小公司采購(gòu)流程及管理制度

1、小公司采購(gòu)流程及管理制度 為了提高公司采購(gòu)效率，明確崗位職責(zé)，有效降底采購(gòu)成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源 得需求，進(jìn)一步規(guī)范物質(zhì)采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門間得配合，特制訂本制 度。 第1項(xiàng)申購(gòu)程序 申購(gòu)得定乂 o申購(gòu)就是指某人或者某部門根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需要確定一種或幾種物料，并 按照規(guī)定格式填寫一份要求獲得這些物料得單子得整個(gè)過(guò)程。 一、申購(gòu)單提報(bào)規(guī)定。 1申購(gòu)單應(yīng)按照要素填寫完整，清晰，由公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后報(bào)釆購(gòu)部門。 2、申購(gòu)單得更改與補(bǔ)充應(yīng)重新填寫并由公司總經(jīng)理簽字。 二、申購(gòu)單接收規(guī)定。 具體負(fù)責(zé)釆購(gòu)得部門就以下?tīng)?zhēng)項(xiàng)對(duì)申購(gòu)單進(jìn)行審核。 1. 應(yīng)檢查申購(gòu)單得填寫就是否按照規(guī)定填寫完整，淸晰，檢查

2、申購(gòu)單就是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審 批。 2. 接收申購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)計(jì)劃不釆購(gòu)，名稱規(guī)格等不完整不清晰不釆購(gòu)，庫(kù)存已超儲(chǔ)積 壓得物資不采購(gòu)得原則。 3. 通知倉(cāng)庫(kù)管理人員核查申購(gòu)物資就是否有庫(kù)存。 4對(duì)于不符合規(guī)定與撤銷得申購(gòu)單物資應(yīng)及時(shí)通知申購(gòu)部門。 三、申購(gòu)單分發(fā)規(guī)定。 1. 對(duì)于采購(gòu)應(yīng)按照人員分工與崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理。審批人與釆購(gòu)人應(yīng)職責(zé)分離。 2. 對(duì)于緊急申購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理。 3. 無(wú)法于申購(gòu)部門需求日期辦妥得應(yīng)通知申購(gòu)部門。 4. 重要項(xiàng)目得釆購(gòu)祈應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)得建議。 四、釆購(gòu)周期得規(guī)定。 1 詢好價(jià)后在本市區(qū)釆購(gòu)得物資及產(chǎn)品得釆購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)3天。 2詢好價(jià)后非本市區(qū)釆購(gòu)得物資及

3、產(chǎn)品得釆購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)7天。 3. 釆購(gòu)部如未能按時(shí)完成釆購(gòu)任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明相關(guān)原因。 4遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)釆取快速優(yōu)先釆購(gòu)得疑略。 五、對(duì)于已簽訂合同得供應(yīng)商，分次釆購(gòu)需就每次采購(gòu)得數(shù)量、金額、發(fā)貨時(shí)間等事項(xiàng)， 與供應(yīng)商進(jìn)行書面或郵件確認(rèn)。耒簽訂合同得供應(yīng)商按本制度第三幸供應(yīng)商得選擇及合同 簽訂執(zhí)行。 六、屬于相同類型或?qū)傩越频卯a(chǎn)品應(yīng)該整理歸類集中釆購(gòu)。對(duì)于緊急申購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理。 1、集中釆購(gòu)：凡就是有相同類型，共同性得材料采用集中計(jì)劃釆購(gòu)。釆購(gòu)前，申購(gòu)部 門按計(jì)劃申請(qǐng)。釆購(gòu)部門集中辦理釆購(gòu)。 2、緊急釆購(gòu)：緊急采購(gòu)得物料總金額在5000元以下（含5000元）得，書面報(bào)請(qǐng)公

4、司項(xiàng)目 分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。釆購(gòu)得物料總金額在5000元以上20000元（含20000元）以下得，需報(bào) 請(qǐng)公司總經(jīng)理書面批準(zhǔn)。 第2章供應(yīng)商得選擇及合同簽訂 對(duì)第一次合作得供應(yīng)商，需進(jìn)行資質(zhì)考核、詢價(jià)、比價(jià)。詢價(jià)、比價(jià)由總經(jīng)理負(fù)責(zé)，并報(bào)備董 事長(zhǎng)。 、釆購(gòu)部門應(yīng)對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行考核，考核得方面包括但不限于以下內(nèi)容： 1. 供應(yīng)商應(yīng)具備一定得資質(zhì)與實(shí)力，具有提高或完成我公司所需物資與項(xiàng)目得能力，產(chǎn)品 質(zhì)量符合我司需求。 2供應(yīng)商財(cái)務(wù)流程健全，能提供正規(guī)得發(fā)票。 3. 查詢供應(yīng)商就是否有征信不良記錄，對(duì)銷傳給我們得商品就是否在其法定營(yíng)業(yè)范圍內(nèi)，近 期 就是否出現(xiàn)瑩大違法事項(xiàng)。 4. 重要項(xiàng)目應(yīng)通過(guò)一定得

