企業(yè)基礎(chǔ)管理制度.doc

管理制度 天津雍景花園房地產(chǎn)開發(fā)有限公司企業(yè)基礎(chǔ)管理制度目 錄企業(yè)基礎(chǔ)管理制度3綜合管理部工作職責6市場營銷部工作職責7工程部工作職責9成本合約部工作職責11財務部工作職責12計劃管理辦法14保密管理制度19檔案管理辦法22檔案盒封面、檔案盒盒脊樣式31文件存檔目錄樣式32檔案（圖文電子）存檔登記表33檔案(查 借)閱登記表34圖書管理登記表35印章證照管理規(guī)定36印章檔案明細表38天津雍景花園房地產(chǎn)開發(fā)有限公司用印審批表39呈批件管理規(guī)定40呈批件42工作催辦單43工作協(xié)作單44會議管理規(guī)定45會議議題提交表50會議簽到表51會議室預約單52公文處理辦法53附件一：紅頭文件格式57附件二：印發(fā)文件審批表58附件三：非紅頭文件樣式59附件四：收文處理單60附件五：會議紀要樣式61附件六：文件簽收表62附件七: 公文處理流程63企業(yè)基礎(chǔ)管理制度第一章 總則第一條 為使企業(yè)的經(jīng)營管理有章可循，有法可依，優(yōu)化企業(yè)的運行機制，兼顧公平和效率，保證公司經(jīng)營目標的實現(xiàn)，根據(jù)政府有關(guān)法律、法規(guī)和本企業(yè)的實際情況，特制訂本制度。第二條 天津雍景花園房地產(chǎn)開發(fā)有限公司（以下稱本公司或公司）是依法經(jīng)天津市工商管理局批準成立的以房地產(chǎn)開發(fā)為主業(yè)的有限責任公司。北京國際信托有限公司（下稱北京信托）是公司投資人，北京中房創(chuàng)業(yè)房地產(chǎn)發(fā)開發(fā)有限公司（下稱中房創(chuàng)業(yè)）根據(jù)天津雍景花園房地產(chǎn)開發(fā)有限公司與北京中房創(chuàng)業(yè)房地產(chǎn)開發(fā)有限公司與北京國際信托有限公司項目管理協(xié)議約定對雍景花園項目實施管理，北京信托派駐公司執(zhí)行董事是企業(yè)法定代表人。第二章 組織管理第三條 本公司經(jīng)營管實行股東授權(quán)下的總經(jīng)理負責制，總經(jīng)理全面負責公司的經(jīng)營管理事務；根據(jù)工作需要設(shè)立若干副總經(jīng)理（總監(jiān)）協(xié)助總經(jīng)理工作，每名副總經(jīng)理（總監(jiān)）主管一個或幾個部門工作；總經(jīng)理、副總經(jīng)理由中房創(chuàng)業(yè)委派；其中財務負責人由北京信托委派，主管財務部工作。第四條 決策程序公司的重大經(jīng)營管理事項，由總經(jīng)理或委托人組織召開總經(jīng)理辦公會，會議對相關(guān)事項進行討論，所議定事項報執(zhí)行董事批準后執(zhí)行。第五條 總經(jīng)理對風險管理進行全盤把控，副總經(jīng)理（總監(jiān)）負責本職責范圍內(nèi)的風險防范和解決。第六條 根據(jù)業(yè)務職能需要，公司設(shè)立綜合管理部、工程部、成本合約部部、市場營銷部、財務部。第七條 公司各部門工作職責見附件1：各部門工作職責；公司組織結(jié)構(gòu)見天津雍景花園房地產(chǎn)開發(fā)有限公司工作系統(tǒng)圖。第三章 主要崗位職責第八條 公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門經(jīng)理職責一、總經(jīng)理職責1、依據(jù)公司章程，按管理授權(quán)全面主持公司的日常經(jīng)營、管理工作，組織實施中房創(chuàng)業(yè)及北京信托的經(jīng)營目標計劃；2、主持編制項目總體計劃、年度經(jīng)營計劃，經(jīng)中房創(chuàng)業(yè)及北京信托批準后負責計劃的實施，確保項目整體開發(fā)計劃和年度經(jīng)營目標的完成；3、根據(jù)企業(yè)發(fā)展的階段特征，設(shè)計建立公司的經(jīng)營管理工作流程；4、負責貫徹執(zhí)行公司的經(jīng)營理念、管理思想和相關(guān)管理制度；5、協(xié)調(diào)公司內(nèi)外關(guān)系，做好公司高層對外公關(guān)工作；6、負責團隊建設(shè)，組織公司中高層管理人員進行培訓，提高各級管理人員的職業(yè)素質(zhì)，增強團隊的市場競爭力；7、負責組織處理公司層面的重大突發(fā)事件，在遭遇緊急情況時，對公司事務行使符合法律規(guī)定和公司利益的特別處置權(quán)，并及時向中房創(chuàng)業(yè)及北京信托報告；8、主持公司的文化建設(shè)，創(chuàng)造積極向上、不斷超越、誠信敬業(yè)的文化氛圍，不斷增強企業(yè)的凝聚力和競爭力；9、公司章程授予的其他職權(quán)。 二、副總經(jīng)理（總監(jiān)）職責1、協(xié)助公司總經(jīng)理分管一個或幾個業(yè)務、職能部門，對總經(jīng)理負責，協(xié)助公司總經(jīng)理按公司經(jīng)營計劃抓好分管工作。 2、熟悉和掌握企業(yè)情況，對公司委托分管的業(yè)務提出經(jīng)營思路和管理辦法，并負責具體實施。3、對公司各項管理工作提出建議和意見。4、執(zhí)行公司的管理制度，負責規(guī)范化工作的組織實施、監(jiān)督檢查、考核等工作。5、協(xié)助總經(jīng)理抓好公司的企業(yè)文化建設(shè)。6、抓好分管部門的業(yè)務培訓，提高員工的業(yè)務素質(zhì)，增強業(yè)務能力和市場競爭力。7、協(xié)調(diào)分管部門和其他部門的關(guān)系。8、完成總經(jīng)理交辦的其他任務。三、運營監(jiān)管（北京信托）職責1、代表所代表的股東方監(jiān)督項目總體工作計劃的實施。2、監(jiān)督公司內(nèi)部制度、流程是否規(guī)范執(zhí)行。3、監(jiān)督公司大額資金使用是否符合投資目標及是否有效、安全。4、監(jiān)督公司的其他運營管理是否影響股東方的投資目標。四、部門經(jīng)理職責1、接受公司總經(jīng)理委派負責本部門工作的組織實施，對總經(jīng)理負責，在部門主管副總經(jīng)理的指揮、帶領(lǐng)下，按公司經(jīng)營計劃抓好部門分管工作。2、熟悉和掌握部門人員和業(yè)務情況，執(zhí)行公司經(jīng)營和工作計劃，根據(jù)部門工作性質(zhì)和專業(yè)特點，提出管理思路和操作辦法，負責組織部門員工具體實施。