三生國內(nèi)大型學(xué)術(shù)會議流程

1、12021/3/24 三生自辦國內(nèi)學(xué)術(shù)會議流程 大型國內(nèi)學(xué)術(shù)會議流程 國內(nèi)學(xué)術(shù)年會會議流程 22021/3/24 三生自辦國內(nèi)學(xué)術(shù)會議流程 大型國內(nèi)學(xué)術(shù)會議流程 32021/3/24 目錄 1. 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 2. 會議服務(wù)會議服務(wù) 3. 會后跟蹤會后跟蹤 1.1 會議組織者工作會議組織者工作 1.2 各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 2.1 會前動員會會前動員會 2.2 會議報到日會議報到日 2.3 會議進行中會議進行中 3.1 會后總結(jié)會后總結(jié) 3.2 會后拜訪、銷量跟進會后拜訪、銷量跟進 42021/3/24 會會 議議 流流 程程 圖圖 52021/3/24 目錄 1. 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)

2、備 1.1 會議組織者工作會議組織者工作 1.2 各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 2. 會議服務(wù)會議服務(wù) 3. 會后跟蹤會后跟蹤 2.1 會前動員會會前動員會 2.2 會議報到日會議報到日 2.3 會議進行中會議進行中 3.1 會后總結(jié)會后總結(jié) 3.2 會后拜訪、銷量跟進會后拜訪、銷量跟進 62021/3/24 1.1會議組織者工作會議組織者工作 明確開會的目的 邀請講者 邀請大會主席 參會客戶確認參會客戶確認和分工安排會議流程 各分工人員協(xié)作執(zhí)行 根據(jù)目的確定會議的 時間、主題、受眾、 預(yù)算以及宣傳重點 由于講者的地位、繁 忙程度及合作關(guān)系的 不同，需要提前15天 至3個月確認時間；一 般重要

3、的會議要有備 用講者。 根據(jù)實際需要邀請， 可以不設(shè)；一般大會 主席的設(shè)立是出于對 講者的尊重、關(guān)系的 平衡、以及提高會議 的號召力等目的 會議簽到時間、 正式開始時間、 講者的講話時間、提 問時間 茶休時間、會后餐時 間 審核參會客戶品質(zhì) 確定需要參加會議的 部門和人員（公司內(nèi) 部），召開準(zhǔn)備會 （或簡單協(xié)商），明 確分工和職責(zé) 72021/3/24 1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 邀請函 會場確定后，會議組織者 即可會議通知會議通知，包含：邀包含：邀 請函、受眾客戶的標(biāo)準(zhǔn)和請函、受眾客戶的標(biāo)準(zhǔn)和 報名截止時間報名截止時間 邀請函上包含以下內(nèi)容： 會議的主題、時間、地點、 主辦方、日程（

4、是否提供 會后餐在此注明）、講課 內(nèi)容及講者的簡單介紹。 邀請函一般應(yīng)在會議2周 （不能少于1周）前發(fā)出， 以便代表提供更多的溝通 機會和方便客戶的時間安 排。 會議通知明確寫明對受眾 客戶的標(biāo)準(zhǔn)，以便代表按 照要求邀請客戶。 會議通知明確受眾客戶報 名截止日期，一般為會前 七天。 會場選定 根據(jù)會議的檔次和規(guī) 模選擇會場，一般設(shè) 在四星以上賓館 選擇會場時一定要現(xiàn) 場觀察（可請當(dāng)?shù)赝?事踩點確認），考慮 以下因素是否滿足會 議的需求： 會場格局、 租金、 投影儀及屏幕位置、 講臺的位置、 主席臺的位置、 會場內(nèi)受眾的位置安排、 簽到臺的位置、 茶休點的位置、 宣傳品的陳列、 音響效果以及燈光

5、， 會場的服務(wù)等。 簽訂協(xié)議 會場選擇后，盡快 與賓館簽定協(xié)議， 技巧性的壓低價格 和要求更好的服務(wù)。 如果會議需要安排 住宿、餐飲和茶歇， 一次性打包談好。 商談好退房時間、 預(yù)付款方式和時間、 結(jié)款方式、發(fā)票類 型。 可依靠當(dāng)?shù)劁N售人員提供會議召開城市的資源：推薦會場酒店、餐飲地點和租 車供應(yīng)商。會議組織者聯(lián)系考察，確定場地。 82021/3/24 1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作-參會人員審核 銷售人員 產(chǎn)品經(jīng)理 會務(wù)專員 市場總監(jiān) 參會審核參會審核 2. 審核報名表審核報名表 不符合要求的，與相 關(guān)銷售溝通返回 審核后的報名表提交 總監(jiān)審核 3. 確認參會名單確認參會名單 產(chǎn)品經(jīng)理解

