三大辦公軟件實操講解 Joyce解讀

1、10/19/2018 Office辦公軟件實操培訓(xùn) Joyce Wu 10/19/2018 ? 一、使用“快捷鍵”，工作事半功倍 ? 二、word使用技巧 ? 三、PPT使用技巧 ? 四、Excel使用技巧 10/19/2018 一、快捷鍵 10/19/2018 二、Word使用技巧 （一）文檔基本編輯技術(shù) （二）文檔版面編排 （三）文檔高級編排技術(shù) 10/19/2018 （一）、文檔的基本編輯方法 1. 文本的輸入 ? 中文，英文，標(biāo)點符號 ? 大小寫切換：caps lock ? 特殊符號：shift+數(shù)字鍵 ? 特殊文字：插入/符號或特殊符號 快捷方式介紹： ? 鍵盤方向鍵：上下左右移動

2、? Page Up:插入點上移一頁 ? Page Down:插入點下移一頁 ? Home:從當(dāng)前位置移動到本行首 ? End:從當(dāng)前位置移動到本行末 ? Ctrl+Home：從當(dāng)前位置移動到文檔首 ? Ctrl+End：從當(dāng)前位置移動到文檔末 10/19/2018 2.設(shè)置項目符號和編號 第一步：選中要創(chuàng)建項目符 號和編號的段落 第二步：“格式”菜單丨 “項目符號和編號”命令， 打開對話框 （單擊鼠標(biāo)右鍵， “項目 符號和編號”命令，打開對 話框） 第三步：選定所需的項目符 號（編號） 10/19/2018 （二）、文檔版面編排 ? 一、文檔的頁面設(shè)置 ? 二、圖文混合排版 ? 三、特殊版面設(shè)

3、置 ? 四、設(shè)置頁碼 ? 五、添加頁眉頁腳 ? 六、插入腳注和尾注 ? 七、為文檔添加批注 ? 八、表格的應(yīng)用 10/19/2018 一、文檔的頁面設(shè)置 1. 設(shè)置頁邊距 第一步：“文件”丨“頁面設(shè)置” 命令，打開“頁面設(shè)置”對話框， 單擊“頁邊距”選項卡 第二步：在“頁邊距”區(qū)域的 “上”、“下”、“左”、“右” 文本框中輸入頁邊距數(shù)值。 第三步：在“方向”區(qū)域選擇 “縱向”、“橫向”決定文檔頁 面的方向 第四步：“應(yīng)用于”文本框中設(shè) 置設(shè)置的應(yīng)用范圍 10/19/2018 二、圖文混合排版 1. 在文檔中插入圖片 （1）插入剪切畫 單擊“插入”/“圖片”/“剪切畫”出現(xiàn) （2）插入圖片文件

4、 第一步：將插入點定位在文檔中要插入圖片的位置 第二步：“插入”菜單丨“圖片”丨“來自文件”命 令，打開插入圖片對話框 第三步：“查找范圍”列表中選中要插入的圖片所在 的位置，在文件列表中選擇需要插入的圖片 10/19/2018 二、圖文混合排版 2. 插入藝術(shù)字 第一步：把插入點移到要插入藝術(shù)字的位置 第二步：“插入”菜單丨“圖片”丨“藝術(shù)字”命令， 打開“藝術(shù)字庫”對話框 第三步：從對話框中選擇一種藝術(shù)字樣式 第四步：在“文字”文本框中輸入要編輯的藝術(shù)字文 字 10/19/2018 三、特殊版面設(shè)置 1. 設(shè)置分欄版式 第一步：選中要分欄的文本 第二步：“頁面布局”菜單丨“分欄”命令，打開

5、“分欄” 對話框 第三步：在“預(yù)設(shè)”區(qū)域選擇分欄方式；也可以在“欄數(shù)” 文本框自定義要分的欄數(shù) 第四步：如選中“分隔線”復(fù)選框，可以在各欄間顯示分隔 線 10/19/2018 三、特殊版面設(shè)置 2. 設(shè)置首字下沉 第一步：將鼠標(biāo)定位在要首字下沉的段落中 第二步：“插入”菜單丨“首字下沉”命令，打開對話框，選中一種 樣式 第三步：在“字體”下拉列表中選擇下沉文字的字體 第四步：在“下沉行數(shù)”文本框中選擇或輸入要下沉的行數(shù) 10/19/2018 四、設(shè)置頁碼 第一步：將插入點置于要插入 頁碼的文檔 第二步：“插入”菜單丨“頁 碼”命令，打開對話框 第三步：在“位置”下拉列表 中，選定頁碼的位置 第

