物業(yè)入伙程序.doc

物業(yè)管理處收樓入伙程序一、 收樓的三個階段：1 前期準(zhǔn)備階段；2 收樓階段；3 后期跟進(jìn)階段。（一） 前期準(zhǔn)備階段1、組織收樓小組2、文件資料的準(zhǔn)備：1）準(zhǔn)備并發(fā)送房屋交付使用通知書及收樓須知2）房屋使用說明書及房屋質(zhì)量保證書3）業(yè)主臨時規(guī)約及前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議4）業(yè)戶手冊及裝修守則5）安全/消防協(xié)議書6）各種收樓表格等。3、鑰匙準(zhǔn)備公共區(qū)域與戶門鑰匙分開保管，每把鑰匙要試開確保不出差錯。4、房屋檢查、清潔對房屋狀況、各項設(shè)備設(shè)施情況進(jìn)行詳細(xì)檢查，確保房屋狀況良好。5、收樓培訓(xùn)及演練1）對業(yè)戶需咨詢的問題進(jìn)行培訓(xùn)，要統(tǒng)一口徑。2）對全體員工進(jìn)行培訓(xùn)，如何回答業(yè)主的提問。3）正式收樓前，全體員工要進(jìn)行12次的收樓預(yù)演，以確保正式收樓之順利。注意：準(zhǔn)備工作應(yīng)越細(xì)致越好，尤其是收樓資料存檔清單、文件簽收單要做得詳細(xì)。（二） 收樓階段業(yè)戶在開發(fā)銷售部辦理完相關(guān)手續(xù)后到物業(yè)公司物業(yè)部辦理收樓手續(xù)，物業(yè)部人員按入住“會簽單”執(zhí)行并會簽辦理1、 確認(rèn)業(yè)主身份1） 業(yè)主出示房屋買賣合同原件；2） 業(yè)主出示身份證或有效證件正本及復(fù)印件。2、 向業(yè)主收取的文件1） 入住會簽單2） 房屋交付使用通知書（入伙通知書）3） 身份證或有效證件之復(fù)印件4） 業(yè)主本人1寸免冠照片1張5） 業(yè)主授權(quán)委托書（如有）3、 業(yè)主簽署文件1） 業(yè)主臨時公約、前期物業(yè)管理協(xié)議之承諾書一式兩份；2） 安全/消防協(xié)議書一式兩份；3） 請業(yè)主填寫業(yè)主資料表、住戶家庭成員登記表、緊急情況聯(lián)系人。注明：上述三張表格可統(tǒng)一為一個表格，以免業(yè)主重復(fù)填寫。4) 委托銀行扣款協(xié)議書4、 向業(yè)主發(fā)放文件并簽署文件簽收單1） 業(yè)主臨時公約、前期物業(yè)管理協(xié)議及承諾書2） 業(yè)戶手冊3） 裝修守則4） 房屋使用說明書5） 房屋質(zhì)量保證書6） 消防/安全協(xié)議書7） 委托銀行扣款協(xié)議書5、物業(yè)部開據(jù)繳費清單，業(yè)主持繳費清單及入住會簽單到物業(yè)公司財務(wù)部交納管理費等有關(guān)費用。6、物業(yè)部從財務(wù)部收回入住會簽單，核對是否均已簽章。7、物業(yè)部向業(yè)主發(fā)放鑰匙，填寫鑰匙交接單，安排工程部人員陪同業(yè)戶驗房，填寫房屋驗收交接表，查抄并確認(rèn)水、電、氣表底數(shù)。若驗收時發(fā)現(xiàn)遺漏工程，業(yè)主須留鑰匙一把，供維修使用，并填寫鑰匙托管承諾書8、物業(yè)部主管在入住會簽單上簽章注意：切忌慌亂，要檢查業(yè)戶檔案目錄及業(yè)戶文件簽收單上內(nèi)容是否齊全、各種協(xié)議、房屋驗收交接表、鑰匙交接表、文件簽收單上是否業(yè)戶都已簽字確認(rèn)等。