會計(jì)信息系統(tǒng)-總賬子系統(tǒng) PPT課件

第四章總賬子系統(tǒng) 通過本章的學(xué)習(xí) 要求學(xué)生掌握總賬系統(tǒng)的結(jié)構(gòu) 數(shù)據(jù)處理流程 主要的數(shù)據(jù)文件及文件的設(shè)計(jì)方法 系統(tǒng)模塊的劃分 主要模塊的功能以及在單位電算化實(shí)施過程中各種操作和原理 第一節(jié)總賬子系統(tǒng)概述及流程分析第二節(jié)總賬子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)與主要數(shù)據(jù)文件設(shè)計(jì)第三節(jié)總賬子系初始設(shè)置第四節(jié)憑證處理第五節(jié)賬表輸出第六節(jié)輔助管理一往來 項(xiàng)目 部門核算和管理第七節(jié)期末處理 第一節(jié)總賬子系統(tǒng)概述及流程分析 一 總賬子系統(tǒng)的范圍及其目標(biāo)的確定二 總賬子系統(tǒng)的特點(diǎn)三 總賬子系統(tǒng)手工處理流程分析四 計(jì)算機(jī)賬務(wù)數(shù)據(jù)處理流程五 計(jì)算機(jī)方式和手工方式下賬務(wù)處理流程的異同 一 總賬子系統(tǒng)的范圍及其目標(biāo)的確定 一 總賬子系統(tǒng)范圍的確定總賬子系統(tǒng)是以憑證為原始數(shù)據(jù) 通過對憑證的輸入和處理 完成記賬 結(jié)賬 銀行對賬 賬證表的查詢與打印 系統(tǒng)服務(wù)和系統(tǒng)管理等賬務(wù)處理工作 總賬子系統(tǒng)包含所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計(jì)核算 如采購業(yè)務(wù)核算 銷售業(yè)務(wù)核算 存貨業(yè)務(wù)核算等 但是如果某單位的某些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)比較復(fù)雜 如存貨核算 銷售核算都比按復(fù)雜 那么有關(guān)存貨 銷售業(yè)務(wù)的詳細(xì)核算和管理放在相應(yīng)的子系統(tǒng)中進(jìn)行 其總括核算內(nèi)容仍然放在總賬子系統(tǒng)中進(jìn)行 二 總賬子系統(tǒng)的目標(biāo) 1 及時(shí) 準(zhǔn)確地采集和輸入各種憑證 保證進(jìn)入計(jì)算機(jī)的會計(jì)數(shù)據(jù)及時(shí) 正確和全面 2 高效 正確地完成記賬等數(shù)據(jù)處理過程 3 隨時(shí)輸出某個(gè)時(shí)期內(nèi)任意會計(jì)科目發(fā)生的所有業(yè)務(wù) 隨時(shí)輸出各個(gè)會計(jì)期間的各種賬表 為企業(yè)管理提供信息 4 建立總賬子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口 實(shí)現(xiàn)會計(jì)數(shù)據(jù)的及時(shí)傳遞和數(shù)據(jù)共享 二 總賬子系統(tǒng)的特點(diǎn) 一 規(guī)范性強(qiáng) 一致性好 二 綜合性強(qiáng) 在整個(gè)會計(jì)信息系統(tǒng)中起核心作用 三 控制要求嚴(yán)格 正確性要求高 三 總賬子系統(tǒng)手工處理流程分析 原始憑證 記賬憑證 收款憑證 付款憑證 轉(zhuǎn)賬憑證 科目匯總表 日記賬 明細(xì)賬 總賬 期未處理 編制報(bào)表 報(bào)表 編制科目匯總表 編制和審核憑證 登記日記賬 登記各種明細(xì)賬 登記總賬 流程步驟 1 根據(jù)原始憑證編制記賬憑證 2 登記日記賬 3 登記各種明細(xì)賬 4 根據(jù)科目匯總表登記總賬 5 月未處理 6 編制報(bào)表 二 手工方式下賬務(wù)處理形式的缺陷 1 數(shù)據(jù)大量重復(fù) 2 信息提供不及時(shí) 3 準(zhǔn)確性差 4 工作強(qiáng)度大 四 計(jì)算機(jī)賬務(wù)數(shù)據(jù)處理流程 一 總賬子系統(tǒng)頂層數(shù)據(jù)流程圖 用戶 總賬子系統(tǒng)賬務(wù)處理 會計(jì)信息系統(tǒng)其他子系統(tǒng) 二 總賬子系統(tǒng)中間層數(shù)據(jù)流程圖 流程說明 1 用戶將本單位的基礎(chǔ)會計(jì)信息通過初始化送入計(jì)算機(jī) 