6、答質(zhì)疑 確認參會名單 1. 受眾邀請，提交報名受眾邀請，提交報名 表表 一般由一線銷售人員 負責(zé)邀請，比較重要的 目標(biāo)客戶需要管理人員 協(xié)訪邀請，提交報名表。 目標(biāo)客戶的邀請需要 兩次以上的確認，即： 會前七天確認、會前四會前七天確認、會前四 天確認、會前一天確認天確認、會前一天確認。 4. 根據(jù)名單安排會議生根據(jù)名單安排會議生 活活 會務(wù)專員根據(jù)審核后 名單通知一線銷售人員 聯(lián)系票務(wù)公司出機票。 (會務(wù)通知會務(wù)通知1） 參會客戶變更，需要 重新審核。會前四天， 不可變更參會人員，客 戶因故無法參加，可取 消行程 目的：保障會議品質(zhì) 92021/3/24 1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 1

7、、講者和主席溝通 會議組織者負責(zé)會前與會議組織者負責(zé)會前與 講者過片子，確認需要講者過片子，確認需要 他重點講解的內(nèi)容。他重點講解的內(nèi)容。 會前與主席溝通，確認會前與主席溝通，確認 需要他重點總結(jié)的要點需要他重點總結(jié)的要點 3、安排會議生活 機票機票 住宿住宿 餐飲餐飲 用車用車 環(huán)境環(huán)境 2、客戶生日：預(yù)先留意，為客預(yù)先留意，為客 戶安排生日慶賀戶安排生日慶賀 4、會議物品準(zhǔn)備 102021/3/24 1.2三生自辦會議-安排會議生活安排會議生活 機票機票 由一線銷售聯(lián)系票務(wù)公 司預(yù)定、退改簽 餐飲 住宿 接送站 用車 餐飲：餐飲： 根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)和會議預(yù)算定 制不同的餐標(biāo) 提前確認好菜單 確

8、認是否可自帶酒水 容納人數(shù)，餐廳布置 房間房間確認房數(shù)確認房數(shù) 分房單間：VIP單間的 預(yù)留，標(biāo)間客的分配按 照住宿時間、地區(qū)和年 齡分配 。 房間類型的核實 房間內(nèi)收費項目取消。 放置水果、歡迎信等 餐飲 接送站和用車：接送站和用車： 提前與供應(yīng)商確認服務(wù)項目 和要求 ：司機禮儀、路線等 制作接送站表：參會人員信 息，具體到達離開時間，航 班班次 制作接站牌：會議名稱、 公司名稱、產(chǎn)品形象名稱 （根據(jù)實際情況安排) 根據(jù)到達離開時間及人數(shù) 安排車型起飛前3小時發(fā)送 接送站短信給客戶，告知總 調(diào)度聯(lián)系方式。 會前四天取得客戶行程信息，聯(lián)系供應(yīng)商安排住宿、接待、餐飲、用車。 會前三天發(fā)“會務(wù)通知

9、會務(wù)通知2”給銷售人員，告知相關(guān)服務(wù)內(nèi)容和流程的時間、地點、周邊環(huán)境、聯(lián)絡(luò)人等 會場周邊環(huán)境介紹 112021/3/24 1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作-會議物品準(zhǔn)備 水果點心，數(shù)量按照參會人數(shù)的水果點心，數(shù)量按照參會人數(shù)的1/2安排即可安排即可 會議提問及有獎問答的獎品、會后禮品申請購買會議提問及有獎問答的獎品、會后禮品申請購買 電腦、投影儀、激光筆、麥克、無線麥克電腦、投影儀、激光筆、麥克、無線麥克 酒店指引牌、主席臺酒店指引牌、主席臺/講臺講臺/簽到臺鮮花簽到臺鮮花 茶休 印制品 獎品/禮品 儀器 酒店標(biāo)識 會議物品準(zhǔn)備 提前溝通拍攝流程提前溝通拍攝流程 提前打印提前打印 攝影師/攝

