時(shí)間管理的四個(gè)發(fā)展

1、第一講 時(shí)間管理的四個(gè)發(fā)展（上）時(shí)間管理概述時(shí)間管理的必要性時(shí)間具有“供給毫無彈性”、“無法蓄積”、“無法取代”、“無法失而復(fù)得”等特性，所以時(shí)間是最不為人們理解和重視的，也正因?yàn)槿绱?，時(shí)間的浪費(fèi)比其他資源的浪費(fèi)就更為普遍，也更為嚴(yán)重。因此，當(dāng)人們無所事事，或者忙得暈頭轉(zhuǎn)向卻不見成效時(shí)，應(yīng)該暫時(shí)停下來審視一下自己的時(shí)間利用效率，審視一下自己在時(shí)間中所處的角色，尋找一條更為合適的途徑，實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)，追求自己的人生價(jià)值。在經(jīng)理人的所有管理技能中，時(shí)間管理最容易被忽略，對中國的經(jīng)理人而言，這又是一個(gè)急需解決的問題。初級經(jīng)理人從員工的崗位過渡到管理者的崗位，比較容易忽略管理的角色和時(shí)間管理的技能，而

2、中、高級管理者的工作時(shí)間更忙碌，工作任務(wù)更多，時(shí)間效率的管理也就顯得更加重要?！景咐?】非洲大草原的獅子和羚羊非洲大草原上的羚羊和獅子，每天都要展開一場生命的競賽，也可以看作是一場生命的奧運(yùn)會(huì)，如果競賽贏了就有東西吃，輸了就可能遭受滅頂之災(zāi)。因此，每天早晨，羚羊和獅子醒來時(shí)，它們的腦子里都閃過同樣一個(gè)念頭，那就是“我今天一定要跑得比以往要快”。如果獅子跑慢了，它就沒有羚羊吃，它就可能會(huì)活活餓死；如果羚羊跑慢了，它就可能被獅子吃掉。它們之間的這種微妙關(guān)系使得非洲大草原保持著很好的生態(tài)平衡。【案例2】冠軍和亞軍的區(qū)別在賽場上，速度是決定用時(shí)多少的重要參數(shù)，例如香港的賽馬，冠軍和亞軍的區(qū)別，也就是第

3、一匹馬和第二匹馬之間的差別，可能相當(dāng)微小，往往用肉眼看不出來，要借助電腦等先進(jìn)設(shè)備的幫助，兩匹馬之間的時(shí)間差距可能僅為0.05秒。但是，頭馬和第二匹馬的獎(jiǎng)金卻是不一樣的，要差到幾十萬港幣。對于比賽結(jié)果，人們關(guān)心和記住的從來都是冠軍，很少記住亞軍，例如中國奧運(yùn)，打破冠軍零記錄的是許海峰，而第二位得金牌的則很少有人記得，這就是第一和第一之外的區(qū)別，奧林匹克運(yùn)動(dòng)的口號“更高、更快、更強(qiáng)”，其含義所追求的也就是速度?！景咐?】三枚硬幣財(cái)富、健康、時(shí)間，哪一個(gè)更重要？為什么假設(shè)一個(gè)人的生命中有三枚硬幣，一枚硬幣代表財(cái)富，一枚硬幣代表健康，還有一枚硬幣代表時(shí)間，這三枚硬幣哪一個(gè)最重要呢？通常人們都趨向于追

4、求財(cái)富，如果在這三枚硬幣中，把代表財(cái)富的硬幣拿掉，則表示這個(gè)人有足夠多的健康，也有足夠多的時(shí)間，他有可能重新去創(chuàng)業(yè)，贏得財(cái)富，把代表財(cái)富的硬幣重新放進(jìn)自己的生命中。如果在這三枚硬幣中，把代表健康的硬幣拿掉，這表示這個(gè)人有足夠多的財(cái)富，也有足夠多的時(shí)間，則他可以花費(fèi)無以計(jì)數(shù)的金錢來治療自己的疾病，至少可以拖延一定的時(shí)間，或借助高科技手段來延長生命，他可能把代表健康的硬幣重新放進(jìn)自己的生命中。如果把代表時(shí)間的硬幣拿走，讓一個(gè)人沒有自己的時(shí)間了，這時(shí)候，即使他有無數(shù)的財(cái)富，有很強(qiáng)壯的身體，可是生命留給他的只有一剎那，他無法用1億美元去換10分鐘，這就好比無數(shù)的0前面沒有了1，是沒有任何意義的，他不僅

