會計信息系統(tǒng)采購與應(yīng)付款管理PPT課件

精品課件 1 第6章采購與應(yīng)付款管理 6 1概述6 2采購與應(yīng)付款業(yè)務(wù)流程分析6 3采購與應(yīng)付款系統(tǒng)功能分析 精品課件 2 6 1概述 因采購與應(yīng)付款有著緊密的聯(lián)系 因此在會計實務(wù)中 采購與應(yīng)付款既可以作為一個子系統(tǒng)運行 也可以將其劃分為既相互聯(lián)系又可獨立的子系統(tǒng)運行 目前大多數(shù)會計軟件都采用獨立的子系統(tǒng)即采購管理子系統(tǒng)和應(yīng)付款管理子系統(tǒng) 精品課件 3 采購與應(yīng)付循環(huán)的管理與核算因不同行業(yè)或企業(yè)而有所不同 其中制造企業(yè)和商品流通企業(yè)的采購活動具有較大的代表性 企業(yè)通過采購材料或商品而開始生產(chǎn)經(jīng)營活動 企業(yè)的采購一般是從訂單開始的 訂單是企業(yè)根據(jù)產(chǎn)品的市場銷售狀況或客戶的需求和庫存的情況而產(chǎn)生的 企業(yè)一方面要減少資金的占用 另一方面要減少經(jīng)營的風(fēng)險和存儲的成本 把庫存減少到最低可接受程度 即所謂 經(jīng)濟庫存量 就要設(shè)計科學(xué)的采購計劃 即設(shè)計經(jīng)濟采購批量與訂購點 早期的 20世紀60年代后采用MRP 物料需求計劃 精品課件 4 傳統(tǒng)庫存管理方法 訂貨點法 訂貨點法是一種使庫存量不得低于安全庫存的庫存補充方法 以此來保證需求 精品課件 5 MRP的邏輯流程圖 賣什么 做什么 買什么 市場要什么 精品課件 6 商業(yè)企業(yè)的庫存完全由供應(yīng)商來決定 只要庫存達到最低 供應(yīng)商立即補充 由于計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用 企業(yè)內(nèi)部乃至整個供應(yīng)鏈的各種信息共享程度越來越高 利用采購訂單模式科學(xué)制定采購計劃 已經(jīng)成為許多企業(yè)的共識 精品課件 7 一 采購管理主要任務(wù) 根據(jù)企業(yè)內(nèi)部庫存和外部市場的情況 及時地制定采購計劃合理選擇供應(yīng)商反映和監(jiān)督采購合同的執(zhí)行情況 精品課件 8 一般而言 較高的存貨儲備有利于生產(chǎn)和銷售 但無疑卻增加儲備的成本 儲備存貨的成本包括三種 1 采購成本 指購貨款及其運輸費用等 年采購成本與年總采購量有關(guān) 一般與訂貨量無關(guān) 2 訂貨成本 指每次訂貨發(fā)生的各種費用 該成本與每次訂貨量無關(guān) 所以每次訂貨量越大則每年訂貨次數(shù)越少 年訂貨成本越低 3 持有成本 指擁有并保存存貨所發(fā)生的各種費用 如倉庫保管成本 存貨所占用資金的資金成本 在保管過程中所發(fā)生的損失以及存貨的保險費等 精品課件 9 采購管理應(yīng)包括如下幾個方面 1 實際采購量的控制 為減少資金占用和庫存的存儲成本 又不影響企業(yè)的生產(chǎn)和銷售 應(yīng)合理安排采購數(shù)量和批次 要根據(jù)市場的需求情況進行生產(chǎn) 根據(jù)生產(chǎn)和庫存的情況進行采購 決不能盲目地進行采購 因此 對訂單的管理是采購管理的重要環(huán)節(jié) 2 采購成本的控制 采購成本的控制對企業(yè)也是非常重要的 許多中大型工業(yè)企業(yè)采用按計劃成本核算方法對采購環(huán)節(jié)的成本加以控制 一些企業(yè)還利用電子商務(wù)作為工具在網(wǎng)上進行大批量的集中采購 采購量大 可以降低采購價格 從而降低采購成本 同時 又避免了下級單位的黑箱操作 訂貨成本也大大降低 不同的企業(yè)對采購成本的控制有不同的方法 精品課件 10 3 貨款結(jié)算的控制 采購?fù)瓿蓵r 供應(yīng)商必然要進行貨款結(jié)算 首先 應(yīng)注意結(jié)算方式 結(jié)算時間的選擇安排 