10、像師 簽到表/收據(jù)/日程 掛旗掛旗/橫幅橫幅/易拉寶易拉寶/展架展架/歡迎卡歡迎卡/桌卡、桌卡、DA資料制作，提前郵寄資料制作，提前郵寄 122021/3/24 1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作-預(yù)算預(yù)算 費用預(yù)算申請和審核費用預(yù)算申請和審核 預(yù)算 確認到賬 確認費用到賬確認費用到賬 132021/3/24 目錄 2. 會議服務(wù)會議服務(wù) 2.1 會前動員會會前動員會 2.2 會議報到日會議報到日 2.3 會議進行中會議進行中 1. 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 3. 會后跟蹤會后跟蹤 1.1 會議組織者工作會議組織者工作 1.2 各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 3.1 會后總結(jié)會后總結(jié) 3.2 會后拜訪、

11、銷量跟進會后拜訪、銷量跟進 142021/3/24 2.1 會前動員會會前動員會 u 一般參加全國學(xué)會會議，會議前一天招集所有內(nèi)部與會人員 參加會前動員會：會前動員會： 主要目的有三個： 一鼓舞士氣，要求大家拿出良好的精神面貌； 二是明確第二天的會議分工，做好服務(wù)； 三明確意外情況發(fā)生的處理辦法。 u公司自辦全國會議，一般會前3天開電話會議，明確各項分工 及進度。 u會前溝通的時間和形式可根據(jù)情況由會議組織者決定 152021/3/24 2.2 會議報到日會議報到日（三生自辦會議）（三生自辦會議） 4、客房布置： 放置好水果及歡迎卡 6、會場布置和彩排 5、提醒服務(wù)： 客房叫早 短信提醒會議時

12、 間和地點，就餐信息。 2、接站， 跟進客戶航班和接站 情況（調(diào)度和接待人 員負責(zé)） 3、報到接待： 確認房間數(shù)量，領(lǐng) 取房間號。 酒店大廳設(shè)置簽到 臺，2人負責(zé)接待抵 達客戶入住 VIP的接待。 1、清單會議物資 會議報到日會議報到日 VIP的接待。會議講者和主席應(yīng)該 有專人負責(zé)招待（會議組織者）， 交通、住宿和飲食都應(yīng)該享受VIP 的優(yōu)待。 162021/3/24 2.2 會議報到日會議報到日-會場布置和彩排 由會務(wù)供應(yīng)商安排，會議組織者驗收。 上午的會議前一天晚上布置完畢，下午的會議上午 布置完畢 宣傳品陳列 DA資料/禮品擺放 調(diào)試投影儀 音響/麥克/燈光調(diào)試 展架搭建 講臺位置 主席

13、臺/受眾的位置 簽到臺 茶歇臺 桌卡擺放 鮮花擺放 會議流程彩排會議流程彩排：提前半天會議組織者與會務(wù)工作人員彩排。確認好主席和講者引 導(dǎo)、講者時間、點評流程、討論控制、會場設(shè)備控制等環(huán)節(jié) Tip：要注意水牌的陳列和會議通道的順暢（以便到會者知道不需要任何人引導(dǎo)都能找到會場為標(biāo)準(zhǔn)， 如果不能請增加提示牌或者人員引導(dǎo)）。 172021/3/24 2.3 會議進行中會議進行中 簽到 維護會議紀(jì)律 氣氛烘托 提問和討論 物資發(fā)放 3、會場氣氛烘托： 由1人負責(zé)，主要任務(wù)是：會議正 式開始前播放企業(yè)（或產(chǎn)品）宣傳片； 會議過程中的專人攝像/拍照； 1、接待和簽到： 除專人負責(zé)簽到外，還 應(yīng)安排2-3人

14、負責(zé)接待。 負責(zé)簽到的人除簽到外 還應(yīng)同時承擔(dān)幾個任務(wù)： 禮品的發(fā)放；茶休點的準(zhǔn) 備和引導(dǎo)；指示客戶洗手 間的位置。 VIP講者和主席應(yīng)由會 議組織者引導(dǎo)入座 2、會場紀(jì)律： 會議開始前提醒參會人員靜音 手機；會議正式開始后，應(yīng)關(guān)閉會 場前門，留后門供進出，如果只有 一個門，在到會率達到7成以上也 應(yīng)關(guān)閉； 內(nèi)部人員非必須不要隨意進出， 更不允許在會議期間打鬧和嬉笑 4、提問和討論： 專人負責(zé)傳遞話筒及收取提 問紙條，可安排有目的性的提 問， 安排人專門記錄討論中的敏 感問題，對于解釋不充分的問 題 會后繼續(xù)與醫(yī)生溝通，對于 提問過多的問題，收集起來， 以后給醫(yī)生答案，增加拜訪機 會 5、會議

