某上市公司公文管理規(guī)定

1、【MeiWei_81重點(diǎn)借鑒文檔】某公司公文管理規(guī)定第一條目的為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本 規(guī)定。第二條定義是指公司內(nèi)部以及和其它組織之間為處理組織內(nèi)外事務(wù)而形成的各種來(lái)往和記錄的文本。第三條使用公文的種類公司使用公文的種類有：決定、決議、公告、通知、通報(bào)、章程、制度、規(guī) 定、條例、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、工作志、工作簡(jiǎn)報(bào)、大事記、通 啟。第四條公文格式從格式上將公司目前的公文分為 4類，即紅頭文件、內(nèi)部通啟、會(huì)議紀(jì)要、 工作報(bào)告，各公文格式家具體見附件。1、紅頭文件適用范圍：主要用于印發(fā)制度、規(guī)定，重要工作計(jì)劃、機(jī)構(gòu)和人事異動(dòng)等公 司或公司一級(jí)部

2、門的重要文件。公司一級(jí)部門所有的紅頭文件須抄報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)及 抄送公司行政人事部，公司二級(jí)及以下部門不得印發(fā)紅頭文件。2、內(nèi)部通啟適用范圍：主要用于內(nèi)部日常事務(wù)性工作或內(nèi)部工作聯(lián)絡(luò)的公司或部門一般 性文件。3、會(huì)議紀(jì)要適用范圍：主要用于記錄公司或部門經(jīng)營(yíng)與重要工作會(huì)議主要內(nèi)容與決議的 文本。4、工作報(bào)告適用范圍：主要用于下級(jí)機(jī)構(gòu)向上級(jí)機(jī)構(gòu)定期匯報(bào)工作情況和工作計(jì)劃，提出工作建議的文件。公司工作報(bào)告分工作周報(bào)、工作月報(bào)、年度工作報(bào)告3種。第五條處理公文的表格公司處理公文的表格為某公司公文審批表（見附件），適用于處理各種公文。第六條公文密級(jí)公司公文的密級(jí)分為 普通” 機(jī)密” 絕密”三級(jí)，具體密級(jí)和保密

3、期限由 擬辦部門根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定提出。第七條公文處理時(shí)限除有專門規(guī)定外，公文的處理時(shí)限一般為2個(gè)工作日，公文每個(gè)分流環(huán)節(jié)的 時(shí)限為0.5小時(shí)，每個(gè)審核、審批環(huán)節(jié)的時(shí)限為 1個(gè)工作日，緊急公文需即時(shí)處 理。第八條公文處理程序公文的處理程序一般分為公文簽發(fā)、 公文分送、公文閱處、公文反饋與跟蹤、 公文清理存檔銷毀等五個(gè)階段。1、公文簽發(fā)（1）簽發(fā)權(quán)限：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理/總經(jīng)理助理在權(quán)限范圍內(nèi)可以簽發(fā) 以公司名義發(fā)出的紅頭文件、內(nèi)部通啟等公文；各部門相關(guān)負(fù)責(zé)人在規(guī)定權(quán)限內(nèi) 可以簽發(fā)以本部門名義發(fā)出的公文。（2）簽發(fā)方式：以公司名義行文的公文，經(jīng)審簽后，蓋本公司公章發(fā)出， 但在公司內(nèi)部行文也可采用

4、簽發(fā)人簽名的方式發(fā)出。2、公文分送（1）公司主要采用簽收、傳真、電報(bào)、郵遞、電子郵件等公文分送方式。 一般情況下，分送公文應(yīng)采取簽收方式（對(duì)公司機(jī)密及以上級(jí)公文、人事資料等 重要公文還需用信封封口專人專送）。采用其它方式分送公文，分送人應(yīng)做好跟 蹤、記錄工作。（2）收件工作人員應(yīng)對(duì)公文進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、秘字等的核定。如其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即通知發(fā)文機(jī)構(gòu)，并登記出錯(cuò)文件。對(duì)封口被撕的公文應(yīng)拒 絕簽收。（3）各部門公文經(jīng)行政人事部審核發(fā)現(xiàn)在格式或內(nèi)容上存在較大錯(cuò)誤的， 退回原部門重新擬文。（4）相關(guān)人員在工作中，應(yīng)積極、準(zhǔn)確、快捷地處理公文事務(wù)，并嚴(yán)格遵 守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。

5、3、公文閱處公司領(lǐng)導(dǎo)收到公文后，在公文上作出處理意見（簽發(fā)或批復(fù)等）。4、公文反饋與跟蹤行政人事部接到公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，應(yīng)盡快將批示件和原件反饋給擬辦部門（同時(shí)保存批示件的復(fù)印件）。5、公文清理、存檔和銷毀各部門文員或相關(guān)工作人員應(yīng)對(duì)收發(fā)的公文每周進(jìn)行一次整理，對(duì)有存檔 價(jià)值的公文應(yīng)按公司檔案管理制度的規(guī)定向檔案管理部門移交。第九條附則1、本制度自頒布之日起執(zhí)行，由行政人事部負(fù)責(zé)解釋和修改。2、附件：紅頭文件模板、內(nèi)部通啟模板、會(huì)議紀(jì)要模板、工作報(bào) 告模板、公文審批表模板。某有限公 司文件緊急程度密級(jí)保密期限保密范圍碧家20RR01號(hào)關(guān)于下發(fā)紅頭文件格式的通知各部門：紅頭文件格式基本規(guī)定：公司紅