并保存在相應(yīng)的數(shù)據(jù)文件中 2 由錄入員通過鍵盤輸入記賬憑證 原始憑證 輸入的憑證經(jīng)檢查無誤后 寫入臨時(shí)憑證文件 或者期未通過自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成機(jī)制憑證傳入臨時(shí)憑證文件 3 對錄入的憑證進(jìn)行審核和登賬 對審核通過的憑證進(jìn)行登賬處理 對審出錯(cuò)的憑證返回 由錄入會計(jì)進(jìn)行修改后再審核 登賬一方面將當(dāng)前憑證改為已登賬憑證 另一方面將憑證逐筆的發(fā)生額寫入余額文件 記入夏天應(yīng)賬戶的余額和發(fā)生額 4 會計(jì)期末 自動(dòng)進(jìn)行期末處理 并自動(dòng)生成記賬憑證傳入憑證文件 5 根據(jù)余額文件中余額和發(fā)生額及憑證文件生成日記賬 明細(xì)賬及總賬 6 根據(jù)余額文件中的余額及發(fā)生額生成各種會計(jì)報(bào)表 五 計(jì)算機(jī)方式和手工方式下賬務(wù)處理流程的異同 一 相同之處計(jì)算機(jī)方式和手工方式下賬務(wù)處理流程的最終結(jié)果都是賬簿和報(bào)表 處理過程都是實(shí)現(xiàn)了從憑證到賬簿 從賬簿到報(bào)表的全過程 二 不同之處1 數(shù)據(jù)處理的起點(diǎn)與終點(diǎn)不同 2 數(shù)據(jù)處理方式不同 3 數(shù)據(jù)存儲方式不同 4 對賬的方式不同 5 會計(jì)資料的查詢統(tǒng)計(jì)方式不同 6 計(jì)算機(jī)條件下賬務(wù)處理從高效性 正確性 及時(shí)性等方面來看 已經(jīng)和手工處理產(chǎn)生了根本性的不同 對會計(jì)理論和會計(jì)實(shí)務(wù)產(chǎn)生巨大的影響 第二節(jié)總賬子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)與主要數(shù)據(jù)文件設(shè)計(jì) 一 總賬子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)二 會計(jì)字典的設(shè)計(jì)三 總賬子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件設(shè)計(jì) 一 總賬子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu) 總賬子系統(tǒng)初始設(shè)置憑證處理賬簿輸出期未管理輔助處理系統(tǒng)服務(wù)通過對總賬子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理過程的分析可知 憑證管理 期未處理 賬簿輸出是總賬子系統(tǒng)必備的功能 此外 通用總賬子系統(tǒng)的特點(diǎn)又決定了對系統(tǒng)初始設(shè)置 系統(tǒng)服務(wù)等的要求 近年來 隨著會計(jì)管理理論的發(fā)展和會計(jì)實(shí)務(wù)的需求 總賬子系統(tǒng)在上述基本功能的基礎(chǔ)上又進(jìn)一步拓展了輔助核算和管理功能 如往來核算和管理 部門核算和管理 項(xiàng)目核算和管理等 總賬子系統(tǒng) 初始設(shè)置 憑證處理 賬簿輸出 輔助處理 期未處理 系統(tǒng)服務(wù) 二 會計(jì)字典的設(shè)計(jì) 會計(jì)字典定義會計(jì)字典 又稱檔案 或目錄 如科目目錄 客戶目錄 存貨目錄 部門目錄等 是構(gòu)成計(jì)算機(jī)會計(jì)數(shù)據(jù)體系框架的基本數(shù)據(jù)集 這些數(shù)據(jù)分別存放在相應(yīng)的數(shù)據(jù)文件中 是會計(jì)信息進(jìn)行分類的依據(jù) 二 科目文件設(shè)計(jì)1 建立科目文件的意義會計(jì)科目是會計(jì)核算方法之一 它可以分門別類地反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算資料 為了加強(qiáng)企業(yè)宏觀與微觀經(jīng)營管理 會計(jì)人員可以通過會計(jì)科目提供詳細(xì) 總括的核算信息 會計(jì)科目又是企業(yè)初始建賬的重要環(huán)節(jié) 為登記賬簿 編制財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表奠定基礎(chǔ) 