OA辦公管理系統(tǒng)方案書

1、oa辦公管理系統(tǒng)設計方案書南寧網(wǎng)原創(chuàng)業(yè)電腦有限責任公司2012年4月目錄一前言1.1 系統(tǒng)需求 1.2 系統(tǒng)簡介1.3 系統(tǒng)特點二系統(tǒng)功能 2.1功能模塊結(jié)構圖 2.2功能簡述三系統(tǒng)設計 3.1登錄企業(yè)oa辦公管理系統(tǒng) 3.2系統(tǒng)設置 3.2.1 職位設置 3.2.2 角色設置 3.2.3 人員管理 3.3 內(nèi)部交流論壇 3.3.1 論壇管理 3.3.2 貼子的使用和管理 3.4 客戶管理 3.4.1用戶視角和權限 3.4.2 添加客戶 3.4.3 添加客戶接觸記錄 3.4.4我的協(xié)同客戶 3.4.5客戶查詢 3.5 我的聯(lián)系人 3.5.1 添加聯(lián)系人（員工聯(lián)系人、客戶聯(lián)系人） 3.5.2 添

2、加聯(lián)系人（自定義聯(lián)系人） 3.5.3 刪除聯(lián)系人 3.5.4 修改聯(lián)系人 3.6我的任務 3.6.1概念 3.6.2 查看任務 3.6.3 新建任務 3.6.4 查看其他人員的任務 3.7 我的郵件 3.7.1 收件箱 3.7.2 發(fā)件箱 3.7.3 廢件箱 3.7.4 撰寫新郵件 3.8 短信管理 3.8.1 我的消息 3.8.2 已發(fā)送消息 3.8.3 寫新消息 3.8.4 短消息設置 3.9 我的文檔 3.10項目管理 3.10.1撰寫郵件 3.10.2 投遞文檔 3.10.3 項目管理 3.10.4 顯示組員 3.10.5 權限管理 3.10.6 目錄管理 3.10.7 訂閱項目 3.

3、10.8 項目移動 3.11全文檢索 3.12 系統(tǒng)權限說明 四開發(fā)報價與時間五售后服務一、前言 1.1 系統(tǒng)需求 企業(yè)oa辦公管理系統(tǒng)，可應用于基礎建設工程、軟件開發(fā)等項目及常規(guī)事務性項目的組織管理中。它具有項目任務管理、計劃管理、進度管理的基本功能，具有自動編排計劃及靈活統(tǒng)計的能力。它也是目前計劃編排技術領先的項目管理軟件。更多的它不同于常規(guī)軟件，不需要您進行硬件上的投資，不需要安裝。只要能上網(wǎng)，就可以使用。 當您的項目任務非常多、任務關系復雜、資源也非常多，因而項目管理變得異常復雜時，本系統(tǒng)可以為您編排項目計劃（任務在資源、時間上的分配）；也可以先確定部分關鍵任務的計劃，然后由自動編排剩

4、余任務的計劃；在項目進行到任意階段，隨時可以由系統(tǒng)對尚未完工的任務重新進行計劃編排。1.2 系統(tǒng)簡介企業(yè)oa辦公管理系統(tǒng)基于領先的微軟c#.net技術開發(fā)而成。除了具有傳統(tǒng)的郵件、工作、文檔等功能外，還引進了項目管理和知識管理的思想，更加注重工作任務的分解、協(xié)同和監(jiān)督；知識的積累、沉淀和分享，多條件跳轉(zhuǎn)的分支流更為特色，有效為企業(yè)構筑協(xié)同工作平臺。企業(yè)oa辦公管理系統(tǒng)不僅僅是一套簡單的辦公自動化系統(tǒng)，其蘊涵的管理理念和協(xié)同管理模式是真正值得企業(yè)借鑒和系統(tǒng)的價值所在。 企業(yè)oa辦公管理系統(tǒng)可實現(xiàn)： l項目樹的靈活創(chuàng)建，實現(xiàn)文檔與項目歸檔的一體化，使知識和經(jīng)驗有序地沉淀。 l通過郵件、公告、論壇、