5、不能將代表時(shí)間的硬幣重新放進(jìn)自己的人生，而且財(cái)富和健康對他也變得毫無意義了。點(diǎn)評：對于所有的人，尤其是經(jīng)理人、企業(yè)家，他們有大量的金錢，可是他們感到最缺的還是時(shí)間，所以對時(shí)間的要求就更高，這就需要良好的時(shí)間管理。時(shí)間管理的內(nèi)涵1時(shí)間管理 那么什么是時(shí)間管理呢？在日常生活中始終如一、有的放矢地使用行之有效的方法，組織管理好自己生活的方方面面，最有意義、最大限度地利用自己所擁有的時(shí)間，這就是時(shí)間管理。時(shí)間管理不僅僅是工作的管理，也包含著業(yè)余時(shí)間的管理；不僅僅是在企業(yè)里的管理，同時(shí)也包含著家庭生活、業(yè)余時(shí)間、業(yè)余愛好的管理。也就是說，時(shí)間管理應(yīng)該是包含著生活中所有時(shí)間的合理利用和支配。2主管在時(shí)間管

6、理中存在的誤區(qū)很多主管在時(shí)間管理上普遍存在以下一些認(rèn)識(shí)誤區(qū)： 寧愿去做事情，而不是去做正確的事； 寧愿去解決問題，而不是有創(chuàng)意地去選擇解決方法； 寧愿去保持原來的做法和手段，而不是去優(yōu)化、優(yōu)選工作的流程和方法； 寧愿去被動(dòng)地執(zhí)行服從和遵守職務(wù)，而不是主動(dòng)積極地進(jìn)行創(chuàng)新和求得最佳的結(jié)果； 寧愿去節(jié)約成本，而不愿意主動(dòng)地增加利潤，尤其是在投資理財(cái)?shù)挠^念方面，國人習(xí)慣開源節(jié)流，但實(shí)際是比較喜歡節(jié)流，比較喜歡勤儉節(jié)約，而忽視要去更多地增加收入。表1-1 管理時(shí)間的自我評估寧 愿而不是正確地做事做正確的事解決問題有創(chuàng)意的選擇保持手段優(yōu)化手段遵循義務(wù)求得結(jié)果降低成本增加利潤3傳統(tǒng)的時(shí)間管理觀念從節(jié)約和增加

7、收入這兩方面進(jìn)行比較，傳統(tǒng)的觀念喜歡節(jié)約，時(shí)間管理的傳統(tǒng)觀念中滲透了這種生活哲學(xué)觀的影子。傳統(tǒng)的時(shí)間管理觀念強(qiáng)調(diào)以下幾個(gè)方面的內(nèi)容： 強(qiáng)調(diào)時(shí)間的重要。古人曰“一寸光陰一寸金，存金難買寸光陰”，這里強(qiáng)調(diào)了時(shí)間的價(jià)值和重要性。 強(qiáng)調(diào)時(shí)間流失的速度。孔子曰“逝者如斯夫！”看到滔滔不絕的江水，想到時(shí)間也如流水一樣，不斷地、快速地流淌，強(qiáng)調(diào)了時(shí)間的無法失而復(fù)得性。 強(qiáng)調(diào)時(shí)間管理的計(jì)劃性。中國古人關(guān)于時(shí)間管理的最基本方法是計(jì)劃性，俗語常說“預(yù)則立，不預(yù)則廢”，也就是說在做事之前要有充分的準(zhǔn)備和充分的計(jì)劃，強(qiáng)調(diào)了計(jì)劃的重要性。俗語常說“一年之計(jì)在于春，一日之計(jì)在于晨”，放到當(dāng)今的競爭激烈的社會(huì)中，這句俗語在

8、依然實(shí)用的同時(shí)，可以稍加變通，改成“一年之計(jì)在于去冬，一日之計(jì)在于昨夜”，因?yàn)榈搅舜禾煸匍_始做計(jì)劃已經(jīng)來不及了，而要在去年的冬天就要做第二年的計(jì)劃，同樣，一天的計(jì)劃要在昨天晚上或昨天下班的時(shí)候就做好了。也就是所有的計(jì)劃都要提前做。時(shí)間管理的四個(gè)發(fā)展（一）競賽以快趨強(qiáng)競賽以快趨強(qiáng)，軍事以先下手為強(qiáng)，在市場環(huán)境急劇變化和動(dòng)蕩的今天，商界講究“快魚”策略，過去的競爭規(guī)則是大魚吃小魚，比資本量，比規(guī)模，以實(shí)力論勝負(fù)。今天是比速度，比學(xué)習(xí)的速度，比反應(yīng)的速度，比創(chuàng)新的速度，速度快者方能取勝?！景咐恐腥A武學(xué)秘笈和跆拳道的心快、眼快、手快中華武術(shù)秘籍講究“百法有百解，唯快招無解”，也就是說任何招數(shù)，都是有