2 會計(jì)科目編碼設(shè)計(jì)的目的 l 保證會計(jì)科目的唯一性 用一個(gè)代碼唯一地標(biāo)識一個(gè)會計(jì)科目 可以避免會計(jì)科目二義性 保證會計(jì)科目的唯一性 2 簡化會計(jì)數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式 對會計(jì)科目進(jìn)行編碼后 每個(gè)會計(jì)科目有唯一的科目編碼 用代碼表示既可表示會計(jì)科目 又可判斷科目的屬性 如類型 資產(chǎn) 負(fù)債等 科目的級別 一級 二級 三級 這樣將簡化會計(jì)數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式 有利于會計(jì)數(shù)據(jù)的輸入 存儲和傳輸 3 便于對會計(jì)數(shù)據(jù)加工處理 對會計(jì)科目進(jìn)行編碼后 計(jì)算機(jī)可以根據(jù)科目編碼進(jìn)行記賬 匯總和分類等 4 便于反映科目間的邏輯關(guān)系 便于分類 5 可以節(jié)省存儲單元 提高運(yùn)算速度 3 會計(jì)科目編碼方案設(shè)計(jì) l 編碼方式會計(jì)科目通常采用群碼的編碼方式 即將會計(jì)科目編碼分成若干段 每一段有固定的位數(shù) 第一段表示一級科目編碼 第二段表示二級明細(xì)科目編碼 以此類推 每一段按照一定的標(biāo)準(zhǔn)順序排列 2 科目編碼體系設(shè)計(jì)會計(jì)科目編碼體系是指單位內(nèi)所使用的每一個(gè)會計(jì)科目都規(guī)定一個(gè)代碼而構(gòu)成的代碼組 科目編碼體系設(shè)計(jì)是指按照有關(guān)規(guī)定如何確定單位內(nèi)所使用科目的代碼組 會計(jì)科目編碼體系的設(shè)計(jì)首先要遵循會計(jì)制度的規(guī)定 即一級科目編碼要按照會計(jì)制度的規(guī)定設(shè)置 也應(yīng)意味著一級科目編碼不存在編碼設(shè)計(jì)問題 因?yàn)樨?cái)政部在制定相應(yīng)的會計(jì)制度時(shí) 對一級科目都已經(jīng)規(guī)定了代碼 科目編碼體系的設(shè)計(jì)實(shí)際上就是明細(xì)科目編碼的設(shè)計(jì) 3 科目編碼結(jié)構(gòu)科目編碼結(jié)構(gòu)指會計(jì)科目編碼各級長度的構(gòu)成 一般說來 每一個(gè)會計(jì)科目的代碼按照其級別可分為若干段 如一級科目分一段 二級科目分兩段 三級科目分三段等 每一段有幾位 這種一個(gè)科目編碼分幾段 各段的長度就構(gòu)成了此科目的結(jié)構(gòu) 系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)可以將所有科目結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)為相同 也可設(shè)計(jì)為不同 這種在系統(tǒng)中具有相同科目結(jié)構(gòu)的稱為固定科目結(jié)構(gòu) 而各科目允許有不同結(jié)構(gòu)的稱為變動(dòng)結(jié)構(gòu) 4 明細(xì)科目編碼設(shè)計(jì)因?yàn)橐患壙颇吭谙鄳?yīng)的會計(jì)制度中已有明確規(guī)定 因此科目編碼的設(shè)計(jì) 實(shí)質(zhì)上是明細(xì)科目編碼的設(shè)計(jì) 5 科目編碼方法 1 順序編碼 是按編碼對象順序排列進(jìn)行編號的一種方法 2 位數(shù)編碼 是將編碼的每一位或幾位賦予一定的含義進(jìn)行編號的一種方法 在編碼時(shí) 從最高位開始 每一位或幾位分別代表不同的分類 3 分組編碼 是按數(shù)字順序分組表示某一項(xiàng)目的不同類別進(jìn)行編號的一種方法 五 科目編碼設(shè)計(jì)的基本原則 1 規(guī)定性原則 2 層次性原則 3 一致性原則 4 簡短性原則 5 擴(kuò)展性原則 三 總賬子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件設(shè)計(jì) 計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)中 所有的賬 證 表都必須存放在計(jì)算機(jī)存儲器中 在存儲器上 各種數(shù)據(jù)均以文件 