3、執(zhí)行公司的管理制度，負責部門日常工作的組織實施、監(jiān)督檢查、考核等工作。4、做好部門的職業(yè)培訓，提高員工的職業(yè)道德、業(yè)務素質(zhì)和業(yè)務能力。5、對公司管理和企業(yè)文化建設(shè)提出建議和意見。6、主動溝通、協(xié)調(diào)本部門和其他部門的關(guān)系。7、完成總經(jīng)理、副總經(jīng)理交辦的其他任務。第四章 制度訂立及修改規(guī)定第九條 公司制度分為基本管理制度和與業(yè)務相關(guān)的管理辦法、規(guī)定、流程等。第十條 公司的基本管理制度由綜合管理部負責起草，公司主管領(lǐng)導審核，經(jīng)總經(jīng)理會議討論通過后，報中房創(chuàng)業(yè)及北京信托批準后執(zhí)行。第十一條 與業(yè)務相關(guān)的管理辦法、規(guī)定、流程等由相關(guān)業(yè)務部門負責起草，公司主管領(lǐng)導理復核，經(jīng)總經(jīng)理會議討論通過后，由總經(jīng)理簽署發(fā)布；需報中房創(chuàng)業(yè)及北京信托批準的，報批后執(zhí)行。第十二條 公司應每年組織關(guān)于公司規(guī)章制度的討論，對各項制度的適用性和科學性進行評估，并根據(jù)需要做適當?shù)男薷?，使各項?guī)章制度能夠更好的為公司的經(jīng)營管理服務；公司規(guī)章制度的修改權(quán)限及其審批程序與起草同。第五章 附則第十三條 本制度由綜合管理部負責解釋，自下發(fā)之日起執(zhí)行。附件：各部門工作職責附件 各部門工作職責綜合管理部工作職責1企業(yè)制度管理 在公司管理文件基礎(chǔ)上起草公司的各項管理制度、工作流程； 協(xié)助做好對制度、工作流程的審核和管理； 做好制度、流程的修訂、完善、優(yōu)化； 做好制度流程的宣傳、學習、推行； 協(xié)助做好制度流程的監(jiān)督執(zhí)行工作，對各違反制度、流程的行為及時糾正并提出處理意見。2人力資源管理 負責編制、執(zhí)行、維護人事管理制度； 組織新員工的招聘工作； 組織內(nèi)部員工的游轉(zhuǎn)調(diào)配； 勞動合同管理； 組織實施員工培訓工作； 組織公司部門及員工績效考核工作； 按人力資源管理規(guī)定實施薪酬管理。3計劃管理 組織公司各部門編制公司整體、年度、月度工作計劃，并組織將計劃分解到各部門； 負責制定本部門相關(guān)的整體、年度和月度計劃； 負責對公司各部門的計劃執(zhí)行情況進行及時跟蹤、指導、分析和總結(jié)； 負責組織半年度以及特殊情況下的計劃調(diào)整。4檔案管理 負責起草檔案管理辦法； 統(tǒng)籌、組織、檢查各部門文件管理、歸檔； 負責公司檔案的保存、整理、歸類、鑒定、銷毀等檔案管理工作（磁介質(zhì)、紙介質(zhì)）； 負責檔案借閱、調(diào)用登記、管理。6保密管理 進行公司保密教育和日常保密監(jiān)督檢查。 建立健全逐級保密工作責任制度。7文秘及信息宣傳管理 負責處理和起草各類公文、信息簡報和報告，并執(zhí)行文件督辦工作； 負責與政府部門、上級單位和社會單位之間的公文傳遞； 督辦公司領(lǐng)導交辦的事項； 協(xié)助公司各項重大活動安排和落實。 協(xié)助、配合組織公司的對外宣傳工作； 組織部門、員工文宣稿件的收發(fā)、整理； 協(xié)助審查公司對外宣傳文稿； 負責企業(yè)經(jīng)營信息管理體系的建立，改進信息收集、溝通方式； 制訂并組織實施公司信息化建設(shè)（自動化辦公）、信息系統(tǒng)改進等方案。8合同及法律事務管理 協(xié)助公司領(lǐng)導正確執(zhí)行國家和地方的法律、法規(guī)和政策，對公司重大經(jīng)營決策提供法律意見； 負責收集、整理法律法規(guī)和政策信息，并提出應對策略；配合處理公司所有法律糾紛； 配合外聘律師的選擇、聘用、管理和服務評價。9. 報批報建與設(shè)計配合 負責土地出讓、用地許可證、開發(fā)資質(zhì)等非工程類前期報批報建； 配合辦理項目實施所必須的其他各項報批報建工作； 負責必要的對外協(xié)調(diào)、溝通工作，維持社會關(guān)系，及時反饋政府征詢意見。10行政管理 組織公司會務及對外接待工作； 負責組織總經(jīng)理辦公會議，并起草有關(guān)會議紀要和決議； 負責管理和發(fā)放相關(guān)會議的會議紀要和決議； 管理公司各類固定資產(chǎn)，采購與發(fā)放辦公用品。 公務車輛的運行、維護與保養(yǎng)； 負責網(wǎng)絡和電話運行管理； 公司文檔資料的歸集、整理、保存； 其他后勤工作，包括辦公區(qū)秩序維護，保安、保潔管理。市場營銷部工作職責1. 產(chǎn)品策劃與推廣 收集市場信息，定期進行綜合分析，編制綜合市場調(diào)研報告； 組織項目策劃工作，編制項目策劃定位報告； 編制項目營銷指導書； 根據(jù)公司下達的銷售經(jīng)營目標，編制項目營銷推廣方案，并組織實施； 負責項目品牌推廣，宣傳活動的策劃及實施監(jiān)督； 合作伙伴管理：對營銷合作商進行招標選擇、簽約，監(jiān)督和指導營銷合作商的工作并控制成本； 負責媒體資源的整合和利用以及媒體關(guān)系的維護。2. 銷售管理 目標管理：制定公司年度銷售目標和銷售計劃，并予以跟蹤控制； 銷售流程、回款管理：根據(jù)政策變化，不斷優(yōu)化銷售流程，對銷售代理公司進行督導管理，同時協(xié)調(diào)銀行、律師、房地局、建委等單位，保證銷售流程的順暢、回款指標及時完成； 銷控及價格管理：制訂銷售總體、分期價格方案及價格調(diào)整方案； 庫存管理：根據(jù)市場情況，整理可售資源，調(diào)整銷售策略； 信息及檔案管理：組織完成銷售信息統(tǒng)計工作及銷售檔案管理工作； 銷售現(xiàn)場管理：對銷售現(xiàn)場進行管理，解決銷售過程中出現(xiàn)的問題； 培訓管理：要求銷售代理公司根據(jù)市場及項目進展情況定期培訓；同時對物業(yè)公司人員進行階段性禮儀及項目培訓。 組織開盤銷售的各項準備工作；負責銷售面積的測繪工作；制訂、審核開發(fā)項目的銷售合同文本； 客戶認購、簽約、按揭、房產(chǎn)證辦理、面積補差、房屋交付等銷售后續(xù)事務； 入住管理：準備并發(fā)放入住銷售類文件，并對入住現(xiàn)場進行包裝； 受理客戶投訴，協(xié)調(diào)相關(guān)部門不斷優(yōu)化工作流程，保證客戶維修工作及時處理，避免惡性投訴事件發(fā)生及客戶滿意度下降； 進行客戶滿意度評估，促進公司產(chǎn)品和服務品質(zhì)的提升。