6、四步：在“對齊方式”下拉 列表中，選定頁碼的對齊方式 第五步：“首頁顯示頁碼”復(fù) 選框的選擇 10/19/2018 五、添加頁眉頁腳 第一步：將插入點定位在文檔中的任意位置 第二步：“視圖”菜單丨“頁眉和頁腳”命令，進入頁眉和 頁腳編輯模式，同時打開“頁眉和頁腳”工具欄 第三步：在頁眉區(qū)域輸入文本，并可以選中文本修改格式 第四步：單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“在頁眉和頁腳間 切換”按鈕， 切換到頁腳區(qū)，完成頁腳區(qū)的編輯。 第五步：編輯完畢，在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“關(guān)閉” 按鈕 10/19/2018 六、插入腳注和尾注 第一步：將插入點置于要插入尾注的段落最后 第二步：“插入”菜單丨“引用

7、”丨“腳注和尾注”命令， 打開對話框 第三步：在“位置”下區(qū)域，選中“尾注”，并在其后的下 拉菜單中選擇“文檔結(jié)尾”選項 第四步：在“格式”區(qū)域的“編號格式”下拉列表中選中一 種編號格式，在“起始編號”文本框選擇起始編號的數(shù)值， 在“編號方式”下來列表中選擇“連續(xù)” 第五步：單擊“插入”按鈕，輸入內(nèi)容即可 10/19/2018 七、為文檔添加批注 第一步：選定要添加批注的文本 第二步：“插入”菜單丨“批注”命 令 第三步：在批注區(qū)域輸入注釋文字， 編輯完畢后在文檔任意位置單擊鼠標(biāo)。 10/19/2018 八、表格的應(yīng)用 1. 創(chuàng)建表格 第一步：將插入點移到要插入表 格的位置 第二步：“表格”菜

8、單丨“插入” 命令，打開對話框 第三步：在“列數(shù)”和“行數(shù)” 文本框中輸入表格的列數(shù)值或行 數(shù)值 10/19/2018 （三）、文檔高級編排技術(shù) 一、應(yīng)用樣式 二、制作文檔目錄 三、設(shè)置文檔背景 10/19/2018 一、應(yīng)用樣式 第一步：“插入”菜單丨“樣式和 格式”命令，打開任務(wù)窗格 第二步：選中要應(yīng)用樣式的文字或 段落 第三步：在“請選擇要應(yīng)用的格式” 區(qū)域選擇所需樣式 10/19/2018 二、制作文檔目錄 第一步：將插入點定位在要插入目錄的位置 第二步：“引用”菜單丨“目錄”命令，打開對話框 第三步：在“格式”下拉列表中選擇一種目錄格式 第四步：在“顯示級別”文本框中選擇目錄顯示級別

9、 第五步：選中“顯示頁碼”復(fù)選框 第六步：選中“頁碼右對齊”復(fù)選框 第七步：在“制表符前導(dǎo)符”下拉列表框中指定分隔符 第八步：選中“使用超鏈接而不使用頁碼復(fù)選框”，則提取的目 錄以超鏈接的形式顯示 10/19/2018 三、設(shè)置文檔背景 1. 設(shè)置文字/圖片水印 第一步：將插入點定位在文檔中 第二步：“頁面布局”菜單丨“水印”命令，打開對話框 第三步：在“文字”文本框中輸入要顯示的文字；在“字體” 下拉列表中選擇一種字體；在“尺寸”下拉列表中選擇一種 尺寸；在“顏色”下拉列表中選擇一種顏色；在“版式”下 拉列表中選擇一種版式 10/19/2018 三、三、PPT使用技巧使用技巧 一編輯幻燈片