這對企業(yè)是非常重要的 它一方面體現(xiàn)了企業(yè)信用與供應(yīng)商良好關(guān)系 另一方面還可以爭取到供應(yīng)商對所售商品的折扣 指現(xiàn)金折扣 從則降低成本 其次 應(yīng)正確確定結(jié)算金額和對象 當(dāng)企業(yè)的采購活動頻繁時 尤其是在手工方式下 與供應(yīng)商的結(jié)算 稍有疏忽可能出錯 而一旦貨款多付或錯付對象將給企業(yè)帶來損失 因此 當(dāng)企業(yè)采購用訂單進行采購時 貨款的結(jié)算應(yīng)該與采購訂單上的金額和對象保持一致 第三 應(yīng)注意應(yīng)付賬款與預(yù)付賬款的管理 定期與供應(yīng)商對賬 精品課件 11 4 入庫的管理 入庫材料的品種 數(shù)量等應(yīng)該與訂單相一致 當(dāng)供應(yīng)商發(fā)運的物品運抵后 必須由驗收部人員核點驗收 檢查運抵物品的數(shù)量和性能狀態(tài) 發(fā)現(xiàn)物品存在質(zhì)量問題 應(yīng)立即提醒采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系 對需要退貨的物品應(yīng)填寫退貨單 并通知財務(wù)部在貨款結(jié)算中扣除相應(yīng)的金額 精品課件 12 二 采購交易的會計核算采購環(huán)節(jié)的會計核算方法因企業(yè)類型 規(guī)模以及管理方式的不同而不同 如工業(yè)企業(yè)的采購核算可以采用實際成本核算或計劃成本核算 采用計劃成本核算的 應(yīng)使用 材料成本差異 科目 核算采購的實際成本和計劃成本的差異 以達到反映與控制采購成本的目的 商品流通企業(yè)可以采用進價核算和售價核算 一般對批發(fā)商品采用進價核算 而對零售商品多采用售價核算 采用售價核算的企業(yè)應(yīng)設(shè)置 商品進銷差價 科目 核算商品售價與進價的差額 以反映商品毛利 對于采購環(huán)節(jié)運雜費的處理 工業(yè)企業(yè)與商品流通企業(yè)核算也有所不同 工業(yè)企業(yè)運雜費 除小額市內(nèi)運輸費外 一般直接或分配計入采購成本 作為材料成本的一部分 而商品流通企業(yè)的運雜費 一般都直接計入營業(yè)費用 精品課件 13 三 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點與目標(biāo) 一 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點采購與應(yīng)付子系統(tǒng)是會計信息系統(tǒng)中的一個較為復(fù)雜的子系統(tǒng) 它具有如下特點 1 數(shù)據(jù)處理量大 一般工業(yè)企業(yè)中材料 輔助原料的品種規(guī)格繁多 對每個具體的品種都要進行詳細全面的反映 不僅要反映其數(shù)量指標(biāo) 而且要反映價值指標(biāo) 同時還要反映與不同供應(yīng)商之間的結(jié)算關(guān)系 因此 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)涉及面廣 數(shù)據(jù)處理量大 2 數(shù)據(jù)變化頻繁 采購活動是企業(yè)生產(chǎn)順利進行的必要前提 生產(chǎn)過程中的耗用要通過采購環(huán)節(jié)補償 訂貨品種 供應(yīng)商 結(jié)算價格 結(jié)算方式變化頻繁 必然使數(shù)據(jù)輸入與處理的頻率相當(dāng)高 精品課件 14 3 核算方法較復(fù)雜 采購環(huán)節(jié)由于材料核算可以采用實際成本核算或計劃成本核算 進價核算或售價核算 結(jié)算與實際入庫過程存在貨到票未到 票到貨未到等情況 因此 核算方法較為多樣 4 與存貨子系統(tǒng)和賬務(wù)處理子系統(tǒng)存在頻繁的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)不是一個獨立的系統(tǒng) 