3.前期物業(yè)管理 項目前期物業(yè)管理； 項目物業(yè)跟蹤、顧問、協(xié)調(diào)； 入住前物業(yè)籌備及其驗收接管工作； 受理房屋保修申請，協(xié)調(diào)有關(guān)部門完成房屋維修工作； 商戶物業(yè)服務。4. 其他 負責辦理銷售許可證等營銷類報批報建手續(xù)； 參與建筑、景觀、賣場、樣板房等各階段設(shè)計方案的評審工作，提供專業(yè)意見； 參與工程竣工驗收工作。工程部工作職責1. 工程管理 負責做好項目現(xiàn)場的各項前期準備工作，包括項目周邊情況了解、地質(zhì)勘察和三通一平等工作； 負責審核監(jiān)理規(guī)劃及實施細則，監(jiān)督其計劃執(zhí)行情況，并對監(jiān)理工作進行定期檢查； 組織施工組織設(shè)計以及施工方案的評審； 組織現(xiàn)場按施工進度計劃施工，監(jiān)控施工進度計劃的實施，針對具體問題及時提出進度整改措施并落實執(zhí)行； 負責對項目現(xiàn)場施工進行日常巡視以及定期不定期檢查，督促項目按施工進度執(zhí)行，對現(xiàn)場出現(xiàn)的質(zhì)量安全隱患問題、進度滯后及時提出整改； 組織處理現(xiàn)場出現(xiàn)的質(zhì)量安全事故，對重大質(zhì)量安全事故形成案例； 組織現(xiàn)場簽證的及時處理； 負責組織項目例會，溝通、協(xié)調(diào)施工過程中各類問題； 對項目現(xiàn)場施工情況，編制月度報告，進行月度總結(jié)分析； 組織施工各階段的工程驗收； 負責對工程進度款和材料設(shè)備款項支付的審核； 督促施工單位搞好現(xiàn)場安全管理，監(jiān)督監(jiān)理單位作好安全監(jiān)理工作； 對安監(jiān)部門及公司提出的整改意見跟蹤監(jiān)理和施工單位落實。2. 成本監(jiān)控 制定材料設(shè)備采購計劃并組織按采購計劃實施工程承包商和材料設(shè)備供應商的采購； 負責對材料封樣的現(xiàn)場管理； 參與甲方分包單位及甲方供貨材料的招投標工作，并全過程參與決策； 組織甲供材料設(shè)備驗收，收集材料證明資料和辦理相關(guān)手續(xù)； 確認現(xiàn)場簽證，辦理設(shè)計變更，對工程結(jié)算的初審； 匯總當月工程資金使用情況，提交下月工程資金使用計劃，并監(jiān)督承建商及供應商的資金使用情況； 協(xié)助成本部對項目分項工程進行性能價格比分析，加強成本監(jiān)督。3.設(shè)計管理 配合市場營銷部進行市場調(diào)研和客戶群、市場、產(chǎn)品的定位，參與成本分析、經(jīng)濟測算與風險評估； 收集設(shè)計單位信息，組織設(shè)計單位資格審查； 負責擬定設(shè)計招標文件，組織選擇設(shè)計單位的發(fā)標、開標、評標； 組織設(shè)計合同的洽談、評審或會簽； 根據(jù)市場、產(chǎn)品定位以及公司成本控制計劃，組織系統(tǒng)配置條件，編制設(shè)計任務書； 負責向綜合管理部提供相關(guān)手續(xù)辦理中需要的技術(shù)資料、技術(shù)支持和服務； 負責建筑設(shè)計管理和園林景觀設(shè)計管理； 精裝樣板間設(shè)計管理； 負責設(shè)計進度和質(zhì)量的監(jiān)控和設(shè)計過程中的成本管理，組織相關(guān)部門對各設(shè)計階段成果進行評審； 確保施工圖符合設(shè)計規(guī)范和產(chǎn)品定位； 負責提供項目建設(shè)中的技術(shù)支持和服務，解決現(xiàn)場提出的技術(shù)問題，參與項目各種技術(shù)交底和答疑； 負責設(shè)計變更的技術(shù)把關(guān)，組織相關(guān)部門進行設(shè)計變更論證。4. 工程報批報建管理 參與項目建議書、可研報告的編制、報批及其它相關(guān)工作；負責大市政、四源協(xié)議的簽訂；參與方案的確定申報；申報并取得規(guī)劃證、開工證； 負責人防、環(huán)評、消防、衛(wèi)生防疫、交通、綠化、防震、防雷等專項報批； 負責臨水、臨電報批及正式電、市政水接入手續(xù)辦理； 負責進行釘樁、放線、驗線等工作； 負責配套公建方案申報； 負責規(guī)劃驗收； 完成專項驗收； 配合完成業(yè)主入住工作。5. 工程資料管理 及時收集國家地方相關(guān)法律法規(guī)、工程技術(shù)規(guī)范規(guī)程等相關(guān)資料，為工程開發(fā)正常有序進行提供政策法規(guī)支持； 廣泛收集新材料、新技術(shù)、新工藝資料，為公司相關(guān)決策提供技術(shù)支持； 廣泛收集施工、監(jiān)理、咨詢等相關(guān)單位信息，為公司優(yōu)選合作單位提供支持； 對工程資料進行收集整理并及時歸檔； 做好工程竣工資料的收集、整理、歸檔工作。6. 其他 現(xiàn)場關(guān)系協(xié)調(diào)管理。成本合約部工作職責1.項目成本策劃（目標成本的策劃）組織收集項目公司所在區(qū)域的成本信息，完善區(qū)域成本的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)； 負責項目論證階段的成本估算工作； 負責組織項目初步設(shè)計、施工圖設(shè)計和二次設(shè)計各階段的經(jīng)濟性評審； 參與編制項目工程界面分判計劃、材料設(shè)備采購分判計劃、專業(yè)工程分判計劃，并據(jù)此組織項目采購招標計劃和專業(yè)工程分判招標計劃的編制工作。2.組織實施項目成本的動態(tài)管理和監(jiān)控 建立項目公司動態(tài)成本信息臺帳，收集、整理項目公司相關(guān)范圍的成本信息； 收集和錄入項目動態(tài)成本信息臺帳，并進行匯總分析，提出目標成本的調(diào)整建議； 定期對項目成本進行監(jiān)控，超出預期成本變動范圍的情況要及時反饋相關(guān)部門及中房創(chuàng)業(yè)； 負責權(quán)限內(nèi)設(shè)計變更、現(xiàn)場工程簽證的造價預算和會簽，權(quán)限外上報審核； 結(jié)合本部的專業(yè)知識對成本的動態(tài)控制提出本專業(yè)的控制方案及建議。3.