9、接招的套路的，但是，快招無解，因?yàn)樗俣忍鞎r(shí)，對方來不及作出反應(yīng)。跆拳道也講究三快，要求心快、眼快、手快，且只有快者才可以勝于對方，才可以保持優(yōu)勢。（二）你有多少資本如果問一個(gè)人有多少資本，他往往想到的是自己的車子、房子、股票債券等有形資產(chǎn)，而容易忽略掉自己的時(shí)間財(cái)富。50歲的中年人與20歲的年輕人，怎么去衡量他們所擁有資本的多少呢？通常情況下20歲的年輕人不會(huì)擁有50歲的中年人同樣多的有形財(cái)產(chǎn)，但是，在這兩種人的資產(chǎn)表中，時(shí)間一欄的優(yōu)勢則屬于年輕人。俗話說少年不怕窮，因?yàn)闀r(shí)間就是財(cái)產(chǎn)，時(shí)間就是一個(gè)少年最大的優(yōu)勢。愛因斯坦說過：“一切與生俱來的贈(zèng)品中，時(shí)間最寶貴！” 時(shí)間不僅寶貴，而且時(shí)間最公

10、平，無論一個(gè)人多么富?；蚨嗝簇毟F，上天給予的時(shí)間是絕對公平的，每人每天24小時(shí)，一分一秒都不差，時(shí)間不會(huì)對任何人厚此薄彼。但是上天又是不公平的，因?yàn)槊總€(gè)人的時(shí)間價(jià)值是不一樣的，成功人士單位時(shí)間的價(jià)值非常高，而一般的普通人，時(shí)間的單位價(jià)值就比較低。但是，不管現(xiàn)在的情況如何，只有利用好當(dāng)前的時(shí)間，才能讓“這一刻”不被浪費(fèi)，才能為下一刻的精彩做好鋪墊。臺(tái)灣有句俗語，只有今天才真正屬于你。強(qiáng)調(diào)要在最短的時(shí)間內(nèi)，更多的學(xué)習(xí)，更多的行動(dòng)，獲得更多的資訊。（三）72歲人的一生一個(gè)人的時(shí)間到底是怎么度過的，每個(gè)人一生的時(shí)間是怎樣被利用的，時(shí)間哪里去了？為了回答這些問題，科學(xué)家對人群的時(shí)間利用做了科學(xué)的研究，將

11、統(tǒng)計(jì)的結(jié)果進(jìn)行匯總，從而得出了如下的結(jié)論。假設(shè)一個(gè)人的生命時(shí)間是72歲，則他的時(shí)間使用情況可以用表1-2來表示：表1-2 72歲人的一生時(shí)間利用表活動(dòng)內(nèi)容所消耗時(shí)間睡覺21年工作14年個(gè)人衛(wèi)生7年吃飯6年旅行6年排隊(duì)5年學(xué)習(xí)4年開會(huì)3年打電話1年找東西1年其他3年（四）效率與效能人們重視生命，樂于理財(cái)，卻疏于時(shí)間管理。例如，一個(gè)人傷風(fēng)感冒咳嗽了，他會(huì)到醫(yī)院去治療；一個(gè)人丟了200塊錢或股票損失2000塊，他會(huì)很著急和懊惱；可是如果他無謂耗費(fèi)了2個(gè)小時(shí)的時(shí)間，浪費(fèi)了1個(gè)小時(shí)，1個(gè)小時(shí)無所事事，他卻不會(huì)著急，因?yàn)闀r(shí)間太無形了，如空氣，看不見，摸不著。魯迅先生說，“時(shí)間像海綿里的水，想擠的話，總還是

12、有的”，魯迅先生本人之所以有偉大的成就，就在于他把別人喝咖啡的時(shí)間都用來學(xué)習(xí)和工作了，這說明了時(shí)間有很大的彈性?！景咐垦b瓶實(shí)驗(yàn)有一位教授做過一個(gè)裝瓶實(shí)驗(yàn)，他拿出一個(gè)瓶子，拿來了好多石子，又拿來好多沙子，很多水，然后他把石頭往瓶子里裝，裝到瓶口的時(shí)候，教授問學(xué)生“這個(gè)瓶子裝滿了沒有”，學(xué)生們說“裝滿了”。于是教授又往這個(gè)瓶子里面倒沙子，沙子倒到瓶口時(shí)，教授問學(xué)生，“這次滿了沒有”，學(xué)生們說“滿了”。教授又把水往瓶子里倒，當(dāng)水倒到瓶口后，教授再一次問學(xué)生，“滿了沒有？”，學(xué)生們不知道教授接下來還會(huì)有怎樣的措施，但想到前兩次的錯(cuò)誤回答，于是都不敢回答了。點(diǎn)評：這個(gè)裝瓶實(shí)驗(yàn)就揭示了時(shí)間管理的啟示，大