（三） 后期跟進(jìn)階段1、整理業(yè)戶檔案，做業(yè)戶檔案目錄，做好存檔工作；2、對驗房時發(fā)現(xiàn)的維修問題跟進(jìn)維修工作；3、跟進(jìn)報裝電話等手續(xù)；4、制做業(yè)戶收費臺帳等；5、協(xié)助業(yè)/租戶的搬遷二、 收樓流程表：發(fā)展商發(fā)出以下文件通知業(yè)主與管理處聯(lián)絡(luò)收樓房屋交付使用通知書收樓須知 業(yè)主與管理處確認(rèn)收樓日期及時間管理處須做好收樓準(zhǔn)備：1. 派發(fā)的文件資料2. 收費細(xì)目3. 單元情況良好4. 鑰匙無誤業(yè)主依時辦理收樓，管理處分發(fā)資料（業(yè)主臨時規(guī)約、前期物業(yè)管理協(xié)議業(yè)戶手冊、裝修守則、兩書、禮品等），業(yè)主簽收上述文件，并將簽署完畢的業(yè)主臨時規(guī)約、前期物業(yè)管理協(xié)議承諾書交物業(yè)公司。業(yè)主填寫及簽署以下文件：1. 業(yè)主資料表、住戶家庭成員登記表、緊急情況聯(lián)系人；2. 治安/消防安全協(xié)議書；委托銀行扣款協(xié)議書繳付物業(yè)管理費等業(yè)主填寫房屋驗收交接表、鑰匙交接表并領(lǐng)取鑰匙，管理處工程部陪同客戶到單元驗房 不合格：業(yè)主須填寫鑰匙托管承諾書，業(yè)主留鑰匙一把供維修使用 物業(yè)部審核、歸檔業(yè)戶檔案三、業(yè)主收樓程序（內(nèi)部使用）： 負(fù)責(zé)人內(nèi)容備注1.接待負(fù)責(zé)人：前臺客服1. 業(yè)主出示入伙通知書；2. 安排業(yè)主簽到，發(fā)放業(yè)主禮品，準(zhǔn)備業(yè)主資料；3. 安排業(yè)主于休息區(qū)等候、倒水；4. 填寫入住會簽單。1. 業(yè)主資料包括：業(yè)主臨時管理規(guī)約及承諾書業(yè)戶手冊裝修守則消防安全協(xié)議書兩書業(yè)主資料表、家庭成員登記表、緊急情況聯(lián)系人2. 需準(zhǔn)備飲水機、紙杯、休息椅、接待臺2.辦理入住手續(xù)負(fù)責(zé)人：物業(yè)主管及樓員1. 物業(yè)人員到接待處領(lǐng)取入住會簽單，由業(yè)主休息區(qū)帶業(yè)主至洽談區(qū)。2. 檢驗業(yè)主身份：房屋買賣合同入伙授權(quán)書入伙通知書身份證明及有效證件3. 簽署文件：規(guī)約承諾書-前期物業(yè)管理協(xié)議消防安全協(xié)議書業(yè)主資料表、家庭成員登記表、緊急情況聯(lián)系人-委托銀行扣款協(xié)議書4. 填寫入住會簽單。1. 需準(zhǔn)備備份材料業(yè)主資料表、家庭成員登記表、緊急情況聯(lián)系人消防安全協(xié)議2. 需準(zhǔn)備復(fù)印機及插座、小圓桌椅等負(fù)責(zé)人內(nèi)容備注3. 交費負(fù)責(zé)人：出納1. 物業(yè)人員陪同到財務(wù)室；2. 業(yè)主交費；3. 財務(wù)人員核對費用，收錢及開發(fā)票或收據(jù)；4. 填寫入住會簽單。1. 需提前準(zhǔn)備窗貼，遮擋外界視線；2. 需準(zhǔn)備保險柜、驗鈔機、計算器；3. 票據(jù)。4交付鑰匙負(fù)責(zé)人：物業(yè)部1.物業(yè)人員確認(rèn)手續(xù)，將鑰匙交付予業(yè)主。2填寫鑰匙交接表3填寫入住會簽單1 需準(zhǔn)備鑰匙柜5. 驗房負(fù)責(zé)人：工程部1. 工程人員攜帶房屋驗收交接表帶業(yè)主驗房；2. 業(yè)主驗房確認(rèn)簽字；3. 工程人員將房屋驗收單元交接表及入住會簽單返回有關(guān)物業(yè)人員。1.如有遺漏工程，業(yè)戶須填寫鑰匙托管承諾書。注：1.工程部人員需安排利用消防廣播播放背景音樂；2.物業(yè)部需跟進(jìn)綠化租擺、條幅及現(xiàn)場氣氛布置，制作上墻之辦理入伙流程圖、收費一覽