5、消息等信息平臺將溝通成本降到最低，建立快速反應機制。 l 事務流轉(zhuǎn)的自動化，審批的電子化，提高工作效率。 l任務的發(fā)起、協(xié)同和確認，創(chuàng)造協(xié)同工作的氛圍。 l全文檢索引擎，方便搜索信息和資料。 l與 vpn產(chǎn)品的結(jié)合，支持遠程辦公、分布式辦公與移動辦公。企業(yè)oa辦公管理系統(tǒng)可有效解決： l傳統(tǒng)辦公事務工作的繁瑣、重復勞動和檢索不便。l信息流轉(zhuǎn)不暢通造成的高溝通成本，低響應速度。l任務分配的不明確，缺少協(xié)作和反饋。l員工的經(jīng)驗和知識缺乏積累和共享不能使企業(yè)迅速提升。l 人員流動對企業(yè)造成的損失。l缺乏依據(jù)造成領導層的決策困難。1.3 系統(tǒng)特點 l完全基于瀏覽器界面，客戶端只需安裝ie瀏覽器，操作簡

6、單、方便，只要懂上網(wǎng)便能很快學會使用該軟件。l系統(tǒng)基于b/s結(jié)構，客戶端零管理，避免了c/s系統(tǒng)維護的煩瑣，降低維護成本。 l細分的權限管理，可滿足用戶不同的權限管理要求。 l靈活的配置，可方便自定義工作表單、環(huán)節(jié)和流程。 l系統(tǒng)將身份認證、權限分配及usb硬件加密認證有機結(jié)合起來，保證系統(tǒng)運行的安全性。l良好的系統(tǒng)開放性和可擴展性，為企業(yè)輕松架構internet應用。二、系統(tǒng)功能 2.1功能模塊結(jié)構圖 項目管理系統(tǒng)我的桌面項目管理交流論壇我的聯(lián)系人我的任務我的郵件客戶管理我的文檔系統(tǒng)設置類短信管理2.2功能簡述l我的桌面 n 我的任務：今天未完成任務列表n 我的郵件：最新收到的郵件列表n 我

7、的文檔：最新歸檔的項目文檔n 我的審批：待我審批的項目文檔n 全文檢索：對系統(tǒng)中項目文檔的全文檢索，并有權限過濾機制 l 系統(tǒng)設置各類接點：系統(tǒng)的權限中心和配置中心n 人員管理：系統(tǒng)賬戶；由系統(tǒng)管理員添加、修改；可以定義新增、離職、調(diào)職還可自定義查詢n 職位管理：組織內(nèi)的職位結(jié)構樹，是權限的基本結(jié)構n 角色管理：權力的集合，可以自由定義。系統(tǒng)默認的有組長、組員和系統(tǒng)成員。n 修改口令：成員修改自己的口令(系統(tǒng)管理員在成員模塊中修改口令)l 交流論壇：包括公告和各版塊bbs；有bbs管理權可以添加桌面公告和版塊公告，版主可以自由添加版塊和版塊公告。bbs的功能同常見的，但無須登錄；l 客戶管理（

8、客戶接觸點的管理）n 我的客戶：顯示由我負責的客戶信息，并添加接觸紀錄（電話、拜訪等）n 查詢、統(tǒng)計：客戶資料的統(tǒng)計和分析，銷售人員的業(yè)績管理l 我的聯(lián)系人n 公司內(nèi)部聯(lián)系人：系統(tǒng)成員列表中獲得n 公司外部聯(lián)系人：等同于公司客戶的聯(lián)系人n 自定義聯(lián)系人：管理私人的聯(lián)系人l 我的任務：（含任務協(xié)同、任務指派、任務查詢）n 待完成任務：顯示今日往后的未完成任務，并對任務操作，如新建、取消、完成、接受 n 未完成任務：顯示今日以前的未完成任務n 已完成任務：顯示完成的任務n 我的發(fā)起任務：顯示所有我發(fā)起的任務，其中包括我僅發(fā)起而不執(zhí)行的指派任務n 訂閱/查詢?nèi)蝿眨猴@示我不參加的任務，查詢他人的任務l

9、 我的郵件n 收件箱：我收到的郵件，全部顯示n 發(fā)件箱 ：我曾經(jīng)發(fā)送的郵件，全部顯示n 廢件箱 ：我刪除的收到過的的郵件n 撰寫新郵件：可以有項目屬性，并可歸檔l 我的文檔n 已歸檔：我可以查看的已歸檔項目文檔 n 待審批：正等待我審批的項目文檔；審批權包括角色指定，或是項目組長。l項目管理：項目樹的管理，每人看到自己參與的項目內(nèi)容或權限賦予的內(nèi)容n 投遞文檔：對該項目投遞相關的文檔n 撰寫郵件：對該項目組成員發(fā)送郵件n 項目管理：項目的創(chuàng)建、刪除、修改、移動n 成員管理：項目成員的添加、刪除；組長的標記；組員權限的變更n 項目訂閱：顯示我關心的項目內(nèi)容（本人并不是項目成員，但有權查看）n 目

