精選淺議如何做好辦公室文秘

1、精選淺議如何做好辦公室文秘工作匯編隨著行業(yè)改革和形勢的發(fā)展，辦公室的工作任務日益加重，要求越來越高。辦公室作為一個單位的行政中心和對外窗口，其工作好壞直接影響到單位的辦事效率和對外形象。文秘人員作為辦公室的重要組成人員，如何做好本職工作，充分發(fā)揮作用？我結合自己從事文秘工作的實踐，談幾點粗淺的看法和思考。一、正確對待文秘工作辦公室在單位里除了要發(fā)揮領導的參謀助手作用外，還要承擔文稿撰寫、文件處理、行政管理、機要保密、信息收集、公關接待、綜合協(xié)調、企業(yè)宣傳等方面的任務。而文秘工作作為辦公室履行“參與政務、辦理事務”職能的重要載體，其主要工作歸納起來就是辦文、辦會、辦事，其質量的好壞關系到辦公室的

2、服務工作是否到位、助手作用是否發(fā)揮、窗口效應是否體現(xiàn)，更重要的是關系到能否正確把握宣傳導向、全面貫徹上級文件精神及傳達領導的講話精神。作為文秘人員，其技術性、體力性的勞動并不多，多數(shù)是文字材料性的工作。這些工作看似簡單，但其實是對個人政治理論水平、政策水平、文字功底的一種綜合性檢驗。要做好這些工作，除了要善于把握時事政策導向外，還要善于在工作中不斷總結提高，更要有吃苦耐勞、樂于奉獻的精神?！皼]有任何借口”是美國西點軍校的校訓和校風。辦公室作為一個部門的窗口和紐帶，要樹立“想盡一切辦法完成任務，不找任何借口”的理念。因此，一個文秘人員素質的高低，直接體現(xiàn)著文秘工作的強弱，直接體現(xiàn)著對本職工作是否

3、盡職盡責。作為文秘人員，不僅必須具備扎實的專業(yè)知識技能和較好的文字功底，還應具備良好的心理素質、適應能力和溝通能力；不僅要有睿智的頭腦，敏銳的洞察力，還要以陽光心態(tài)迎接挑戰(zhàn)。文秘人員要有“苦中作樂”的心態(tài)，要有自己的想法和思路，不斷接受新知識，按照公司的規(guī)章制度及工作流程辦事，合理安排工作和時間，培養(yǎng)自己的工作能力和溝通能力，提高工作效率。二、當前辦公室文秘工作存在的問題隨著煙草企業(yè)隊伍素質的整體提高，行業(yè)文秘工作也有了很大進步,但仍然存在一些不容忽視的問題，值得我們認真思考。一是忙于日常事務，統(tǒng)籌協(xié)調、解決問題的能力不高。針對辦公室集文秘、服務、企業(yè)文化、接待等綜合職責，文秘人員經(jīng)常沉浸于紛

4、繁復雜的事務中，沒有把握住工作重點，有時統(tǒng)籌協(xié)調、解決問題的能力不高，以至于出現(xiàn)上下溝通不夠，協(xié)調不暢，起草文稿材料思路不清，難以起到參謀助手作用。二是辦公室文秘人員少，工作負擔重。一些單位主要從事文秘工作的人員相對不足，加之工作比較繁雜，很多時候出現(xiàn)“頭痛醫(yī)頭”、“腳痛醫(yī)腳”，顧此失彼的現(xiàn)象。雖然還要經(jīng)常加班，但效率不高、質量不好、領導不滿意，嚴重影響了辦公室工作的開展。三是文秘人員的綜合素質跟不上工作要求。由于工作要求越來越高，辦公室文秘人員現(xiàn)有的專業(yè)知識已遠遠不能適應新形勢下對文秘人員的要求。首先是專業(yè)知識欠缺?，F(xiàn)在的文秘人員基本是半路出身，沒有系統(tǒng)學過文秘專業(yè)知識，不能滿足工作的需要。