13、石頭之間會(huì)有空隙，沙子之間還有空隙，水里面可能還有空隙。同理，時(shí)間之間也存在空隙，珍惜時(shí)間的一個(gè)方法就是珍惜點(diǎn)點(diǎn)滴滴零碎的時(shí)間。此外，工作任務(wù)的完成要有程序和順序，裝瓶實(shí)驗(yàn)中如果先往瓶子里面裝水，再往里面裝沙子，然后再往里面放石頭，就一定放不進(jìn)去了。做事情也是一樣，一定要有優(yōu)先順序，不能撿了芝麻丟了西瓜，要抓最核心、最重要的、最有價(jià)值的事情，而不是抓雞毛蒜皮的事情，這樣生活的意義才能彰顯出來?！景咐靠诖鼤谙愀鄣罔F里，口袋書很暢銷，口袋書只有巴掌大，在上、下班坐地鐵的時(shí)間，好多年輕人都在看口袋書，或者利用這段時(shí)間休息，也有很多人在看報(bào)紙，他們都在有效地利用工作時(shí)間和生活時(shí)間之間的空隙，有效地

14、利用好這些零星時(shí)間，天長日久，就可以積少成多，使這些零頭時(shí)間為個(gè)人生活增添魅力。時(shí)間管理的三大觀念時(shí)間管理有三大觀念，第一是時(shí)間觀念，第二是效率觀念，第三是效能觀念。對這三大觀念的理解和把握，是時(shí)間管理的關(guān)鍵。1時(shí)間觀念：1小時(shí)與3年的關(guān)系建立時(shí)間觀念很重要，有了時(shí)間觀念，才能利用瑣碎的時(shí)間，才能把點(diǎn)點(diǎn)滴滴的時(shí)間珍惜起來。在人們的理解中，3年是一個(gè)很大的時(shí)間單位，而1小時(shí)則是一個(gè)常被忽略的時(shí)間單位，實(shí)際上，如果每天能節(jié)約出1個(gè)小時(shí)，則在人生70年的歲月中，就可以節(jié)約出3年的時(shí)間，時(shí)間觀念的重要性由此可見一斑。2效率觀念：速度能使石頭漂起來所謂效率觀念，就是要有速度。石頭之所以能漂浮在水面上，如

15、孫子兵法所言“疾也”，也就是速度很快的原因。3效能觀念：始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果，與人生奮斗方向相吻合效能的觀念就是不僅要衡量速度的快慢，還要考慮其他的因素。中國人習(xí)慣以效率衡量事物，而不常論效能，人們常?？洫?jiǎng)一個(gè)人做事很有效率，卻很少夸這個(gè)人非常有效能。效能的概念，用毛主席的話來說，效率是代表“快”，效能代表“多、快、好、省”，即數(shù)量多、速度快、結(jié)果好、品質(zhì)高、成本節(jié)約，也就是說，僅僅速度快不行，還要方向正確、結(jié)果良好、效果明顯、成本又低，所以效能的概念始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果。在時(shí)間管理中，時(shí)間的效能和人生的奮斗方向和企業(yè)的終極目標(biāo)要相吻合。效率與效能的關(guān)系猶如價(jià)格和性價(jià)比，效率就好比價(jià)格

16、，而效能好比是性價(jià)比。效率是指“快”，而效能是指“多、快、好、省”；效率高就是價(jià)格便宜，即買這個(gè)貨物所花的貨幣數(shù)量比較少，效能高是指單位貨幣內(nèi)所獲得的回報(bào)和價(jià)值比較大，即當(dāng)人們?nèi)ベI大宗的物件，例如買電腦、買汽車、買家具的時(shí)候，不僅要注重價(jià)格因素，更看重性價(jià)比因素，不是越便宜越好，而是關(guān)注投入的錢和所獲得的回報(bào)價(jià)值高低之間的比。同樣的，在單位時(shí)間內(nèi)，所獲得的產(chǎn)值大小就是效率，而在單位時(shí)間內(nèi)所獲得的價(jià)值和回報(bào)的大小就是效能?！景咐魁斖觅惻転觚敻米淤惻?，第一場賽跑烏龜贏了，兔子輸了。因?yàn)橥米域湴磷詽M，在樹根下面睡了一大覺，等它睡醒以后，發(fā)現(xiàn)烏龜已跑到了終點(diǎn)。賽跑的裁判大象批評白兔說：“兔子，你這

