大學項目管理論文

1、大學項目管理論文復旦大學圖書館期刊回溯項目管理關鍵詞民國期刊期刊回溯項目管理資源整合與利用期刊回溯是圖書館業(yè)務之一，是一個集編目、典藏加工、館藏組 織、儲藏管理、剔舊和捐贈于一體的復雜工程，通常具有數(shù)量大、 工序多、時間緊等特點。在現(xiàn)有條件下，圖書館越來越傾向于將一 些基礎的、可控的、可量化的和有操作規(guī)范的工作從整體業(yè)務中抽 取出來，交由外部專業(yè)單位完成，從而達到節(jié)約成本、彌補人力匱 乏、提高工作效率和優(yōu)化人員配置的目的皿。因此，對大批量期刊 的回溯往往需要采取外包的方式。正如中山大學圖書館程煥文館長 所說：盡管學術界，尤其是圖書館界，對圖書館業(yè)務外包還存在不 同的看法，然而圖書館業(yè)務外包已成

2、為一種無法阻擋的發(fā)展趨勢。1 期刊回溯項目管理項目管理是指管理者為完成某個特定的項目，在有限的資源約束 下運用系統(tǒng)的觀點、方法和理論對項目涉及的全部工作進行有效的 管理。項目具有相對獨立的特點，而項目管理則具有系統(tǒng)性和綜合 性的特點。復旦大學圖書館在整個回溯項目管理中提煉出外包管理、質(zhì)量控 制、加工對象管理和進度控制四個關鍵點，有效地完成回溯工作。第二，質(zhì)量控制。質(zhì)量控制是回溯工作完成質(zhì)量優(yōu)劣的關鍵。項 目管理人員要提前制定明確的質(zhì)量要求和工作規(guī)范作為質(zhì)量控制的 依據(jù);還要及時準確地掌握項目的完成情況，發(fā)現(xiàn)問題后及時與工作 人員進行溝通，確?；厮菪畔?shù)據(jù)準確無誤?；厮莨ぷ髯罱K體現(xiàn)為信息數(shù)據(jù)，因

3、此信息數(shù)據(jù)是否完整和準確是 評判回溯工作完成效果的重要標準。信息數(shù)據(jù)包括期刊入藏的條碼號、給定的期刊排架號、館藏地、館藏狀態(tài)等。只有實物和數(shù)據(jù)完 全對應才算真正地完成好回溯工作。第四，項目進度控制。工作進度掌握得當才能使回溯管理項目高 效流暢地運轉(zhuǎn)起來。工作進度太快，工作中易出紕漏錯誤，要不斷 地彌補修正，反而降低了工作效率 ; 工作進度太慢，工作人員容易懈 怠，工作效率不高，影響項目正常運轉(zhuǎn)。四個“關鍵點”的實施效果直接影響回溯項目的效果。抓好這四 個“關鍵點”就可以把回溯項目管理得井井有條，使每個環(huán)節(jié)都能 按部就班地完成，達到最理想的工作效果。2 復旦大學圖書館民國期刊回溯項目外包實踐2.

4、1 項目的準備在項目準備階段，主要完成以下幾個方面的工作：(1) 摸清民國期刊的基本情況根據(jù)本次摸底，基本掌握館內(nèi)收藏民國期刊的情況：包括期刊種 類、數(shù)量、學科范圍、收藏年代等，大致收藏有民國期刊 4000 余種， 單本( 包括合訂本和單冊 )16000 多冊，其中包括東方雜志、 文學界、大中華等一批具有重要影響力的刊物。(2) 甄選外包公司在掌握民國期刊的基本情況并明確回溯目標之后，館內(nèi)首先主動 查找符合要求的外包公司，并對這些公司進行資質(zhì)分析，包括考慮 外包公司的財務、人力資源、信譽、管理控制、工作效率、服務質(zhì) 量，以及是否熟悉業(yè)務、價格水平等條件。然后根據(jù)分析結果，向 資質(zhì)好的外包公司發(fā)

