公司采購(gòu)管理辦法.doc

公司采購(gòu)管理辦法第一章 總則第一條 為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制定本制度。第二條 公司采購(gòu)工作應(yīng)當(dāng)遵循公開公平公正誠(chéng)實(shí)信用、注重效率及維護(hù)公司利益的原則。采購(gòu)必須經(jīng)過釘釘采購(gòu)流程，由行政部統(tǒng)一購(gòu)買。第二章 工作職責(zé)第三條 行政部門作為公司采購(gòu)的職能部門，負(fù)責(zé)公司采購(gòu)工作的具體管理和采購(gòu)項(xiàng)目的審核及具體實(shí)施。其主要職責(zé)包括：（一）貫徹執(zhí)行公司采購(gòu)的政策和各項(xiàng)規(guī)定；（二）會(huì)同公司財(cái)務(wù)和相關(guān)部門制定公司采購(gòu)計(jì)劃，并負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施。（三）負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)及提供售后服務(wù)。（四）完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他采購(gòu)工作。第三章 公司采購(gòu)項(xiàng)目范圍第四條 公司采購(gòu)項(xiàng)目的范圍（含分支機(jī)構(gòu)和異地辦公地點(diǎn)）：（一）辦公類：公司、彩彈基地和營(yíng)銷中心辦公和住宿用房、辦公家具、電氣設(shè)備、辦公設(shè)備和交通運(yùn)輸設(shè)備、電子及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、通訊設(shè)備、安防設(shè)備（大宗的印刷品、廣告和宣傳用品設(shè)計(jì)生產(chǎn)采購(gòu)由企宣部負(fù)責(zé)）等。（二）項(xiàng)目類：根據(jù)各項(xiàng)目需求，教育培訓(xùn)設(shè)備、教具教材、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、應(yīng)用軟件開發(fā)等項(xiàng)目。（三）服務(wù)類：會(huì)議及后勤接待涉及到的相關(guān)物品，有關(guān)社會(huì)服務(wù)等項(xiàng)目。（四）公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)定需采購(gòu)的其他項(xiàng)目。第四章 公司采購(gòu)方式和工作流程第五條 公司采購(gòu)方式采用現(xiàn)金方式和轉(zhuǎn)賬方式兩種，現(xiàn)金方式分為借款沖賬方式。（一）現(xiàn)金方式借款沖賬方式：是指在財(cái)務(wù)借款（支票）采購(gòu)的方式。正常情況下，3000元以上商品采購(gòu)必須填寫借款單附有合同和物品明細(xì)清單、單價(jià)、匯總預(yù)算等。經(jīng)總經(jīng)辦審核簽字后才能借款?？刹捎么朔N方式采購(gòu)的條件如下：1、采購(gòu)所需金額高于公司規(guī)定的現(xiàn)金報(bào)銷金額的；2、采購(gòu)支付方式為支票付款的；3、采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的；4、只能從唯一供應(yīng)商采購(gòu)的；5、發(fā)生不可預(yù)見的特殊情況，不能從其他供應(yīng)商采購(gòu)的；6、必須保證原有采購(gòu)設(shè)備一致性或服務(wù)配套要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處增購(gòu)配套項(xiàng)目或設(shè)備的。7、專項(xiàng)項(xiàng)目財(cái)務(wù)核實(shí)的。個(gè)人先行墊付方式：是指由個(gè)人先行付款采購(gòu)的方式。采用此種方式采購(gòu)的條件如下：1、公司日常辦公采購(gòu)或費(fèi)用較低的；2、公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)通知進(jìn)行的采購(gòu)工作。第六條公司采購(gòu)工作流程（見下表）。公司采購(gòu)工作流程借款沖帳員工按照請(qǐng)購(gòu)流程提報(bào)釘釘需求部門采購(gòu)申請(qǐng)采購(gòu)部門確定采購(gòu)方式采購(gòu)部門確定供應(yīng)商及采購(gòu)地點(diǎn)采購(gòu)人員進(jìn)行詢價(jià)采購(gòu)人員填寫借款單到財(cái)務(wù)借款采購(gòu)人員按照采購(gòu)需求數(shù)量及要求進(jìn)行采購(gòu)保管員將采購(gòu)設(shè)備物品進(jìn)行驗(yàn)收入庫(kù)采購(gòu)人員憑正規(guī)票據(jù)至財(cái)務(wù)進(jìn)行沖帳（2） 轉(zhuǎn)賬方式：按照現(xiàn)金方式流程進(jìn)行，在最后結(jié)算沖賬的時(shí)候，按照提供的轉(zhuǎn)賬賬戶，公用賬戶對(duì)公公用賬戶轉(zhuǎn)賬。