17、樣不行，不可以驕傲自滿，要腳踏實(shí)地，要勤奮努力，懂不懂??？”兔子說，“我懂了，我要求再比第二回，我不相信，我跑不過烏龜。”于是它們又舉行了第二次賽跑。裁判大象的發(fā)令槍一響，兔子像離弦的箭一樣竄了出去，一會(huì)兒就沒有影子了。而烏龜與上次一樣繼續(xù)慢慢騰騰地往前爬，爬了很長時(shí)間，烏龜終于爬到了終點(diǎn)，卻不見兔子的影子。裁判大象和觀眾就四處尋找，終于在很遠(yuǎn)的地方找到了兔子，兔子耷拉著腦袋光顧著跑，卻忘了看方向了。點(diǎn)評：兔子沒有看準(zhǔn)方向，它跑得越快離目標(biāo)就越遠(yuǎn)，所以兔子的效率很高，但是效能很低。同理，在做事情的時(shí)候，盡管做事可以做得很快，效率很高，可是如果偏離了方向，最后也不會(huì)有正確的結(jié)果。效能的重點(diǎn)是不但

18、要完成任務(wù)，而且要求速度要快、正確率要高、成本要低，效能和效率相均衡。21世紀(jì)的經(jīng)理人，不但要意識(shí)到時(shí)間很重要，要去抓點(diǎn)點(diǎn)滴滴的時(shí)間，要注意做事情的數(shù)量和速度，同時(shí)還要追求價(jià)值，要多、快、好、省。第二講 時(shí)間管理的四個(gè)發(fā)展（下）時(shí)間管理的四個(gè)發(fā)展歷程時(shí)間管理的發(fā)展經(jīng)歷了四個(gè)階段，人們從認(rèn)識(shí)到時(shí)間管理的重要性，到開始進(jìn)行時(shí)間管理，期間也經(jīng)歷了管理方式和管理重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移。1第一代：時(shí)間增加和備忘錄第一個(gè)階段稱為時(shí)間的單純增加和備忘錄。時(shí)間的增加是指當(dāng)時(shí)間不夠用，而工作任務(wù)比較多的時(shí)候，就單純地加班加點(diǎn)，延長工作時(shí)間。備忘錄就是把所有要做的項(xiàng)目列出來，制作成一個(gè)工作任務(wù)清單，做一件，勾掉一件，以此種方

19、式進(jìn)行時(shí)間的分配和使用管理。2第二代：工作計(jì)劃和時(shí)間表第二個(gè)階段稱為工作計(jì)劃和時(shí)間表，即在所有要做的工作任務(wù)開始之前，把清單列出來，在每一項(xiàng)任務(wù)之前定一個(gè)時(shí)間的期限，例如早晨8點(diǎn)9點(diǎn)做什么，9點(diǎn)10點(diǎn)做什么，下午1點(diǎn)2點(diǎn)做什么，每一項(xiàng)任務(wù)都有開始和結(jié)束的時(shí)間，在這個(gè)時(shí)間段中完成規(guī)定的某項(xiàng)任務(wù)。這個(gè)方法有時(shí)候也稱為行事歷時(shí)間管理法。3第三代：排列優(yōu)先順序以追求效率第三個(gè)階段的時(shí)間管理稱為排列優(yōu)先順序以追求效率的時(shí)間管理。當(dāng)工作任務(wù)越來越多，多到在規(guī)定的時(shí)間里面沒有辦法徹底做完的時(shí)候，就要求對時(shí)間管理的內(nèi)容進(jìn)行一定的更改，第一，對工作任務(wù)要做一些取舍；第二，對工作任務(wù)要排優(yōu)先順序，比如，先做哪一件

20、，后做哪一件；重點(diǎn)做哪一件，非重點(diǎn)做哪一件；主要做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪些，等等，描述這個(gè)取舍和優(yōu)先順序的辦法可以通過象限法進(jìn)行。如果按照重要程度的軸來標(biāo)記橫坐標(biāo)，按照緊急程度的軸來標(biāo)記縱坐標(biāo)，可以構(gòu)成ABCD四個(gè)象限，A象限是又重要又緊急的事情，B象限是重要但不緊急的事情，C象限是緊急但是不重要的事情，D象限是不重要也不緊急的事情。如圖1-1所示：圖1-1 第三代時(shí)間管理象限示意圖 A類工作：又重要又緊急的事情假設(shè)用一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)把所有的工作任務(wù)做明確清晰的劃分，然后對ABCD四大類的工作做一個(gè)排序，顯而易見，首先應(yīng)做A類工作，因?yàn)锳類是又緊急又重要的，這類工作一般屬于突發(fā)事件。當(dāng)

