寧波市民政局機(jī)關(guān)檔案管理辦法.doc

甬民發(fā)201088號(hào)關(guān)于印發(fā)寧波市民政局機(jī)關(guān)檔案管理辦法的通知局機(jī)關(guān)各處室，各直屬單位：現(xiàn)將寧波市民政局機(jī)關(guān)檔案管理辦法印發(fā)給你們，請(qǐng)結(jié)合實(shí)際，認(rèn)真貫徹執(zhí)行。二一年八月十二日1寧波市民政局機(jī)關(guān)檔案管理辦法為做好局機(jī)關(guān)文書(shū)檔案資料的立卷歸檔和利用服務(wù)工作，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化，依據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)檔案實(shí)施辦法和寧波市民政局文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定(以下簡(jiǎn)稱規(guī)定)，結(jié)合我局工作實(shí)際，制訂本辦法。第一條 凡屬規(guī)定中明確的機(jī)關(guān)歸檔范圍的各種文件材料及相關(guān)的圖表、聲像、實(shí)物、電子文件等各種門(mén)類(lèi)和載體的歷史記錄(以下統(tǒng)稱綜合資料)，按照文書(shū)立卷的要求，組成案卷，集中統(tǒng)一管理。第二條 辦公室負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)綜合檔案室歸檔管理工作，設(shè)專(zhuān)（兼）職檔案管理員。各處室相應(yīng)安排一名兼職檔案員負(fù)責(zé)本處室綜合資料的收集、整理、立卷、保管、移交工作。第三條 綜合資料歸檔工作納入各處室職責(zé)范圍，做到每項(xiàng)綜合資料都能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地歸檔保存。各處室所形成的綜合資料因工作需要留存的，自備重份或復(fù)印件，原件須移交局綜合檔案室歸檔。第四條 承辦重大會(huì)議、重大活動(dòng)的處室應(yīng)及時(shí)向辦公室提供信息，便于機(jī)關(guān)綜合檔案室管理人員對(duì)重大會(huì)議、重大活動(dòng)跟蹤了解，做好檔案歸檔指導(dǎo)工作。重大會(huì)議、重大活動(dòng)結(jié)束后，承辦處室應(yīng)及時(shí)做好綜合資料的收集、整理、立卷、保管工作，并按規(guī)定期限移交機(jī)關(guān)綜2合檔案室歸檔。由多個(gè)處室參與的重大會(huì)議、重大活動(dòng)，綜合資料由主辦處室負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、保管、歸檔。重大會(huì)議、重大活動(dòng)主要是指：（一）黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、省部級(jí)及市廳級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)我市（局）視察、考察、調(diào)研和指導(dǎo)民政工作開(kāi)展的各類(lèi)座談會(huì)；（二）局領(lǐng)導(dǎo)參加的有較大影響和意義的各類(lèi)活動(dòng)；（三）國(guó)（境）內(nèi)外各界知名人士、友好團(tuán)體到我市（局）民政系統(tǒng)的訪問(wèn)、考察、參觀；（四）以市民政局名義組織召開(kāi)的重要會(huì)議、重大活動(dòng)；（五）其它具有重大影響和意義的活動(dòng)。第五條 文書(shū)立卷歸檔時(shí)間各類(lèi)文書(shū)檔案，以及隨文件材料產(chǎn)生的電子檔案，按照紙制文件及其電子版本同步整理的規(guī)范要求，及時(shí)整理、立卷，每季度一次集中移交機(jī)關(guān)綜合檔案室。各處室按要求形成的大事記，每季度一次集中報(bào)送機(jī)關(guān)綜合檔案室。組織機(jī)構(gòu)沿革過(guò)程中產(chǎn)生的檔案，由政治處整理后，每年一次移交機(jī)關(guān)綜合檔案室集中保管。聲像檔案由承辦處室按要求整理，自形成之日起1個(gè)月內(nèi)移交機(jī)關(guān)綜合檔案室。第六條 文書(shū)立卷歸檔要求（一）文書(shū)立卷歸檔遵循綜合資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保3持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）歸檔綜合資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。歸檔的文字材料應(yīng)符合規(guī)定格式，做到工整、清晰，對(duì)破損的文件材料應(yīng)托裱，書(shū)寫(xiě)材料不符合要求或字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并裝訂。工程類(lèi)項(xiàng)目檔案還須有施工繪制圖。（三）歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件等多種文字形成的資料一并入檔。（四）文書(shū)立卷檔案工作由各處室負(fù)責(zé)，報(bào)送的立卷檔案，按寧波市民政局歸檔文件目錄填寫(xiě)（見(jiàn)附件1），并按局文書(shū)檔案保管期限注明保管年限（永久、30年、10年）。同時(shí)，報(bào)送電子歸檔文件目錄（統(tǒng)一按word格式填寫(xiě)），便于查閱。