信息與信息化管理

第4章 信息與信息化管理第1節(jié) 信息及其特征（1） 信息的定義：信息由數(shù)據(jù)生成，是數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)加工處理后得到的，如報(bào)表、賬冊(cè)和圖紙等。信息被用來(lái)反映客觀事物的規(guī)律，從而為管理工作提供依據(jù)。需要注意的是，信息和數(shù)據(jù)的區(qū)別不是絕對(duì)的。有時(shí)，同樣的東西對(duì)一個(gè)人來(lái)說(shuō)是信息，而對(duì)另一個(gè)人來(lái)說(shuō)則是數(shù)據(jù)。（2） 對(duì)信息的評(píng)估1. 獲取信息前，先要對(duì)所要獲取的信息進(jìn)行評(píng)估，判斷獲取這樣的信息是否值得。2. 有兩類(lèi)信息不值得管理者去獲?。阂活?lèi)信息的收益較高，但其獲取成本更高；另一類(lèi)信息獲取成本較低，但其收益更低。3. 信息評(píng)估的關(guān)鍵在于對(duì)信息的收益和獲取成本進(jìn)行預(yù)先估計(jì)，即進(jìn)行成本收益分析。4. 數(shù)據(jù)收集和信息產(chǎn)生有關(guān)的成本：第一部分是有形成本，有形成本是指可被精確量化的成本。第二部分是無(wú)形成本，無(wú)形成本是指很難或不能被量化的成本，這是很難或不能準(zhǔn)確預(yù)期結(jié)果。5. 利用信息而產(chǎn)生的收益：有形收益包括銷(xiāo)售額的上升、存貨成本的下降及可度量的勞動(dòng)生產(chǎn)率的提高等。無(wú)形收益可能包括信息獲取能力的提高、士氣大振以及更好的顧客服務(wù)等。6. 由于信息對(duì)組織來(lái)說(shuō)是新的，確定可能發(fā)生的成本要比預(yù)測(cè)潛在的收益容易。實(shí)際上，新信息的收益通常是無(wú)法預(yù)期的。（3） 有用信息的特征1. 高質(zhì)量：質(zhì)量是有用信息最重要的特征。A. 首先，信息必須是精確的。能精確反映現(xiàn)狀，利用這種信息進(jìn)行決策或控制。B. 清楚的。信息的含義和內(nèi)容對(duì)管理者來(lái)說(shuō)必須是清楚的。C. 排列有序的，而不是雜亂無(wú)章的。D. 信息傳遞媒介對(duì)質(zhì)量有重要影響。2. 及時(shí)：多數(shù)管理工作需要及時(shí)的信息。許多日常工作是時(shí)間敏感性。A. 管理者一有需要就能獲得信息，是對(duì)及時(shí)的信息的首要要求。B. 及時(shí)的信息的另一個(gè)要求是信息要反映當(dāng)前情況。C. 信息要頻繁地提供給管理者。3. 完全A. 信息的范圍必須足夠廣泛，從而可以使管理者較全面地了解現(xiàn)狀，并采取切實(shí)有效地措施。B. 簡(jiǎn)潔和詳細(xì)。在簡(jiǎn)潔和詳細(xì)之間找到一種平衡點(diǎn)。信息應(yīng)該以盡可能簡(jiǎn)潔的方式呈送給管理者，同時(shí)也應(yīng)該盡可能詳細(xì)，使管理者對(duì)現(xiàn)狀有一定深度和廣度的了解。第2節(jié) 信息管理工作1. 信息的采集：管理者根據(jù)一定的目的，通過(guò)各種不同的方式搜尋并占有各類(lèi)信息的過(guò)程。是信息管理工作的第一步，是做好信息管理工作的基礎(chǔ)與前提。信息采集工作的好壞將直接決定信息管理工作的成敗。A. 衡量信息采集工作質(zhì)量的唯一標(biāo)準(zhǔn)是所采集的信息是否對(duì)組織及其管理者有用B. 明確采集的目的：信息的采集都是為了實(shí)現(xiàn)組織特定時(shí)期的特定目標(biāo)，也就是說(shuō)，信息的采集具有目的性。