域數(shù)據(jù)文件 的形式存放 一 余額及發(fā)生額文件1 余額及發(fā)生額文件的作用一是記錄各個(gè)會計(jì)時(shí)期 各個(gè)會計(jì)賬戶的期初余額 期末余額 借方發(fā)生額 貸方發(fā)生額等內(nèi)容 二是在生成賬簿時(shí) 系統(tǒng)自動(dòng)從此文件及憑證文件中提取相應(yīng)的數(shù)據(jù) 進(jìn)行加工組織 產(chǎn)生相應(yīng)的賬簿 三是為編制會計(jì)報(bào)表 財(cái)務(wù)分析 領(lǐng)導(dǎo)查詢提供相應(yīng)的數(shù)據(jù) 2 余額及發(fā)生額文件設(shè)計(jì)方案一 3 余額及發(fā)生額文件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方案二 4 余額及發(fā)生額文件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方案三 二 臨時(shí)憑證文件的設(shè)計(jì) 1 臨時(shí)憑證文件的作用臨時(shí)憑證文件顧名思義是用來臨時(shí)存儲未記賬的所有憑證 記錄在一定時(shí)間內(nèi)所發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的文件 臨時(shí)憑證文件應(yīng)該反映賬務(wù)處理所需要的全部內(nèi)容 不僅包括記賬憑證本身要求的內(nèi)容 如日期 憑證號 摘要 會計(jì)科目 金額等 還要包括計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理時(shí)所需要的各種標(biāo)識 以及反映各種數(shù)據(jù)記錄內(nèi)部控制方面的內(nèi)容 2 臨時(shí)憑證文件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方案一 3 臨時(shí)憑證文件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方案二 4 臨時(shí)憑證文件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方案三 5 憑證文件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方案臨時(shí)憑證文件與正式憑證文件沒有什么區(qū)別 特別是在結(jié)構(gòu)上沒有什么區(qū)別 唯一的區(qū)別是一個(gè)保存的是未審核憑證 一個(gè)保存的是已審核登賬的憑證 為什么不能合并呢 可以合并 但在憑證文件中需增加一個(gè)字段來區(qū)分這些憑證 一般 我們把這個(gè)字段稱作 審核標(biāo)志 字段 三 總帳子系統(tǒng)中其他數(shù)據(jù)庫文件1 帳套參數(shù)數(shù)據(jù)庫文件2 科目數(shù)據(jù)庫文件3 記帳憑證數(shù)據(jù)庫文件4 科目匯總數(shù)據(jù)庫文件 第三節(jié)總賬子系初始設(shè)置 總賬子系統(tǒng)是一個(gè)通用性很強(qiáng)的系統(tǒng) 為了使其能夠在各行各業(yè)應(yīng)用 設(shè)計(jì)時(shí)重點(diǎn)應(yīng)考慮各單位會計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的一般特性 到具體單位使用時(shí) 就要根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)屬性進(jìn)行具體設(shè)置 這種設(shè)置工作稱之為初始設(shè)置工作 一 設(shè)置賬套二 科目代碼設(shè)置三 錄入余額四 其他設(shè)置 一 設(shè)置賬套 設(shè)置賬套模塊的功能是建立核算單位 即在系統(tǒng)中為本企業(yè)建立一套核算賬套 總賬子系統(tǒng)的核算賬套實(shí)際上是相互關(guān)聯(lián)的賬務(wù)數(shù)據(jù)構(gòu)成的數(shù)據(jù)文件 一般單位只有一套賬 具體設(shè)置賬套時(shí) 根據(jù)系統(tǒng)的提示對賬套進(jìn)行參數(shù)的定義 賬套系統(tǒng)參數(shù)定義的內(nèi)容賬套參數(shù)定義的內(nèi)容主要包括 賬套代碼 賬套名稱 單位名稱 