預、結(jié)算管理 參與設(shè)計評審，編制項目設(shè)計概算修正書 、施工圖預算書、目標成本指導書； 負責組織項目工程的預算、結(jié)算； 如果預結(jié)算外包，則負責組織外包方的招投標和合同談判； 組織協(xié)調(diào)造價咨詢公司與甲方及承包單位的預、結(jié)算工作，組織本部人員審核咨詢造價公司的設(shè)計概算、施工圖預算、工程結(jié)算；對于合同外的簽證、洽商變更根據(jù)合同進行分類，嚴格控制不合理的簽證及洽商進入結(jié)算。4.工程款支付管理 負責工程進度款支付審核、工程竣工決算支付審核； 配合工程部門編制進度付款計劃，并建立資金支付臺帳，監(jiān)控工程進度款的支付； 負責工程建設(shè)類資金計劃的審核； 負責對設(shè)計變更、工程簽證結(jié)算支付進行復核。5.成本分析及效益評估 負責組織項目工程直接投資和實際決算的對比分析、分析已完工項目的工程成本經(jīng)濟指標，評價項目經(jīng)濟效益，完成項目成本工程的評估報告并將成本數(shù)據(jù)錄入成本信息庫； 負責為成本責任制的落實提供成本數(shù)據(jù)/6.工程類供應商及價格管理 執(zhí)行公司工程類供應商管理規(guī)范（包括資質(zhì)預審、履約評價、等級管理等方面），并建立項目公司供應商信息庫； 定期組織對項目區(qū)域內(nèi)市場材料設(shè)備價格和定額的調(diào)查，收集材料設(shè)備定額價格，完善價格信息庫； 設(shè)定項目公司權(quán)限內(nèi)工程招標、材料設(shè)備采購的成本目標，并對招標報價進行復核和確認。配合總部對權(quán)限外的工程進行招標。 及時更新供應商信息庫，對于不符合公司要求的供應商，列入不被考慮的黑名單，對于服務好、信譽好的供應商，可建議公司與之建立戰(zhàn)略合同伙伴關(guān)系7.材料管理 組織乙供材料的合理限價工作，對建議的乙供材的價格進行復核； 參與對施工單位材料進度報量的審核； 參加材料設(shè)備選型定板，并提出成本意見； 建立材料設(shè)備管理臺賬； 配合工程部門編制甲供材料的供應計劃，嚴格控制甲供材料的管理，甲供材料超過預算用量時提出預警； 配合招標小組開展材料的招標工作。8.合同管理 負責項目公司權(quán)限內(nèi)招標的工程類商務標書的編制； 負責編制并組織公司權(quán)限內(nèi)的采購、工程類合同的商務條款的會簽； 組織檢查合同生效后的執(zhí)行情況，評估合同履約能力； 配合總部成本部建立格式合同； 配合項目公司其他部門對其他合同的商務條款進行審核。財務部工作職責1. 財務核算 負責日常會計核算； 負責財務會計報表編制，并進行常規(guī)的財務分析，出具財務分析報告。2. 資金管理 組織編制項目整體、年度和月度資金預算，對非工程類預算執(zhí)行進行動態(tài)監(jiān)控，按月進行匯總統(tǒng)計分析，及時提出成本預警； 組織半年度或突發(fā)事件導致的預算調(diào)整。 根據(jù)資金計劃，合理調(diào)度、籌集資金，保證工程資金的需要； 組織開展融資工作，拓展融資渠道，提升及維護公司信用等級； 審核各類款項的支付。3. 統(tǒng)計管理 負責工程投資量統(tǒng)計； 負責勞動情況及能耗統(tǒng)計； 負責房屋銷售情況統(tǒng)計； 負責統(tǒng)計數(shù)據(jù)整理及評估。4. 稅務統(tǒng)籌 依法進行納稅申報，按規(guī)定繳納各項稅金； 根據(jù)最新稅務法規(guī)，規(guī)范稅務行為，進行稅收籌劃。5. 薪酬管理 員工薪酬發(fā)放工作； 協(xié)助綜合部進行員工的社會保險和住房公積金管理。6. 其他 編制各項財務管理制度； 協(xié)助配合外來會計師事務所進行外部財務審計或工程審計； 經(jīng)濟類文書檔案的管理。計劃管理辦法第一章 總則第一條 為加強公司管理，使公司各項工作處于受控狀態(tài)，強化工作的預見性、可追溯性及可考核性；及明確公司工作計劃的管理體制，明確公司各部門計劃的管理職責。特制定本辦法。第二條 公司的計劃管理實行“統(tǒng)一領(lǐng)導，歸口管理”的原則，總經(jīng)理全面負責計劃管理工作；綜合管理部是計劃管理的牽頭部門，負責計劃的匯總與考核組織工作；各部門負責與本部門工作相關(guān)的計劃的編制和執(zhí)行。第二章 計劃分類第三條 計劃按照其涵蓋范圍和時間長短的不同分為項目總體經(jīng)營計劃、年度經(jīng)營計劃、月度經(jīng)營計劃及其他臨時性計劃、專項計劃。第三章 部門和崗位職責第四條 中房創(chuàng)業(yè)及北京信托提出項目投資意見、總體要求及重要階段要求；審批項目總體經(jīng)營計劃、年度經(jīng)營計劃并監(jiān)督執(zhí)行。第五條 計劃主管領(lǐng)導職責一、總經(jīng)理或委托人組織編制項目總體經(jīng)營計劃、年度經(jīng)營計劃，副總經(jīng)理組織編制月度經(jīng)營計劃；二、總經(jīng)理或委托人發(fā)布項目總體經(jīng)營計劃；三、總經(jīng)理或委托人組織召開總體經(jīng)營計劃、年度經(jīng)營計劃協(xié)調(diào)會和計劃調(diào)整的協(xié)調(diào)會；副總組織召開月度計劃協(xié)調(diào)會和月度計劃調(diào)整的協(xié)調(diào)會；四、總經(jīng)理或委托人對計劃執(zhí)行情況進行監(jiān)督、考評；五、總經(jīng)理或委托人負責向中房創(chuàng)業(yè)及北京信托匯報公司總體經(jīng)營計劃及年度經(jīng)營計劃的編制、執(zhí)行情況。第六條 各部門職責一、參與跟本部門相關(guān)的關(guān)鍵節(jié)點計劃的編制及評審；二、參與總體經(jīng)營計劃的編制及修訂稿的評審；三、編制本部門的年度和月度經(jīng)營計劃并執(zhí)行；四、根據(jù)本部門計劃執(zhí)行情況，提出計劃調(diào)整申請，分析計劃調(diào)整對其他專業(yè)或部門計劃的影響；五、參與相關(guān)計劃評審協(xié)調(diào)會，根據(jù)審批意見嚴格執(zhí)行。第七條 綜合管理部職責一、負責匯總各部門的關(guān)鍵節(jié)點計劃，形成項目總體經(jīng)營計劃報總經(jīng)理辦公會審核；二、協(xié)助總經(jīng)理組織編制項目年度經(jīng)營計劃，協(xié)助副總經(jīng)理組織編制月度經(jīng)營計劃；三、協(xié)助總經(jīng)理對項目年度和月度經(jīng)營計劃的執(zhí)行情況進行監(jiān)督、考評；四、協(xié)助總經(jīng)理或副總經(jīng)理組織各類計劃的評審協(xié)調(diào)會；五、組織監(jiān)督和考評各部門的計劃執(zhí)行情況。