明確的目的便于管理者了解組織需要什么樣的信息，從而有針對(duì)性地、有選擇性地采集信息。C. 界定采集的范圍：1.對(duì)象范圍，需要什么樣的信息2.時(shí)間的范圍，用多長(zhǎng)時(shí)間采集這些信息3.空間范圍，從哪里采集這些信息D. 選擇信息源：1.文獻(xiàn)信息源（書(shū)報(bào)刊，政府出版物，專利文獻(xiàn)等）2.口頭信息源（電話，交談，咨詢，調(diào)查）3.電子信息源（廣泛，廣播、電視、數(shù)據(jù)庫(kù)）4.實(shí)物信息源（展銷(xiāo)會(huì)、博覽會(huì)、事件發(fā)生發(fā)展的現(xiàn)場(chǎng)）2. 信息的加工：對(duì)采集來(lái)的通常顯得雜亂無(wú)章的大量信息進(jìn)行鑒別和篩選，使信息條理化、規(guī)范化、準(zhǔn)確化的過(guò)程。A. 鑒別：1.是指確認(rèn)信息可靠性的活動(dòng)。 2.鑒別方法：查證法、比較法、佐證法、邏輯法。B.篩選：1.在鑒別的基礎(chǔ)上，對(duì)采集來(lái)的信息進(jìn)行取舍的活動(dòng)。 2.篩選的依據(jù)是信息的適用性、精約性與先進(jìn)性 3.四個(gè)步驟：1.真實(shí)性篩選2.適用性篩選3.精約性篩選4.先進(jìn)性篩選C.排序：進(jìn)行歸類(lèi)整理D.初步激活：對(duì)排序后的信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)、分析和轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)信息的活化以便使用的活動(dòng)。E.編寫(xiě)：是信息加工過(guò)程的產(chǎn)出環(huán)節(jié)，是指對(duì)加工后的信息進(jìn)行編寫(xiě)，便于人們認(rèn)識(shí)的活動(dòng)。3. 信息的存儲(chǔ)：對(duì)加工后的信息進(jìn)行記錄、存放、保管以便使用的過(guò)程。即加工后的信息記錄在相應(yīng)的載體上對(duì)載體進(jìn)行歸類(lèi)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行日常維護(hù)。信息的存儲(chǔ)工作由歸檔、登陸、編目、編碼、排架等環(huán)節(jié)構(gòu)成。在這些環(huán)節(jié)中應(yīng)注意以下問(wèn)題：A. 準(zhǔn)確性問(wèn)題B. 安全性問(wèn)題：保證信息在存儲(chǔ)期間不會(huì)丟失與毀壞。對(duì)于文獻(xiàn)信息，采用先進(jìn)的保存技術(shù)，爭(zhēng)取做到防潮濕，防蟲(chóng)咬、防火災(zāi)；對(duì)于電子信息，注意網(wǎng)絡(luò)安全，另一方便對(duì)重要信息進(jìn)行備份，防止丟失。C. 費(fèi)用問(wèn)題：節(jié)省空間，節(jié)省費(fèi)用D. 方便性問(wèn)題：1.使用方便，便于人們檢索2.更新方便4. 信息的傳播：指信息在不同主體之間的傳遞。它具有與大眾傳播不同的特點(diǎn)。A. 目的更加具體：組織中的信息傳播是管理者為了完成具體的工作任務(wù)而進(jìn)行的有意行為。B. 控制更加嚴(yán)密：直接、嚴(yán)密地控制受傳者的行為，以保證傳播目的的實(shí)現(xiàn)。C. 時(shí)效更加顯著：該信息沒(méi)有傳播到位，就會(huì)造成直接損失。信息畸形或信息失真的原因：1.傳播主體的干擾 2.傳播渠道的干擾 3.傳播的客觀障礙的存在5. 