（五）各處室記錄的大事記，按寧波市民政局大事記要求規(guī)范登記（見(jiàn)附件2）。（六）實(shí)物檔案、聲像檔案歸檔時(shí)須填寫(xiě)“寧波市民政局重要會(huì)議、重大活動(dòng)歸檔材料登記表”（見(jiàn)附件3、4）。（七）聲像檔案立卷工作由機(jī)關(guān)綜合檔案室負(fù)責(zé)。第七條 各處室要加強(qiáng)檔案管理，做好保密工作，確保檔案安全。各處室和個(gè)人查閱檔案時(shí)，須經(jīng)分管辦公室領(lǐng)導(dǎo)同意。對(duì)重要、珍貴的檔案資料，一般不提供檔案原件。各處室和個(gè)人向機(jī)關(guān)綜合檔案室查閱檔案的，須提交“檔案查閱登記表”（見(jiàn)附件5）。第八條 辦公室要積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工4作提供優(yōu)質(zhì)便利的檔案查閱等服務(wù)，并做好向市檔案館檔案移交工作。第九條 對(duì)保管期限已滿的檔案，由局保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行鑒定，對(duì)失去保存價(jià)值的登記造冊(cè)，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)實(shí)施銷(xiāo)毀。第十條 局各直屬單位文書(shū)立卷檔案歸檔工作依據(jù)本辦法參照?qǐng)?zhí)行。第十一條 本辦法自印發(fā)之日起施行，由辦公室負(fù)責(zé)解釋。附件：1.寧波市民政局機(jī)關(guān)文書(shū)歸檔文件目錄2.寧波市民政局大事記3.寧波市民政局重要會(huì)議、重大活動(dòng)歸檔材料登記表4.聲像檔案整理立卷說(shuō)明5.檔案查閱利用登記表5附件1寧波市民政局機(jī)關(guān)文書(shū)歸檔文件目錄件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題 名日期頁(yè)數(shù)備注移交處室: 移交日期:立 卷 人: 審 核 人:移 交 人: 接 收 人:6附件2寧波市民政局大事記年月日 。日 。日 。月日 。 記錄人： 審核人： 年月日7附件3寧波市民政局重要會(huì)議、重大活動(dòng)歸檔材料登記表名 稱登記日期主要情況(背景、時(shí)間、地點(diǎn)、主題、參加人員、成效等內(nèi)容)聲像資料情 況文件材料情 況承辦處室移交日期立 卷 人審 核 人移 交 人接 收 人8附件4聲像檔案整理立卷說(shuō)明聲像檔案整理是根據(jù)寧波市民政局文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定、寧波市民政局檔案分類(lèi)方案等規(guī)定，以有利于保持有機(jī)聯(lián)系，有利于保管，便于利用為原則，進(jìn)行整理、組卷、歸檔。具體說(shuō)明如下：一、歸檔要求(一) 歸檔的聲像材料，必須是原版、原件（照片檔案包括照片和底片）。(二) 歸檔的聲像材料，必須圖像清晰、聲音清楚，并加以必要的文字說(shuō)明。(三)聲像材料形成后，應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行整理和統(tǒng)一編目，定期向機(jī)關(guān)綜合檔案室歸檔，并填寫(xiě)歸檔清單(一式二份)，交接雙方各留一份備查。二、檔號(hào)編制說(shuō)明檔號(hào)編制由目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)組成，其中目錄號(hào)由類(lèi)別名稱組成，標(biāo)識(shí)為“照片”、“底片”、“光盤(pán)”。三、分類(lèi)整理聲像檔案采用類(lèi)別年度問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)，分類(lèi)方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動(dòng)?？煞譃闀?huì)議類(lèi)、黨政活動(dòng)類(lèi)、人物類(lèi)、外事活動(dòng)類(lèi)、工作紀(jì)實(shí)類(lèi)、其他類(lèi)等。四、編號(hào)案卷編號(hào)：一個(gè)類(lèi)別編一個(gè)案卷流水號(hào)。即從“聲像（照9片、底片、光盤(pán)）年度問(wèn)題”開(kāi)始編一個(gè)案卷流水號(hào)，依次續(xù)編，保管期限均為永久。分類(lèi)組卷后，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，即以聲像資料的自然數(shù)量或有總說(shuō)明的若干數(shù)量為單元填寫(xiě)卷內(nèi)目錄（見(jiàn)附表1），案卷的最后一項(xiàng)貼上文書(shū)檔案?jìng)淇急恚顚?xiě)有關(guān)內(nèi)容。將已經(jīng)按類(lèi)別、內(nèi)容、時(shí)間系統(tǒng)排列與編好順序號(hào)的案卷，編寫(xiě)出案卷目錄（見(jiàn)附表2）。檔案盒上填寫(xiě)目錄號(hào)、案卷名稱、案卷流水號(hào)等歸檔字樣。附表1聲像材料卷內(nèi)目錄類(lèi)別： 年度： 問(wèn)題： 順序號(hào)內(nèi)容記錄者時(shí)間地點(diǎn)所在頁(yè)號(hào)編 號(hào)卷 內(nèi)照片號(hào)底片號(hào)附表2聲像檔案案卷目錄類(lèi)別： 年度： 問(wèn)題： 案卷號(hào)案卷題名盤(pán)（冊(cè)）數(shù)卷內(nèi)張數(shù)起