ISO文件格式標(biāo)準(zhǔn)化講解

1、ISO文件格式標(biāo)準(zhǔn)化講解文件格式標(biāo)準(zhǔn)化講解 教材編號：教材編號：Audit -20Audit -201515-0-01 1 版版 本：本：A A 制作單位：制度稽核制作單位：制度稽核 制作日期：制作日期：3 3/24/20/24/201515 制制 作作 者：者： 本次講解內(nèi)容：本次講解內(nèi)容： 一、一、ISOISO文件格式制作文件格式制作 二二、文件與資料檔案管理、文件與資料檔案管理 一、一、ISO文件格式制作文件格式制作 1.格式基礎(chǔ)要求格式基礎(chǔ)要求 標(biāo)準(zhǔn)用紙標(biāo)準(zhǔn)用紙 標(biāo)準(zhǔn)A3、A4紙張，不可為二手紙。紙張一定要干凈整潔。 版本版本 通常以阿拉伯?dāng)?shù)字1-9做進(jìn)階管制，最初發(fā)行為1.0版，若內(nèi)

2、容有 任何大小變更，則需進(jìn)一階為1.1版，以此類推。版本是控制該文 件之修訂的管制，故只在封面中記錄之。 版序版序 通常以A、B、C.順序編碼，最初發(fā)行為A版。若修正該頁，第 一次修正則進(jìn)位到B版，第二次該頁修訂為C版，以此類推，每次 版本之變更可容許多頁版序同時進(jìn)位 。 日期日期 第一次發(fā)行時撰寫日期、版序日期、變更日期這三個日期須一致， 如第二次發(fā)行時只須變更版序日期及變更日期，撰寫日期不管發(fā) 行到第幾次都不能更改。當(dāng)版之發(fā)行日期由文管中心填寫 。 1.ISO文件撰寫使用微軟Word、Excel 2.文件抬頭放在視圖/頁眉功能中。 3.中文中文字體統(tǒng)一為宋體，封面字體大小如附圖，內(nèi)文 字體

3、為14#，標(biāo)點符號為全角，凡引述名稱一律用書名號 （）表示、引述表單名稱則以上下引號（）表示， 流程圖及判斷性文字（YES/NO）可視頁面大小自行調(diào)整， 但不得小于8#字。 4.版面設(shè)定之左邊界為1.5cm；右邊界為1.5cm；上邊界 為1.5cm；下邊界為1.5cm。 5.正文格式之段落的間距中為固定值24磅；與前段距離 0.5行，后段距離為0。 6.會簽至相關(guān)單位，以最新組織架構(gòu)為準(zhǔn) 1.格式基礎(chǔ)要求格式基礎(chǔ)要求 1.格式基礎(chǔ)要求格式基礎(chǔ)要求 1.文件撰寫各段落及其分點說明皆以阿拉伯?dāng)?shù)字表示并以點 （.）分出其層次，如5.0。 2.各段落及各階分點說明，須上、下對齊并于每段敘述結(jié)尾 以句號

4、（。）作為該段落之結(jié)束。 3.分點說明最多至第四階，如6.1.4.3。 4.寫內(nèi)容若超過四階或為舉例項時則不用分點說明而一律以 左右括號含阿拉伯?dāng)?shù)字如（1）表示；再下階則以左右括號 含阿拉伯?dāng)?shù)字如（1）表示；再下階則以左右號含英文大寫 字母如（A）表示。 二階文件之架構(gòu)二階文件之架構(gòu) 1.0目的：說明為什么開展該項活動。 2.0范圍：說明活動涉及的（產(chǎn)品、項目、過程、活動）范圍。 3.0職責(zé)：說明活動的管理和執(zhí)行、驗證人員的職責(zé)。 4.0定義：說明文件中使用的專有之名詞、縮寫。 5.0作業(yè)內(nèi)容：流程步驟的詳細(xì)文字說明。 6.0流程圖：使用統(tǒng)一的符號，以圖解方式說明流程。 7.0參考文件：列出該

5、文件內(nèi)所提到作業(yè)應(yīng)參考使用這其他文件 名稱與編號，以及文件所定義或參考之文件表單名稱與編 號。 8.0附件：列出文件所提應(yīng)參閱之附件之名稱、標(biāo)簽、用章等。 2.文件的編制框架文件的編制框架 2.文件的編制框架文件的編制框架 三階文件：（其他項目之架構(gòu)）三階文件：（其他項目之架構(gòu)）（如作業(yè)規(guī)范、（如作業(yè)規(guī)范、 編號原則、名冊等）編號原則、名冊等） 1.0目的：該WI之目的。 2.0范圍：該WI所涵蓋之部分。 3.0組織與權(quán)責(zé)：簡述該文件相關(guān)部門之組織結(jié)構(gòu)及其應(yīng)負(fù)之 職責(zé)。 4.0名詞解釋：專有名詞說明。 5.0作業(yè)流程圖；說明各項作業(yè)之流程圖。 6.0作業(yè)說明：作業(yè)說明可依需要分類撰寫。 7.0