信息的利用：有意識(shí)地運(yùn)用存儲(chǔ)的信息去解決管理中具體問(wèn)題的過(guò)程，是信息采集、加工、存儲(chǔ)和傳播的最終目的。信息的利用程度與效果是衡量一個(gè)組織信息管理水平的重要尺度。A.信息的利用過(guò)程通常包括以下步驟：（1） 管理者在認(rèn)清問(wèn)題性質(zhì)的前提下，判斷什么樣的信息有助于問(wèn)題的解決。（2） 對(duì)組織目前擁有的信息資源進(jìn)行梳理，在此基礎(chǔ)上，判斷所需的信息是否存在。（3） 如果組織中存在多需的信息，則可直接利用。如果不存在，則要考慮是否能夠通過(guò)對(duì)現(xiàn)有信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)、整合來(lái)滿足管理者對(duì)信息的需求。如果不能考慮則要考慮重新采集信息，回到信息管理的源頭。B.為了更好地利用信息，管理者應(yīng)努力做到以下幾個(gè)方面。（1） 善于開(kāi)發(fā)信息（2） 為信息價(jià)值的充分發(fā)揮提供組織上的保證（3） 用發(fā)展的眼光看待信息的價(jià)值C.為了更好地利用信息，管理者應(yīng)盡力避免以下現(xiàn)象的發(fā)生。（1） 信息孤島：由于部門(mén)利益的存在或技術(shù)上的原因，組織中的信息有時(shí)不能被共享，出現(xiàn)信息孤島。（2） 信息過(guò)載：在信息爆炸的年代，一些管理者在日常的工作中可能被大量的信息困擾，感到無(wú)所適從。6. 信息的反饋：是信息管理工作的重要環(huán)節(jié)，其目的是為了提高信息的利用效果，使信息按照管理者的意愿被使用。A. 信息的反饋包括反饋信息的獲取、傳遞和控制措施的制定與實(shí)施三個(gè)環(huán)節(jié)。從三個(gè)環(huán)節(jié)看，信息反饋需要滿足以下各項(xiàng)要求（1） 反饋信息真實(shí)、準(zhǔn)確（2） 信息傳遞迅速、及時(shí)（3） 控制措施適當(dāng)、有效第三節(jié) 信息化管理1. 信息系統(tǒng)的要素：輸入、處理、輸出、反饋和控制。A. 輸入：系統(tǒng)所要處理的原始數(shù)據(jù)B. 處理：把原始數(shù)據(jù)加工或轉(zhuǎn)換成有意義和有用的信息過(guò)程C. 輸出：系統(tǒng)處理后的結(jié)果，即有意義和有用的信息D. 反饋：指當(dāng)管理者對(duì)輸出的結(jié)果不太滿意或希望得到更好的結(jié)果時(shí)，對(duì)輸入進(jìn)行調(diào)整E. 控制：是對(duì)輸入、處理、輸出和反饋等過(guò)程進(jìn)行監(jiān)視，使這些過(guò)程保持正常。2. 企業(yè)信息化管理的發(fā)展A.20世紀(jì)60年代開(kāi)環(huán)的物料需求計(jì)劃（MRP）B.20世紀(jì)70年代閉環(huán)的物料需求計(jì)劃C.20世紀(jì)80年代制造資源計(jì)劃（MRP II）D.20世紀(jì)90年代企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）第5章 決策與決策方法第1節(jié) 決策與決策理論（1）決策的定義：管理者識(shí)別并解決問(wèn)題的過(guò)程，或者管理者利用機(jī)會(huì)的過(guò)程。 A.決策的主體是管理者。單獨(dú)做出決策個(gè)體決策；和其他管理者共同做出決策群體決策。 B.決策的本質(zhì)是一個(gè)過(guò)程（6個(gè)步驟） C.決策的目的是解決問(wèn)題或利用機(jī)會(huì)（2）決策的原則：決策遵循的是滿意原則，而不是最優(yōu)原則。 