2021年辦公室文書管理制度

1、制度2021年辦公室文書管理制度單位名稱：XXXX部門：XXXX日期：2021年XX月XX日管理制度2021年辦公室文書管理制度辦公室文書管理制度文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件;而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書的延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規(guī)定。(一)文件管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。2、文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司

2、各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范，表達(dá)無歧義。4、根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進(jìn)行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。第二條 制度規(guī)范1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。3、公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政人事

3、部負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。7、辦公室管理人員對文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。8、按時(shí)間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。9、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必

4、要性對文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。第三條 管理流程設(shè)計(jì)1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件審查編號審批、簽發(fā)打印文件下發(fā)文件文件存檔2、外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存檔清退文件存檔文件銷毀3、借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)批準(zhǔn)借閱清退文件存檔文件銷毀(二)文書管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。2、文書管理范圍包括：一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(學(xué)習(xí)資料、各類簡報(bào))、宣傳資料、

5、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書資料。3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標(biāo)有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。4、根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號整理，定期對文書進(jìn)行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。第二條 制度規(guī)范1、根據(jù)公司實(shí)際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。2、按照文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫發(fā)文簿，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表;閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。4、按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對照編號列出整理清單。5、根據(jù)文書的時(shí)效

6、性和保存的價(jià)值性，對文書進(jìn)行整理銷毀;須上級審批同意，方可銷毀。6、辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實(shí)向主管部門報(bào)告，若未查明原因，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。7、違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。第三條 流程設(shè)計(jì)起草文書填寫發(fā)文簿(需要時(shí))張貼存檔更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)借閱清退審批銷毀(三)檔案管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)，及時(shí)分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。2、檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。3、根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應(yīng)資料進(jìn)行相

7、應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。第二條 制度規(guī)范1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。2、所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。3、堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對照編目，列出清單。4、各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。6、檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。第三條 流程設(shè)計(jì)根據(jù)文件、文書

8、目錄整理需要?dú)w檔的檔案排序整理，編制編目存檔借閱清退物業(yè)經(jīng)理人：.pmceO.com 篇2：小型公司公文、文書管理制度小型公司公文、文書管理制度一、公司的公文格式應(yīng)規(guī)范化，公文處理程序應(yīng)嚴(yán)肅、正確。除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標(biāo)有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。二、根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號整理，定期對文書進(jìn)行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。三、公司公文的發(fā)行由公司總裁辦公室負(fù)責(zé)。包括公司各類紅頭文件、總經(jīng)理辦公例會會議紀(jì)要、規(guī)章制度、通知、指示等。四、各單位、各部門自行打印的涉及公司權(quán)益的外發(fā)文稿必須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字，交綜合管理部審核后發(fā)送。五、各單位、各

9、部、室所有打印成文的內(nèi)部規(guī)章制度和下行文稿必須報(bào)行政部留底存檔。六、文件管理的范圍包括：文書管理范圍包括：一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、人事專員發(fā)文文書(學(xué)習(xí)資料、各類簡報(bào))、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、各類合同文件以及其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書資料。七、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范，表達(dá)無歧義。八、根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進(jìn)行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。九、公司文件的發(fā)

10、文管理1、公司發(fā)文由行行政部統(tǒng)一編號、存檔。有領(lǐng)導(dǎo)批示的，還應(yīng)附批示件。2、部門和個人收文應(yīng)在行政部發(fā)文登記冊中簽名。3、公司對內(nèi)公開文件由行政部負(fù)責(zé)起草和審核，總裁簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政部負(fù)責(zé)審核，審核無誤打印后，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。4、文件須有文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，部門負(fù)責(zé)人簽名、標(biāo)定日期和密級;部門負(fù)責(zé)人審定，總裁簽字同意后打印發(fā)文。3、公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命以及向政府有關(guān)部門的請示、報(bào)告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。十、收文管理1、公司收文的處理程序?yàn)椋簲M搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))、

11、打印、收文、分文、登記、傳送、歸檔、銷毀。2、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由行政部負(fù)責(zé)執(zhí)行。收到文件后，先做好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。3、凡寄至公司的文件、傳真等，由綜合管理辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄;4、機(jī)密文件由綜合管理部專人保管，并對文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。5、急件或涉及商業(yè)機(jī)密的傳真應(yīng)由專人處理。6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。7、綜合管理部對文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。8、按時(shí)間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整