15、資料和禮品的發(fā)放： 會議資料在會議開始前直接放在 每個座位上，保證客戶可以先看到 重要的資料。 禮品可以和會議資料一起放在資 料袋中，或者會議結(jié)束后在出口發(fā) 禮品給客戶，可以適當(dāng)避免客戶提 前離場。 會議資料和禮品的發(fā)放可以根據(jù) 不同的會議需要而設(shè)定不同的模式 182021/3/24 2.3 會議進行中會議進行中會議生活服務(wù)會議生活服務(wù) 提前30分鐘確認茶歇和餐廳 就位 （1）主桌安排：可以放置鮮 花等做標(biāo)識 （2）上菜：冷盤就位、客戶 就位后督促服務(wù)員的上熱菜速 度 （3）酒水安排：之前和服務(wù) 員確認好放置的種類和數(shù)量. （1）叫早服務(wù)：每天 晚上與酒店確認設(shè)置叫 早時間和房間 （2）設(shè)置退

16、房時間提 醒短信 提前3小時 （1）客戶辦理入住時 和客戶確認撤離時間和 地點， （2）客戶撤離前3-6小 時，短信通知客戶送車 信息 （3）根據(jù)情況在酒店 設(shè)置送站服務(wù)人員 住 宿送 站餐 飲 192021/3/24 2.3 會議收尾會議收尾 結(jié)清會議費用 與酒店核算消費、 租車公司核實用車數(shù)量 跟進銷售應(yīng)付款項已付 整理相關(guān)票據(jù)和資料 整理物資 需要回收的DA、禮品寄回 展架搭建撤離 垃圾清除 202021/3/24 目錄 1. 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 2. 會議服務(wù)會議服務(wù) 1.1 會議組織者工作會議組織者工作 1.2 各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 2.1 會前動員會會前動員會 2.2 會議報

17、到日會議報到日 2.3 會議進行中會議進行中 3. 會后跟蹤會后跟蹤 3.1 會后總結(jié)會后總結(jié) 3.2 會后拜訪、銷量跟進會后拜訪、銷量跟進 212021/3/24 3.會后跟蹤 整理整理 市場總監(jiān)市場總監(jiān) 1. 整理會議文件整理會議文件 整理會議記錄 整理會議總結(jié) 整理會議簡報/通 稿，回顧會議的重點 內(nèi)容，發(fā)宣傳文章 審核回復(fù)審核回復(fù) 會議組織者會議組織者 2. 銷售回訪，銷量跟蹤銷售回訪，銷量跟蹤 銷售人員第二天開始回訪所有與會客戶，對邀請了而又沒參加的會議 的目標(biāo)客戶也應(yīng)該回訪，回訪的重點是了解客戶對會議的滿意度和對 我們宣傳重點的認可程度。同樣，重點客戶需管理人員協(xié)訪。所有目 標(biāo)客戶

18、應(yīng)該在一周內(nèi)回訪完畢 銷售人員在回訪完畢后，應(yīng)完成回訪總結(jié)報告總結(jié)報告并上交，并重點關(guān)注與 會客戶在將來1-2個月的產(chǎn)出 銷售回訪銷售回訪 銷量跟蹤銷量跟蹤 3. 會議組織者回訪，銷量跟蹤會議組織者回訪，銷量跟蹤 會議組織者收到總結(jié)表后，檢討會議宣傳結(jié)果有沒達到，并對未來的 效果進行預(yù)估。會議組織者應(yīng)繼續(xù)關(guān)注與會客戶的產(chǎn)出1-2個月，以檢 討會議的成敗，和完成最后的會議跟蹤總結(jié)銷售人員在回訪完畢后， 應(yīng)完成回訪總結(jié)報告總結(jié)報告并上交，并重點關(guān)注與會客戶在將來1-2個月的產(chǎn) 出 會議組織者完成會議總結(jié)，向自己上司匯報，并通報所有內(nèi)部與會人 員 222021/3/24 會會 議議 流流 程程 圖圖