A.要達(dá)到最優(yōu)原則要具備：1.容易獲得與決策有關(guān)的全部信息2.真實(shí)了解全部信息的價(jià)值所在，并據(jù)此擬定出所有可能的方案3.準(zhǔn)確預(yù)測(cè)每個(gè)方案在未來(lái)的執(zhí)行結(jié)果。（3）決策的依據(jù)A. 管理者在決策時(shí)離不開(kāi)信息。信息的數(shù)量和質(zhì)量直接影響決策的水平，所以收集適量的信息作為決策的依據(jù)。B. 收集信息要進(jìn)行成本利益分析。只有在收集的信息所帶來(lái)的收益超過(guò)為此而付出的成本時(shí)，才應(yīng)該收集該信息。（4）決策理論（一）古典決策理論1.基于“經(jīng)濟(jì)人”假設(shè)提出的2.認(rèn)為應(yīng)該從經(jīng)濟(jì)角度來(lái)看待決策問(wèn)題，即決策的目的在于為組織獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。3.主要內(nèi)容：A.決策者必須全面掌握有關(guān)決策環(huán)境的信息情報(bào) B.決策者要充分了解有關(guān)備選方案的情況 C.決策者應(yīng)建立一個(gè)合理的層級(jí)結(jié)構(gòu)，以確保命令的有效執(zhí)行 D.決策進(jìn)行決策的目的始終在于使本組織獲取最大的經(jīng)濟(jì)利益4. 古典決策理論假設(shè)，決策者是完全理性的，忽視了非經(jīng)濟(jì)因素在決策中的作用（二）行為決策理論1. 赫伯特A西蒙在管理行為一書(shū)指出，理性的和經(jīng)濟(jì)的標(biāo)準(zhǔn)都無(wú)法確切地說(shuō)明管理者的決策過(guò)程，提出“有限理性”標(biāo)準(zhǔn)和“滿意度”原則2. 影響決策的不僅有經(jīng)濟(jì)因素，還有決策者的心理與行為特征，如態(tài)度、情感、經(jīng)驗(yàn)和動(dòng)機(jī)等。3. 行為決策理論的主要內(nèi)容A. 在高度不確定和極其復(fù)雜的現(xiàn)實(shí)決策環(huán)境中，人的知識(shí)、想象力和計(jì)算力是有限的人是有限理性的B. 決策者在識(shí)別和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題中容易受到知覺(jué)上的偏差影響，而在對(duì)未來(lái)的狀況作出判斷，直覺(jué)的運(yùn)用往往多于邏輯分析方法的運(yùn)用。C. 由于受到?jīng)Q策時(shí)間和可利用資源的限制，決策者忌食充分了解和掌握有關(guān)決策環(huán)境的情報(bào)，也只能做到盡可能了解各種備選方案的情況，不能全部了解，決策者選擇的理性是有限的D. 決策對(duì)待風(fēng)險(xiǎn)的態(tài)度對(duì)決策起著更為重要的作用E. 決策者在決策中往往只求滿意的結(jié)果，而不愿意費(fèi)力尋求最佳方案第2節(jié) 決策過(guò)程（1）診斷問(wèn)題（識(shí)別機(jī)會(huì)）（2）明確目標(biāo)：a.目標(biāo)體現(xiàn)的是組織想要獲得的結(jié)果。所想要獲得結(jié)果的數(shù)量和質(zhì)量都要明確下來(lái)，因?yàn)檫@兩個(gè)方面都最終之道決策者選擇合適的行動(dòng)路線。B.