5、出邀標函。最后由圖書館組織招標，請收到邀 標函的外包公司參與競標，再從各應標公司中挑選外包經(jīng)驗豐富、 有良好的方案策劃且價格合理、能滿足本館回溯工作多方面要求的 外包公司承擔外包業(yè)務。(3) 制定回溯項目的測試方案以及論證可行性(4) 制定具體回溯項目方案民國期刊回溯工作的具體方案包括工作流程以及每個流程的工作 要求，其中包括編目、核實添加館藏、粘貼條碼、插入磁針、期刊 歸架等要求，這些內(nèi)容都將作為工作中質(zhì)量控制的內(nèi)容和標準。(5) 審閱并簽訂回溯外包合同賠償問題、解決合同爭議的方式等。2.2 項目的具體實施與質(zhì)量監(jiān)控2.2.1 民國期刊回溯工作的具體內(nèi)容在具體實施階段，民國期刊回溯包括編目記

6、錄、添加館藏、增加 條形碼、添加磁針和期刊入架等四個環(huán)節(jié)。第一個環(huán)節(jié)是編目記錄和添加館藏。復旦大學圖書館民國期刊館 藏錄入以實物為準，館藏的民國期刊實物原先只是按種類排放，在 回溯工作前要先將所有期刊按照卷期年的先后順序依次排列，然后 在系統(tǒng)中查重數(shù)據(jù)，根據(jù)實際情況套錄 CAM記錄或國圖記錄編目， 再按照本館的編目規(guī)則修改記錄，最后根據(jù)整理好的館藏數(shù)據(jù)，將 每種期刊的合訂本或者沒有做成合訂本的單冊信息依次添加到館藏 系統(tǒng)。第二個環(huán)節(jié)是增加條形碼。為了準確地定位民國期刊的各項信息， 與其他類型的中文期刊區(qū)分，便于在系統(tǒng)中查找和抽調(diào)相關數(shù)據(jù)， 準確掌握民國期刊的館藏情況，圖書館對民國期刊館藏條碼做

7、出特 別規(guī)定：條碼號由 14 位組成，第一到第四位是民國期刊種類區(qū)分號， 用“ MGQ”K (民國期刊四字的首字母 )表示，中間 9 位是流水號，末 位是校驗碼。第三個環(huán)節(jié)是添加磁針，磁針的插入主要是為加強對期刊的流動 管理。第四個環(huán)節(jié)是期刊入架。復旦大學圖書館民國期刊排架號統(tǒng)一采 用“乙”開頭，可以在 OPAC系統(tǒng)中準確辨識，并方便在系統(tǒng)中查找 統(tǒng)計民國期刊的各類數(shù)據(jù)。期刊入架根據(jù)每種刊物的排架號和卷期 年月的時間先后順序從小到大的順序排列。發(fā)現(xiàn)同刊異號、異刊同 號或排架號有明顯錯誤時，及時收回重新進行回溯整理。2.2.2 民國期刊回溯工作遇到的問題(1) 編目規(guī)則問題復旦大學圖書館編目記錄

8、主要套錄自 CALIS和國圖，兩家記錄在 規(guī)則上有一定的差別，圖書館結合兩家記錄和實際情況，制定出符 合館內(nèi)需要的規(guī)則。遵照客觀著錄的要求，民國期刊編目采用繁體 字著錄，外包人員必須做繁體轉(zhuǎn)化工作，這個工作很考驗外包人員 的態(tài)度和耐性。有些不常見的繁體字經(jīng)常容易輸人錯誤，項目管理 人員在質(zhì)量控制時特別關注這一問題的處理。(2) 多種不同名刊裝訂在一起由于各種原因，館內(nèi)所藏許多民國期刊的裝訂不規(guī)范，經(jīng)常出現(xiàn) 若干本不同名期刊裝訂在一起的情況，給添加館藏帶來了很大的麻 煩。這一問題最好的解決方法是，拆分合訂本，但是這樣極易損壞 本已老化嚴重的期刊，因此工作人員采取做多條記錄跟一個館藏的 方式，以盡