6、頭文件由文件頭、 發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、秘密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)構(gòu)、正文、附則、印 章、發(fā)文時(shí)間、主題詞、抄送抄報(bào)機(jī)構(gòu)、附件等部分組成。1、文件頭：適用于公司或一級(jí)部門重要文件，全稱為“某公司 文件”紅色字體，黑體加粗，小初字號(hào)。2、 發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)構(gòu)代字、年號(hào)、順序：宋體，四號(hào)字；“碧 家”適用公司文件，代表 某公司” “碧家財(cái)、行、人、生等”分別 代表一級(jí)部門文件；20RR01號(hào)代表20RR年1號(hào)文件；公司文件 編號(hào)由行政人事部統(tǒng)一編號(hào)。3、標(biāo)題：黑體加粗，小三。應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括文件的主要 內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明公文種類，除印發(fā)規(guī)章制度和批轉(zhuǎn)文件外，一般不 加書名號(hào)，如“關(guān)于下發(fā)紅頭文件格式的

7、通知”。4、秘密等級(jí)、緊急程度：秘密等級(jí)分“普通、機(jī)密、絕密”，緊 急程度分“緊急、急、普通”，如為“普通文件”則不需加標(biāo)注框。5、主送機(jī)構(gòu)：宋體加粗，四號(hào)字體。6、正文：宋體，四號(hào)字體。7、附件：文件如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。8、印章：公司文件落公司全稱并蓋章，部門文件落部門全稱并 蓋章。9、主題詞：文件主題詞一般包括三到四個(gè)詞語(yǔ)或詞組，最多不超過(guò)七個(gè)。第一個(gè)詞語(yǔ)是按工作性質(zhì)作分類概括，一般用管理、行政、人事、財(cái)務(wù)、企劃、內(nèi)控、質(zhì)量”等。中間的詞語(yǔ)一般是概括該 文件的主要內(nèi)容，大都從標(biāo)題中抽取。結(jié)尾詞語(yǔ)是說(shuō)明該文件所屬公 文種類。10、抄報(bào)抄送：抄報(bào)為發(fā)文的上級(jí)機(jī)構(gòu)、抄送為發(fā)

8、文的平行機(jī)構(gòu)。有限公司20RR年6月15日 主題詞：抄報(bào)：抄送：擬稿：聯(lián)系電話：校對(duì):內(nèi)部通啟公司致：編號(hào)：通啟20RR01號(hào)由：日期：頁(yè)數(shù)：簽發(fā)：主題：內(nèi)部通啟格式說(shuō)明內(nèi)部通啟格式基本規(guī)定：公司內(nèi)部通啟由主送機(jī)構(gòu)、通啟編號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、頁(yè)數(shù)、簽發(fā)人、主題、正文、附則、抄送抄報(bào)機(jī)構(gòu)、附件等部分組成。1、主送機(jī)構(gòu)：在通啟里用“致”表示。2、 通啟編號(hào)：包括機(jī)構(gòu)代字、年號(hào)、順序，如碧家通啟20RR01號(hào)，碧 家”代表碧桂園現(xiàn)代家居公司”，20RR”代表年號(hào)，“ 0號(hào) ”代表1號(hào)通啟。部門 通啟機(jī)構(gòu)代字則在碧家”后加部門代字，如碧家財(cái)通啟20RR01號(hào)中的“碧 家財(cái)”代表“碧桂園現(xiàn)代家居公司

9、財(cái)務(wù)部”，公司內(nèi)部通啟編號(hào)由行政人事部統(tǒng) 一編號(hào)，各部門通啟編號(hào)由本部門統(tǒng)一編號(hào)。3、發(fā)文單位：在通啟里用“由”表示。4、簽發(fā)：根據(jù)公司授權(quán)確定簽發(fā)人，公司內(nèi)部通啟由公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理簽發(fā)，部門內(nèi)部通啟由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。5、主題：與正式公文標(biāo)題格式一致，一般為“關(guān)于+事由+公文種類”，如“關(guān) 于召開年度總結(jié)表彰大會(huì)的通知”，其中“召開年度總結(jié)表彰大會(huì)”表示事由，“通知”指公文種類屬性。6正文：宋體、小四號(hào)字體。7、抄報(bào)：通啟需知會(huì)的上級(jí)機(jī)構(gòu)，如不需知會(huì)則不需抄報(bào)。8、抄送：通啟需知會(huì)的平行機(jī)構(gòu)，如不需知會(huì)則不需抄送。抄報(bào):抄送:會(huì)議紀(jì)要編號(hào)：碧家會(huì)紀(jì)20RR01 號(hào)會(huì)議時(shí)間： 會(huì)議地點(diǎn)： 與會(huì)人員： 會(huì)議主持： 會(huì)議主題： 會(huì)議紀(jì)要整理:與會(huì)人員簽名：某有限公司工作周（月）報(bào)編號(hào)：碧家周（月）報(bào)20RR號(hào)工作時(shí)間周期報(bào)告部門報(bào)告提交人職位本周（月）工作重點(diǎn)回顧工作完成情況摘要需要解決的問(wèn)題下周（月）工作計(jì)劃工作建議說(shuō)明：1、周報(bào)為每周一次，時(shí)間從上周五至本周五，周六下午提交電子文檔給辦公室行政專員；月報(bào)為每月一次，時(shí)間從每月1號(hào)至31號(hào)，每月第2個(gè)工作日提交電子文檔給辦公室行政專員。2、 公室行政專員匯總各部門