10、二使用模板 三使用圖形庫 四動作設(shè)計 五輔助功能介紹 10/19/2018 編輯幻燈片-背景設(shè)置-全部統(tǒng)一格式 ? 選 擇 菜 單 - 視 圖 - 任 務(wù) 窗 格 ? 選 擇 配 色 方 案 ? 若 已 有 模 板 , 則 選 擇 設(shè) 計 模 板 . 根 據(jù) 模 板 定 色 10/19/2018 選擇確定-幻燈版文字版式 內(nèi)容版 式 文字內(nèi) 容 版 式 文字版 式 其它版 式 10/19/2018 文字編輯 ? 藝術(shù)字體的輸入 選擇字 體 選擇字 號 選擇藝術(shù)字庫 選 擇 按 鈕 10/19/2018 圖片插入及編輯 ? 使用SmartArt插入已有格式圖片 10/19/2018 其他圖表的插

11、入 ? 統(tǒng)計圖表的插入 ? 自選圖形插入 10/19/2018 動畫動作設(shè)計 ? 選 擇 任 務(wù) 窗 體 - 動 畫 片 設(shè) 計 - 動 畫 方 案 10/19/2018 在幻燈片中插入聲音 ? 插入聲音文件 剪輯管理 器 中 的 聲 音 文件中的 聲 音 10/19/2018 與某一動作的聲音配合 ? 同志們開會啦! 10/19/2018 插入影片 ? 在幻燈片中接入影片 別煩我! 10/19/2018 頁眉頁腳的設(shè)置及應(yīng)用 ? 頁面的設(shè)置 10/19/2018 ? 四、Excel使用技巧 10/19/2018 ? 目的：探討EXCEL在日常工作中的經(jīng)常用到的一些功能及技巧，提高Excel實

12、 際操作能力的同時提高工作效率 。 常用函數(shù)的使用方法 1 2 3 3 3 4 4 掌握并熟練運用Excel常用技巧 圖表的應(yīng)用 10/19/2018 1、用sum函數(shù)做減法 Exp：有一連續(xù)的單元格區(qū)域：A1至A20，計算此區(qū)域中除去 A2和A19的和 sum函數(shù)計算方法：=sum(A1,A2:A18,A20), sum函數(shù)減法方法后：=sum(A1:A20,-A2,-A19) 常用函數(shù)的使用方法 10/19/2018 2、SUMIF 函數(shù)：統(tǒng)計某個單元格區(qū)域中符合指定條件的單元格總和 SUMIF 對SUM進行了引伸和拓展，只有符合求和條件的才進行統(tǒng)計，比如計算“金額” 在1元以上的數(shù)據(jù)總和

13、、按照人員或產(chǎn)品分類計算數(shù)據(jù)總和等。 應(yīng)用舉例：在下表中統(tǒng)計出銷售人員張三的銷售總額？ 常用函數(shù)的使用方法 序號訂單號訂單金額銷售人員地區(qū)備注 1001400張三華東 2002500李四華南 3003600王虎華北 4004600李四華南 5005700張三華北 6006800張三華東 各區(qū)銷售表 序號銷售人員訂單數(shù)訂單總額獎金獎金排名 1張三1900 計算公式：匽?尬張三,$C3:$C8) 10/19/2018 3、COUNTIF函數(shù)：即計數(shù)求和函數(shù)。統(tǒng)計某個單元格區(qū)域中符合指定條件的單元格數(shù)目 使用格式： COUNTIF（條件區(qū)域，計數(shù)條件） 說明：=countif(D3:D7,D3) ，

14、即單元格D3在D3至D7單元格區(qū)域內(nèi)出現(xiàn)的次數(shù) 應(yīng)用舉例：在下表中統(tǒng)計出銷售人員張三的訂單數(shù)？ 特別提醒： 允許引用的單元格區(qū)域中有空白單元格出現(xiàn) COUNTIF是COUNT函數(shù)的引伸與拓展，在計數(shù)時加上先前條件，只有符合計數(shù)的條件才進行統(tǒng) 計計算。 常用函數(shù)的使用方法 序號訂單號訂單金額銷售人員地區(qū)備注 1001400張三華東 2002500李四華南 3003600王虎華北 4004600李四華南 5005700張三華北 6006800張三華東 各區(qū)銷售表 序號銷售人員訂單數(shù)訂單總額獎金獎金排名 1張三31900 計算公式：?畯瑮晩?尬張三”) 10/19/2018 4、rank 函數(shù)：即排