9、量減少對期刊的損害。(3) 同一種刊有多個排架號外包工作人員對民國刊不了解，遇到這種情況經(jīng)常會添加多條重 復記錄，回溯時管理員需要認真判斷具體情況采用正確的排架號， 然后刪除重復記錄并修改錯誤內(nèi)容。(4) 影印版問題出于出版和保護的目的，解放后，國家刊印多種影印版的民國期 刊。這種情況原版和影印版不能使用同一條記錄，必須另做新的記 錄，并要求區(qū)分排架號。但因館藏中原版和影印版混排，做編目和 館藏時容易忽略這個問題，項目管理員及時地補充了影印版期刊的 工作方法并且指導外包人員如何區(qū)分和添加記錄。(5) 刊物出版項不明確(6) 重復記錄問題民國期刊回溯項目聘請了 5位工作人員同時做記錄。因一些期刊

10、 卷期非常多，出現(xiàn)了幾個工作人員同時做到一種刊的情況，這種情況容易造成重復記錄。項目管理員及時提出同種期刊應先歸架，然 后再統(tǒng)一由一位人員完成的解決方案。在質(zhì)量控制時也特別監(jiān)控這 一問題，盡量避免在系統(tǒng)中產(chǎn)生大量的冗余數(shù)據(jù)。2.2.3 民國期刊回溯工作的質(zhì)量控制在整個回溯項目中，項目管理員始終把質(zhì)量控制放在第一位。圖 書館利用數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)對外包人員的工作進行數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控，及時 糾正和修改有問題的記錄。為了配合這項工作，圖書館為回溯外包 人員在系統(tǒng)中開設了專門的工作賬號，項目管理員可以根據(jù)每個賬 號調(diào)取回溯的相關數(shù)據(jù)，檢查套錄記錄的準確性和錄入館藏的完整 性，這樣便于對數(shù)據(jù)進行及時的質(zhì)量監(jiān)控。項

11、目管理將質(zhì)量控制分 為三個不同的階段：項目前期，考慮外包工作人員對工作的熟悉程 度，實施逐條逐本檢查，出現(xiàn)問題認真總結，避免再出現(xiàn)類似問題。 項目中期進行抽檢，外包工作人員每做好一批數(shù)據(jù)后交給項目管理 員抽檢是否合格。結項前總量抽檢，即任務全部完成后，以全部數(shù) 據(jù)為準抽檢合格率，以確保整個項目高質(zhì)量地完成，同時也可以為 檢查是否履行合約內(nèi)容提供準確的依據(jù)。項目管理對錯誤問題的處理也制定了嚴格的處理標準，錯誤率不 得超過 3%。錯誤率低于 3%時，按錯誤內(nèi)容進行逐條修改處理并根據(jù) 合同要求扣除項目款 ; 錯誤率超過 3%時，整批數(shù)據(jù)退回重新加工， 并以該批數(shù)據(jù)款的 10%作為違約金扣除。2.3 項目驗收項目結束后，項目管理員根據(jù)回溯工作的實際情況，總結匯報情 況，撰寫驗收報告，包括回溯外包的管理狀況、回溯目標的完成情 況、出現(xiàn)問題的處理情況等等。最后檢驗各項指標后結算歸檔。 3 期刊回溯項目管理工作的經(jīng)驗總結第四，不斷地補充更新工作規(guī)范細則?；厮萁?jīng)常會面臨許多問題， 涉及到館藏建設的方方面面，比如：回溯后的期刊收藏在哪里，如 何收藏 ?利用率低的期刊如何處理，是否剔舊 ?剔舊后的期刊如何處 理，是捐贈還是報廢，標準是什么 ?回溯期刊缺刊如何彌補，