企業(yè)性質(zhì) 會計(jì)科目編碼方式 即各級科目的編碼位長 位數(shù)及科目級數(shù) 啟用日期 記賬本位幣 會計(jì)主管姓名等 二 憑證參數(shù)設(shè)置憑證參數(shù)設(shè)置模塊的主要用于設(shè)置 修改憑證有關(guān)的參數(shù)設(shè)置 三 帳簿參數(shù)設(shè)置帳簿參數(shù)設(shè)置模塊主要用于設(shè)置 修改帳薄有關(guān)的參數(shù)設(shè)置 帳薄包含明細(xì)帳每頁打印行數(shù) 帳簿是否連續(xù)打印 明細(xì)帳排列順序三個(gè)選擇項(xiàng) 二 科目代碼設(shè)置 科目設(shè)置模塊的功能是將單位會計(jì)核算中使用的科目逐一地按要求描述給系統(tǒng) 并將科目設(shè)立的結(jié)果保存在科目文件或匯總文件中 實(shí)現(xiàn)對會計(jì)科目的管理 科目設(shè)置基本內(nèi)容科目代碼 科目名稱 科目別名 借貸方向 科目類型 現(xiàn)金流入性質(zhì) 現(xiàn)金流出性質(zhì) 外幣核算 數(shù)量金額核算 輔助核算 二 科目編碼方案 部門輔助核算方案 案例 假設(shè)某單位采用群碼對其科目進(jìn)行編碼 且科目編碼方案為 3 2 3 3的四級結(jié)構(gòu) 科目代碼設(shè)計(jì)舉例如下 科目代碼科目名稱5502管理費(fèi)用550201管理費(fèi)用 一部550201001管理費(fèi)用 一部 辦公費(fèi)550201001001管理費(fèi)用 一部 辦公費(fèi) 一組550201001001管理費(fèi)用 一部 辦公費(fèi) 二組550201管理費(fèi)用 一部550201001管理費(fèi)用 一部 差旅費(fèi)550201001001管理費(fèi)用 一部 差旅費(fèi) 一組550201001001管理費(fèi)用 一部 差旅費(fèi) 二組 550202管理費(fèi)用 一部550202001管理費(fèi)用 一部 辦公費(fèi)550202001001管理費(fèi)用 一部 辦公費(fèi) 一組550202001001管理費(fèi)用 一部 辦公費(fèi) 二組550202管理費(fèi)用 一部550202001管理費(fèi)用 一部 差旅費(fèi)550202001001管理費(fèi)用 一部 差旅費(fèi) 一組550202001001管理費(fèi)用 一部 差旅費(fèi) 二組 如果該單位有10個(gè)部門 每個(gè)部門又分5個(gè)組 管理費(fèi)用有10種 那么 5502管理費(fèi)用下面就有500個(gè)會計(jì)科目 因此 完全用組合編碼的方法并不理想 此外 如果想知道管理費(fèi)用下辦公費(fèi)用總額或差旅費(fèi)總額 這種方案卻不能直接得到 計(jì)算機(jī)快速處理數(shù)據(jù)的特性 為會計(jì)核算實(shí)現(xiàn)交叉立體核算提供了可能 將需要按部門輔助核算設(shè)置為 部門核算 然后將部門和組代碼從科目代碼中剝離出來 在部門檔案設(shè)置模塊中建立部門的資料 在科目設(shè)置時(shí) 只對費(fèi)用進(jìn)行編碼 即 科目代碼科目名稱輔助核算5502管理費(fèi)用部門核算550201管理費(fèi)用 辦公費(fèi)部門核算550202管理費(fèi)用 差旅費(fèi)部門核算550203管理費(fèi)用 保管費(fèi)部門核算550204管理引用 業(yè)務(wù)招待費(fèi)部門核算 這樣科目數(shù)大人減少 同時(shí)在憑證錄入等數(shù)據(jù)處理過程中 只要根據(jù)5502輔助核算的內(nèi)容 便可以完成對相應(yīng)部門的有關(guān)費(fèi)用處理 三 錄入余額 錄入余額模塊的功能是將手工賬簿各科目的余額錄入計(jì)算機(jī)中 以保證手工賬簿和計(jì)算機(jī)賬簿內(nèi)容的連續(xù)性和繼承性 并將初始余額保存在余額及發(fā)生文件中 在所有余額裝完之后 應(yīng)該由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行試算平衡 在進(jìn)行平衡檢查時(shí) 有以下幾類平衡公式 平衡公式一 資產(chǎn) 負(fù)債 所有者權(quán)益 收入一費(fèi)用 平衡公式二 總賬借方余額 下屬各明細(xì)科目借方余額之和總賬貸方余額 下屬各明細(xì)科目貸方余額之和總賬借方發(fā)生額 