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文檔簡(jiǎn)介
行政管理文件離職管理制度 1.0目的 規(guī)范離職處理程序,確保公司和員工利益; 加強(qiáng)離職過(guò)程監(jiān)控,發(fā)現(xiàn)不足,及時(shí)糾正,以減少人才的流失。2.0范圍 適用于集團(tuán)各成員單位所有非港職員工(港職員工可參照本文件做法)。3.0定義離職指員工與公司的合約關(guān)系終止,包括以下四種情況:合同期內(nèi),員工提出解除勞動(dòng)合同,即辭職;合同期內(nèi),公司提出解除勞動(dòng)合同,即解雇;合同期內(nèi),員工連續(xù)曠工三日或月累計(jì)曠工超過(guò)(含)五日,則均為自動(dòng)離職;合同期滿,任何方不續(xù)簽合同即終止合約關(guān)系。4.0職責(zé)部門(mén)負(fù)責(zé)人 培養(yǎng)、留住企業(yè)有用人才,減少人才的不合理流動(dòng),控制本部門(mén)員工流失率; 離職面談、審批。后勤服務(wù)部負(fù)責(zé)離職員工有關(guān)總務(wù)事項(xiàng)的處理。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)離職員工薪資計(jì)算和發(fā)放。人力資源部 監(jiān)督員工離職過(guò)程之處理,確保公正公平; 統(tǒng)籌、指導(dǎo)、督促各部門(mén)有效控制員工流失率; 組織離職員工面談,調(diào)查離職原因,并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析; 負(fù)責(zé)離職員工有關(guān)的人事處理事項(xiàng),包括人事檔案。5.0內(nèi)容 5.1離職申請(qǐng)、審批程序 5.1.1辭職流程行 動(dòng) 及 要 求負(fù) 責(zé)申請(qǐng) 填寫(xiě)交所屬主管。辭職員工面談 收到員工辭職申請(qǐng),三天內(nèi)安排面談: 了解促成員工離職的真正原因; 若一貫表現(xiàn)良好,應(yīng)予以挽留,真誠(chéng)要求員工重新考慮辭職申請(qǐng),力所能及地消除負(fù)面因素; 鼓勵(lì)員工指出公司存在的問(wèn)題和改善建議。部門(mén)主管/經(jīng)理審批 若經(jīng)全面努力后,無(wú)法挽留或無(wú)需挽留,則簽批,應(yīng)填寫(xiě)面談日期、面談?dòng)涗洝㈦x職生效日期,并確保離職生效日期為星期四,面談雙方均應(yīng)在確認(rèn)面談?dòng)涗浺粰诤灻_認(rèn)。 簽批后,于面談后的一個(gè)工作日內(nèi)交人力資源部經(jīng)理/主管復(fù)查。部門(mén)主管/經(jīng)理復(fù)查 接到,及時(shí)組織調(diào)查離職真正原因,收集員工心聲,并給予適當(dāng)?shù)恼{(diào)解。人力資源部經(jīng)理/主管通知 人力資源部經(jīng)理/主管復(fù)查完畢后,通知部門(mén)文員前來(lái)領(lǐng)回,并跟進(jìn)員工離職手續(xù)的辦理。至少應(yīng)在有效日期前三個(gè)工作日交還部門(mén)。勞資員特別事項(xiàng) 員工辭職須按以下規(guī)定提前通知公司,提前通知日期以提交離職申請(qǐng)單之日算起,申請(qǐng)日期以提交申請(qǐng)單日期為準(zhǔn),申請(qǐng)之日計(jì)入提前通知日期內(nèi),而辦理離職手續(xù)日不計(jì)入提前通知日期內(nèi)。試用期員工,須提前7日通知公司;已轉(zhuǎn)正之員工,A級(jí)員工須提前7日通知公司,其余均需提前30天通知公司。 未按規(guī)定時(shí)間提前離職的員工:若是部門(mén)要求員工提前離職且獲得員工本人同意,由部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后,則可免扣代通知金。