第四章 總體經(jīng)營計劃的編制、調(diào)整和執(zhí)行第八條 項目總體經(jīng)營計劃編制原則項目總體經(jīng)營計劃編制采取統(tǒng)一領(lǐng)導、分工負責、綜合平衡的方法進行編制，由公司總經(jīng)理或委托人負責組織領(lǐng)導，各業(yè)務歸口部門按“管什么業(yè)務，就編什么計劃”的原則，根據(jù)規(guī)定的計劃表式，負責編制各專業(yè)計劃，綜合管理部負責計劃的協(xié)調(diào)、綜合平衡和匯總上報，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審核后上報中房創(chuàng)業(yè)及北京信托批準執(zhí)行。第九條 項目總體經(jīng)營計劃編制流程1、在編制項目總體經(jīng)營計劃之前，總經(jīng)理或委托人根據(jù)項目總體要求，項目開發(fā)的階段要求，提出項目關(guān)鍵節(jié)點計劃編制的指導性意見，由綜合管理部組織各部門項目關(guān)鍵節(jié)點計劃，并據(jù)此組織編寫項目控制性總體經(jīng)營計劃。2、施工組織設(shè)計評審完成后，根據(jù)評審通過的施工進度計劃，綜合部組織工程部、市場營銷部修訂項目開發(fā)計劃：專業(yè)負責人根據(jù)施工組織設(shè)計詳細編制項目開工后的專業(yè)施工進度計劃、報批報建計劃和采購計劃，并形成橫道圖。工程部經(jīng)理負責協(xié)調(diào)匯總各專業(yè)計劃形成整體工程施工進度、報批報建計劃和采購計劃；市場營銷部經(jīng)理編制銷售計劃修訂稿，對原項目銷售計劃進行詳細設(shè)計，并形成橫道圖；公司工程、營銷主管領(lǐng)導負責協(xié)調(diào)工程部和市場營銷部之間的計劃；綜合部經(jīng)理負責匯總各方面計劃形成項目開發(fā)計劃修訂稿。3、財務部根據(jù)項目開發(fā)計劃修訂稿以及項目預算和確定建安目標成本，對項目資金計劃修訂細化，對相關(guān)資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表、資金籌措表進行修訂。4、綜合部對風險管理計劃進行修訂；5、綜合部匯總所有計劃，送各部門及總經(jīng)理或委托人，組織召開總體經(jīng)營計劃協(xié)調(diào)評審會。6、綜合部根據(jù)評審意見組織修訂后，將總體經(jīng)營計劃報總經(jīng)理辦公會審核后，將計劃連同橫道圖、財務報表、資金籌措表報中房創(chuàng)業(yè)及北京信托審批。第十條 項目總體經(jīng)營調(diào)整執(zhí)行。綜合部根據(jù)審批確定的總體經(jīng)營計劃，組織計劃調(diào)整，各部門按調(diào)整后的計劃執(zhí)行。第五章 年度經(jīng)營計劃的編制、調(diào)整和執(zhí)行第十一條 年度計劃編制每年 12 月 20 日前，公司各部門根據(jù)項目整體開發(fā)計劃、本年度計劃完成情況編制下年度的工作計劃，經(jīng)主管副總簽字后，并交到綜合管理部，綜合管理部于 12 月 25 日前將匯總后的年度經(jīng)營計劃報給總經(jīng)理或委托人，由總經(jīng)理或委托人主持召開年度經(jīng)營計劃評審協(xié)調(diào)會討論。第十二條 年度經(jīng)營計劃的審批。綜合部將匯總的年度計劃及監(jiān)控重點報送各部門和總經(jīng)理或委托人審查，組織召開年度計劃工作會議，對年度計劃及監(jiān)控重點進行評審；綜合部組織各部門根據(jù)評審意見修訂，重新匯總后連同項目計劃相關(guān)的橫道圖、財務報表和資金籌措表報中房創(chuàng)業(yè)、北京信托審批，審批通過后由法人代表和總經(jīng)理或委托人簽訂年度經(jīng)營責任狀。第十三條 年度經(jīng)營計劃監(jiān)控重點：綜合部負責項目制度建設(shè)、法律事務，并編制人力資源、辦公用品采購、檔案管理等年度計劃；財務部負責編制年度非建安成本控制計劃、年度項目資金計劃；合同預算部負責編制項目年度建安成本控制計劃和采購成本控制計劃；工程部負責編制項目年度設(shè)計計劃、施工進度計劃、招標采購計劃、報批報建計劃；市場營銷部負責編制項目年度策劃、推廣、銷售等計劃。第十四條 年度經(jīng)營計劃執(zhí)行。綜合部將審批通過的年度經(jīng)營計劃送發(fā)各部門，各部門組織對年度經(jīng)營計劃進行分解制定部門月度工作計劃；各部門嚴格按月度計劃執(zhí)行，綜合部進行重點監(jiān)控。第十五條 年度經(jīng)營計劃調(diào)整。1、原則上，項目年度經(jīng)營計劃實行定期（半年）總結(jié)調(diào)整，執(zhí)行過程中不得隨意調(diào)整年度計劃，只有出現(xiàn)重大政策變化、投資股東指示、項目現(xiàn)場出現(xiàn)突發(fā)事件導致項目中斷（如發(fā)現(xiàn)古墓）等情況才能申請臨時調(diào)整年度計劃，年度計劃調(diào)整不得超過2次；2、年度經(jīng)營計劃執(zhí)行到半年期時，綜合部通知各部門對年度經(jīng)營計劃執(zhí)行情況進行總結(jié)，編制年度經(jīng)營計劃執(zhí)行總結(jié)，對年度經(jīng)營計劃監(jiān)控重點作重點或?qū)ｍ椪f明，對需要調(diào)整的年度經(jīng)營計劃提出調(diào)整建議及方案；3、綜合部匯總各部門執(zhí)行總結(jié)和調(diào)整建議，形成計劃重點監(jiān)控報告，送各部門和總經(jīng)理或委托人審閱；4、綜合部組織召開年度計劃執(zhí)行中期總結(jié)會議，各部門匯報年度經(jīng)營計劃執(zhí)行情況，評審各部門提出的計劃調(diào)整建議和方案，綜合部做好會議記錄；5、根據(jù)會議決議，需要進行年度經(jīng)營計劃調(diào)整時參照年度經(jīng)營計劃制定流程執(zhí)行，不需要調(diào)整的執(zhí)行原定年度計劃。6、調(diào)整年度計劃指標應提前一個月申請。第六章 月度工作計劃的編制、調(diào)整和執(zhí)行第十六條 月度計劃的編制、審批各部門應根據(jù)年度經(jīng)營計劃于每月25日前將當月的工作計劃完成情況自評及下月的工作計劃報公司主管領(lǐng)導審核后報總經(jīng)理或委托人審批，在每月的最后一次辦公會上，總經(jīng)理或委托人對各部門當月計劃的執(zhí)行情況進行評價，并對下月工作計劃重點指示。