下屬各明細(xì)科目借方發(fā)生額之和總賬借方發(fā)生額 下屬各明細(xì)科目貸方發(fā)生額之和平衡公式三 全部借方余額合計(jì) 全部貸方余額合計(jì)全部借方發(fā)生額合計(jì) 全部貸方發(fā)生額合計(jì)只有平衡檢查 較驗(yàn)后 才能表示所裝余額正確無誤 四 其他設(shè)置 操作人員與權(quán)限設(shè)置給每個(gè)財(cái)會人員設(shè)置一定的權(quán)限 明確每個(gè)財(cái)會人員的權(quán)限和職責(zé) 避免與業(yè)務(wù)無關(guān)的人員和防止無權(quán)限的人員對系統(tǒng)進(jìn)行非法操作 這樣使會計(jì)信息系統(tǒng)在有效地控制下能夠正常運(yùn)行 嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部控制制度 保證系統(tǒng)的安全性和會計(jì)信息的保密性 二 憑證類型設(shè)置財(cái)會人員可以根據(jù)需要設(shè)置適合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)的憑證類型 如收款 付款 轉(zhuǎn)賬三類憑證 現(xiàn)收 現(xiàn)付 銀收 銀付 轉(zhuǎn)賬五類憑證類型等等 三 匯率管理匯率管理模塊的功能是專為外幣輔助核算服務(wù)的 四 結(jié)算方式設(shè)置結(jié)算方式是指企業(yè)經(jīng)營過程中使用的收款及付款結(jié)算 如電匯 信匯 支票等結(jié)算方式 第四節(jié)憑證處理 憑證處理模塊的功能主要是完成對憑證的日常處理工作 一 憑證錄入二 憑證匯總?cè)?憑證目錄四 憑證處理五 憑證記賬 一 憑證錄入 一 在憑證錄入過程中模塊將完成以下任務(wù) 一是對數(shù)據(jù)的正確性進(jìn)行檢查 如日期的合法性 會計(jì)科目的正確性 憑證編號的重復(fù)性等進(jìn)行檢查 二是對數(shù)據(jù)的平衡性進(jìn)行檢查 如錄入的憑證借貸方是否平衡 三是將錄入的人員記入到期憑證中 以明確責(zé)任 四是對錄入的數(shù)據(jù)保存到憑證文件中 二 輔助核算和管理數(shù)據(jù)的輸入 在科目設(shè)置時(shí) 為了滿足輔助核算和管理的需要 必須給一些科目設(shè)置屬性 如 對賬 外幣 數(shù)量 單位往來 項(xiàng)目核算 個(gè)人往來 部門核算 等 在輸入過程中 凡是涉及到這些科目的分錄 在輸入完會計(jì)科目后 系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)該科目的屬性提示并要求錄入人員輸入不同輔助核算和管理的數(shù)據(jù) 三 憑證錄入模塊中的其他功能 財(cái)會人員天天要和憑證錄入模塊打交道 為了提高憑證錄入模塊的易用性 憑證錄入模塊還具備以下輔助輸入功能 1 科目聯(lián)機(jī)查詢功能2 科目漢字輔助錄入功能3 輔助碼錄入功能4 計(jì)算器功能5 常用摘要輸入功能6 憑證模板功能 二 憑證匯總 在憑證匯總模塊中 財(cái)務(wù)人員輸入會計(jì)年度和會計(jì)期間 選擇憑證類型 輸入起始憑證號和迄止憑證號 輸入幣種 在科目級別中選擇總帳科目 明細(xì)帳科目或明細(xì)帳科目包括輔助項(xiàng)目 選擇是否包括未記帳憑證 則可預(yù)覽和打印科目匯總表 三 憑證目錄 憑證目錄模塊的功能是對憑證按 憑證類型 年度 月份 進(jìn)行綜合管理 在憑證目錄模塊中可以增加 刪除 修改 打印 預(yù)覽 查看憑證等 一 審核憑證功能審核 取消審核模塊的功能主要是完成對錄入的記賬憑證進(jìn)行正確性 合法性 有效性審核 對審核無誤的憑證做標(biāo)記以示審核通過 如果審核員想取消審核 也可以用該模塊完成 即將審核標(biāo)志改為未審核標(biāo)志 二 憑證審核的方法l 靜態(tài)屏幕審核法2 二次輸入校驗(yàn)法 四 憑證打印 憑證打印模塊的功能主要是完成對各種憑證 未審核憑證 已審核記賬憑證 的打印 憑證打印的分類 1 憑證即編即打功能提供在輸入憑證或查詢憑證的同時(shí) 打印該張憑證 2 任意打印功能財(cái)會人員可以根據(jù)以下五類條件進(jìn)行打印 1 憑證類型 2 憑證范圍 3 期間范圍 4 制單人 5 審核人 五 憑證記賬 1 記賬方式在手工條件下記賬工作需要若干財(cái)會人員花費(fèi)很多時(shí)間才能完成 在計(jì)算機(jī)條件下 