公司會計電算化系統(tǒng)會計檔案管理制度（完整版）

1、公司會計電算化系統(tǒng)會計檔案管理制度第一章資料管理與保密第一條 現(xiàn)金記賬憑證及日記賬的輸出和保管?，F(xiàn)金記賬憑證一 律由專職會計人員手工做記賬憑證，審核無誤后當日打印出現(xiàn)金日記 賬頁，審核后交現(xiàn)金出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納人員及主管 負責(zé)人在賬頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn) 金日記賬順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。第二條銀行記賬憑證、賬冊的輸出與保管。銀行記賬憑證分機 制憑證和手編記賬憑證兩種。有關(guān)財務(wù)人員必須把經(jīng)審核無誤的憑證 當日打印出銀行日記賬頁，以保證銀行出納人員當日業(yè)務(wù)當日清。銀 行日記賬頁經(jīng)出納人員審核無誤后，出納人員和主管會計簽字蓋章, 按日裝訂成冊，年終將

2、各月銀行日記賬順序裝訂成冊，并加蓋封印, 妥為保管。現(xiàn)金、銀行記賬憑證可采取匯總的方式裝訂成冊，妥為保管。第三條 轉(zhuǎn)賬憑證的輸入、輸出與保管。轉(zhuǎn)賬憑證包括機制憑證 和手編記賬憑證兩種，有關(guān)會計人員應(yīng)及時將審核無誤的原始憑證或 手編記賬憑證輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并 與手編記賬憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。第四條科目匯總表、賬簿打印時間。(1) 現(xiàn)金、銀行日記賬每天打印。(2) 銀行余額調(diào)整表每月打印一次。（3）總分類賬和各種明細分類賬每月打印一次。（4）現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一 次，并同該本記賬憑證一起裝訂。（5）會計報表、計算表、分析表，按管理要

3、求和時間打印輸出， 經(jīng)有關(guān)財會人員審核無誤后簽字生效。第五條 其他。由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補 充打印，并要求操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，財務(wù)主管簽 字蓋章認可。第二章數(shù)據(jù)備份管理第六條鑒于會計核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進行備份工作。第七條在日常工作中，準備三套光盤循環(huán)使用，隔日做備份， 以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。第八條需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初 余額文件、本月賬務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。第九條 機內(nèi)憑證及總分類賬、明細分類賬、報表，應(yīng)視同會計 資料按月做兩套光盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥 為保管。第三

4、章會計檔案管理第十條會計檔案存檔手續(xù)。打印輸出的憑證、賬冊、報表，必 須有會計主管的簽章才能存檔保管。第十一條為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份盤必須貼上寫保護標簽, 裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的地方。第十二條打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案 按會計檔案管理辦法規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。第十三條隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件和 購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件，以及以上軟件的備份光盤，作為會 計檔案保管。第十四條各類會計檔案的出借，須由財務(wù)負責(zé)人批準;外單位人 員借閱，需持介紹信經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準后辦理借閱手續(xù)。任何人不得擅 自將會計檔案帶離檔案室，不得泄露會計核算軟件資料，未經(jīng)許可不 得復(fù)制、轉(zhuǎn)移，更不準刪改、更換內(nèi)容。第十五條會計檔案存放做到“八防”，即：防盜、防火、防潮、 防蟲、防鼠、防塵、防高溫、防強磁場、防凍。會計數(shù)據(jù)的備份軟盤 應(yīng)分別存放在三個不同地點，并定期復(fù)制。第十六條必須加強會