10、錄管理：創(chuàng)建項目文檔庫，并有嚴格權限限制，文檔目錄可擴展l 短信管理： n 站內(nèi)短信：系統(tǒng)內(nèi)的消息機制 n 站外手機短訊：發(fā)送多個附加手機號碼 （需要手機短訊設備或接口）三、系統(tǒng)設計 3.1登錄企業(yè)oa辦公管理系統(tǒng) 當用戶鏈接到本站點后，將首先被要求輸入“用戶名”和登錄“密碼”： 當用戶輸入“用戶名”和登錄“密碼”，此時系統(tǒng)將檢查輸入的“用戶名”和登錄“密碼”或加密硬件是否正確，如果輸入正確，將進入系統(tǒng)的主界面（個人桌面）。 此首頁（個人桌面）頁面中，顯示與當前操作員有關的文檔、任務、郵件、審批等最新的相關信息，點擊相關按鈕即可進入下一級操作。3.2系統(tǒng)設置 系統(tǒng)管理是為企業(yè)oa辦公管理系統(tǒng)的

11、正常運行提供管理功能，首次運行系統(tǒng)后，首先要通過系統(tǒng)配置管理功能建立起組織機構的管理體系結(jié)構。 以管理員身份進入系統(tǒng)后，會有人員管理、職位管理、角色管理等接點，當然，這些接點可以利用權限使一般人員可見： 3.2.1 職位設置 職位設置是根據(jù)公司現(xiàn)有的組織機構圖來構建職位的目錄樹，將相應的成員添加進去并賦予每個職位相應的權限。可以對該職位進行創(chuàng)建下級職位、修改、刪除、移動等操作。此時可以進行該職位下的員工的調(diào)職、離職及增加員工的操作，同時可以以站內(nèi)短信的方式進行提醒。每一職位員工對應有職級（在流程定義時可以靈活使用），在每一職位可以批量定義修改該職位中員工的職級。 權限管理的操作：（該處權限管理

12、是對于某職位進行的，所有該職位下的成員會分別擁有該職位的所有權限）刪除權限，在該權限前打勾，按“刪除按鈕”即可刪除；增加權限。3.2.2 角色設置 角色中的成員繼承角色的權力，角色與角色沒有上下級關系，他們是平行的。通過角色賦予權力，是指按職位或項目的分類來賦予權限而不能實現(xiàn)時，采取的另一種方式，如：系統(tǒng)管理員、資料備份員等，他們既要屬于某一職位，又要擁有該職位外的一些特殊權限。 在本系統(tǒng)中，還有一些默認的權限，是全體人員都應該有的，如可以看到我的郵件、我的文檔、我的任務、我的聯(lián)系人等目錄樹；該系統(tǒng)安裝完成后有一個系統(tǒng)默認角色，任何新成員都將被自動加入到該角色中，避免了權限分配時的重復勞動。

13、可以進行創(chuàng)建、刪除和修改角色的操作。權限管理的操作和職位權限管理相同。 角色成員的添加： 所有新增用戶都默認成為“系統(tǒng)默認角色”成員。 如果角色下有成員，您在單擊該角色時會在角色成員項里自動顯示出來，如果沒有，單擊非成員選項，這時會顯示出公司的所有員工，選擇需要的，加入角色就可以了。3.2.3 人員管理 當員工離開公司、員工調(diào)崗，對員工的信息進行修改時操作該選項，并有提醒功能。3.3 內(nèi)部交流論壇 bbs是企業(yè)oa辦公管理系統(tǒng)系統(tǒng)中信息發(fā)布的管理中心，也是領導、員工之間進行信息共享和交互的平臺。擁有bbs管理權限的用戶可以自由添加，刪除，修改論壇分類，也可以管理分類下面的板塊。如果需要發(fā)布公告

14、類的信息，可以選擇在系統(tǒng)桌面提示，這樣任何用戶只要登陸系統(tǒng)就可以看到該信息，使得信息發(fā)布變得簡單快捷和方便。bbs的結(jié)構是：分類 板塊 貼子 3.3.1 論壇管理 論壇管理權限的分配管理員可以在職位或角色中賦予某人員bbs的管理權限。 論壇分類管理 對bbs分類的管理：包括添加分類、刪除分類、編輯分類。 板塊管理 以下界面為對版塊的基本管理：包括添加版塊，刪除版塊，編輯版塊?！胺答仭笔前鎵K。版主的設定 選擇版主。版主擁有對該版的刪貼、發(fā)布板塊公告的權利。 bbs的板塊有公共和私有之分。公共的板塊是任何登陸本系統(tǒng)的用戶都能看到的，私有的