第十七條 月度計劃執(zhí)行及調(diào)整1、綜合部將審批通過的月度工作計劃送發(fā)各部門，各部門嚴格按審定計劃執(zhí)行，綜合部進行重點監(jiān)控；2、原則上，項目月度工作計劃在執(zhí)行過程中不進行調(diào)整，只有出現(xiàn)重大政策變化、年度經(jīng)營計劃調(diào)整、項目現(xiàn)場出現(xiàn)突發(fā)事件導致項目中斷等需要調(diào)整年度經(jīng)營計劃或項目總體經(jīng)營計劃的情況時，才能申請計劃調(diào)整。調(diào)整月度計劃指標應提前一周申請。第十八條 月度工作計劃執(zhí)行總結(jié)及下月計劃制定1、每月前三個工作日，綜合部通知各部門對上月工作計劃執(zhí)行情況進行總結(jié)，編制月度工作計劃執(zhí)行總結(jié)，并制定本月工作計劃；2、綜合部匯總各部門執(zhí)行總結(jié)和本月計劃，送各部門和總經(jīng)理或委托人審閱；3、每月前三個工作日，綜合部組織召開月度工作計劃評審協(xié)調(diào)會；4、根據(jù)評審會議決議，綜合部修訂上月月度計劃執(zhí)行總結(jié)，存檔備用，作為日后考核依據(jù)，組織各部門對本月工作計劃進行修訂后匯總；5、綜合部將本月工作計劃送總經(jīng)理或委托人審批。第七章 指標（目標成果、監(jiān)控重點）管理第十九條 計劃指標就是公司計劃期內(nèi)的經(jīng)營活動應該達到的目標和效果，也可以稱為目標成果或監(jiān)控重點。各部門在編制計劃的同時應當對任務進行層層分解，落實到人，并列明該項任務應當達到的目標成果或監(jiān)控重點。第二十條 計劃指標作為計劃執(zhí)行情況監(jiān)督和評價的基石，要求簡單、明了、可控（能量化的盡量量化），且不留余地、不打埋伏。第八章 計劃的監(jiān)督和考評第二十一條 各主管副總經(jīng)理應隨時監(jiān)督檢查計劃的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)執(zhí)行過程中的問題，采取解決問題的有效措施，以保證計劃的順利完成。第二十二條 每月末綜合管理部統(tǒng)計各部門月度計劃完成情況及匯總。第二十三條 每年1月中旬，綜合管理部根據(jù)各部門年度計劃執(zhí)行情況，提出對各部門的考核意見提交總經(jīng)理或委托人審議。第二十四條 綜合管理部按照總經(jīng)理或委托人確定的考核意見，組織對各部門進行年度績效考核。第九章 附則第二十五條 本辦法由綜合管理部負責解釋，自下發(fā)之日起執(zhí)行。保密管理制度第一章 總則第一條 為保護公司秘密，維護公司及員工的權(quán)益，特制定本制度。第二條 公司秘密是指關(guān)系公司利益，依照特定程序，在一定時間內(nèi)、一定權(quán)限范圍內(nèi)人員知悉的事項。第三條 公司所有員工都有保護公司秘密的義務。第四條 公司保密工作以“即確保秘密又便利工作”為管理宗旨。第二章 保密范圍和密級確定第五條 公司秘密包括下列事項：一、公司重大決策中的秘密事項。二、公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策等。三、公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議，意見書及可行性報告、重要的會議記錄等。四、公司財務各類財務檔案、財務報表、統(tǒng)計報表等。五、公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。六、公司的工商注冊檔案資料。七、公司職員人事檔案、薪酬資料等。八、客戶資料。九、其他經(jīng)公司確定應當保密的事項。第六條 公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。一、絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的利益遭受特別嚴重的損害。二、機密是重要的公司秘密，泄露會使公司的利益遭受到嚴重的損害。三、秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的利益遭受損害。第七條 公司密級的確定原則：一、直接影響公司重大利益的重要決策文件資料為“絕密級”。二、公司的規(guī)劃、財務檔案、財務報表、統(tǒng)計資料、投標類文件、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況等為“機密級”。三、公司工商注冊檔案資料、人事檔案、合同、協(xié)議、薪酬資料、招標類文件、客戶資料、尚未進入市場或尚未公開的各類信息等為“秘密級”。第八條 屬于公司秘密的文件、資料，應當依據(jù)本制度的規(guī)定標明密級，并確定保密期限。保密期限屆滿，由保管人員提出申請，根據(jù)各密級制定程序，辦理解密審批手續(xù)后解密。第三章 保密原則第九條 公司保密原則如下：一、不該說的秘密，絕對不說。二、不該問的秘密，絕對不問。三、不該看的秘密，絕對不看。四、不該記錄的秘密，絕對不記錄、復制。五、是秘密的就不得泄露。六、需對外提供秘密，必須嚴格按規(guī)定程序報批。七、發(fā)現(xiàn)他人泄密行為，應立即制止，并向公司領(lǐng)導和保密主管部門報告。第四章 保密管理措施第十條 本制度規(guī)定的保密事項，實行“誰保管，誰負責”、“誰使用，誰負責”、“誰主管，誰負責的責任制。第十一條 本制度規(guī)定的保密內(nèi)容，未經(jīng)公司總經(jīng)理或委托人批準或授權(quán)，一律禁止對外提供、披露、展示。第十二條 屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，含電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密，由總經(jīng)理或委托人指定專人或主管保密部門專人負責保密。其中公司印章、重要證照由法代表指定專人保管。第十三條 嚴守秘密，不得以任何方式向公司內(nèi)、外無關(guān)人員散布、泄露公司秘密。第十四條 不得向公司其他人員窺探、過問非本人工作職責內(nèi)的公司秘密。第十五條 嚴格遵守文件（包括傳真件、計算機盤片）登記和保密制度。秘密文件存放在有保密設(shè)施的地方，計算機中的秘密文件必須設(shè)置密碼。