若為員工提出提前離職,則須按不足天數(shù)(指自離職申請(qǐng)日至正式離職日之天數(shù)與規(guī)定的提前通知日天數(shù)相比)扣代通知金。(計(jì)算方法:時(shí)薪員工每日按8小時(shí)計(jì)算,月薪員工按天數(shù)計(jì)算)患有重病的員工若急于提前離職進(jìn)行治療,可憑鎮(zhèn)級(jí)以上醫(yī)院(或公司保健室)的診斷證明經(jīng)部門(mén)經(jīng)理和人力資源部經(jīng)理/主管簽字同意后免扣代通知金。 員工辭職后,若消極怠工,經(jīng)教誨仍不改者,可采取經(jīng)濟(jì)處罰。 5.1.2解雇流程行 動(dòng) 及 要 求負(fù) 責(zé)申請(qǐng) 對(duì)于嚴(yán)重違反勞動(dòng)紀(jì)律或公司規(guī)章制度、嚴(yán)重失職、嚴(yán)重?fù)p害公司利益或出現(xiàn)不良工作表現(xiàn)經(jīng)書(shū)面提醒仍不見(jiàn)改善等情況,公司有權(quán)解雇員工。部門(mén)負(fù)責(zé)人面談 于離職前,應(yīng)與被解雇員工進(jìn)行面談:公司之所以解雇其的理由;傾聽(tīng)員工對(duì)被解雇之事的意見(jiàn);引導(dǎo)員工認(rèn)真反省,并對(duì)其未來(lái)發(fā)展提出建議和忠告;按要求填寫(xiě),交所屬經(jīng)理。部門(mén)負(fù)責(zé)人審批 確認(rèn)員工過(guò)往工作表現(xiàn),判斷嚴(yán)重程度,認(rèn)為理由充分,則簽批,及時(shí)送人力資源部。部門(mén)經(jīng)理/總經(jīng)理復(fù)查 接到,及時(shí)組織調(diào)查該員工表現(xiàn)及解雇員工的理由是否正當(dāng)、充足。人力資源部經(jīng)理/主管OKNG人力資源部經(jīng)理/主管簽核與部門(mén)經(jīng)理、總經(jīng)理溝通,給予處理意見(jiàn),以達(dá)成共識(shí);若不能達(dá)成共識(shí),則交董事總經(jīng)理或董事長(zhǎng)處理。通知 復(fù)查完畢后通知部門(mén)文員領(lǐng)回,并跟進(jìn)離職手續(xù)的辦理。勞資員特別事項(xiàng) 解雇分為兩種:即時(shí)解雇,詳見(jiàn)違紀(jì)過(guò)失處理制度有關(guān)規(guī)定;提前通知:若已轉(zhuǎn)正員工因工作不能勝任,則應(yīng)提前30天書(shū)面通知其將被解雇。 未按以上規(guī)定時(shí)間提前解雇時(shí),須按不足天數(shù)補(bǔ)代通知金(計(jì)算方法同)。 被解雇員工若無(wú)理取鬧,糾纏領(lǐng)導(dǎo),影響本公司正常生產(chǎn)、工作秩序的,將提請(qǐng)公安部門(mén)按治安管理處罰條例之有關(guān)規(guī)定處理。 5.1.3自動(dòng)離職序號(hào)行 動(dòng) 及 要 求負(fù) 責(zé)01確定員工自動(dòng)離職后一個(gè)工作日內(nèi),應(yīng)填寫(xiě),注明“自動(dòng)離職”交部門(mén)經(jīng)理簽批后,交人力資源部。部門(mén)主管02確認(rèn)申請(qǐng)是否屬實(shí)。屬實(shí),則簽批;否則,則反饋所屬部門(mén)經(jīng)理。人力資源部經(jīng)理/主管注! 自動(dòng)離職者不得向公司索取任何工資、福利和獎(jiǎng)金。 發(fā)現(xiàn)有自動(dòng)離職者,部門(mén)應(yīng)第一時(shí)間通知人力資源部、后勤服務(wù)部等相關(guān)部門(mén)。因延遲通知而造成的損失,由部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)完全責(zé)任。 5.1.4合同期滿不續(xù)簽合同序號(hào)行 動(dòng) 及 要 求負(fù) 責(zé)01合同期滿前,如無(wú)意續(xù)簽合同,應(yīng)提前三十天書(shū)面通知對(duì)方不續(xù)簽合同。