15、板塊則只有指定的成員能夠進入?？梢詫λ接邪鍓K的成員進行編輯，只有選擇的用戶在進入bbs的時候才會看到這個板塊。3.3.2 貼子的使用和管理 l 發(fā)送新貼l 公告（點擊查看具體內(nèi)容）l 貼子 列表（點擊查看具體內(nèi)容）l 貼子 狀態(tài)提示。 發(fā)送新貼 如果用戶是具有bbs管理權限的用戶，則會出現(xiàn) 系統(tǒng)公告 的選擇框，選中后可以選擇是否在桌面上提醒，如果選擇 桌面提醒 則在系統(tǒng)頂部該主題就會加入滾動條中，點擊進入具體內(nèi)容頁（如果從桌面頂部查看公告則無法識別該用戶的任何有關bbs的權限）如果發(fā)送者是本版的版主，則會出現(xiàn) 板塊公告 的選擇框，選中后該貼子的標題就會出現(xiàn)在論壇該板塊的板塊公告滾

16、條中。在發(fā)貼的時候可以選擇上傳文件，系統(tǒng)能識別的文件類型是：圖片類型rm、avi、mpg、swf等常用類型，如果非以上文件類型請在上傳的時候文件類型選擇其他，不然會導致貼子顯示不正常。 刪除貼子 當用戶擁有版主或者bbs管理員權限，那么用戶可以刪除任何貼子（包括其他人員發(fā)布的貼子）。如果用戶是該貼的發(fā)布者那么該用戶同樣擁有刪除此貼的權利。刪除貼子將同時刪除與該貼綁定的上傳文件。 移動貼子版主或者 bbs管理員以及貼子發(fā)布者都可以對貼子進行轉(zhuǎn)移（板塊之間的轉(zhuǎn)移）。3.4 客戶管理 客戶管理模塊的作用是記錄公司客戶情況和對客戶的走訪跟蹤記錄，包括客戶類別、客戶等級、走訪

17、意圖、費用記錄統(tǒng)計等。是公司記錄管理客戶信息，查詢統(tǒng)計客戶情況的平臺。1：用戶觀察的視角（包括自己和自己的下屬）2：操作按鈕（添加客戶、添加聯(lián)系人、添加接觸情況）3：客戶名稱（點擊查看具體情況）4：銷售狀態(tài)（點擊查看客戶跟蹤記錄）5：用戶參與的協(xié)同客戶3.4.1用戶視角和權限 進入客戶管理模塊，用戶可以選擇不同的視角來觀察客戶情況，可以選擇的視角包括自己和自己的下屬，當在選擇框選擇視角的時候，您的操作權限也就相應的會做改變。只有當視角是用戶自身的時候才有最完整的操作權限，當選擇下屬視角的時候，則操作權限就會受限，用戶將只能查看客戶情況和改變該客戶的添加人，其他操作將無法執(zhí)行。3.4.2 添加客

18、戶 在添加客戶界面進行客戶基本信息的錄入，其中“添加人員”是根據(jù)登陸用戶身份自動添加的不能更改，如要更改可以由上級領導進行更改。點擊“查看全部”查看該客戶的所有聯(lián)系人，并指定主要聯(lián)系人。如果要給當前客戶添加聯(lián)系人，請在“客戶名稱”中選擇“當前客戶” ，如果要將該聯(lián)系人設為該客戶的主要聯(lián)系人，選中“設為主聯(lián)絡人”。這樣在聯(lián)系人列表中就會出現(xiàn)添加的聯(lián)系人，選中前面的單選鈕確定客戶的主要聯(lián)系人。選擇的聯(lián)系人的姓名就出現(xiàn)在主要聯(lián)系人中，也可以隨時更換。3.4.3 添加客戶接觸記錄 添加客戶接觸記錄可以通過以下兩種方法：l 選中客戶后點擊右上角的 “添加接觸情況”。l 點擊客戶的鏈接，在底部有個 “添加

19、接觸” 按鈕。當通過第一種方式添加客戶接觸記錄的，那么選中的客戶會默認出現(xiàn)在客戶名稱選擇框中：如果是通過第二種方式進入得，那么選擇框中默認出現(xiàn)的是您的第一個客戶，可以通過在后面的查詢輸入框中輸入您需要選擇的客戶關鍵詞進行查詢。在頁面底部會顯示該客戶的歷史接觸記錄。3.4.4我的協(xié)同客戶 當作為別人接觸客戶記錄的協(xié)同人的時候，該客戶就會出現(xiàn)在 “我的協(xié)同客戶 ”中。當您點擊客戶名稱的時候，會彈出警告框，表示您無權查看，因為您是協(xié)同人，無權查看客戶信息。點擊 “目前狀態(tài)” 的時候就會出現(xiàn)歷史接觸情況。3.4.5客戶查詢 在客戶頁面上面有“查詢按鈕”，下拉列表中選擇添加條件字段，在后面的文本框中輸入