第十六條 不準攜帶秘密文件到與工作無關(guān)的場所。不得在公共場所談論秘密事項和交接秘密文件。第十七條 嚴格遵守秘密文件、資料、檔案的借用管理制度。如需借用秘密文件、資料、檔案，須經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)人批準，并按規(guī)定辦理借用登記手續(xù)。第十八條 秘密文件、資料不準私自翻印、復印、摘錄和外傳。因工作需要翻印、復制時，應按有關(guān)規(guī)定批準后辦理。復制件應按照原文件、原資料的密級規(guī)定管理。不得在公開發(fā)表的文章中引用秘密文件和資料。第十九條 員工調(diào)職、離職時，必須將自己經(jīng)管的秘密文件或其他資料，交至公司指定人員，不可隨意移交給其他人員，也不得備份和泄漏；在辦理調(diào)職、離職手續(xù)時，調(diào)職、離職人員需由本人簽署有關(guān)保守公司秘密的保密承諾書。第二十條 公司員工離開辦公室時，必須將密級文件放入抽屜或文件柜中。第二十一條 在對外交往與合作中需要提供公司秘密，應當事先按相應程序經(jīng)領(lǐng)導批準。第二十二條 涉及公司秘密的會議和其他活動，應采取下列保密措施：一、選擇具備保密條件的會議場所。二、根據(jù)工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項會議的人員予以指定。三、依照保密規(guī)定使用會議設(shè)備和管理會議文件。四、確定會議內(nèi)容是否傳達及傳達范圍。五、會議工作人員不得隨意傳播會議內(nèi)容，特別是涉及人事、機構(gòu)以及有爭議的問題。會議記錄（或錄音）要集中管理，未經(jīng)批準不得外借。第二十三條 不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。第二十四條 公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時，應當依情況立即采取補救措施并及時向公司領(lǐng)導報告。第五章 泄密行為與處罰第二十五條 本制度規(guī)定的泄密是指有下列行為之一的：一、使公司秘密被不應知悉者知悉的。二、使公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應知悉者知悉的。第二十六條 泄露公司秘密，造成輕微不良后果或經(jīng)濟損失，并已采取了補救措施者，給予行政警告一次，并處以100元以上1000元以下的經(jīng)濟處罰。第二十七條 出現(xiàn)下列情況之一的，予以終止勞動合同并賠償公司經(jīng)濟損失：一、故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的。二、違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。三、利用職權(quán)強制他人違反保密規(guī)定的。第二十八條 泄密造成特別嚴重后果者，將依法予以起訴，追究其法律責任。第六章 附則第二十九條 保密承諾書見人力資源管理制度。第三十條 本制度由綜合管理部負責解釋，自下發(fā)之日起執(zhí)行。檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作,便于檔案保存與使用，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本辦法。第二章 檔案范圍第二條公司檔案分為公司重要檔案及部門檔案，公司證照及在公司經(jīng)營管理活動中形成的、所有具保存價值的文字、音像及其他方式記錄的資料稱為公司重要檔案；各部門在工作過程中形成的具有保存價值的文字、音像及其他方式記錄的資料稱為部門檔案。1、公司重要檔案主要包括：（1）公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；（2公司各種規(guī)章、管理辦法、業(yè)務管理流程等制度體系；（3公司證照、印章；（4公司各類辦公會、專題會（含2個部門以上間的工作協(xié)調(diào)會）會議紀要；（5反應公司決策的其他文件（紅頭文件、呈批件、請示、報告等）及相應的回復文件；（6公司及各部門月度、年中、年度工作計劃及資金計劃；（7財務管理、資金借貸、資金計劃、付款、收入及其他國家、上級公司要求存檔的財務文件、業(yè)務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等）；（9）招投標文件（招標文件、投標文件、評標文件）管理；（10）公司簽定的各類合同、協(xié)議及過程審批文件；（11）公司固定資產(chǎn)采購、管理相關(guān)文件；（12）營銷策略、方案及執(zhí)行計劃及銷售資料；（13）工程進度計劃控制文件（含各業(yè)務單位往來函件等）、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙； （14）人事勞資檔案及信息管理；（15）具有法律效力及保存價值的文件；（16）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；（17）財務會計憑證、帳冊、月度、年度財務報表及其他應由財務室保管的文件。（1）公司其他需歸檔的文件。2、部門檔案主要包括：（1）部門內(nèi)的工作聯(lián)系單、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、簡報；（2）部門例會會議紀要；（3）部門與其相關(guān)業(yè)務單位函件；（4）客戶、特約商家資料及信息；（5）公司的媒體宣傳資料、銷售報表；第三章 檔案管理機構(gòu)、職責第三條公司檔案資料由綜合管理部和財務部分別管理。公司各部門均需指定專人（部門檔案管理員）負責本部門的檔案管理工作。檔案管理員應根據(jù)此制度及實際工作的需要制定相應的管理借閱規(guī)定或辦法，以確保公司檔案的安全和借閱有序。一、綜合管理部為公司檔案管理歸口部門，直接負責公司重要檔案的管理工作，授權(quán)各部門管理部門檔案工作，主要職責如下：1、負責檔案管理工作的統(tǒng)協(xié)、指導、檢查；2、負責建立公司檔案管理體系和流程并監(jiān)督實施；3、建立全宗卷，編寫立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀檔案清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料；4、負責對各部門檔案管理工作的指導和監(jiān)督。