5、其次是知識更新過慢，思路不寬。辦公室人員外出學習培訓機會少，視野不開闊，工作思路不寬，知識更新慢，無論是辦文、辦會、辦事都與領導的要求還有差距。四是信息調研工作滯后，參謀作用發(fā)揮不好。由于辦公室工作的局限性，去基層調研的機會較少，面上情況掌握不清，報送信息滯后，雖然花了不少的時間和精力，卻沒有達到預期的最佳效果。三、對做好辦公室文秘工作的思考為了更好地勝任自身工作，文秘人員需要不斷的反思和改進工作方法，讓文秘工作適應新形勢下行業(yè)改革發(fā)展工作的需要。（一）進一步加強系統(tǒng)學習，提高綜合素質工作方式方法的創(chuàng)新來源于勤奮學習、善于學習。一是要緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和改革發(fā)展的中心，首先按照“超前謀劃、提

6、前落實、注重細節(jié)、保證質量”的要求，進一步加強對國家局重要政策、法律法規(guī)、業(yè)務知識等方面的學習，提高思想認識和政治敏銳性，學會從政治的角度來辨證的分析問題和解決問題；二是要學會“吸眾家之長，補一己之短”，把提高自己的寫作水平作為增強能力的重點來勤學苦練，使自己成為“雜家”，做到“提筆能寫、開口能講、遇事能辦”；三是強化自身能力，特別是“三基本”訓練，即：基本思路訓練、基本能力培養(yǎng)、基本素質教育，進一步提高期思維能力、履職能力和執(zhí)行能力，做到“履職有思路、辦事懂規(guī)則、工作有水平”，確保在以后的工作中能在節(jié)奏上超前，在“精實”上下功夫，在“創(chuàng)新”中出思路，在“優(yōu)質”上提水平。（二）改進工作方法，提

7、高辦事效率辦公室工作每一項都與全局有著密切的聯(lián)系。作為辦公室文秘人員，一定要在工作方法上下功夫，提高自己的辦事效率。一要甘于奉獻，扎扎實實做好本職工作。辦公室工作的宗旨是服務，服務就意味著奉獻。因為文秘工作有時沒有節(jié)假日，不分上下班，自己能夠自由支配的時間很少，因此，要做好工作，必須要有吃苦耐勞、無私奉獻的精神，必須要有不圖名、不圖利、默默無聞的精神；要將任勞任怨作為修身養(yǎng)性的根本，在工作中不斷充實和完善自己，使自己的全部聰明才智得以充分發(fā)揮。二要理清思路，有條不紊的做好本職工作。要分清輕重緩急、統(tǒng)籌兼顧、合理安排，做到忙而不亂、緊張有序。同時，還要善于思考，別人沒有想到的問題我們要想到，別人

8、沒有考慮到的我們要考慮到。要運用自己的智慧提高工作效率，運用自己的智慧調動各方面積極性，不斷摸索工作規(guī)律。三要注重細節(jié)，加強溝通協(xié)調。“細節(jié)決定成敗”。辦公室工作接觸面廣，在工作中文秘人員要按照“超前謀劃、系統(tǒng)落實、注重細節(jié)、保證質量”的工作方針，堅持“嚴、細、快、實”的工作作風，低調做人、潛心做事，以更加認真、更加負責的態(tài)度，強化大局意識，一絲不茍；同時正確認識和對待組織、自己和他人，以實際行為來感染和帶動其他同事，這樣才能真正協(xié)調好各部門的關系，有利于各項工作的開展。四要抓住重點，做好辦公室服務工作。辦公室文秘人員的工作重點主要是辦文、搞好信息宣傳。首先會議未開，文秘先行。文秘人員在起草領

9、導講話稿前，必須要領會領導的意圖，然后認真思考，精心構思，閱讀相關資料，全力以赴抓好重要文稿起草、重要公文辦理、重要信息報送、重要事項督辦、重要會議和重大活動籌辦，確保萬無一失。其次做好文件的上傳下達工作。要在嚴格做好公文處理及發(fā)文審核工作的同時，努力做好文件的上傳下達工作，尤其是一些重要文件的上傳下達工作。最后是積極主動，做好信息報送工作。信息工作是辦公室工作的重要組成部分。它是反映企業(yè)工作動態(tài)，交流工作情況，展示工作成果，為上級領導科學決策提供有效服務的媒介和載體。信息的基本報送原則是有喜報喜、有憂報憂、憂喜結合。所以，在報送信息的時候一定要把問題搞清楚，在肯定成績的前提下，指出隱藏在成績