6、注意事項：特別說明之部分。 8.0參考文件：列出該文件內(nèi)所提到作業(yè)應(yīng)參考使用之其他文 件名稱與編號及文件所定義之表單名稱與編號。 9.0附件：列出文件所定義標(biāo)簽、用章等。 2.文件的編制框架文件的編制框架 三階文件：檢驗（測試、試驗）規(guī)范之架構(gòu)三階文件：檢驗（測試、試驗）規(guī)范之架構(gòu) 1.0目的：為該檢測規(guī)范之目的。 2.0范圍：受檢測物所涵蓋之范圍。 3.0組織與權(quán)責(zé)：簡述該文件相關(guān)部門之組織結(jié)構(gòu)及其應(yīng)負(fù)之 職責(zé)。 4.0名詞解釋：專有名稱說明。 5.0作業(yè)流程圖：說明各項作業(yè)之流程。 6.0作業(yè)說明：檢測步驟說明。 7.0使用設(shè)備：檢測中所需使用之儀器設(shè)備及工具名稱。 8.0環(huán)境規(guī)定：檢測環(huán)

7、境如溫度、濕度等之規(guī)定。 9.0抽樣基準(zhǔn)：受檢測樣本之選取方式。 10.0判定標(biāo)準(zhǔn)：檢測合格與不合格之基準(zhǔn)。 11.0注意事項：特別說明之部分。 12.0圖示：可依需要圖示說明。 13.0附件：列出文件所定義之標(biāo)簽、用章等。 2.文件的編制框架文件的編制框架 三階文件：設(shè)備（儀器）使用保養(yǎng)規(guī)范之架構(gòu)三階文件：設(shè)備（儀器）使用保養(yǎng)規(guī)范之架構(gòu) 1.0目的：為該操作規(guī)范之目的。 2.0范圍：為該操作規(guī)范所涵蓋或適用之范圍。 3.0項目：所需操作之項目說明。 4.0名詞解釋：專有名詞說明。 5.0環(huán)境規(guī)定：作業(yè)環(huán)境如溫度、濕度等之規(guī)定。 6.0輔助器材或工具。 7.0程序：操作步驟說明。 8.0注意事

8、項：特別說明之部分。 9.0圖示：可依需要圖示說明。 10.0附件：列出文件所定義標(biāo)簽、用章等。 2.文件的編制框架文件的編制框架 三階文件：校正規(guī)范之架構(gòu)三階文件：校正規(guī)范之架構(gòu) 1.0目的：為該校正規(guī)范之目的。 2.0范圍：為該校正規(guī)范所涵蓋或適用之范圍。 3.0項目：所需校正之項目說明。 4.0使用設(shè)備：校正作業(yè)所需之儀器、設(shè)備或工具。 5.0名詞解釋：專有名詞說明。 6.0環(huán)境規(guī)定：校正環(huán)境如溫度、濕度等。 7.0程序：校正之程序。 8.0注意事項：特別說明之部分。 9.0附件：列出文件所定義標(biāo)簽、用章等。 3.文件編制技巧文件編制技巧 確定過程的涉及部門及職責(zé)。 先繪制流程圖。首先確

9、保流程正確。 結(jié)合ISO要求和實際工作，確定流程圖應(yīng)涉 及的內(nèi)容。 根據(jù)流程圖的步驟及內(nèi)容編寫程序作業(yè)說 明。 4.制流程圖圖形形狀制流程圖圖形形狀 1.繪制流程圖時，應(yīng)將事物之單位順序排列以減少 線的交叉，使流程簡潔明白；流程之走向為由左而 右，由上而下，并需注明此流程所涉及之表單及文 件。 2.由一符號連至另一符號時，必須使用箭線。 3.流程之進(jìn)同需以作業(yè)、判斷、存檔 或終（節(jié)）點為起迄，或是從箭線本身進(jìn)出， 但須考慮其美觀性。 4.流程圖所使用之標(biāo)題應(yīng)以括號包含名稱，（如 文管）表示 4.制流程圖圖形形狀制流程圖圖形形狀 4.制流程圖圖形形狀制流程圖圖形形狀（列圖）（列圖） 5.格式注意

10、事項格式注意事項 1.使用部門名稱應(yīng)統(tǒng)一會簽。 2.在ISO文件或流程圖中所引用的文件名稱或記錄、表單的名稱亦應(yīng)正確統(tǒng)一。 3.會簽之前請以E-mail的形式傳電子檔先給到DCC初審文件格式。 4. ISO文件撰寫完成后需附上新/修訂文件(表單)審查申請單(QP-001- FM01 )傳簽。 5.各相關(guān)單位在進(jìn)行文件資料(記錄)會簽/核準(zhǔn)時，會簽及核準(zhǔn)人員必須采用手 簽的方式進(jìn)行簽名（中文名）和填寫日期，不可以采用蓋章的方式。 6.文件傳至與該程序文件相關(guān)之執(zhí)行配合單位的一系列簽核作業(yè)，審核及核準(zhǔn) 權(quán)限可依文件（QP-001）文件與資料控制程序3.3 之內(nèi)容作業(yè) 。 7.會簽欄位以最新的組織架

