公司崗位分析與職位說明書編寫實操 48頁.ppt

人力資源部2010.6,崗位分析與職位說明書編寫,課程目標,通過本次研討會，您將掌握以下內(nèi)容：,崗位分析的定義及在企業(yè)人力資源管理中的作用與意義崗位分析收集的信息及主要方法編寫職位說明書的基本思路及主要模式,美國加利福尼亞大學的學者做了這樣一個實驗：把6只猴子分別關在3間空房子里，每間兩只，房子里分別放著一定數(shù)量的食物，但放的位置高度不一樣。第一間房子的食物就放在地上，第二間房子的食物分別從易到難懸掛在不同高度的適當位置上，第三間房子的食物懸掛在房頂。數(shù)日后，他們發(fā)現(xiàn)第一間房子的猴子一死一傷，傷的缺了耳朵斷了腿，奄奄一息。第三間房子的猴子也死了。只有第二間房子的猴子活的好好的。究其原因，第一間房子的兩只猴子一進房間就看到了地上的食物，于是，為了爭奪唾手可得的食物而大動干戈，結(jié)果傷的傷，死的死。第三間房子的猴子雖做了努力，但因食物太高，難度過大，夠不著，被活活餓死了。只有第二間房子的兩只猴子先是各自憑著自己的本能蹦跳取食，最后，隨著懸掛食物高度的增加，難度增大，兩只猴子只有協(xié)作才能取得食物，于是，一只猴子托起另一只猴子跳起取食。這樣，每天都能取得夠吃的食物，很好的活了下來。做的雖是猴子取食的實驗，但在一定程度上也說明了人才與崗位的關系。,故事分享,故事分享,崗位難度過低，人人能干，體現(xiàn)不出能力與水平，選拔不出人才，反倒成了內(nèi)耗式的位子爭斗甚至殘殺，其結(jié)果無異于第一間房子里的兩只猴子。崗位的難度太大，雖努力而不能及，甚至埋沒、抹殺了人才，有如第三間房子里的兩只猴子的命運。崗位的難度要適當，循序漸進，如同第二間房子的食物。這樣，才能真正體現(xiàn)出能力與水平，發(fā)揮人的能動性和智慧。同時，相互間的依存關系使人才間相互協(xié)作，共渡難關。,為什么有人工作量很大，做也做不完？為什么會有人工作相互重疊，但是一有責任沒人擔？為什么會有工作沒人去做，貽誤戰(zhàn)機？,管理者經(jīng)常遇到的困惑,？思考,？,管理者經(jīng)常遇到的困惑,？思考,為什么招聘的員工，會常常不符合要求？為什么不能完成客觀的績效考核，勤無獎懶無罰？為什么公司付出了巨大的薪資總額，而員工仍是抱怨工資太低、福利太少？,？,管理者經(jīng)常遇到的困惑,？思考,為什么員工抱怨公司沒有提供足夠的培訓學習機會？為什么公司投入了培訓卻沒有達到期望的效果？為什么有的員工不知道自己該做些什么？為什么主管難以確切地評價下屬員工的工作成績是好是壞？,為什么會產(chǎn)生這些問題呢？,？,為什么會產(chǎn)生這些問題呢？,我們并不了解每個人的工作量是多少？我們并不了解到底需要多少員工？我們并不了解如何有效地考核員工的工作？我們并不了解如何有效地發(fā)揮每個人的作用？我們并不了解員工的職業(yè)生涯？我們并不了解員工到底需要什么？,我們到底該怎么辦？！,因為：,我們應該怎樣做？,我們應該做工作分析崗位說明書,崗位說明書的定義,對企業(yè)的任職條件、崗位目的、指揮關系、溝通關系、職責范圍、負責程度、考核評價的內(nèi)容的定義性說明！,拿來主義，消化不良借鑒其他公司的樣本，照搬照抄閉門造車，自我杜撰，根據(jù)個人主觀愿望編寫昨日黃花，西風凋敝,崗位說明書的編寫弊病,崗位說明書的作用,明確本崗位的價值和主要產(chǎn)出清楚自己的主要產(chǎn)出領域及結(jié)果是任職素質(zhì)提升的依據(jù)向上級尋求更有針對性的指導,對于任職者,更加明確本部門的人員需求為合理的分派工作、制訂計劃提供參考績效考核的基礎工作之一為員工提供更好的輔導和支持,對于管理者,崗位說明書的作用,崗位說明書的作用,為公司人力資源規(guī)劃提供依據(jù)匹配崗位與人的基礎招聘、培訓等工作的基礎崗位評價的前提，薪酬制定的基礎績效考核的依據(jù),對于人力資源專業(yè)人員,什么是崗位,崗位是組織的基本單位/標準構件崗位基于組織而非個人崗位為組織的目標和價值而存在崗位是個人與工作之間的紐帶任職者變換，崗位的根本特征即所從事任務及主要活動不變,崗位的分類,企業(yè)里很多崗位，這些崗位按其性質(zhì)的不同可以分成若干個類型：如生產(chǎn)崗位、執(zhí)行崗位、專業(yè)崗位、監(jiān)督崗位、管理崗位以及決策崗位；,生產(chǎn)崗位：主要是指直接從事生產(chǎn)、安裝、維護及為制造作輔助工作的崗位，生產(chǎn)崗位的員工主要從事企業(yè)基本生產(chǎn)任務。