5、方法對(duì)于目標(biāo)單位得實(shí)力、資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證與審查，并通過(guò)進(jìn)行實(shí) 地考察，了解供應(yīng)商得冬方面實(shí)力，以確保其能進(jìn)行穩(wěn)定得合作。 二、初步篩選后，有針對(duì)性得就幾家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。 1、應(yīng)認(rèn)真審閱申購(gòu)單得品名，規(guī)格，數(shù)量，了解技術(shù)要求，遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與申購(gòu)部門溝 通。 2、所有釆購(gòu)項(xiàng)目必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則上不通過(guò)其代理或各種中介機(jī) 構(gòu)詢價(jià)。 3、在詢價(jià)吋遇到特殊請(qǐng)況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。 三. 對(duì)詢價(jià)結(jié)果進(jìn)行對(duì)比、議價(jià)。 1. 對(duì)供應(yīng)商得供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)。 2. 對(duì)于合格供應(yīng)商得價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析、比對(duì)，篩選價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)得綜合條件更 加突出得廠商。 3. 參

6、考目標(biāo)或理想價(jià)格與各供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格及條件得進(jìn)一步談判。 4. 比價(jià)，議價(jià)結(jié)果經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核，并報(bào)備至董事長(zhǎng)。 第3項(xiàng)合同得簽定及規(guī)定 合同得簽訂及其規(guī)定。合同就是當(dāng)爭(zhēng)人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立，變更，終止民事關(guān)系得協(xié)議, 依法成立得合同，受法律保護(hù)，廣艾合同指所有法律部門中確定權(quán)利，狡務(wù)關(guān)系得協(xié) 議。 一.合同正文應(yīng)包含得要素 1. 合同名稱，合同編號(hào)，簽訂地點(diǎn)。 2. 釆購(gòu)物品名稱，規(guī)格，數(shù)量，單價(jià)，總價(jià)及合同總額。 3. 包裝要求：重量，尺寸，規(guī)格，包裝材料等等。 4. 合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司得總價(jià)，特殊情況應(yīng)說(shuō)明。 5. 質(zhì)董要求及規(guī)范。 6. 要求交貨日期。 7. 付款方式。 8. 違約

7、責(zé)任與解決糾紛得辦法。 9. 雙方公司信息。 二、合同簽訂及其規(guī)定。 1 如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機(jī)密得注意保密責(zé)任。 2. 質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開(kāi)始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品得質(zhì)保期。 3. 詳細(xì)約定發(fā)票得提供時(shí)間及要求。 4 針對(duì)不同得合同約定不同得付款方式。 5違約責(zé)任一定要詳細(xì)具體，要經(jīng)公司法律顧問(wèn)審核。 6. 合同審查后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字加蓋合同公章方可生效。 7. 合同以傳真或其它形式提供給供應(yīng)商后，要求供應(yīng)商簽字加蓋公司合同專用幸回傳。 第4項(xiàng)付款及合同執(zhí)行 一、付款按以下規(guī)定執(zhí)行 1. 財(cái)務(wù)部向倉(cāng)庫(kù)確認(rèn)貨物收到、質(zhì)檢合格后方可申請(qǐng)付款。 2. 按照合同約定，達(dá)到付款條件得貨款進(jìn)行付款操作。 3. 填寫費(fèi)用報(bào)銷單，該單由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批簽字完畢后提交財(cái)務(wù)部。 二.合同執(zhí)行與跟進(jìn) 1. 已簽訂合同、訂單由申購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)，總經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問(wèn)題申購(gòu)部門應(yīng) 及吋提出建議或補(bǔ)救措施，并及吋通知公司領(lǐng)導(dǎo)。 2. 已簽訂得合同在執(zhí)行期間應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)合同艾務(wù)與責(zé)任得履行情況,跟蹤并 督促其保質(zhì)保量按時(shí)履行。 3、合同在履行期間應(yīng)按照雙方約定嚴(yán)格執(zhí)行，如遇未盡事宜應(yīng)及吋協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合