如需公對(duì)私轉(zhuǎn)賬，按照財(cái)務(wù)相關(guān)制度進(jìn)行。（三）采購(gòu)?fù)瓿?，采?gòu)人員需持發(fā)票、入庫(kù)單、購(gòu)銷合同、支出單、釘釘采購(gòu)審批。第七條 請(qǐng)購(gòu)的規(guī)定及申請(qǐng)流程（一）請(qǐng)購(gòu)的規(guī)定請(qǐng)購(gòu)：是指公司員工對(duì)于工作中需要用到的辦公用品、原材料、設(shè)備設(shè)施等物品的需求，向上級(jí)部門，或采購(gòu)部提出請(qǐng)求的過程。1、辦公用品每月領(lǐng)用辦公用品需提前釘釘審批，每月25日由各部門指派人員統(tǒng)一申請(qǐng)，部門經(jīng)理和行政經(jīng)理通過后方可領(lǐng)用（請(qǐng)各位領(lǐng)導(dǎo)注意把控辦公用品的節(jié)約成本）。2、請(qǐng)購(gòu)1000元以內(nèi)的物品，申請(qǐng)必須提前5個(gè)工作日提出；3、請(qǐng)購(gòu)1000元以上的物品，申請(qǐng)必須提前10個(gè)工作日提出；4、行政部人員進(jìn)行采購(gòu)工作，如公司無法統(tǒng)一采購(gòu)的急需品或特殊品，可經(jīng)行政部經(jīng)理同意后授權(quán)部門自行購(gòu)買，但必須將采購(gòu)單及所有采購(gòu)報(bào)價(jià)報(bào)告提前備案行政部人員進(jìn)行采購(gòu)工作，如公司無法統(tǒng)一采購(gòu)的急需品或特殊品，可由需求部門配合采購(gòu)工作，提供采購(gòu)產(chǎn)品的專業(yè)建議及詢價(jià)報(bào)告包括購(gòu)買的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱、3家賣方信息及報(bào)價(jià)等詳細(xì)信息。5、保管員驗(yàn)收簽字后，財(cái)務(wù)方可付款，并以請(qǐng)購(gòu)單做入庫(kù)登記。（二）詢價(jià)及其規(guī)定1、詢價(jià)時(shí)應(yīng)認(rèn)真審閱采購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解請(qǐng)購(gòu)物資相關(guān)的要求，遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門溝通；2、屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購(gòu)；3、對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；4、所有采購(gòu)工作必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，應(yīng)確定三家以上廠家或服務(wù)商的價(jià)格進(jìn)行對(duì)比，原則上不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)；5、對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品；6、遇到重要的物資或預(yù)估單次采購(gòu)金額超大的采購(gòu)情況，詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)基本情況；7、詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；8、比價(jià)采購(gòu)的供應(yīng)商均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供我公司所需物資的能力；9、在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。第五章 公司采購(gòu)的監(jiān)督與管理第八條 公司財(cái)務(wù)部門對(duì)公司采購(gòu)工作進(jìn)行全過程監(jiān)督檢查。其主要內(nèi)容包括：（一）有關(guān)采購(gòu)工作各項(xiàng)規(guī)定的執(zhí)行情況；（二）采購(gòu)范圍、采購(gòu)方式和采購(gòu)程序的執(zhí)行情況；（三）其他應(yīng)當(dāng)監(jiān)督檢查的內(nèi)容