,執(zhí)行崗位：主要是指從事行政或服務性的工作崗位，執(zhí)行崗位的員工根據(jù)領導的安排執(zhí)行自己的任務。,專業(yè)崗位：主要是指從事各類專業(yè)技術的工作崗位，例如：項目工程、會計或者工作技術人員等。,監(jiān)督崗位：主要是指受董事會或股東會的委托，監(jiān)督企業(yè)各項工作的人員，執(zhí)行監(jiān)督工作。例如：審計部門、監(jiān)察部門等。,管理崗位：主要是指一些部門、科室的主管或部門經(jīng)理，他們的職責是管理某一團隊。,決策崗位：主要是指公司的高級管理層，例如：總經(jīng)理、副總經(jīng)理或分管某一部門或業(yè)務的總監(jiān)等。,續(xù)表,崗位的特征,崗位屬于組織崗位存在不取決于擔任崗位的人，而是組織的需要。崗位與任職者截然不同：人的特征表現(xiàn)于其工作風格、方法和行為，崗位的特征表現(xiàn)于其在組織內(nèi)的目的和應負責任。崗位是動態(tài)的隨著組織策略和結(jié)構的變化，崗位會發(fā)生變化。但崗位的動態(tài)性并不否認其明確性和固定性。為避免組織重疊和資源浪費，更需清楚界定崗位的責任。,崗位、職務、任務,職務頭銜（崗位稱謂）例如：經(jīng)理/主任/科長崗位職能+頭銜任務：指一項具體的工作,例如：職務：主任、科長崗位：人力資源科長、招聘專員任務：招聘員工,崗位的設置原則,崗位設置的數(shù)量應符合最低數(shù)量的原則,1、崗位數(shù)量不要設置很多，數(shù)量要盡可能少；2、如何才能符合最低數(shù)量的原則,崗位分析流程,崗位信息搜集,崗位說明書撰寫,崗位分析,收集有關崗位內(nèi)容和崗位之間關系的信息,資料研讀法問卷調(diào)查法訪談法觀察法工作日記法,對崗位信息進行分析整理，分解為幾個關鍵部分,以簡潔的方式固化崗位分析結(jié)果，通常為崗位說明書,崗位分析6要素,崗位說明書模版,崗位分析方法,崗位分析流程-收集資料收集資料是崗位分析工作中最重要的一環(huán)。需要收集的資料包括：崗位名稱、工作內(nèi)容及職責、工作環(huán)境及任職資格。收集的資料應該可以回答下列問題；,崗位基本信息：崗位名稱、職銜等是什么？上下級匯報情況該崗位存在的基本目的是什么？基本意義是什么？為了達到這一目的，該崗位的主要職責是什么？（什么、怎么樣、為什么？）什么是該崗位獨有的職責？（使分析者從更宏觀的角度看待該崗位）什么是該崗位最關鍵的職責和核心領域？（幫分析者搞清楚公司對該崗位的核心定位是什么）該崗位需要負責并被考核的具體工作成果是什么？該崗位的工作如何與組織的其他工作協(xié)調(diào)？組織的內(nèi)部與外部需要有哪些協(xié)調(diào)？（怎樣、為什么、何時）怎樣將工作分配給員工，如何審批和檢查工作？有怎樣的決策權？該崗位工作其他特點，如出差、非社交時間、靈活性要求、特殊的工作環(huán)境。要獲得所期望的工作成果，該崗位工作人員需要有什么行為、技能、知識和經(jīng)驗？（幫分析者找出勝任該崗位的人員所必需的能力和素質(zhì)）,崗位分析流程-收集資料,如何從崗位中收集資料,問卷法,通過結(jié)構化問卷來收集并整理信息的方法，具體包括：問卷調(diào)查法、核對法。該類方法要求公司有較好的人力資源管理基礎。,問卷調(diào)查法：即根據(jù)職務分析的目的、內(nèi)容等編寫結(jié)構性問卷調(diào)查法，由崗位任職者填寫后回收整理，提取崗位信息。核對法：是根據(jù)事先擬定的工作清單對實際工作活動的情況進行核對，從而獲得有關工作的信息。,訪談法,通過崗位分析人員與任職人員面對面的談話來收集信息資料，包括單獨面談和團體面談。此法比較適合于行政管理、專業(yè)技術等難以從外面直接觀察到的崗位。此法需要面談人員具備較好的面談技巧。,員工日記/記錄,根據(jù)任職者按時間和工作內(nèi)容和過程，以歸納提煉，提出有關作息。,崗位分析流程-收集資料,在此次工作分析中，我們將綜合運用調(diào)查法和訪談法，具體作法如下：1）對于通用性崗位，我們主要采用訪談法：我們通過與任職者進行個別訪談，挖掘更多的事實依據(jù)，以確認崗位分析所需材料的準確性、完整性、有效性2）對于專業(yè)性較強的崗位：我們一方面通過崗位問卷調(diào)查信息，另一方面通過與任職者本人及其直接上級的訪談，確認崗位的具體信息。