材料采購后的入庫和貨款的實際結(jié)算等數(shù)據(jù)要傳遞到存貨子系統(tǒng)和賬務(wù)處理子系統(tǒng) 同時它在訂單管理控制和供應(yīng)商結(jié)算情況方面也接收存貨子系統(tǒng)和賬務(wù)處理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù) 5 管理要求高 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理既涉及錢也涉及物 還涉及稅的合理計算 因此數(shù)據(jù)的輸入與處理可靠性要求高 容不得任何錯誤 精品課件 15 二 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的目標(biāo)根據(jù)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的上述特點 一個完善的采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的目標(biāo)應(yīng)包括以下幾方面 1 采購核算與管理 進行采購訂單處理 及時 準(zhǔn)確地完成訂貨和采購的數(shù)據(jù)處理與管理 反映和監(jiān)督采購合同的制定和執(zhí)行情況 合理選擇供應(yīng)商 正確計算存貨采購成本和稅金 與存貨子系統(tǒng)一起使用可以動態(tài)掌握存貨的現(xiàn)存量信息 2 應(yīng)付賬款的核算與管理 完成從收到供應(yīng)商的發(fā)票到處理付款為止的數(shù)據(jù)處理過程 反映和監(jiān)督存貨采購交易過程資金的支出和應(yīng)付情況 及時提供債務(wù)總額和現(xiàn)金需求量 隨時掌握采購業(yè)務(wù)的付款情況 并能對應(yīng)付賬款進行賬齡分析 處理采購入庫單并生成各種機制憑證數(shù)據(jù) 自動傳遞到賬務(wù)處理子系統(tǒng)和存貨子系統(tǒng) 精品課件 16 四 采購子系統(tǒng)與應(yīng)付款子系統(tǒng)的關(guān)系 采購與付款的工作流程可分為如下幾步 1 當(dāng)企業(yè)需要采購貨物時 請購者編制購買貨物的清單 并送到采購部門 2 采購部門收到采購清單后 有專職人員負責(zé)這項采購 選擇供應(yīng)商 編制采購訂單 并將采購訂單提供給財會部門 驗收部門以及供貨商 3 當(dāng)采購的貨物送到驗收部門時 與采購訂單進行核對 編制驗收報告 辦理入庫手續(xù)并開入庫單 根據(jù)入庫單登記庫存賬 并將驗收報告送到財會部門 4 當(dāng)財會部門收到供應(yīng)商寄來的發(fā)票和其它單據(jù)時 將其與驗收報告 采購訂單進行核對 計算采購成本 編制記賬憑證 借 原材料或材料采購貸 應(yīng)付賬款應(yīng)交稅金 應(yīng)交增值說 進項稅額 并登記賬簿 更新應(yīng)付賬款 原材料等賬戶 精品課件 17 5 在付款期到時 財會部門簽發(fā)支票付款 并編制記賬憑證 借 應(yīng)付賬款貸 銀行存款并登記賬簿 更新應(yīng)付賬款 銀行存款賬戶 精品課件 18 精品課件 19 精品課件 20 6 2采購與應(yīng)付管理流程分析 一 采購與付款流程管理控制以工業(yè)企業(yè)為例 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程包括下列主要交易事項 1 查閱存庫存量記錄及授權(quán)采購交易 2 選擇供應(yīng)商與發(fā)出采購單 3 驗收購入物品 4 根據(jù)購入物品的驗收資料更新存貨明細賬記錄 5 登記采購交易產(chǎn)生的應(yīng)付債務(wù) 6 定期匯總購貨交易的各項資料 過入存貨和應(yīng)付賬款等總分類賬戶 精品課件 21 精品課件 22 采購業(yè)務(wù)處理模式首先必須確保 請購 采購 收貨驗貨 應(yīng)付帳款和現(xiàn)金支出職能的分離1 請購請購單必須由采購以外的其他部門提出 請購單一定要經(jīng)過最初提出購買申請的部門審核 