21、工作中出現(xiàn)了突發(fā)事件的時(shí)候，應(yīng)該放下手頭所有的工作，全身心地?fù)渖先ソ鉀Q，這種行為被形象地稱為救火行動(dòng)。例如119消防隊(duì)接到警報(bào)，就要馬上去處理現(xiàn)場。【案例】突發(fā)事件：非典2003年中國政府面對非典事件，就屬于又緊急又重要的突發(fā)事件，處理時(shí)，當(dāng)時(shí)規(guī)定各地政府的一把手都要把工作全部放下，集中所有的精力控制本地區(qū)的非典問題，這樣強(qiáng)有力的力度才能夠把非典有效地控制住。 B類工作和C類工作當(dāng)重要又緊急的突發(fā)事件被處理之后，接下來是應(yīng)該處理C類緊急但不重要的工作，還是B類重要但不緊急的工作？有人認(rèn)為C類工作很緊急，應(yīng)先期處理，也有人認(rèn)為B類工作很重要，應(yīng)先期處理。按照時(shí)間占用的順序來劃分，也就是按照時(shí)間的

22、緊急程度來說，專家認(rèn)為應(yīng)先處理B類工作。為了對B類工作和C類工作完成時(shí)間進(jìn)行分析，可通過分析假設(shè)不做C類工作，會(huì)導(dǎo)致整個(gè)時(shí)間管理出現(xiàn)怎樣的狀況；而如果不做B類工作，又會(huì)導(dǎo)致整個(gè)時(shí)間管理出現(xiàn)怎樣的狀況。透過這兩種狀況的不同比較，就可以清晰地看到兩種選擇的差別。B類工作重要但不緊急，如果不做的話，B類工作會(huì)隨著時(shí)間的進(jìn)一步推移，越來越緊急，直到突破一定的極限，變成A類工作，所以，B類重要不緊急的工作一旦被拖延下去，就會(huì)變成突發(fā)事件。C類工作如果不斷地被拖延，隨著時(shí)間的不斷推移，它也會(huì)變得越來越緊急，當(dāng)越過一定的極限以后，C類工作就可能因?yàn)槭r(shí)機(jī)而消失，由此就會(huì)遭受一定的損失，承擔(dān)一定的責(zé)任，工作

23、本身也可能會(huì)因此而消失。 不緊急圖1-2 第三代時(shí)間問題分類示意圖例如，下午3點(diǎn)4點(diǎn)，工會(huì)組織慰問抽獎(jiǎng)活動(dòng)，參加抽獎(jiǎng)?wù)叨伎傻玫揭淮匆路?，如果某人因故未參加工?huì)慰問抽獎(jiǎng)活動(dòng)，4點(diǎn)鐘以后，這個(gè)事情可能就已結(jié)束，由此，缺勤者將損失一袋洗衣粉。如果在B類和C類工作之間做沖突性的分析，例如下午只有一段時(shí)間，只能做一件事，要么做B類工作，要么做C類工作，兩者不可兼得，那時(shí)就應(yīng)該扔掉C類工作，要保住B類工作，因?yàn)锽類工作的價(jià)值更大，它的重要程度更大。【案例1】熱氣球的難題一個(gè)胖子和兩個(gè)瘦子乘熱氣球去做科學(xué)考察，他們帶了很多食物和水，也帶了很多笨重的實(shí)驗(yàn)儀器。當(dāng)熱氣球升空行駛到海面的時(shí)候，突然發(fā)生了意外，熱

24、氣球開始漏氣，為了減輕熱氣球的重量，要扔掉很多東西，于是先扔掉了實(shí)驗(yàn)儀器，接著扔掉了食物和水，這時(shí)候，熱氣球還是太重，需要犧牲一個(gè)人來挽救其他人，在這種情況下，因?yàn)槿右粋€(gè)瘦子和扔一個(gè)胖子對熱氣球的影響不同，只有按照最大可能地減少損失的思路來分析，即扔胖子就可以挽救兩個(gè)瘦子的生命，所以必然要先扔胖子。在兩者不可兼得的情況下，如果可以延長工作時(shí)間，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，進(jìn)行更好的策略性的安排，即在B類工作不變成A類工作之前，先把C類工作完成，再按部就班地處理B類工作，這樣就可以達(dá)到雙贏的效果。但是管理專家通過實(shí)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)這種理想狀態(tài)很難實(shí)現(xiàn)，因?yàn)镃類工作的數(shù)量太多，單個(gè)C類工作雖然花費(fèi)的時(shí)間不多，但是C類工作的數(shù)