10、背后的矛盾和問題，提醒領導注意。（三）求實創(chuàng)新，做好企業(yè)宣傳工作宣傳工作是煙草行業(yè)的重要組成部分，對塑造企業(yè)形象，促進企業(yè)改革，維護企業(yè)穩(wěn)定，提升企業(yè)素質，調動和激勵企業(yè)干部、職工積極性的發(fā)揮，保持企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展，有著無以替代的重要作用。為此，一個合格的文秘人員應該結合實際，充分發(fā)揮自身特點和優(yōu)勢，通過手中之筆，緊緊抓住“三點”，做到“三貼近”，即“抓重點工作貼近領導意圖、抓熱點問題貼近群眾需求、抓亮點總結經(jīng)驗貼近上級需求”，突出本單位一些好的做法、好的經(jīng)驗，深開掘、出精品，做到在對內宣傳的同時，還要通過報紙、廣播、電視等媒體將此向外宣傳出去，真正達到妙筆生輝的效果。這樣，既提高了文秘人

11、員的業(yè)務能力，又促進了文秘工作的開展。以上對文秘工作的思考，僅反映了文秘工作的一個方面。對于從事文秘工作的人員來說，除了要有過硬的文字功底外，還應圍繞“卷煙上水平”的總體要求，堅持“滿腔熱情、富有激情、充滿智慧、奮力創(chuàng)新”的標準，著力在加強學習、理清思路和改進方法上下功夫，在“節(jié)奏”上超前，在“平淡”中求創(chuàng)意，在“優(yōu)質”上提水平，在“創(chuàng)新”中轉換思維，真正將工作做好、做細、做精，不斷提高辦公室文秘工作及辦公室工作的服務水平，做到“不讓任何事情在辦公室延誤，不讓任何文件在辦公室積壓，不讓重大失誤在辦公室發(fā)生，不讓企業(yè)形象在辦公室受到影響”，努力開創(chuàng)辦公室文秘工作新局面淺談如何當好辦公室秘書 辦公

12、室秘書是辦公室工作的一項重要崗位。特別是基層單位,在只有一位秘書的情況下,秘書的能力和素質的高低對單位的整體工作有著十分重要的影響。在此，筆者結合如何成為一名優(yōu)秀稱職的現(xiàn)代煙草行業(yè)秘書談談秘書應具備的一些基本素質。一、敏于行，慎于言。 “敏于行”即要手勤、腿勤、設想周到，起到拾遺補缺的作用。“慎于言”即一定要以高度的責任感管好自己的言語，工作中切忌夸夸其談、言過其實。 煙草基層辦公室秘書，由于其工作職責比較集中，從日常的文字工作、宣傳報道、印鑒管理、檔案管理、文件處理、會議安排、電話咨詢、對外接待到上下級、各部門的溝通聯(lián)系等等，涉及面極廣、范圍較大，需要秘書具備頭腦靈活、辦事利落，行動迅速的基

13、本素質。 秘書要做到“眼勤”、“耳勤”、“手勤”、“腿勤”，把日常工作中點點滴滴的小事及時準確地處理到位，確保單位各項工作正常有序地開展。同時秘書要做到辦事得體，在領導與群眾之間、各部門之間、對外事務之中發(fā)揮良好的溝通協(xié)調能力，起到“橋梁”的作用。 同時由于秘書工作接觸面廣，獲得資料信息較多，在言語上一定要高度謹慎負責，管好自己的“嘴”。這既包括要保守單位、行業(yè)秘密，同時也包括避免說不恰當?shù)脑挾鸬牟槐匾拿芎褪欠??！吧餮浴币彩亲鳛槊貢殬I(yè)道德的要求。當然這與善于進諫，做領導諍友是兩回事。 二、先做人，后做事。 要想成為一名優(yōu)秀的辦公室秘書，必須首先具備“做人”的優(yōu)秀品質。在做好人的基礎上才能談到認真“做事”。 辦公室秘書工作接觸面較廣，對外代表著單位和行業(yè)的形象。一名稱職的秘書，必須首先學會“做人”。做人涉及到工作生活的方方面面，不僅要吃苦耐苦、勤奮敬業(yè)，待人接物大方誠懇、與人為善，同時在一些細節(jié)小事上，也要注重自身的品格言行。比如衣著得體，舉止文明、言辭禮貌等等。 俗話說：“做人像水，做事像山”。“水往低處流”意味著在為人上一定要謙虛謹慎，虛心地向他人學習，切不可驕傲自滿?！白鍪孪裆健眲t意味著在工作中要不畏困難、勇往直前，具備登山的精神和毅力。三、博學不窮，篤行不倦。 能否勤于學習，善于學習，學以