19、 232021/3/24 國內(nèi)學(xué)術(shù)年會流程 大型國內(nèi)學(xué)術(shù)會議流程 242021/3/24 目錄 1. 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 2. 會議服務(wù)會議服務(wù) 3. 會后跟蹤會后跟蹤 1.1 會議組織者工作會議組織者工作 1.2 各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 2.1 會前動員會會前動員會 2.2 會議報到日會議報到日 2.3 會議進行中會議進行中 3.1 會后總結(jié)會后總結(jié) 3.2 會后拜訪、銷量跟進會后拜訪、銷量跟進 252021/3/24 目錄 1. 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 1.1 會議組織者工作會議組織者工作 1.2 各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 2. 會議服務(wù)會議服務(wù) 3. 會后跟蹤會后跟蹤 2.1 會前動員

20、會會前動員會 2.2 會議報到日會議報到日 2.3 會議進行中會議進行中 3.1 會后總結(jié)會后總結(jié) 3.2 會后拜訪、銷量跟進會后拜訪、銷量跟進 262021/3/24 1.1會議組織者工作會議組織者工作 明確開會的目的 邀請衛(wèi)星會講者 邀請大會主席 參會客戶確認參會客戶確認和分工安排會議流程 各分工人員協(xié)作執(zhí)行 根據(jù)目的確定會議的 時間、主題、受眾、 預(yù)算以及宣傳重點 與學(xué)會聯(lián)系確認贊助 的項目，如衛(wèi)星會、 展臺、茶歇、宴會、 注冊等，簽訂協(xié)議 由于講者的地位、繁 忙程度及合作關(guān)系的 不同，需要提前15天 至3個月確認時間；一 般重要的會議要有備 用講者。 根據(jù)實際需要邀請， 可以不設(shè)；一般

21、大會 主席的設(shè)立是出于對 講者的尊重、關(guān)系的 平衡、以及提高會議 的號召力等目的 會議簽到時間、 正式開始時間、 講者的講話時間、提 問時間 茶休時間、會后餐時 間 分配贊助名額 審核參會客戶品質(zhì) 確定需要參加會議的 部門和人員（公司內(nèi) 部），召開準(zhǔn)備會 （或簡單協(xié)商），明 確分工和職責(zé) 272021/3/24 1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 邀請函 會場確定后，會議組織者 即可會議通知會議通知，包含：邀包含：邀 請函、受眾客戶的標(biāo)準(zhǔn)和請函、受眾客戶的標(biāo)準(zhǔn)和 報名截止時間報名截止時間 邀請函上包含以下內(nèi)容： 會議的主題、時間、地點、 主辦方、日程（是否提供 會后餐在此注明）、講課 內(nèi)容及講

22、者的簡單介紹。 邀請函一般應(yīng)在會議2周 （不能少于1周）前發(fā)出， 以便代表提供更多的溝通 機會和方便客戶的時間安 排。 會議通知明確寫明對受眾 客戶的標(biāo)準(zhǔn)，以便代表按 照要求邀請客戶。 會議通知明確受眾客戶報 名截止日期，一般為會前 七天。 房間數(shù)量 請各大區(qū)提供需要的 房間數(shù)量（房間數(shù)表） 根據(jù)各大區(qū)提供的房 間數(shù)量與學(xué)會協(xié)商， 爭取房源 與當(dāng)?shù)劁N售聯(lián)系，確 認酒店與會場的距離 及路況 查找會場附近備選酒 店 簽訂協(xié)議 會場選擇后，盡快 與賓館簽定協(xié)議， 技巧性的壓低價格 和要求更好的服務(wù)。 如果會議需要安排 住宿、餐飲和茶歇， 一次性打包談好。 商談好退房時間、 預(yù)付款方式和時間、 結(jié)款方

23、式、發(fā)票類 型。 可依靠當(dāng)?shù)劁N售人員提供會議召開城市的資源：推薦會場酒店、餐飲地點和租 車供應(yīng)商。會議組織者聯(lián)系考察，確定場地。 282021/3/24 1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作-參會人員審核 銷售人員 產(chǎn)品經(jīng)理 會務(wù)專員 市場總監(jiān) 參會審核參會審核 2. 審核報名表審核報名表 不符合要求的，與相 關(guān)銷售溝通返回 審核后的報名表提交 總監(jiān)審核 3. 確認參會名單確認參會名單 產(chǎn)品經(jīng)理解答質(zhì)疑 確認參會名單 1. 受眾邀請，提交報名受眾邀請，提交報名 表表 一般由一線銷售人員 負責(zé)邀請，比較重要的 目標(biāo)客戶需要管理人員 協(xié)訪邀請，提交報名表。 目標(biāo)客戶的邀請需要 兩次以上的確認，即：