25、量層出不窮，所謂“野火燒不盡，春風(fēng)吹又生”，很多經(jīng)理人對于C類事件的處理只能疲于應(yīng)付，致使時(shí)間管理者陷入了C類事件的汪洋大海之中，迷失方向，只見樹木，不見森林?！景咐?】抗戰(zhàn)的泥潭在抗日戰(zhàn)爭中，200萬日軍被中國人民艱苦卓絕的抗戰(zhàn)拖入全民抗日的汪洋大海之中。二戰(zhàn)以后，斯大林講到，“中國人民艱苦卓絕的抗日戰(zhàn)爭，是世界反法西斯戰(zhàn)場不可缺少的組成部分，為反擊德國法西斯贏得了時(shí)間和空間”。斯大林說，如果中華民國政府投降，結(jié)果將不堪設(shè)想。因?yàn)橹袊煌督?，中國人民盡管條件非常簡陋，做出了巨大的犧牲，卻拖住了200萬日軍，讓他們抽不出兵力北上配合德國夾擊蘇聯(lián)，抽不出兵力南下侵占緬甸、印度、印度尼西亞，甚

26、至吞并澳大利亞和新西蘭，這是中國人民的抗日戰(zhàn)爭把日軍拖入了抗擊奴役、抗擊侵略的泥潭。C類事件的描述有著名的帕金森定律，也稱為爆米花定律，就是2斤玉米看上去不是很大，但是經(jīng)過膨化以后有可能會(huì)變?yōu)橐换j筐玉米花。由此可見，被膨脹、被擴(kuò)大后的結(jié)果會(huì)導(dǎo)致C類工作數(shù)量龐大，以致無法完全徹底地被解決。但中國經(jīng)理人面對一大堆繁雜事務(wù)的時(shí)候，習(xí)慣于“急事急辦”，“特事特辦”，于是就會(huì)踐踏原則，就會(huì)沒有時(shí)間性，就是總把最緊急的事情拿來做，從不考慮這件事情的價(jià)值如何，不考慮時(shí)間的重要性程度?！景咐?】籮筐任務(wù)測試美國的專家曾經(jīng)做過一個(gè)針對中國經(jīng)理人時(shí)間管理基本狀況的測試。任務(wù)要求是：一個(gè)籮筐中有10件工作任務(wù)，假設(shè)

27、下午的一段時(shí)間是沒有辦法完成籮筐中的所有任務(wù)，請中國的經(jīng)理人進(jìn)行挑選，并完成自己挑選出來的任務(wù)。中國經(jīng)理人挑出的第一件工作是最緊急的工作，最緊急的工作完成后，又挑出了最簡單的工作，因?yàn)樽銎饋砗芎唵?，所以這些工作很快完成了；中國經(jīng)理人挑的第三件工作是花費(fèi)時(shí)間最短的工作，這些工作也很快做完后，第四件被挑出的是最有趣、最喜歡做的工作，可是這個(gè)工作還沒有做完，測試的時(shí)間就到了?；j筐中剩余了6件工作任務(wù)，而且全是最重要的工作，但是這些工作都有一些類似的特點(diǎn)：不緊急、做起來不簡單、花費(fèi)的時(shí)間很長、不好玩、沒意思。但是，這6件工作如果不做的話，它們?nèi)珪?huì)變成重要且緊急的突發(fā)事件。點(diǎn)評：中國經(jīng)理人在時(shí)間管理方面

28、，普遍存在誤區(qū)和弱點(diǎn)，即在問題的分類概念上模糊。在工作中，屬于B類工作的重要問題一般包括改進(jìn)產(chǎn)能、發(fā)展團(tuán)體、尋找新客戶、提升服務(wù)品質(zhì)、提升員工技能、開發(fā)新市場、提升品質(zhì)概念、建立完善工作流程等。對個(gè)人而言，學(xué)習(xí)研修和職業(yè)成長問題、健康問題、休閑問題等都是很重要但是不緊急的事情，也就需要在當(dāng)前多進(jìn)行改善處理，例如多增加運(yùn)動(dòng)量、控制飲食、調(diào)整飲食結(jié)構(gòu)等。健康問題和學(xué)習(xí)的問題很重要，要把這些問題當(dāng)成緊急的突發(fā)事件來處理，只有下這樣的決心做事，才能避免將這些重要不緊急的事情轉(zhuǎn)化為重要緊急的事情。對于緊急不重要的事情，可以把它們安排在時(shí)間使用的后面，例如對于受歡迎的活動(dòng)、電話會(huì)議、工會(huì)抽獎(jiǎng)、演唱會(huì)等，一