財(cái)會人員只要使用記賬模塊 記賬工作便由計(jì)算機(jī)自動(dòng) 準(zhǔn)確 高速完成 記賬工作可以在編制一張憑證后進(jìn)行 也可以編制一天的憑證后記一次賬 即可一天記數(shù)次賬 也可以多天記一次賬 2 記賬處理過程 1 記賬憑證的檢驗(yàn) 2 科目的存在性和明細(xì)性檢查 3 保護(hù)記賬前狀態(tài) 4 開始記賬 5 取 憑證頭文件 中當(dāng)月未審核憑證的第一條記錄 如果文件沒有結(jié)束 繼續(xù)執(zhí)行 否則轉(zhuǎn)到 10 步 6 根據(jù)憑證頭文件中取出的記錄 在憑證體文件中找到相的體記錄 再定位到指定憑證的體記錄的第一條未記賬記錄 如果沒有結(jié)束 繼續(xù)執(zhí)行 否則更新憑證頭文件中此憑證的 登賬標(biāo)志 并轉(zhuǎn)到 5 步 7 以該條記錄中的科目代碼為關(guān)鍵字查找在 科目文件 和 余額文件 中相應(yīng)的記錄 更新 余額文件 中的 科目余額 發(fā)生額 并逐級更新 余額文件 中該科目的父科目的 科目余額 發(fā)生額 如果有輔助核算和管理 那么同時(shí)更新 部門 個(gè)人 項(xiàng)目 等輔助文件 8 如果取出記錄的輔助核算為 銀行賬 則將該記錄追加到 單位銀行對賬文件 9 更新憑證體文件中當(dāng)前記錄的登賬標(biāo)志 返回 6 步 10 關(guān)閉所有文件 結(jié)束記賬過程 第五節(jié)賬表輸出 賬務(wù)處理的最終目標(biāo)是產(chǎn)生各種賬簿和報(bào)表 賬表輸出模塊的功能就是根據(jù)企業(yè)管理及會計(jì)制度要求對賬務(wù)數(shù)據(jù)文件進(jìn)行排序 檢索和匯總處理 最后輸出所需的賬表 在總賬子系統(tǒng)中 為了完成賬表輸出 設(shè)置賬表輸出模塊 一 輸出日記賬二 輸出明細(xì)賬三 輸出總賬和余額 發(fā)生額表 一 輸出日記賬 日記賬格式日記賬格式基本和手工相似 一般包括普通三欄式日記賬 復(fù)幣式日記賬 二 日記賬輸出方式所有每個(gè)科目都可以有日記賬 同時(shí)又有明細(xì)賬 區(qū)別在于重要科目的日記賬必須日日打印輸出 而其他科目日記賬可視需要顯示輸出或按月 季 年打印輸出 三 日記帳模塊的應(yīng)用進(jìn)行日記帳查詢首先是選擇輸出的條件 會計(jì)年度 會計(jì)期間 起始會計(jì)科目 迄止會計(jì)科目 非明細(xì)級科目 包括未記帳憑證 即可輸出所需要的日記賬 二 輸出明細(xì)賬 一 明細(xì)賬格式明細(xì)帳的格式基本與手工帳表相似 主要有三欄式 復(fù)幣式 數(shù)量金額式和多欄式四種形式 二 明細(xì)帳輸出方式由于在計(jì)算機(jī)條件下隨時(shí)都可以通過屏幕 高速 準(zhǔn)確 方便地查詢各種明細(xì)帳 因此明細(xì)帳即可以按月打印輸出 可以按季 按年打印輸出 三 明細(xì)帳模塊的應(yīng)用財(cái)務(wù)人員可以于查詢符合條件科目的明細(xì)帳 多欄明細(xì)帳 數(shù)量金額帳 數(shù)量金額總帳等 查詢條件選擇同日記帳查詢 還可根據(jù)某筆發(fā)生額察看相應(yīng)的會計(jì)憑證 三 輸出總賬和余額 發(fā)生額表 輸出總賬模塊的功能是根據(jù)財(cái)會人員輸入的會計(jì)科目 日期 自動(dòng)從余額文件中提取數(shù)據(jù)并輸出相應(yīng)的總賬或余額 發(fā)生額表 總帳帳模塊的應(yīng)用進(jìn)行總帳查詢首先是選擇輸出的條件 會計(jì)年度 會計(jì)期間 起始會計(jì)科目 迄止會計(jì)科目 幣別 非總帳科目 級別 即可輸出所需要的總賬 第六節(jié)輔助管理一往來 項(xiàng)目 部門核算和管理 一 往來核算與管理二 項(xiàng)目核算與管理三 部門核算與管理 一 往來核算與管理 一 建立往來核算與管理的意義往來核算和管理包括個(gè)人 職工 往來核算 單位往來 客戶和供應(yīng)商 往來核算和管理 個(gè)人往來是指企業(yè)與單位內(nèi)部職工發(fā)生的往來業(yè)務(wù) 單位往來是指企業(yè)與外單位發(fā)生的各種債權(quán)債務(wù)業(yè)務(wù) 在實(shí)際業(yè)務(wù)中 往來業(yè)務(wù)是比較常見的 對于這些往來單位的管理 手工條件采用的方法一般是在科目設(shè)置中體現(xiàn) 即一級科目開設(shè)往來總賬賬戶 通過二級或三級科目等明細(xì)科目開設(shè)往來地區(qū) 