+可逐漸縮小文字?？焖倏s放：在選中要調(diào)整的文字后，按下Ctrl+Shift+可快速放大文字，按下CTRL+SHIFT+ 可快速縮小文字。任意縮放：選中要調(diào)整后，在字號欄內(nèi)直接輸入文字大小即

22、可。2、快速分別設(shè)置中英文字體有沒有遇到這樣的情況，你輸入了這樣一段話：一a二b三c四d五e六f七g八h九i十j廿k卅l百m千n萬o億p兆q，就是許多英文夾在漢字中間，你想把漢字設(shè)為隸書，又想把英文或數(shù)字設(shè)為Counier New或是其它字體，怎么辦呢？方法是：點擊“格式/字體”命令，在對話框中分別選擇中文和英文字體（和順序無關(guān)）。把這一段文字全部選中，先給漢字設(shè)為“隸書”，然后再點一次字體中的Counier New（此時仍然選中）就可以了。注意：順序千萬不能錯。（三）格式設(shè)置1、【格式】【段落】2、快速改變文檔的行距選中需要設(shè)置行距的文本段落，按Ctrl+1,即可將段落設(shè)置成單倍行距，Ctr

23、l+2雙倍行距，Ctrl+5為1.5倍行距。3、格式刷的使用4、滑標的使用在水平標尺行上有四個縮進滑標，通過移動這些縮進滑標也可以達到改變段落縮進的效果。如果水平標尺沒有顯示在當前窗口內(nèi)，可選擇“視圖”菜單中的“標尺”命令將其顯示。四個縮進滑標為：首行縮進、懸掛縮進、左縮進和右縮進。各滑標的含義如下： 首行縮進滑標控制段落中第一行第一個字符的起始位置。 懸掛縮進滑標控制段落中除第一行之外的其它行的起始位置。 左縮進滑標控制段落左邊界的位置。 右縮進滑標控制段落右邊界的位置。（四）排版技巧1、附加段落格式的去除若想去除附加的段落格式，我們可以使用一組快捷鍵CtrlQ。此時，如果對某個使用了正文樣式的段落進行了手動調(diào)節(jié)，增加了左右的縮進，那么增加的縮進值就屬于附件的樣式信息。若想去除這類信息，可以將光標置于該段落中，并按CtrlQ快捷鍵即可。如有多個段落需做類似調(diào)整，可以首先選定這多個段落然后再使用上述的快捷鍵。2、附加字符格式的去除有的人喜歡在自