29、定不能使其占用B類工作的時(shí)間。時(shí)間就像一根橡皮筋，要設(shè)定期限，不要把工作任務(wù)變成發(fā)面團(tuán)，像爆米花一樣膨脹，占有你的工作時(shí)間和空間。如圖1-3所示：圖1-3 第三代時(shí)間管理事件分類示意圖4第四代：以重要性為導(dǎo)向，價(jià)值導(dǎo)向，目標(biāo)導(dǎo)向，結(jié)果導(dǎo)向第四代時(shí)間管理的代表是時(shí)間管理的二八定律。意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托認(rèn)為，萬事萬物都可以分為重點(diǎn)的少部分和一般的大部分，這就是通常所說的二八定律，即80%的結(jié)果源于20%的努力，也就是80%的結(jié)果是因?yàn)?0%的關(guān)鍵因素所致。所謂“打蛇打七寸，擒賊先擒王，好鋼用在刀刃上”，用最有效率的時(shí)間去做20%的最有效率的工作，在這些時(shí)間段，注意力要高度集中，一口氣把事情干完，不

30、要中間停止，從而達(dá)到一種高效率。同時(shí)，要調(diào)整生物鐘，控制好工作的節(jié)奏，使得效能最高。時(shí)間管理的六個(gè)概念不管是中國傳統(tǒng)的時(shí)間管理，還是第四代時(shí)間管理，在時(shí)間管理中，以下六個(gè)概念是貫穿于時(shí)間管理中最核心的重要問題。1消費(fèi)與投資消費(fèi)與投資包含多個(gè)概念，時(shí)間如果用于工作、學(xué)習(xí)，就是一種投資，因?yàn)樗怯谢貓?bào)的。如果用于陪家人聊天、外出旅游、無所事事、徹底放松，就屬于消費(fèi)，所以時(shí)間管理要多投資，少消費(fèi)，達(dá)到投資和消費(fèi)的平衡。2機(jī)遇與選擇在時(shí)間管理中，要主動(dòng)地選擇，而不是被動(dòng)地等待，主動(dòng)可以導(dǎo)致機(jī)遇，等待則只能處于無奈狀態(tài)，不能將人生時(shí)間使用的可能性發(fā)揮到極致。3應(yīng)變與制變應(yīng)變就是當(dāng)問題發(fā)生時(shí)，去被動(dòng)地做出

31、反應(yīng)；制變則是去控制住事情，能夠主動(dòng)地預(yù)先做出一些預(yù)防，讓事情最大可能地朝著自己把握的方向發(fā)展。4效率與成效在時(shí)間管理中，要有很高的時(shí)間利用率，而且時(shí)間利用的結(jié)果是可見的、是優(yōu)質(zhì)的、是與奮斗目標(biāo)相一致的，而不是南轅北轍的結(jié)局。5緊要與重要處理好緊要問題與重要問題的關(guān)系，具體做法如下： 對于重要且緊要的問題立即處理； 對于重要但不緊要的問題優(yōu)先處理； 對于緊要但不重要的問題最后處理； 對于不重要也不緊要的問題則予以回避。6反應(yīng)與預(yù)應(yīng)當(dāng)問題發(fā)生后，能及時(shí)做出反應(yīng)，采取必要的措施。對于未發(fā)生的問題，則防患于未然，提前做出預(yù)防，使問題有良好的預(yù)警處理機(jī)制。時(shí)間的殺手：時(shí)間損失分析時(shí)間哪里去了？現(xiàn)在很多

32、時(shí)間管理者驚呼“誰動(dòng)了我的時(shí)間？”對于每天的24小時(shí)，對于每小時(shí)的60分鐘，似乎都特別容易逝去。時(shí)間的殺手究竟在哪里？一般來說，時(shí)間的損失不外乎以下幾個(gè)方面的因素： 設(shè)定目標(biāo)方面的時(shí)間損失； 制定計(jì)劃方面的時(shí)間損失； 做出決定方面的時(shí)間損失； 在工作組織方面的時(shí)間損失； 工作開始時(shí)的時(shí)間損失； 每日安排上的時(shí)間損失； 在信息和溝通方面的時(shí)間損失。耗時(shí)因素分析 （一）外因和內(nèi)因的耗時(shí)對時(shí)間損失因素的分析，也可以按照外因和內(nèi)因來分類，調(diào)查者通過對人們?nèi)粘Ｏ臅r(shí)間因素的歸類，大致將這些原因劃歸為以下幾個(gè)方面：1外在因素耗時(shí)的類型 電話干擾； 不速之客； 溝通不良； 資料不全； 文件復(fù)雜； 工作擱置等。2內(nèi)在因素耗時(shí)的類型 計(jì)劃欠妥； 事必躬親； 條理不清； 欠缺自律； 無力拒絕； 做事拖延等。（二）有形和無形的浪費(fèi)在時(shí)間浪費(fèi)中，有些時(shí)間是被眼睜睜地看著消耗掉的，而有些時(shí)間則是在管理者毫無知覺的情況下被浪費(fèi)掉的，因此，浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象可以按照有形浪費(fèi)和無形浪費(fèi)來區(qū)分。1有形浪費(fèi) 開小差； 資源不足； 電話； 程序繁瑣； 間斷；