根據(jù)時(shí)間長(zhǎng)短可以分為：長(zhǎng)期目標(biāo)戰(zhàn)略決策；中期目標(biāo)戰(zhàn)術(shù)決策；短期目標(biāo)業(yè)務(wù)決策（3） 擬定方案：這一步驟需要?jiǎng)?chuàng)造力和想象力；通過(guò)頭腦風(fēng)暴法、名義小組技術(shù)和德?tīng)柗萍夹g(shù)等可以提出富有創(chuàng)造性的方案（4） 篩選方案：確定所擬定的各種方案的價(jià)值或恰當(dāng)性，并確定最滿意的方案。為此，管理者起碼要具備評(píng)價(jià)每種方案的價(jià)值和相對(duì)優(yōu)勢(shì)。劣勢(shì)的能力。在評(píng)估過(guò)程中，要使用預(yù)定的決策標(biāo)準(zhǔn)并仔細(xì)考慮每種方案的預(yù)期成本、收益、不確定性和風(fēng)險(xiǎn)，最后對(duì)各種方案進(jìn)行排序。（5） 執(zhí)行方案：1.方案的有效執(zhí)行需要足夠數(shù)量和種類(lèi)的資源作為保障 2.方案的執(zhí)行將不可避免地會(huì)對(duì)各方造成不同程度的影響，一些人的既得利益可能會(huì)受到損害。管理者善于做思想工作，幫助他們認(rèn)識(shí)這種損害知識(shí)暫時(shí)的，拿出相應(yīng)的補(bǔ)償方案消除他們的顧慮。 3.方案的實(shí)施需要得到廣大員工的支持，需要調(diào)動(dòng)他們的積極性（6） 評(píng)估效果：指將方案實(shí)際的執(zhí)行效果與管理者當(dāng)初所設(shè)立的目標(biāo)進(jìn)行比較，看是否出現(xiàn)偏差。如果存在偏差，則要找出偏差產(chǎn)生的原因，并采取相應(yīng)的措施。第3節(jié) 決策的影響因素一、環(huán)境因素（1） 環(huán)境的穩(wěn)定性A. 在環(huán)境比較穩(wěn)定的情況下，組織過(guò)去針對(duì)同類(lèi)問(wèn)題所做的決策具有較高的參考價(jià)值，因?yàn)檫^(guò)去決策時(shí)所面臨的環(huán)境與現(xiàn)時(shí)差不多。這種情況下的決策一般由組織的中低層管理者進(jìn)行。B. 在環(huán)境劇烈變化的情況下，為了更快地適應(yīng)環(huán)境，組織可能需要對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的方向、內(nèi)容與形式進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整。這種決策一般由組織的高層管理者進(jìn)行。（2） 市場(chǎng)結(jié)構(gòu)A. 壟斷程度較高的市場(chǎng)形成以生產(chǎn)為導(dǎo)向的經(jīng)營(yíng)思想B. 競(jìng)爭(zhēng)程度較高的市場(chǎng)以市場(chǎng)為導(dǎo)向的經(jīng)營(yíng)思想（3） 買(mǎi)賣(mài)雙方在市場(chǎng)的地位A. 在賣(mài)方市場(chǎng)條件下，市場(chǎng)居于主動(dòng)、主導(dǎo)地位，決策的出發(fā)點(diǎn)是組織自身的生產(chǎn)條件與生產(chǎn)能力B. 在買(mǎi)方市場(chǎng)條件下，在市場(chǎng)居于被動(dòng)、被支配的地位，決策的出發(fā)點(diǎn)是市場(chǎng)的需求情況二、組織自身的因素（1）組織文化A.在保守型組織文化中生存的人們受這種文化的影響傾向于維持現(xiàn)狀，他們害怕變化，更害怕失敗。B.在進(jìn)取型組織文化中生存的人們受歡迎變化，勇于創(chuàng)新，寬容地對(duì)待失敗。在這樣的組織中，容易進(jìn)入決策者視野的是給組織帶來(lái)變革的行動(dòng)方案。（2） 組織的信息化程度：信息化程度對(duì)決策的影響主要體現(xiàn)在其對(duì)決策效率的影響上。