二、財務部為財務專項檔案管理部門。三、印章證照管理按印章證照管理辦法執(zhí)行，在印章證照管理辦法未予明確的則按本辦法執(zhí)行。第四條 各部門為公司檔案管理協(xié)助部門，由綜合管理部授權(quán)負責本部門的檔案管理工作。各部門須指定專（兼）職的檔案管理員，并將名單交綜合管理部備案。專（兼）職部門檔案管理員負責本部門所有檔案的管理。各部門檔案管理的第一責任人為各部門經(jīng)理，直接責任人為各部門的專（兼）職檔案管理員。第五條 專(兼)職檔案管理員職責 各部門專（兼）職檔案管理員必須及時完成收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用和鑒定銷毀等工作。1、督促、檢查資料是否及時歸檔。2、統(tǒng)一保管各種資料，對收進、移出的檔案必須進行登記，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題應及時向主管領(lǐng)導報告，采取有效措施，對破損和編制的檔案材料應及時修補、復制，確保檔案的完好安全。3、編制各種檢索工具（如案卷目錄、卡片、索引等），以便使用。4、按照檔案工作業(yè)務規(guī)范接收、收集、管理、保管、統(tǒng)計檔案。5、熟悉庫藏檔案的情況，主動了解各項工作對利用檔案的需要，視需要編寫大事記、文件匯編、業(yè)務專題匯編及各種專題檔案匯編。6、嚴格執(zhí)行保密制度。7、對已超過保管期限的檔案資料進行鑒定、銷毀。8、按規(guī)定向公司辦理檔案移交。第四章 檔案的管理、歸檔第六條 公司應有場地和必要的設(shè)施保管、保護檔案，確保檔案的安全。第七條 檔案的收集、整理實行“誰辦理誰立卷，及時整理歸檔”的原則。即各部門在工作中形成的已經(jīng)辦理完畢的應歸檔材料，由該部門指定專(兼)職檔案管理員負責收集、整理、立卷，定期移交檔案清單（或電子檔案）至綜合管理部歸檔。財務檔案由財務部負責。第八條 各部門以公司名義制作的規(guī)劃、規(guī)定、通知、通告、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、項目方案、函等文件均應由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔，抄送綜合管理部備案。第九條 各部門都要建立、健全平時歸卷制度。公文承辦人對處理完畢或批存的文件材料，收集齊全并加以整理后，送交專(兼)職文書集中統(tǒng)一歸卷。第十條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。第十一條 歸檔時限，各部門專(兼)職文書就文件歸檔工作應做到每日歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應做到及時處理，切忌拖拉積壓。 第十二條 歸檔文件的整理1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料；2、歸檔材料應完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起；3、歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數(shù)，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件，重要文件的草稿各為一件；4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；5、卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起。房地產(chǎn)檔案卷內(nèi)文件材料排列的原則是：（l）結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；（2）審批材料在前，申報材料在后；（3）外文材料，譯文在前，原文附后；（4）其它在辦案過程中形成的材料，按內(nèi)容的重要程度或時間先后排列；6、整理文件時應遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用；7、歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。一般不得用復印件代替原件存檔；8、案卷整理的幅面應以A4紙為準(210mm*297mm),材料過窄或小于A4幅面的粘貼在A4的幅面并留出左側(cè)裝訂線；材料過寬應按A4的幅面折疊整齊，折疊時盡量減少折疊次數(shù)，同時折痕處應盡量位于文件、圖表字跡之外；字跡難辨認的，應附抄件；9、歸檔材料必須文字清楚，嚴禁作涂改、貼補或其他任何技術(shù)處理；10、存檔文檔為易褪色的材料(如熱感紙傳真文件)，必須復印一份后將復印件與原件一并存檔；11、文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的，要在修補或托裱后再歸檔，修裱時應注意盡量保持文件的原貌。第十三條 歸檔文件的移交1、移交檔案必須履行手續(xù),填寫移交清冊,一式兩份，寫明案卷標題,卷內(nèi)文件頁數(shù)，案卷數(shù)量,移交時間,交接雙方要簽名。移交清單由移交雙方各自存檔；2、移交檔案時，應同時移交相關(guān)文件的電子文檔。接收部門逐一核對后，對電子文檔進行整理保存。存檔后，電子文檔之文件名，更改為“檔案號+文件標題”。同一檔案中有多個電子文檔的，電子文檔裝入以檔案號命名的電子文件夾內(nèi)。第十四條 檔案的保管1、防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全；2、公司應有場地和必要的設(shè)施及保護設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。檔案管理人員應定期清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)。保持檔案存放室良好的通風，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結(jié)實牢固；3、每年須定期對檔案進行一次清理， 清除不必要保存的材料； 對破損和褪色的材料進行修補和復制。第五章 檔案名稱、編號第十五條 編號原則1、我公司只存在一個全宗，即天津雍景花園房地