原則上,在接到通知后一個(gè)月內(nèi)應(yīng)辦妥離職手續(xù)(雙方另有協(xié)定時(shí)間除外,但此時(shí)應(yīng)有書(shū)面協(xié)定并提交給人力資源部,按協(xié)定時(shí)間處理)。員工或部門(mén)主管/經(jīng)理02填寫(xiě),注明“合同期滿不續(xù)簽合同”交部門(mén)主管和部門(mén)經(jīng)理審批后,交人力資源部。員工或部門(mén)主管/經(jīng)理03了解不續(xù)簽合同原因,收集相關(guān)方意見(jiàn)并向公司反饋。人力資源部經(jīng)理/主管04簽批后通知部門(mén)文員領(lǐng)回,并跟進(jìn)離職手續(xù)的辦理。勞資員 特別說(shuō)明:以下人員不管什么原因離職,在執(zhí)行以上程序后尚需執(zhí)行以下特別程序: A、試用期滿之C級(jí)(含)以上人員:必須經(jīng)過(guò)總經(jīng)理的審批; B、利潤(rùn)中心負(fù)責(zé)人和D級(jí)人員:必須經(jīng)過(guò)總經(jīng)理和董事長(zhǎng)的審批; C、十佳員工和技術(shù)進(jìn)步獎(jiǎng)員工:必須經(jīng)過(guò)總經(jīng)理和董事長(zhǎng)的審批; D、司齡滿五年的員工:必須經(jīng)過(guò)總經(jīng)理和董事長(zhǎng)的審批。5.2 員工辦理離職手續(xù)程序除解雇、自動(dòng)離職外,離職手續(xù)均統(tǒng)一安排于周四進(jìn)行,其他時(shí)間均不辦理離職手續(xù)。流程行 動(dòng) 及 要 求負(fù) 責(zé)部門(mén)交接 交接工作,離職者填寫(xiě),詳見(jiàn)工作交接制度; 交接工具,詳見(jiàn)工具和資產(chǎn)管理制度,有計(jì)量工具需到計(jì)量室交接; 到財(cái)務(wù)部辦理工具核銷(xiāo)手續(xù); 離職前一天做好部門(mén)交接工作。部門(mén)文員/負(fù)責(zé)人退宿舍離職當(dāng)天9:00前辦理好退宿舍手續(xù)。離職者離職手續(xù)確認(rèn)10:30到人力資源部確認(rèn)考勤及離職手續(xù)。離職者簽收工資單17:00到集團(tuán)人力資源部簽收工資單。(工資將于離職手續(xù)辦理后7個(gè)工作日內(nèi)轉(zhuǎn)到離職員工的銀行帳戶)離職者5.3離職內(nèi)部處理程序流程行 動(dòng) 及 要 求負(fù) 責(zé)內(nèi)部處理流程 提前一天將離職人員名單發(fā)給相關(guān)部門(mén),電腦部、總臺(tái)、圖書(shū)室等作相關(guān)的處理,凡有扣款的于員工離職當(dāng)天10:00前通知?jiǎng)谫Y員。 辦理離職手續(xù)當(dāng)天8:30前,各部門(mén)將離職員工的和離職員工的IC卡交勞資員; 8:40前,勞資員將和離職員工的IC卡交后勤服務(wù)部統(tǒng)計(jì)員作后勤處理,包括宿舍、士多店、食堂、醫(yī)務(wù)室等; 考勤員計(jì)算考勤,勞資員統(tǒng)計(jì)各類扣款; 12:45前,勞資員將考勤資料及交財(cái)務(wù)部。人力資源部后勤處理 回收IC卡,并填寫(xiě)交宿舍管理員。后勤服務(wù)部統(tǒng)計(jì)員 抄水、電表,確定應(yīng)扣水、電、住宿、有線電視等費(fèi)用,同時(shí)通知該離職員工所在宿舍負(fù)責(zé)人確認(rèn); 檢查宿舍各設(shè)施是否完好,若為其所損壞,應(yīng)追究賠償責(zé)任,記錄賠償金額; 將以上檢查和確認(rèn)結(jié)果填寫(xiě)在上并將離職申請(qǐng)單及離宿通知單交后勤統(tǒng)計(jì)員處。宿舍管理員 回收工衣,僅適用于無(wú)工衣補(bǔ)貼的員工(如保安服等)。士多店管理員 查詢離職員工有無(wú)體檢費(fèi)用及試用期醫(yī)藥費(fèi)或超額醫(yī)藥費(fèi)并填寫(xiě)保健員 查詢離職員工有無(wú)借書(shū)未歸還記錄,并在離職單上注明圖書(shū)管理員 確認(rèn)離職者所有消費(fèi),查詢飯?zhí)?