（3） 組織對(duì)環(huán)境的應(yīng)變模式：隨著時(shí)間的推移，組織對(duì)環(huán)境的應(yīng)變方式趨于穩(wěn)定，形成組織對(duì)環(huán)境特有的應(yīng)變模式3、 決策問(wèn)題的性質(zhì)（1） 問(wèn)題的緊迫性A. 時(shí)間敏感型決策決策速度的要求高于對(duì)決策質(zhì)量的要求B. 知識(shí)敏感型決策在時(shí)間寬裕的情況下對(duì)決策質(zhì)量的要求必然提高，而高質(zhì)量的決策依賴于決策者掌握足夠的知識(shí)。（2） 問(wèn)題的重要性A. 重要的問(wèn)題可能引起高層領(lǐng)導(dǎo)的重視B. 越重要的問(wèn)題越有可能由群體決策C. 越重要的問(wèn)題越需要決策者慎重決策4、 決策主體的因素（1） 個(gè)人對(duì)待風(fēng)險(xiǎn)：1.風(fēng)險(xiǎn)厭惡型2.風(fēng)險(xiǎn)中立型3.風(fēng)險(xiǎn)愛(ài)好型（2） 個(gè)人能力：1.決策者對(duì)問(wèn)題認(rèn)識(shí)能力越強(qiáng)，越能提出切中要害的決策2.獲取信息的能力越強(qiáng)，越能加快決策的速度并提高決策的質(zhì)量3.決策者溝通能力越強(qiáng)，他提出的方案越容易通過(guò)4.組織能力越強(qiáng)，方案越容易實(shí)施，越容易獲取預(yù)期效果（3） 個(gè)人價(jià)值觀A. 組織中的任何決策既有事實(shí)成分，也有價(jià)值成分。個(gè)人價(jià)值觀通過(guò)影響決策中的價(jià)值成分來(lái)影響決策。（4） 決策群體的關(guān)系融洽程度A. 關(guān)系融洽，較好的方案容易通過(guò)；關(guān)系緊張，最后通過(guò)是一個(gè)折中的方案B. 影響決策成本第4節(jié) 、決策方法1、 定性的決策方法（1） 使用定性決策方法的理由：1.信息不完全的決策問(wèn)題2.決策問(wèn)題與人們的主觀意愿關(guān)系密切3.決策問(wèn)題十分復(fù)雜（2） 集體決策方法1. 頭腦風(fēng)暴法A. 特點(diǎn)：針對(duì)解決的問(wèn)題，相關(guān)專家或人員聚在一起，在寬松的氛圍中，敞開(kāi)思路，暢所欲言，尋求多種決策思路。B. 四項(xiàng)原則：1.各自發(fā)表自己的意見(jiàn)，對(duì)別人的意見(jiàn)不作評(píng)論 2.建議不必深思熟慮，越多越好 3.鼓勵(lì)獨(dú)立思考、奇思妙想 4.可以補(bǔ)充完善已有的建議C.頭腦風(fēng)暴法的特點(diǎn)提倡創(chuàng)新思維，時(shí)間一般在12小時(shí)，參加者以56人為宜2. 名義小組技術(shù)A. 在集體決策中，如果大家對(duì)問(wèn)題性質(zhì)的了解程度有很大差異，或彼此的意見(jiàn)有較大分歧，可以采取“名義小組技術(shù)”B. 過(guò)程：1.管理者先選擇一些對(duì)要解決的問(wèn)題有研究或有經(jīng)驗(yàn)的人作為小組成員，并向他們提供與決策相關(guān)的信息 2.小組成員各自先不通氣，獨(dú)立思考，提出決策建議，并盡可能詳細(xì)地將自己提出的備選方案寫(xiě)成文字資料。 3.召集會(huì)議，讓小組成員一一陳述自己的方案 4.小組成員對(duì)全部備選方案投票，產(chǎn)生大家最贊同的方案，并形成對(duì)其他方案的意見(jiàn)，提交管理者作為決策參考3. 德?tīng)柗萍夹g(shù)A. 德?tīng)柗萍夹g(shù)是蘭德公司提出