20、相關字符串，點擊“添加條件”按鈕，條件進入下面的文本框，可以反復添加和刪除。點擊“查詢”可以得到查詢結(jié)果。 3.5 我的聯(lián)系人 我的聯(lián)系人模塊實現(xiàn)對用戶常用聯(lián)系人進行管理的功能，并且與系統(tǒng)緊密集成，聯(lián)系人分為三類，分別是員工聯(lián)系人、客戶聯(lián)系人、自定義聯(lián)系人。3.5.1 添加聯(lián)系人（員工聯(lián)系人、客戶聯(lián)系人） 聯(lián)系人的類別：聯(lián)系人模塊與系統(tǒng)其他模塊集成，聯(lián)系人來自系統(tǒng)三個方面：首先是 公司員工（所有使用該系統(tǒng)的用戶賬號）、客戶聯(lián)系人（客戶模塊中由該用戶添加客戶的聯(lián)系人）、自定義聯(lián)系人。通過在選擇框中選取不同類別的聯(lián)系人類別來分別添加聯(lián)系人到用戶不同的聯(lián)系人類別中。添加操作（僅用于“公司員工” 和“

21、 客戶聯(lián)系人” 添加界面中）：當選中了聯(lián)系人后進行添加操作，完成后該聯(lián)系人就被添加到用戶的聯(lián)系人列表中了。人員選擇框：灰色的選擇框表示該人員已經(jīng)在您的聯(lián)系人列表中了，無法重復加入。可選選擇框表示該人員目前還不在您的聯(lián)系人列表中，可以進行添加操作。3.5.2 添加聯(lián)系人（自定義聯(lián)系人） 填完需要的資料后，點擊“確認”就完成了“ 自定義”聯(lián)系人的添加。自定義聯(lián)系人并不屬于任何其他模塊，所以它可以自由地刪除和添加。3.5.3 刪除聯(lián)系人 在 “員工聯(lián)系人” 和“ 客戶聯(lián)系人” 類別的聯(lián)系人列表中點擊“ 刪除”， 則僅僅從您的聯(lián)系人列表中將其刪除而沒有徹底刪除該聯(lián)系人的原始信息，因為它與其它模塊關聯(lián)。

22、如果您在“自定義聯(lián)系人” 類別的聯(lián)系人列表中“ 刪除” 聯(lián)系人則會將此聯(lián)系人的原始信息一并刪除，因為它不屬于其他模塊。3.5.4 修改聯(lián)系人 “員工聯(lián)系人” 和“ 客戶聯(lián)系人”的 信息是無法在聯(lián)系人列表中更改的，只有自定義聯(lián)系人的內(nèi)容可以更改。單擊“自定義聯(lián)系人”的名字就會進入修改自定義聯(lián)系人的界面，修改完信息后 “確認”修改。3.6我的任務 任務模塊提供了一個協(xié)同工作的平臺，通過這個平臺，每個可以安排自己的個人計劃，并可以發(fā)起協(xié)同任務，使多人共同去完成一個任務，并提供任務反饋交流平臺及短消息平臺，使每個人任務的接受狀態(tài)以及在完成任務過程中的反饋能以最快的方式在任務小組中傳遞，大大提升任務完成

23、的效率。 3.6.1概念 獨占任務:該任務在執(zhí)行時，具有時間和執(zhí)行人唯一性，簡單來說，就是在一個時間段一個人只能安排一件獨占任務。限時任務:由發(fā)起人制定最后截止時間，在最后截止日期前未完成的話，系統(tǒng)都會提醒用戶。此任務沒有時間和執(zhí)行人唯一性的限制，即一個時間段一個人可以從事多個限時任務。(注：限時任務不會現(xiàn)在圖示中)。發(fā)起人:創(chuàng)建任務的人員。協(xié)同人:任務的協(xié)同完成人員。待定:任務處于未確認狀態(tài)，即并非所有的協(xié)同人都確認。待辦:所有的協(xié)同人員已經(jīng)接受任務，此時處于待辦狀態(tài)。完成:此任務已經(jīng)被完成。任務的權限描述:任務發(fā)起人可以進行任務的刪除、完成操作，任務協(xié)同人則只能進行接受，取消操作。3.6.

