第五章-秘書的日常事務(wù)工作.ppt

第五章秘書的日常事務(wù)工作,第一節(jié)辦公環(huán)境的管理第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第三節(jié)接打電話與處理郵件第四節(jié)印信與保密工作,主要內(nèi)容,電子教案模版配色（1）,學(xué)習(xí)提示,（一）學(xué)習(xí)目標(biāo)了解秘書日常事務(wù)工作的內(nèi)容熟悉工作環(huán)境的布置理解領(lǐng)導(dǎo)日程安排的原則掌握正確地接打電話及處理郵件理解印信與保密工作（二）學(xué)習(xí)重點(diǎn)了解日常事務(wù)工作的內(nèi)容正確處理日常事務(wù)工作（三）學(xué)習(xí)難點(diǎn)日常事務(wù)工作的靈活處理,引入案例,第一節(jié)辦公環(huán)境的管理,一、辦公室概述1.辦公室的種類（1）小辦公室。傳統(tǒng)的辦公樓多為中間一條走廊，兩邊是多間1520平方米的小辦公室，其優(yōu)點(diǎn)是彼此獨(dú)立；缺點(diǎn)是溝通不便且及資源浪費(fèi)較大。（2）大辦公室。新式辦公室多為100至200平方米的大廳，留出過道，用高約1.2米的隔板，隔成34平方米的個(gè)人工作區(qū)。優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省空間，空氣流通，共同采光好，人員之間聯(lián)系方便。但缺點(diǎn)是工作可能會(huì)相互干擾。(3)公寓式辦公室。規(guī)模小的單位如三五人的辦事處，聯(lián)絡(luò)處等往往租用公寓式辦公室。,二、辦公室布置的原則辦公室的配置，就是辦公室的家具布置和設(shè)計(jì)，必須考慮到符合各種溝通，確保守密，心理調(diào)適，情緒轉(zhuǎn)換以及休息等要求。主要的原則有：1.辦公室空間布局的合理化原則2.色彩搭配相宜的原則3.辦公室設(shè)備優(yōu)化的原則。主要考慮照明、隔音、空氣調(diào)節(jié)、辦公設(shè)備優(yōu)化。4.辦公環(huán)境美化的原則?？梢酝ㄟ^對(duì)辦公室的綠化與裝飾美化辦公環(huán)境。,三、辦公室的整理1領(lǐng)導(dǎo)辦公室和接待室的整理辦公室整理的最基本的原則是整潔。應(yīng)主要注意以下幾個(gè)方面：桌子和辦公器械是否擺放平衡妥當(dāng)，有沒有歪斜和灰塵；時(shí)鐘是否拔準(zhǔn)，并保持走動(dòng)；日歷上的日子是否準(zhǔn)確；辦公室內(nèi)溫度與濕度是否調(diào)到適意的程度；盆景、掛畫的掛置是否得體，并整理好了；花卉是否定期澆水并保持新鮮；報(bào)紙、雜志是否最新的一期；書架是否歸置妥當(dāng)；擺放在領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上的用品是否整理好了。,2秘書整理辦公室的注意事項(xiàng)（1）坐在辦公桌旁，面對(duì)桌子，伸直雙臂，再雙手合攏，在高于桌面15CM左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品。（2）電話一般放在左邊，電腦一般放在桌子的右邊。（3）多準(zhǔn)備一些存放各類文件的文件夾。處理完畢的文件應(yīng)該放在文件柜里。（4）把各種筆、剪刀、回形針等文具分門別類放在文具盒內(nèi)。（5）辦公桌抽屜里的物品擺放整齊，且要經(jīng)常清理，井然有序。（6）公章、介紹信、機(jī)密文件等應(yīng)該放在帶鎖的抽屜里。（7）辦公室內(nèi)各類文件柜要分門別類存放文件、資料和物品。（8）如果用架子，應(yīng)該把容易傾翻的墨水和較重的物品放置在底層。（9）每天下班前，要整理好自己的辦公桌，把文件收藏好以免丟失和泄密。要仔細(xì)檢查電腦、復(fù)印機(jī)、空調(diào)開關(guān)是否關(guān)上，抽屜、櫥門是否鎖好，確保萬無一失。,四、辦公環(huán)境的安全管理（一）識(shí)別辦公室安全隱患辦公室常見的有礙健康和安全的隱患（火、電、煤氣等）（二）正確處理安全問題秘書要定期對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除隱患，做好風(fēng)險(xiǎn)防范。