11、構(gòu)去會簽各單位。 8.文件每次撰寫的最新日期與發(fā)行日期之間的時間間隔不可超過1個月。 9.受控文件在發(fā)行后，如工作需要在復(fù)印件上進(jìn)行內(nèi)容修改時，請責(zé)任單位半 個月內(nèi)必須重新變更內(nèi)容版本升級，會簽完后到文管發(fā)行。 10.受控文件不得私自影印，相關(guān)單位有需求時可填文件申請單（QP- 001-FM04）申請。 二、文件與資料檔案管二、文件與資料檔案管 理理 1.文件與資料管理的重要性 2.文件處理流程 3.檔案管理 1.文件與資料管理的重要性 文件管理人員的工作就像一 部機(jī)器的小螺絲釘，如果掉 了或放的位置不對，這部機(jī) 器就沒辦法運(yùn)作的好。 2.文件處理流程 文件的分發(fā)及傳閱的登記工作往 往被忽視，

12、主辦人員認(rèn)為自己經(jīng)手的工 作處理的很清楚，勿需注明。但實際上 時間一長便會記不清情況，或是有相關(guān) 人員提取資料會不知從何查起，工作交 接人員也會因不了解過去的狀況而造成 文件找不到或丟失！ 2.文件處理流程 收文處理收文處理 簽收 登記 傳閱歸檔 1、文件的簽收，應(yīng)建立文件簽收單、文件的簽收，應(yīng)建立文件簽收單 2、文件的登記、文件的登記 2.1、收文登記的項目；(收文日期、收文編號、來文 單位、文件緩急程度、標(biāo)題及內(nèi)容摘要、份數(shù)、附件、 處理狀況) 2.2、收文登記力求及時、準(zhǔn)確、簡便、易查找等。 3、文件的借閱登記、文件的借閱登記 3.1登記清冊借閱部門、姓名、工號、借閱時間、歸 還時間，以

13、便文件的追蹤。 2.文件處理流程 文件的送簽 1、如有與來文相關(guān)的資料或需參照的資料可一并附上。 2、文件的裝訂。 3、文件的簽辦及傳簽，可充分利用卷宗或文件夾等工具。 4、注意區(qū)分文件的審核會簽及知會，減少大量的會簽動 作，加強(qiáng)文件時效。 5、把關(guān)文件品質(zhì)(內(nèi)容及附件是否齊全，字跡是否清晰) 6、文件會簽方式，由文件傳送人員傳快遞會簽。 2.文件處理流程 文件的分發(fā)、傳閱文件的分發(fā)、傳閱 1、認(rèn)夫閱讀文件，了解文件內(nèi)容，準(zhǔn)確劃分文件類型， 把握輕重緩急，避免將需簽辦的文件作為知會文件貽 誤工作，或?qū)⒅獣募鳛楹炥k文件處理，給上司和 辦理部門不必要的工作。 2、熟悉了解各部職掌，減少不必要的

14、周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，以求 文件及時準(zhǔn)確傳送。 3、做好分發(fā)、傳閱文件的登記，有據(jù)可查，便于追蹤。 4、文件傳簽單的利用。 5、傳閱文件為非辦理性文件，應(yīng)合理調(diào)度、分清主次， 與主題相關(guān)性較大的優(yōu)先傳閱。 6、各單位需指派專人負(fù)責(zé)文件的收發(fā)及保管，使文件 迅速準(zhǔn)確傳遞，確保文件之整潔、完整，不得于管制 文件上隨意書寫涂改，亦不得丟失。版本更新時，配 合舊版資料及時回收作業(yè)，防止誤用。 3.檔案管理 檔案管理十項注意：檔案管理十項注意： 1、每個文件柜應(yīng)建立文件夾目錄導(dǎo)卡(排列及編號)； 2 2、每天的首件工作是文件歸檔，確保最新文件入檔； 3 3、檔案資料應(yīng)分類按順序排列，並編制目錄索引； 4 4、文件裝訂及打孔要一致，使文件存放平整； 5 5、去掉所有文件的回型針，必須放在一起的文件用訂書針訂好。否則散 頁會誤入其他文件，按時間順序分類入卷，把最新文件放在最上面或前 面； 6 6、對文件夾中被取走的文件或作廢的文件要在目錄索引中說明備注； 7 7、及時清理裝滿的文件，糾正分類不正確的文件，作分類轉(zhuǎn)移或區(qū)隔； 8 8、文件索引需使用方便及隨時更新； 9 9、及時仔細(xì)歸檔將大大提高辦公效率； 1010、下班前鎖好文件柜。 3.檔案管理 文件歸檔文件歸檔 文件是作業(yè)的記錄與依據(jù)，所以在歸檔的時候既要保 證文件品質(zhì)，又要做好檢索工具(文件目錄、資料