24、2 查看任務 首先進入的是“待完成”頁面，此頁面將會顯示到今天為止還沒有完成的任務列表，包括任務的的執(zhí)行時間、內(nèi)容、狀態(tài)等信息，點擊“內(nèi)容”，將彈出一個新窗口，顯示任務詳細的信息。任務評論欄位可以填寫您對此任務的一些意見和看法，這些信息將會立刻反饋至其它任務小組人員的此頁面上。“未完成”，將顯示出今天為止，在計劃時間內(nèi)沒有完成的任務“已完成”，將顯示出所有完成的任務“我的訂閱”， 將顯示出所有我所訂閱的任務列表“我的發(fā)起”，所有該帳戶發(fā)起的任務，包括執(zhí)行人是其他人的我指派給別人的任務。3.6.3 新建任務 在任務新增窗口的右邊有一個執(zhí)行人任務圖示列表，默認顯示的是本人本日的獨占任務情況，通過這

25、張圖，您可以方便的查看到有哪些時間段處于空閑狀態(tài)，以方便進行任務安排。如果您想在其它日期安排任務，可以點擊如下按鈕，則會顯示一個日歷控件，您可以方便的在上面進行日期選擇。當選擇 完成后，右邊的圖示也會跟著變化。在選擇完任務的起始時間后，您將會看到下面有兩個復選框，一個是“全天事件”，一個是“循環(huán)此時段”，下面來解決一下兩個選項的意義：全天事件:顧名思義，是指一天的全部時間全部用來做這個任務。所以，當這個框被選中后，則不會出現(xiàn)時間段選擇列表。循環(huán)此時段：默認沒有選擇時，如果是多天任務，系統(tǒng)將會從開始時間算起，一直到結(jié)束天的結(jié)束時間，中間的時間全部歸屬于這個任務，但如果選中這個框以后，則只把這些天

26、的開始時間至結(jié)束時間內(nèi)的時間歸屬于此任務。3.6.4 查看其他人員的任務 在任務列表的右上部分，有一個下拉列表，用來查看其它人（要有相應的權限訪問）的任務列表，如果您在此列表中選擇了其它人，這個時候用于任務的操作按鈕不可操作，只有“周覽”,“訂閱”兩個按鈕可操作。 訂閱：設置自己關注的任務，在自己的訂閱欄中將會顯示，可以方便的對任務的狀態(tài)進行跟蹤。周覽： 以周的視圖來查看任務的安排狀態(tài)，用于總體分析，統(tǒng)計。任務的協(xié)同：當您位于任務的協(xié)同人狀態(tài)時，登入任務主頁，任務將以背景淺藍作為提示3.7 我的郵件 郵件是用于網(wǎng)絡時代協(xié)同工作的重要工具，主要應用于企業(yè)級的通訊、協(xié)作、internet/intr

27、anet實現(xiàn)。使用系統(tǒng)的郵件模塊可以方便員工之間的溝通，提高工作效率。系統(tǒng)自動為每個員工提供了一個內(nèi)部郵箱，郵箱預置了三個郵件夾(收件夾、發(fā)件夾、垃圾夾)，每個郵件夾都可以對郵件進行排序，方便于郵件的精確定位。郵件模塊共包括“收件箱”、“發(fā)件箱”、“廢件箱”、“撰寫新郵件”四個主功能模塊. 3.7.1 收件箱 這里將顯示您收到的所有郵件，按照時間的先后順序依次排列，最新接收的郵件將顯示在最上面，點擊欄目名稱將按照此欄目進行排序，再次點擊將按相反方向進行排序(表示升序和倒序)，欄目名稱位置將在下面圖中以紅色圓圈標識。 頁面將顯示郵件的具體內(nèi)容，包括收件人、發(fā)件人、抄送人、密抄人、所屬項目、郵件標

28、題及內(nèi)容等，如果此郵件附帶附件的話，將會依次在附件位置分行顯示，點擊附件，將會彈出是否下載對話框，提示是否下載. 在郵件內(nèi)容的下方，分別放有“回復”,“轉(zhuǎn)發(fā)”,“返回”,“刪除”,“歸檔”按鈕，五個按鈕的功能分別如下： 回復:對發(fā)件人進行郵件回復 轉(zhuǎn)發(fā):將此郵件轉(zhuǎn)發(fā)給其它人 刪除:刪除此郵件 返回:返回郵件列表 歸檔:將郵件歸檔至某個項目，點擊歸檔按鈕后，將會彈出項目選擇窗口，在彈出窗口中雙擊所要歸檔至的項目，則會彈出窗口“您確認嗎?”，點擊確定按鈕，系統(tǒng)將會把此郵件歸檔到選定項目中。 3.7.2 發(fā)件箱 這里將存放您已發(fā)送過郵件的副本，可以方便地進行歷史郵件的查詢、排序，功能同收件箱。 3.