,第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程,1注重實(shí)效，不搞形式主義2注意張弛有度，勞逸結(jié)合3要留有充分的機(jī)動(dòng)時(shí)間4要充分尊重領(lǐng)導(dǎo)本人的意見5要注意保守機(jī)密,二、安排領(lǐng)導(dǎo)日程的意義有利于科學(xué)的利用時(shí)間，提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率。有利于秘書部門主動(dòng)做好各項(xiàng)輔助工作，更好地為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。有利于各領(lǐng)導(dǎo)、各部門互相配合，協(xié)調(diào)行動(dòng)，提高整個(gè)單位的工作效率。,三、編制日程表的方法（一）年度計(jì)劃表年度計(jì)劃表是本單位在新的一年中重要活動(dòng)的時(shí)間安排一覽表，年度計(jì)劃屬于長(zhǎng)期的日程安排，其內(nèi)容宜粗不宜細(xì)，一般只列出本單位在下一年涉及全局或本單位主要業(yè)務(wù)的重大活動(dòng)。,二、日程表的編制（二）月工作日程表月工作日程表屬于中期的日程安排，一般應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)在一個(gè)月內(nèi)要參加的會(huì)議、會(huì)談、工作旅行等重要活動(dòng)以日為時(shí)間單位記入表中。（三）周工作日程表周日程表屬于短期的活動(dòng)計(jì)劃，其內(nèi)容要求更加詳細(xì)具體，在時(shí)間上要求盡可能精確，活動(dòng)地點(diǎn)也要注明。（四）每天的工作日程表每天的工作日程是領(lǐng)導(dǎo)一天工作的計(jì)劃，其時(shí)間安排一般要精確到時(shí)、分。這種日程表應(yīng)盡可能詳細(xì)具體,4、注意事項(xiàng),案例,第三節(jié)接打電話與處理郵件,一、接打電話（一）拔打電話的流程（二）拔打電話的注意事項(xiàng)（三）接聽電話的流程（四）接聽電話的注意事項(xiàng),（一）拔打電話的流程,（二）拔打電話的要點(diǎn)1打電話前的準(zhǔn)備和過程；2當(dāng)對(duì)方接聽電話時(shí)，先問好，接著告知自己的單位名稱、姓名，并請(qǐng)問對(duì)方姓名；3當(dāng)對(duì)方不在時(shí)，留言方要告知轉(zhuǎn)達(dá)者簡(jiǎn)要的內(nèi)容，方便的話，請(qǐng)對(duì)方回電，重述自己的單位與姓名，并問清傳話人的姓名；4電話中途斷掉，由打電話的那方再打，可表示：“對(duì)不起，剛才電話突然斷了?！?代領(lǐng)導(dǎo)撥打電話。秘書經(jīng)常會(huì)替領(lǐng)導(dǎo)撥通電話，這時(shí)，如果找的是領(lǐng)導(dǎo)的平級(jí)或下級(jí)，你可以讓要找的人先接電話，簡(jiǎn)要自報(bào)家門，然后請(qǐng)對(duì)方稍等，把話筒交給領(lǐng)導(dǎo)，或?qū)㈦娫掁D(zhuǎn)接進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室。,6如果需要領(lǐng)導(dǎo)回電，領(lǐng)導(dǎo)回來后，盡快回復(fù)；7提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時(shí)打電話給上級(jí)或要人、忙人；8與一位很忙的人開始長(zhǎng)談之前，應(yīng)問對(duì)方是否方便，然后言簡(jiǎn)意賅地把話說清；9不要在工作時(shí)間與打電話來的朋友閑聊；10通話中當(dāng)需要對(duì)方等候時(shí)，應(yīng)該說：“我去查看一下，請(qǐng)稍等好嗎？”中途放下話筒時(shí)，應(yīng)輕放，但不要把話筒朝上放置，否則對(duì)方有可能聽到辦公室其他人的談話；,11秘書代替領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)不利消息時(shí)，無論當(dāng)這個(gè)消息有多么不舒服，你還是必須立即行動(dòng)；12秘書傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的信息要有分寸；13打出電話，而對(duì)方無人接聽，要等鈴聲響了六七聲再掛電話；14千萬不要讓打電話的人苦等，你卻離開電話機(jī)很長(zhǎng)時(shí)間，以致你回來時(shí)，對(duì)方已經(jīng)掛上電話，留下了對(duì)你的不滿。；15最后結(jié)束談話。