15、序函數(shù)。使用格式： =rank(number,ref,order), a、number為需排序的數(shù)字 b、ref為引用的區(qū)域 c、order為排序方式，為 0按降序排列，不為 0按升序 應(yīng)用舉例：在下表中統(tǒng)計出銷售人員張三的銷售金額排名？ 常用函數(shù)的使用方法 序號訂單號訂單金額銷售人員地區(qū)備注 1001400張三華東 2002500李四華南 3003600王虎華北 4004600李四華南 5005700張三華北 6006800張三華東 各區(qū)銷售表 序號銷售人員訂單數(shù)訂單總額獎金銷售排名 1張三219001 計算公式：=RANK(E12,$E12:$E14) 10/19/2018 1、不連續(xù)單元

16、格填充同一數(shù)據(jù)：選中一個單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)單擊其 他單元格，就將這些單元格全部都選中了。 2、快速輸入的技巧：輸入范圍的選定，Ctrl+單元格；如果需要輸入的文本和上 一個單元格的文本相同，直接按下“CtrlD（或R）”鍵就可以完成輸入， 其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。 3、單元格內(nèi)容的合并：方法一：連字符“&”合并， 方法二：利用CONCATENATE 函數(shù)。=CONCATENATE(B2,C2) 4、單元格內(nèi)容的分列：方法一：工具菜單（數(shù)據(jù)-分列），方法二：LEFT、 RIGHT函數(shù)。例如aaa-111 B1=left（A1,3）C1=RIGHT(

17、A1,3) 10/19/2018 6、單元格錯誤信息函數(shù)處理： 錯誤信息 注釋 #DIV/0 在公式中出現(xiàn)了除以0的錯誤。 #N/A 在公式中引用的一些數(shù)據(jù)不可用。 #NAME? 公式中的文字，系統(tǒng)不能識別。 #NULL! 指定的相交并沒有發(fā)生。 #NUM! 參數(shù)輸入值不正確。 #REF! 單元格引用無效。 #VALUE! 提供的參數(shù)沒有使用系統(tǒng)期望的數(shù)值類型。 10/19/2018 7、數(shù)字、文本的快速轉(zhuǎn)換：數(shù)字轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋靖袷剑ㄈ缟矸葑C號）數(shù)字前 加“”，文本格式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字格式：（ 1、選擇性粘貼，2、函數(shù)： VALUE(TEXT) ）。 8、禁止復(fù)制隱藏行或列中的數(shù)據(jù)：選中要復(fù)制的區(qū)域，單

18、擊“編輯定 位”命令，在打開的對話框中點擊“定位條件”按鈕，選中“可見單 元格”選項，然后復(fù)制粘貼。 9、輸入提示。方法是數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)有效性有效性，在輸入信息標(biāo)簽頁中設(shè) 置。 10/19/2018 10、分類匯總 功能可實現(xiàn)把所有記錄根據(jù)要求條件進行匯總 。 在Excel工作表的數(shù)據(jù)列表中插入分類匯總方法： 選中需進行分類匯總的源數(shù)據(jù)區(qū)域， 點擊工具欄“數(shù)據(jù)”“分類匯總” 序號序號地區(qū)地區(qū)產(chǎn)品規(guī)格產(chǎn)品規(guī)格 公司名稱公司名稱 月銷售額（萬元）月銷售額（萬元）備注備注 1華東規(guī)格一A40 2華東規(guī)格二B50 3華東規(guī)格三C60 4華南規(guī)格二D60 5華南規(guī)格二E70 6華南規(guī)格四F80 各區(qū)銷售表各區(qū)銷售表 序號地區(qū)產(chǎn)品規(guī)格公司名稱 月銷售額（萬元）備注 華東 匯總150 華南 匯總210 總計360 各區(qū)銷售匯總表 10/19/2018 11、 數(shù)據(jù)篩選 Excel 提供了兩種篩選區(qū)域的命令： a、自動篩選：包括按選定內(nèi)容篩選，它適用于簡單條件。 b、高級篩選：適用于復(fù)雜條件。 高級篩選對話框中“等于”是對數(shù)字或字符串的，篩選出與所選數(shù)字或字