12、理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。9、所有文件收取發(fā)放，必須有登記、簽收手續(xù);10、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)行政部簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。11、公司內(nèi)部文件，各部門應(yīng)妥善保管，年終由行政部統(tǒng)一收回處理。十一、文件管理流程設(shè)計(jì)根據(jù)文件、文書目錄整理需要?dú)w檔的檔案排序整理，編制編目存檔借閱清退1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件審查編號審批、簽發(fā)打印文件下發(fā)文件文件存檔更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)借閱清退審批銷毀2、外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存檔清退文件存檔文件銷毀借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)批準(zhǔn)借閱清退文件存檔文件銷毀篇

13、3：萬科房地產(chǎn)文書管理制度萬科房地產(chǎn)文書管理制度第一章 總則第1條 目的為使文書管理制度化、規(guī)范化，以增進(jìn)文書處理的品質(zhì)及效率，特制定本制度。第2條 范圍本單位各部門與外界往來文書的收發(fā)均由行政管理部負(fù)責(zé)。第二章 收文第3條 簽收文件時(shí)，要確認(rèn)收文單位或收件人姓名無誤后再進(jìn)行簽收。第4條 簽收文件時(shí)，要對文件的份數(shù)、標(biāo)題等內(nèi)容逐份清查核對，如發(fā)現(xiàn)其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。第5條 簽收文件應(yīng)簽寫姓名并注明時(shí)間。第6條 文件的登記編號：對收到的文件，要分類逐件在收文登記簿上詳細(xì)登記。登記項(xiàng)目一般包括收到日期、順序編號、來文單位、發(fā)文字號和文件標(biāo)題。參加各種會議帶回的文件、材料，在傳達(dá)、匯

14、報(bào)結(jié)束后應(yīng)交行政管理部保管，個人不得存放。第7條 內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。第三章 發(fā)文第8條 企業(yè)的文件由行政管理部負(fù)責(zé)起草和審核，由總經(jīng)理簽發(fā);企業(yè)本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草辦公室審核，由總經(jīng)理簽發(fā)。第9條 以各部門名義撰寫的文件，由各部門自行登記、簽發(fā)。第10條 在企業(yè)日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用企業(yè)文件的形式發(fā)布。第四章 分文第11條 外來文件由行政管理部登記收文后，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理。第12條 內(nèi)

15、部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時(shí)，由發(fā)文部門登記簽發(fā)后，直接送收文部門登記簽收。第五章 會簽第13條 需多部門或多人會簽處理的文件應(yīng)附上收文處理單。第14條 各部門收到需參與會簽的文件時(shí)，須本著本部門的職責(zé)及時(shí)認(rèn)真處理并簽署意見。第15條 文件收文后，再依收文處理單內(nèi)所指定的會簽順序，轉(zhuǎn)送其他會簽部門或某人，若某部門或某人為最后一個會簽單位，則處理后將本文件轉(zhuǎn)送行政管理部。第16條 重要文件的審核、批示與執(zhí)行涉及企業(yè)總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由總經(jīng)理審核的文件，由行政管理部匯總簽辦意見，呈總經(jīng)理或交其他授權(quán)者做最終的審核、批示，并下發(fā)相關(guān)部門予以執(zhí)行。第六章 立檔第17條 經(jīng)辦理歸檔后的文件應(yīng)立檔管理。行政文件由辦公室立檔管理，業(yè)務(wù)文件由業(yè)務(wù)辦公室立檔管理，次年移交檔案室管理。第18條 立檔按年度、機(jī)構(gòu)、問題分類立卷，卷中按規(guī)定編頁碼號，卷首有案卷目錄。第19條 文件檔案用卷宗按規(guī)定裝訂保存。第七章 文書日常管理第20條 借閱(1)凡因工作需要借閱文件時(shí)，必須履行手續(xù)，一般文件經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意，重要文件經(jīng)總經(jīng)理同意方可借閱。(2)文件借出室外需登記，借閱期間應(yīng)