精品課件 23 采購數(shù)據(jù)庫 收貨報告 應(yīng)付帳款 采購 收貨 倉儲 請購單 精品課件 24 2 采購 無論請購單采取何種方式由何處簽發(fā) 選擇供應(yīng)商和安排交貨方式都是采購部門的職能 采購部門選擇好供應(yīng)商后 應(yīng)根據(jù)請購單編制一份購買訂單 并把其副本送交供應(yīng)商 應(yīng)付帳款 請購 倉儲 以及收貨部門在接下來的訂單處理過程中將會分別接觸并處理購買訂單 供應(yīng)商一般會返還購買訂單的一個副本 確認已經(jīng)收到了購買訂單 應(yīng)將購買訂單的簽發(fā)通知請購部門 請購部門有必要復(fù)查購買訂單 以確認其是否與請購單中標(biāo)明的企業(yè)需求一致 精品課件 25 應(yīng)付賬款 賣主 賣主 采購數(shù)據(jù)庫 競價 采購 精品課件 26 3 收貨與驗貨 收貨職能應(yīng)當(dāng)獨立于倉庫保管的職能 收貨部門可直接處理購買訂單 并將其與從供應(yīng)商處運來的貨物進行核對 當(dāng)貨物實際運到時 收貨部門可以僅憑購買訂單從供應(yīng)商處接收貨物 收貨程序要求對運到的貨物進行獨立清點 并編制收貨報告 清點過程可以采用獨立盤點或盲點 即清點人是先不知道購買訂單上標(biāo)明的購買數(shù)量 這種做法的目的是讓清點人只能通過實物清點得到收貨數(shù)量 而不可能從購買訂單上抄襲有關(guān)數(shù)據(jù) 盲點所得數(shù)量與購買訂單上的數(shù)量核對后編制相應(yīng)的收貨報告 其副本隨同貨物轉(zhuǎn)移至倉儲部門 收貨還有一項職能 質(zhì)檢 有技術(shù)能力的質(zhì)檢人員對收到的貨物進行質(zhì)量檢測 給有關(guān)使用部門或請購部門以適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量保證 精品課件 27 倉庫 倉庫 采購數(shù)據(jù)庫 賣主 收貨 精品課件 28 4 倉儲 倉儲部門根據(jù)再次確認貨物已經(jīng)收到 具體做法是簽收收貨報告 并傳遞給應(yīng)付帳款部門 并依據(jù)購入物品的驗收資料更新存貨明細賬記錄 如果貨物是直接運至請購部門而不是倉庫 請購部門的監(jiān)督人員應(yīng)在收貨報告上進行確認 隨后將其傳遞給應(yīng)付帳款部門 對所購貨物的接收進行獨立的檢查確認 是采購業(yè)務(wù)流程的一個重要控制特征 精品課件 29 5 應(yīng)付賬款 應(yīng)付賬款部門負責(zé)向供應(yīng)商支付所欠的貨款 為了處理一次采購業(yè)務(wù) 通常必須具備4種相關(guān)的文件記錄 請購單 購買訂單 收貨報告 發(fā)票 付款活動中使用憑單系統(tǒng)是對采購業(yè)務(wù)采取的一種必要的控制措施 憑單系統(tǒng)實質(zhì)上是一種復(fù)查技術(shù) 它可以確保在對一張發(fā)票付款之前 收集 確認并復(fù)查所有相關(guān)文件 對有關(guān)的記錄作最后的檢查 憑單經(jīng)過核準(zhǔn)后 傳送給負責(zé)現(xiàn)金支出的職員憑此付款 精品課件 30 福特公司的采購付款流程 精品課件 31 精品課件 32 精品課件 33 精品課件 34 整個采購業(yè)務(wù)活動還有幾點控制特征要特別注意 采購業(yè)務(wù)本身既不能對貨物進行實際的控制 也不能對付款活動所需要的文件記錄進行控制 收貨職能要與貨物的保管職能相分離 在授權(quán)付款之前 必須得到收獲職能和保管職能兩方面的確認 負責(zé)應(yīng)付帳款的職員只能處理與其有關(guān)的文件 不能單獨接觸貨物或現(xiàn)金 請購單必須由采購以外的其他部門單獨進行復(fù)查 發(fā)票在送交應(yīng)付帳款部門之前 要交采購部門進行必要的復(fù)查和核準(zhǔn) 采購條件應(yīng)由采購部門之外的其他部門來評價是否恰當(dāng) 存貨記錄應(yīng)當(dāng)及時更新 以便能夠客觀反映實際收到的存貨數(shù)量 