,崗位分析流程-收集資料,工作面談步驟,面談準備,面談開頭,獲得應答,澄清,結(jié)束面談,反饋,崗位分析流程-收集資料,崗位分析流程-收集資料,崗位分析流程-收集資料,在訪談時可以使用以下提問方式根據(jù)要求方式的不同可以分為：提問式：提出問題要求回答陳述式：要求被訪談人對某一方面問題進行陳述根據(jù)提問問題的性質(zhì)可分為：開放式：對回答內(nèi)容完全不限制，由被訪談人自由發(fā)揮封閉式：回答通?！笆恰被颉安皇恰被蛘呓o出其他給定的選項根據(jù)提問內(nèi)容和時機可以分為：探究式：對同一問題進行追問，以獲得全面、透徹的了解連接式：對一個問題上下游的或有關聯(lián)的其他問題進行追問澄清式：對有疑問的問題進行復述以確認自己理解了被訪者想要表達的真實意思總結(jié)式：在被訪人基本完成陳述后，總結(jié)其陳述內(nèi)容，予以確認并追問是否有遺漏,問題舉例：在什么樣的情況下，你需要獲得上級的批準？請告訴我你的日常工作主要包括哪些內(nèi)容？你是否有人員管理職責？在完成了每天的早會后，你還有些什么后續(xù)工作要跟進的？你每天都需要上交哪些工作報表？你的意思是你只有300元的財務審批權嗎？你對哪一級的員工有獎懲審批權呢？你剛才介紹了這個崗位的主要工作，包括，還有其他需要補充的嗎？,崗位分析流程-收集資料,在訪談是應避免以下提問方式：問題舉例誘導性提問我覺得你不喜歡督導你的員工，是吧？連珠式問題你每天的工作是哪些，你每周接觸多少個客戶，你每周下多少訂單，有沒有權限審批費用？偏見式陳述倉管員通常沒有什么事情做。多選式問題你是每周、每月還是每兩與客戶見面嗎？,崗位分析方法崗位分析6要素,崗位分析6要素,崗位目的,主要應負責任,崗位工作權限,最低任職資格,工作關系,基本信息,崗位說明書模板,崗位說明書內(nèi)容,1?；拘畔?部門崗位說明書,崗位名稱職能+職務。盡量與業(yè)界一致，便于比較和交流；堅持名實相符，保持內(nèi)部層序清晰；對外如市場銷售等崗位可靈活一些。,崗位編號的說明,為方便分析及總結(jié)歸納，同時也便于檔案管理，在崗位說明書編寫時將所有的崗位進行編號處理。例如：行政為XZ，技術開發(fā)為JS，涂裝分廠為TZ，品質(zhì)管理部為PZ以此類推，將所有部門以漢語拼音的首寫前兩個字母進行編號。崗位也進行編號，例如：技術部總監(jiān)的編號為：JS001,2。崗位目的,組織為什么需要這個崗位？這個崗位為組織整體目標的完成承擔了什么？該崗位對組織的獨一無二的貢獻是什么？崗位價值對部門KPI的支持,分析要點,2.崗位目的分析要點,崗位目的分析要點這個崗位為組織整體目標的完成承擔了什么？該崗位對組織的獨一無二的貢獻是什么？組織為什么需要這個崗位？崗位目的表達形式“為”“在”“做”組織貢獻約束條件主要活動一般只有一句話。在組織中僅有少數(shù)崗位的目的超過一句話，也就是那些有“多種角色”的崗位。,2.崗位目的分析舉例,崗位-人力資源部經(jīng)理,清晰表達本崗位在什么條件下，要做什么，以及崗位為什么要存在。,舉例,3.主要應負責任,3.主要應負責任分析舉例,舉例,人力資源經(jīng)理：,崗位工作權限指的是，為了充分達成崗位目的，崗位所應享有的權限范圍。它包括：（1）決策權、（2）建議權、（3）監(jiān)督權、（4）審批權、（5）檢查權等,4.崗位工作權限,人力資源經(jīng)理工作權限：公司重大決策建議權；對直接下級人員調(diào)配、獎懲的建議權；對所屬下級的工作監(jiān)督權、檢查權，對業(yè)務水平和業(yè)績的考核評價權；權限內(nèi)的財務審批權,5.最低任職資格,5.最低任職資格,5、最低任職資格分析示例,教育水平：專科或以上學歷專業(yè)要求：人力資源管理、工商管理、勞動經(jīng)濟學及相關專業(yè)；知識技能：掌握人力資源管理理論、管理學理論、心理學理論，熟悉勞動法律法規(guī)及勞動政策、行業(yè)知識；工作經(jīng)驗：5年以上從業(yè)經(jīng)驗，3年該崗位工作經(jīng)歷；計算機技能：熟練操作MicroOffice等辦公軟件；語言技能：具有較強的閱讀能力、寫作能力和表達能力應具備的能力素質(zhì)：有較強的領導力、溝通能力、組織協(xié)調(diào)能力、分析決策