29、7.3 廢件箱 這里將存放刪除過的郵件，以便以后再恢復。如果想徹底刪除郵件，請在此箱中再進行刪除操作，就可以徹底刪除該郵件。其它功能同發(fā)件箱。 3.7.4 撰寫新郵件 雙擊的人員名稱，就可以將此員工添加至收件人文本框中，也可以多選。當選擇結(jié)束后，請點擊“確定”按鈕，在相應文本框中將會出現(xiàn)剛才所選擇的人員。這樣就完成了人員的選擇。在下方提供了四個附件上傳按鈕，可以方便的添加附件，附件數(shù)量不限。 注意：在選擇完附件后，請點擊“添加按鈕”，稍等片刻附件便會在后邊的文本框中出現(xiàn)，此時附件被附加至此郵件。 在完成收件人的選擇、郵件內(nèi)容的撰寫、附件的添加后，點擊“發(fā)送”按鈕，則會彈出對話框“發(fā)送成功!”，

30、表示此郵件已經(jīng)發(fā)送成功。 另 ：界面上方，提供“全選”,“取消”,“刪除”三個功能按鈕及一個“移動至”下拉列表全選: 選中當前頁的所有郵件取消: 取消當前的選擇刪除: 刪除所選中的郵件移動至: 將選中郵件移動至選擇郵箱3.8 短信管理 短信模塊為用戶提供了一個便利、快捷的交流功能，并且接合其它模塊實現(xiàn)了非常強大的提醒、催辦功能。 按照短信方式來講可以分為兩種:一種是站內(nèi)短信，另一種是手機短信(需接合相應的設備實現(xiàn))，本系統(tǒng)分別提供這兩種方式，大大方便了信息的傳遞。 3.8.1 我的消息 我的消息是指所有我接收的消息，以列表形式呈現(xiàn)出來,其中包括發(fā)送者、內(nèi)容、短訊類型、是否已讀、發(fā)送時間這幾個選

31、項。3.8.2 已發(fā)送消息 這里存放自己發(fā)送消息的歷史記錄。3.8.3 寫新消息 這里提供一個發(fā)送消息的界面，發(fā)送內(nèi)容中請?zhí)钊肽氚l(fā)送的內(nèi)容，點擊” 選擇人員 ” 按鈕,將會彈出人員選擇對話框，如果想給某個用戶發(fā)送站內(nèi)短訊，請將此用戶加入到站內(nèi)短訊框中，如果是手機短訊，則將他加入至手機短訊框中。 如果希望給其它用戶發(fā)送手機短訊時，請在” 附加手機號碼 ” 欄中依次填入需要發(fā)送至的手機號碼，其中多個號碼間用 ” ,”相隔。點擊確定，將會被排入發(fā)送陣列，我們的短消息發(fā)送系統(tǒng)將會處理你的請求。3.8.4 短消息設置 這個界面中可以設置提醒時間，及提醒方式。 提醒時間:系統(tǒng)檢測短消息的周期，根據(jù)實際

32、情況可以自行調(diào)整(例如:希望信息的反饋快一些，則可將此時間設置短一些)提醒方式:系統(tǒng)的默認提醒方式(“彈出窗口”) ，也可以更改為” 閃爍圖標 ” 方式 根據(jù)在線人員的詳細統(tǒng)計，您可以方便的定位某個欄目的訪問量及查看某用戶的在線狀態(tài)，并且可以點擊上圖中的用戶名直接進行短消息的發(fā)送，這里將為您提供一個更快捷的交流方式，也更體現(xiàn)了本系統(tǒng)中的communication特點。3.9 我的文檔 已歸檔：指登陸者在所有項目、目錄中能查看的文檔的匯總（包括訂閱文檔）。待審批：指登陸者在所有項目、目錄中能審批的文檔的匯總。在待審批，可以完成不同項目中的批量審批，批量刪除（非物理刪除）。批量審批：選種要審批通過