隨時掌握庫存動態(tài) 精品課件 35 二 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程 一 采購子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程1 采購業(yè)務(wù)的工作內(nèi)容和工作程序由于采購子系統(tǒng)的復(fù)雜性 因此在介紹電算化方式下采購管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程之前 我們將采購業(yè)務(wù)的工作內(nèi)容和工作程序再做進一步的分析 下面的圖表是采購子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)運行程序圖 以制造行業(yè)為例 清楚地說明了采購業(yè)務(wù)的工作內(nèi)容和工作程序 精品課件 36 采購子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)運行程序 精品課件 37 2 采購子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程與其它子系統(tǒng)相比采購子系統(tǒng)不僅數(shù)據(jù)處理復(fù)雜 自動化程度也較低 采購系統(tǒng)中無論是采購計劃的制定還是采購訂單的生成都需要人工干預(yù) 且人為因素占很大的比重 設(shè)計采購子系統(tǒng)時 除了考慮正常的收料驗貨 還要考慮不合格的貨物處理即退貨處理 并能對退貨業(yè)務(wù)發(fā)生的不同時機 采取不同的解決方案 下面的采購子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程圖中針對退貨業(yè)務(wù) 提供了三種解決方案 精品課件 38 1 結(jié)算前全額退貨 即已錄入采購入庫單但未進行采購結(jié)算 并且全額退貨 這時 需填制一張全額數(shù)量的退貨單 負數(shù)入庫單 把這張退貨單與原入庫單進行結(jié)算 沖抵原入庫單數(shù)據(jù) 2 結(jié)算前部分退貨 即已錄入采購入庫單但未進行采購結(jié)算 并且部分退貨 這時 需填制一張部分數(shù)量的退貨單 負數(shù)入庫單 把這張退貨單與原入庫單 采購發(fā)票 發(fā)票上的數(shù)量 原入庫單數(shù)量 退貨單數(shù)量 進行結(jié)算 沖抵原入庫單數(shù)據(jù) 3 結(jié)算后退貨 即已錄入采購入庫單 采購發(fā)票 并且已進行采購結(jié)算 這時 需填制一張退貨單 負數(shù)入庫單 和一張紅字發(fā)票 負數(shù)發(fā)票 把退貨單和紅字發(fā)票進行結(jié)算 沖抵原入庫單數(shù)據(jù) 精品課件 39 采購子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程 采購結(jié)算單 精品課件 40 二 應(yīng)付款子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程 1 應(yīng)付款處理業(yè)務(wù)的工作內(nèi)容和工作程序應(yīng)付款處理業(yè)務(wù)主要是財務(wù)部門用于核算和管理供應(yīng)商的往來款項 它是以發(fā)票 其他應(yīng)付單等原始單據(jù)為依據(jù) 記錄采購業(yè)務(wù)及其他業(yè)務(wù)所形成的往來款項 處理應(yīng)付款項支付 轉(zhuǎn)賬等情況 其主要工作內(nèi)容和工作程序如下所示 精品課件 41 應(yīng)付款子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)運行程序 精品課件 42 2 應(yīng)付款子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程電算化方式下的應(yīng)付款子系統(tǒng)數(shù)據(jù)