往來客戶各類明細(xì)賬戶 其結(jié)果是會計(jì)科目體系非常龐大 不利于核算和管理 二 往來管理模塊的主要功能 l 輸入客戶代碼輸入客戶代碼模塊的功能是 一輸入往來客戶的檔案 2 往來查詢往來查詢模塊的功能是從屏幕上或打印機(jī)中輸出各種往來核算與管理的帳表 3 往來核銷往來核銷模塊的功能用于查詢與往來客戶的往來發(fā)生及結(jié)余情況并自動(dòng)或手工勾銷 兩清 往來賬 并且清理往來賬 4 科目計(jì)息科目計(jì)息需模塊的功能是根據(jù)用戶指定計(jì)息科目及計(jì)息時(shí)間和利率 計(jì)算機(jī)自動(dòng)得到按積數(shù)計(jì)算的計(jì)息結(jié)果 三 實(shí)現(xiàn)往來核算和管理的做法 1 在科目設(shè)置時(shí) 將具體往來單位從科目體系中剝離出來 將剩下的往來輔助核算定義為 往來 即告訴計(jì)算機(jī)需要專門的往來核算與管理 2 將具體往來單位從科目體系中剝離出來后 通過 建立客戶代碼 模塊將往來客戶信息存放在往來客戶代碼文件中進(jìn)行統(tǒng)一管理 3 在輸入記賬憑證時(shí) 遇到輔助核算為 往來核算 的科目時(shí) 系統(tǒng)將自動(dòng)從往來單位通訊錄文件中提取往來單位供財(cái)會人員選擇 并將這些往來業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)保存在憑證文件中或?qū)ｉT用于往來管理的數(shù)據(jù)文件中 4 當(dāng)需要查詢 輸出各種往來信息時(shí) 又可以通過使用往來核算與管理模塊來完成 二 項(xiàng)目核算與管理 項(xiàng)目核算和管理的意義傳統(tǒng)會計(jì)核算無法滿足項(xiàng)目核算和管理的需求 計(jì)算機(jī)總賬子系統(tǒng)中 借助于計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的特點(diǎn) 一般都增加項(xiàng)目核算與管理功能模塊 通過該功能模塊 不僅可方便地實(shí)現(xiàn)對成本費(fèi)用和收入的按項(xiàng)目核算 而且為這些成本費(fèi)用及收入情況的管理提供了快速方便的輔助手段 二 項(xiàng)目核算和管理模塊的主要功能 1 項(xiàng)目定義項(xiàng)目定義模塊是包括定義項(xiàng)目大類 定義具體項(xiàng)目的功能模塊 2 項(xiàng)目帳表輸出項(xiàng)目賬表輸出模塊的功能是從憑證文件 項(xiàng)目文件等文件中挑選出與項(xiàng)目輸出有關(guān)的數(shù)據(jù) 進(jìn)行加工整理 隨時(shí)輸出各種項(xiàng)目核算與管理所需的帳和表 二 實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目核算與管理的方法 在科目設(shè)置時(shí)將需要按項(xiàng)目核算與管理的科目 如費(fèi)用 成本 收入等 的性質(zhì)定義為 項(xiàng)目 將具體項(xiàng)目從科目體系中剝離出來 在項(xiàng)目核算與管理模塊中定義項(xiàng)目 在憑證錄入時(shí) 當(dāng)憑證輔助核算為 項(xiàng)目 時(shí)系統(tǒng)將要求財(cái)會人員錄入或選擇項(xiàng)目代碼 記帳后 即可在項(xiàng)目核算與管理模塊中查詢各種項(xiàng)目核算與管理所需的帳表 三 部門核算與管理 一 設(shè)置部門核算和管理的意義隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大 生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的復(fù)雜化 專業(yè)化程度愈來愈高 企業(yè)中所包含的不同性質(zhì)的業(yè)務(wù)活動(dòng)種類越來越多 所涉及的專業(yè)領(lǐng)域越來越廣 各種業(yè)務(wù)的工作量也越來越大 采用這種部門核算和管理方式便于評估各部門的經(jīng)營和管理績效 可以促使各個(gè)部門更加關(guān)注本部門產(chǎn)品的成本和利潤 二 部門核算的方法 1 科目設(shè)置2 在部門代碼設(shè)置模塊中定義部門3 在輸入憑證時(shí) 若遇到要求進(jìn)行部門核算和管理的業(yè)務(wù) 輔助核算為 部門核算 的科目 系統(tǒng)將自動(dòng)提示用戶輸入