、士多店各?xiàng)消費(fèi)金額; 將以上所有費(fèi)用(包括遺失、損壞之賠償金額)均填寫(xiě)在上,交后勤服務(wù)部經(jīng)理。后勤服務(wù)部統(tǒng)計(jì)員 審核有關(guān)總務(wù)的手續(xù)是否均已辦妥,確認(rèn)所有需扣款的金額,無(wú)誤后,於上簽名,然后交人力資源部勞資員。后勤服務(wù)部經(jīng)理人事及計(jì)糧資料處理 統(tǒng)計(jì)該員工罰款和賠償金額; 要求考勤員提供該員工完整的考勤資料; 填寫(xiě),將以上資料交人力資源部經(jīng)理/主管。勞資員 審核所有手續(xù)均已辦妥,各種資料均齊全后,于和上簽名。人力資源部經(jīng)理/主管 更正電腦資料,封存該員工之人事檔案,并根據(jù)需要通知相關(guān)人員。勞資員財(cái)務(wù)處理 計(jì)算工資經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后交出納員。 一般情況下,于離職當(dāng)日下午17:00到指定地點(diǎn)向離職員工發(fā)放工資單:依據(jù)廠證和身份證,核實(shí)無(wú)誤方予發(fā)放,要求當(dāng)事人簽收。原則上,工資不得由他人代簽;若因某些特殊原因確需代簽時(shí),由本人提出書(shū)面申請(qǐng)。工資單沒(méi)有簽收的,不給予轉(zhuǎn)帳;未開(kāi)戶員工的工資以現(xiàn)金形式發(fā)放。計(jì)糧員廠證回收 發(fā)放工資單后,回收廠證,統(tǒng)一銷(xiāo)毀。出納員離職面談 對(duì)以下人員必須進(jìn)行離職面談,保持面談?dòng)涗洠?-試用期滿后的C級(jí)(含)以上人員; -司齡滿三年的人員; -十佳員工和技術(shù)進(jìn)步獎(jiǎng)員工及曾對(duì)公司做出較大貢獻(xiàn)的員工。 除以上情況外,應(yīng)有選擇地對(duì)離職人員進(jìn)行面談,以便掌握離職的真正原因。人力資源部經(jīng)理/主管離職通知 對(duì)于主管級(jí)(含)以上人員以及特殊職位,如采購(gòu)、報(bào)關(guān)、業(yè)務(wù)等人員應(yīng)發(fā)出離職通知。 必要時(shí),應(yīng)向外界如供應(yīng)商、客戶等書(shū)面聲明離職者行為已與本公司無(wú)關(guān)。人力資源部經(jīng)理/主管其它 商住樓、工程師樓住戶離職后若需繼續(xù)留宿,需至后勤服務(wù)部領(lǐng)取申請(qǐng)表,填寫(xiě)后交總經(jīng)理審批方予留宿。留宿前按申請(qǐng)期限預(yù)交押金,金額由后勤服務(wù)部經(jīng)理確認(rèn),到出納處交付。注! 禁止離職人員利用郵件公開(kāi)發(fā)布負(fù)面或私人信息,違者將追究相關(guān)責(zé)任。 離職人員若想通過(guò)公司網(wǎng)絡(luò)發(fā)布個(gè)人不滿意見(jiàn),可直接向集團(tuán)人力資源部申請(qǐng),經(jīng)集團(tuán)人力資源部總監(jiān)確認(rèn)后放入“東江論壇”。5.4離職統(tǒng)計(jì)序號(hào)統(tǒng)計(jì)分析項(xiàng)目時(shí)間01全廠員工總流失率=統(tǒng)計(jì)期內(nèi)離職的人數(shù)/期初期末平均在職人數(shù)*100%每月8日前02試用期內(nèi)員工離職率=統(tǒng)計(jì)期內(nèi)離職員工中未滿試用期的人數(shù)(不論何因)/統(tǒng)計(jì)期內(nèi)被試用的總?cè)藬?shù)*100%每月8日前03試用期滿員工流失率=統(tǒng)計(jì)期內(nèi)已滿試用期辭職的員工人數(shù)(不包括公司裁員)/ 期初期末滿試用期員工人數(shù)的平均值*100%每月8日前04離職原因分
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