33、的文檔（可以多選），點擊上面的審批文檔按鈕。 批量刪除：選種要丟棄的文檔（可以多選），點擊上面的丟棄文檔按鈕。注意：全部選擇和全部取消只能選中本頁的條目，是一個快速選擇按鈕。3.10 項目管理 項目管理是企業(yè)oa辦公管理系統(tǒng)的重要組成部分，它是一棵項目樹，可以一直延展。一個項目可以包括一個或多個子項目和子目錄，同時也擁有其父接點?！肮尽笔琼椖繕涞母Ｏ旅娌糠?，對項目目錄的管理使用操作做一個詳細的說明。以“公司”下面的“網(wǎng)站建設”項目為例，左邊是接點樹，右邊主要部分是該項目相關的三部分：項目文檔區(qū)，所屬該項目的郵件區(qū)和待批文檔區(qū)（對于所在帳號有該項目審批權，待批文檔可見）。右上部分是對該項目的

34、說明和操作區(qū)。其中后繼任務是指它的子項目，上級項目是父項目，上級負責人是父項目的負責人。項目負責人是該項目的組長。3.10.1撰寫郵件 點擊“攢寫郵件”，進入編輯郵件區(qū)。選擇“收件人”時，跳出的選擇人員對話框里僅是項目成員。3.10.2 投遞文檔 點擊“投遞文檔”，進入頁面進行文件上傳。按“提交”，上傳成功。所上傳的文檔會進入有審批權限的人員的待審批項目文檔中，并同時在該帳戶桌面顯示。3.10.3 項目管理 項目管理是對項目進行修改、刪除、添加子項目的操作。點擊項目管理可以看到如下界面：在這個界面，可以修改該項目的信息。點擊右上角“刪除項目”，可以刪除該項目及相關子項目。創(chuàng)建項目，其創(chuàng)建的項目

35、是當前項目的子項目。所創(chuàng)建的子項目對父項目成員而言，有權限的繼承關系。對父項目成員而言，他所可見的項目（包括子項目）權限就是父項目的權限，有包含關系，哪怕子項目沒有設置權限，也能在子項目中看到該繼承下來的權限。反之，對子項目成員而言，只能擁有本項目的權限。3.10.4 顯示組員 組員是指屬于該項目的項目成員。在“項目成員”列表中選擇人員可以設置成組長?！胺浅蓡T”列表中人員是除了項目成員以外的公司所有在職人員。在非項目成員列表中選擇一人，點擊右上角“加入組”按鈕，該人就在此列表中消失，進入項目成員列表。如果被加入進項目成員，就被賦予該項目設定的權限。如果是項目的組長，就自動具有該項目的所有權限。

36、 “訂閱人”是所有訂閱了該項目的人員列表。3.10.5 權限管理 權限管理是對屬于該項目的人員賦予一定權限。換句話說，擁有該項目就擁有該權限。該權限局限于該項目。點擊權限管理，選中權限，點擊右上角“刪除權限”，即可刪除。在權限類型下拉列表中選擇要加入的權限，項目對象為該項目，確定即可加入。3.10.6 目錄管理 目錄是用于文檔歸類的文件夾。點擊目錄管理進入創(chuàng)建新目錄的頁面。該目錄的所有者是當前項目。例如，在項目“網(wǎng)站建設”中，新增一個的目錄。在左邊項目樹中選中目錄?，F(xiàn)有四張卡片，“已歸檔”是所有被擁有此目錄審批權限的人審批通過的文檔列表?！拔礆w檔”是有該目錄投遞權人上傳的沒有被審批的文檔列表。

37、“我的上傳”是指以當前帳號上傳的已審批和未審批的所有文檔。“回收站”指所有已丟棄的文檔。對于目錄有一系列操作： 丟棄：選中文檔，丟棄進入回收站。目錄移動：點擊目錄移動，然后選擇移動到目的位置。投遞文檔：點擊進入文件上傳頁面。目錄管理；點擊進入該目錄的修改頁面。顯示組員：類似項目顯示組員。是該目錄的成員操作。權限管理：類似項目管理權限。是對該目錄的權限操作。3.10.7 訂閱項目 對于領導而言，在眾多項目中訂閱某一項目，可以方便快捷地獲得該項目信息。此訂閱體現(xiàn)在左邊目錄樹中“我的項目”接點中的“我的關注”一頁?！皠h除訂閱”按鈕可以對列表中關注的項目刪除?？ㄆ拔业膮⑴c”是所以您參與的項目列表。3.10.8 項目移動 項目接點在項目樹中的移動。選擇要移動的位置。3.11 全文檢索 全文檢索功能可以實現(xiàn)你在大量文檔，附件中尋找你所需要的資料。 在關鍵字文本框中輸入要查找的關鍵字，下面四個復選項“標題，正文，作者，附件”是指你的關鍵字是那種類型里的字。點擊偏好設置，出現(xiàn)“文檔，郵件，bbs”三個復選項