24、會前七天確認、會前四會前七天確認、會前四 天確認、會前一天確認天確認、會前一天確認。 4. 根據(jù)名單安排會議生根據(jù)名單安排會議生 活活 會務(wù)專員根據(jù)審核后 名單通知一線銷售人員 聯(lián)系票務(wù)公司出機票。 (會務(wù)通知會務(wù)通知1） 參會客戶變更，需要 重新審核。會前四天， 不可變更參會人員，客 戶因故無法參加，可取 消行程 目的：保障會議品質(zhì) 292021/3/24 1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 1、衛(wèi)星會講者/主席溝通 會議組織者負責(zé)會前與講者過會議組織者負責(zé)會前與講者過 片子，確認需要他重點講解的內(nèi)片子，確認需要他重點講解的內(nèi) 容。容。 會前與主席溝通，確認需要他會前與主席溝通，確認需要他

25、重點總結(jié)的要點重點總結(jié)的要點 4、安排會議生活 機票機票 住宿住宿 餐飲餐飲 用車用車 環(huán)境環(huán)境 2、安排團隊注冊 注冊信息收集 注冊費用確認 注冊資料領(lǐng)取和分發(fā) 6、會議物品準(zhǔn)備 3、展臺設(shè)計和搭建 展臺設(shè)計確認展臺設(shè)計確認 形象、顏色確認形象、顏色確認 展臺搭建時間展臺搭建時間 展臺位置和面積展臺位置和面積 5、VIP宴會和茶歇 VIP客戶生日 302021/3/24 1.2大型國內(nèi)學(xué)術(shù)年會-安排會議生活安排會議生活 機票機票 由一線銷售聯(lián)系票務(wù)公 司預(yù)定、退改簽 餐飲 住宿 接送站 用車 餐飲：餐飲： VIP宴會踩點，提前確認好 菜單，確認是否可自帶酒水 容納人數(shù)，餐廳布置 會議期間餐飲

26、，隨學(xué)會安排 房間房間確認房數(shù)確認房數(shù) 以大區(qū)為單位確認房間 數(shù)量、從學(xué)會領(lǐng)取房間 。 房間類型的核實 房間內(nèi)收費項目取消。 放置水果、歡迎信等 餐飲 接送站和用車：接送站和用車： 如安排接送，服務(wù)同自辦會議 如人數(shù)較多，提供車補，銷售 自行安排接送。 酒店到會場用車依照學(xué)會安排 會前四天取得客戶行程信息，聯(lián)系供應(yīng)商安排住宿、接待、餐飲、用車。 會前三天發(fā)“會務(wù)通知會務(wù)通知2”給銷售人員，告知相關(guān)服務(wù)內(nèi)容和流程的時間、地點、周邊環(huán)境、聯(lián)絡(luò)人等 會場周邊環(huán)境介紹 312021/3/24 1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作-會議物品準(zhǔn)備 水果點心，數(shù)量按照參會人數(shù)的水果點心，數(shù)量按照參會人數(shù)的1/

27、2安排即可安排即可 會議提問及有獎問答的獎品、會后禮品申請購買會議提問及有獎問答的獎品、會后禮品申請購買 電腦、投影儀、激光筆、麥克、無線麥克電腦、投影儀、激光筆、麥克、無線麥克 酒店指引牌、主席臺酒店指引牌、主席臺/講臺講臺/簽到臺鮮花簽到臺鮮花 茶休 印制品 獎品/禮品 儀器 酒店標(biāo)識 會議物品準(zhǔn)備 提前溝通拍攝流程提前溝通拍攝流程 提前打印提前打印 攝影師/攝像師 簽到表/收據(jù)/日程 掛旗掛旗/橫幅橫幅/易拉寶易拉寶/展架展架/歡迎卡歡迎卡/桌卡、桌卡、DA資料制作，提前郵寄資料制作，提前郵寄 322021/3/24 1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作-預(yù)算預(yù)算 費用預(yù)算申請和審核費用預(yù)