,二、接聽電話,接聽電話小指導(dǎo),篩選電話的方法與技巧1秘書說了迎接詞后，在一兩秒內(nèi)辨別出對(duì)方，親切地打一聲招呼，不僅容易建立良好的人際關(guān)系，還可以幫助秘書本身的工作2除了分辨聲音之外，秘書對(duì)名字的辨識(shí)一定要有相當(dāng)?shù)陌盐?來電者尋找你的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)弄清對(duì)方的身份和來電目的，然后再通報(bào)領(lǐng)導(dǎo)4秘書對(duì)待投訴電話要有禮貌、有責(zé)任心。,三、處理郵件1郵件的分揀按照收件人、收件部門、收件的重要性分揀。2郵件的拆封判斷信件是否可拆；從右側(cè)剪開；檢查附件；將信封附在信的后面。3郵件的轉(zhuǎn)交標(biāo)明信件的要點(diǎn)后，交給領(lǐng)導(dǎo)；轉(zhuǎn)交他人。,第四節(jié)印信與保密工作,一、印信的管理與使用“印”即印章，“信”即介紹信，印信工作即是印章及介紹信的制發(fā)、保管和使用工作。1印章的管理（1）保管印章，必須指定政治上絕對(duì)可靠的專職或兼職秘書人員保管，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擅自委托他人代管。（2）印章的保管必須安全可靠，所有的印章都應(yīng)加鎖。（3）保持印章清晰，保管人員對(duì)所保管的印章應(yīng)經(jīng)常清洗。,2印章的使用（1）審批檢查制度健全（2）用印都要進(jìn)行詳細(xì)的登記（3）蓋印要求端正、清楚，蓋在落款的單位和日期之上（所謂“騎年壓月”）,例：宏達(dá)公司的用印登記情況上海宏達(dá)公司的公司印章與介紹信，由公司辦公室王紅管理，每次王紅在給公司人員蓋章時(shí)，都仔細(xì)檢查用印人拿來的部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的用印申請(qǐng)單，核對(duì)所蓋章文件與用印申請(qǐng)單上的內(nèi)容是否一致。并在用印登記表上記錄，請(qǐng)用印人簽字。使用介紹信的程序與用印程序相同。,3介紹信或證明信的管理和使用（1）介紹信的保管。正式介紹信通常專門印制并有編號(hào)；如聯(lián)系一般事務(wù)也有以單位信箋代替的。介紹和公章一般由同一人保管并使用，須與公章同等重視。（2）介紹信的使用。開介紹信須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，應(yīng)注意填寫有效期。嚴(yán)禁發(fā)出蓋有印章的空白介紹信。介紹信的存根要妥善保管，并加以歸檔。填寫錯(cuò)的介紹信或證明信，應(yīng)在其上劃一斜線或打“/”號(hào)，并注明“廢“字，保留在原處，不得隨意撕下丟棄。,微型案例,二、保密工作（一）做好口頭信息的安全（二）做好紙面信息的安全（三）做好電子信息的安全,（一）做好口頭信息的安全1不在組織內(nèi)部或外部談?wù)撚嘘P(guān)單位的保密信息，包括對(duì)其他工作人員、客戶、朋友或親屬；2在沒有確認(rèn)電話對(duì)方身份和是否被授權(quán)獲得信息之前，不要通過電話、手機(jī)、答錄機(jī)給出保密信息；3只向來訪者提供組織允許提供的信息，若超出范圍，應(yīng)向上司匯報(bào)；4遵照會(huì)議的要求傳達(dá)會(huì)議信息。,（二）做好紙面信息的安全1接收任何保密文件、資料等都要簽收并登記；2文件只發(fā)給或傳閱到被授權(quán)的人員，并要簽收；3在傳遞保密文件或資料時(shí)，要放在文件夾中攜帶，以防失密或散落丟失；4保密的信息應(yīng)歸類在專用文件夾中，并清楚標(biāo)明“機(jī)密”，保存在帶鎖的、防火的柜子里；5離開辦公室時(shí)，不把機(jī)密信息和文件留在辦公桌上，應(yīng)鎖入抽屜或柜子；6用郵件發(fā)送保密信息，信封要貼封口，并標(biāo)記“秘密或保密”；7為了確保安全，高密級(jí)信息可以由工作人員親自送交收件人；8當(dāng)傳真保密信息時(shí)，需使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等在傳真機(jī)旁即時(shí)收??；9極為重要且不常使用的紙面信息可以制成縮微膠片，保存到保險(xiǎn)柜里；10不再需要的保密文檔要粉碎。,（三）做好電子信息的安全1計(jì)算機(jī)顯示器應(yīng)放置在他人看不到屏幕的地方，如果來訪者走近，應(yīng)迅速滾