28、算申請和審核 預(yù)算 確認到賬 確認費用到賬確認費用到賬 332021/3/24 目錄 2. 會議服務(wù)會議服務(wù) 2.1 會前動員會會前動員會 2.2 會議報到日會議報到日 2.3 會議進行中會議進行中 1. 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 3. 會后跟蹤會后跟蹤 1.1 會議組織者工作會議組織者工作 1.2 各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 3.1 會后總結(jié)會后總結(jié) 3.2 會后拜訪、銷量跟進會后拜訪、銷量跟進 342021/3/24 2.1 會前動員會會前動員會 u 一般參加全國學(xué)會會議，會議前一天招集所有內(nèi)部與會人員 參加會前動員會：會前動員會： 主要目的有三個： 一鼓舞士氣，要求大家拿出良好的精神面貌； 二

29、是明確第二天的會議分工，做好服務(wù)； 三明確意外情況發(fā)生的處理辦法。 352021/3/24 2.2 會議報到日會議報到日 4、客房布置： 放置好水果及歡迎卡 6、衛(wèi)星會會場查看 5、提醒服務(wù)： 客房叫早 短信提醒會議時 間和地點，就餐信息。 2、注冊資料領(lǐng)取 3、報到接待： 按照計劃由各大區(qū) 到報道臺統(tǒng)一領(lǐng)取房 卡，并結(jié)算應(yīng)付房間 費用。 酒店大廳設(shè)置簽到 臺，2人負責(zé)接待抵 達客戶入住 VIP的接待。 1、清單會議物資 展臺搭建 會議報到日會議報到日 VIP的接待。會議講者和主席應(yīng)該 有專人負責(zé)招待（會議組織者）， 交通、住宿和飲食都應(yīng)該享受VIP 的優(yōu)待。 362021/3/24 2.2

30、會議報到日會議報到日-會場布置和彩排 由會務(wù)供應(yīng)商安排，會議組織者驗收。 上午的會議前一天晚上布置完畢，下午的會議上午 布置完畢 宣傳品陳列 DA資料/禮品擺放 調(diào)試投影儀 音響/麥克/燈光調(diào)試 展架搭建 講臺位置 主席臺/受眾的位置 簽到臺 茶歇臺 桌卡擺放 鮮花擺放 會議流程彩排會議流程彩排：提前半天會議組織者與會務(wù)工作人員彩排。確認好主席和講者引 導(dǎo)、講者時間、點評流程、討論控制、會場設(shè)備控制等環(huán)節(jié) Tip：要注意水牌的陳列和會議通道的順暢（以便到會者知道不需要任何人引導(dǎo)都能找到會場為標(biāo)準(zhǔn)， 如果不能請增加提示牌或者人員引導(dǎo)）。 372021/3/24 2.3 會議進行中會議進行中 簽到

31、 維護會議紀(jì)律 氣氛烘托 提問和討論 物資發(fā)放 3、會場氣氛烘托： 由1人負責(zé)，主要任務(wù)是：會議正 式開始前播放企業(yè)（或產(chǎn)品）宣傳片； 會議過程中的專人攝像/拍照； 1、接待和簽到： 除專人負責(zé)簽到外，還 應(yīng)安排2-3人負責(zé)接待。 負責(zé)簽到的人除簽到外 還應(yīng)同時承擔(dān)幾個任務(wù)： 禮品的發(fā)放；茶休點的準(zhǔn) 備和引導(dǎo)；指示客戶洗手 間的位置。 VIP講者和主席應(yīng)由會 議組織者引導(dǎo)入座 2、會場紀(jì)律： 會議開始前提醒參會人員靜音 手機；會議正式開始后，應(yīng)關(guān)閉會 場前門，留后門供進出，如果只有 一個門，在到會率達到7成以上也 應(yīng)關(guān)閉； 內(nèi)部人員非必須不要隨意進出， 更不允許在會議期間打鬧和嬉笑 4、提問和討論： 專人負責(zé)傳遞話筒及收取提 問紙條，可安排有目的性的提 問， 安排人專門記錄討論中的敏 感問題，對于解釋不充分的問 題 會后繼續(xù)與醫(yī)生溝通，對于 提問過多的問題，收集起來， 以后給醫(yī)生答案，增加拜訪機 會 5、會議資料和禮品的發(fā)放： 會議資料在會議開始前直接放在 每個座位上，保證客戶可以先看到 重要的資料。 禮品可以和會議資料一起放在資 料袋中，或者會議結(jié)束后在出口發(fā) 禮品給客戶，可以適當(dāng)避免客戶提 前離場。 會議資料和禮品的發(fā)放可以根據(jù) 不同的會議需要而設(shè)定不同的模式 382021/3/24