怎么樣建立自己的時(shí)間管理系統(tǒng).doc

怎么樣建立自己的時(shí)間管理系統(tǒng) 我接觸GTD也有幾年了，在這幾年的使用過(guò)程中逐漸形成了適合自己的一套系統(tǒng)，下面我就把自己的這套體系介紹一下，和大家做一下分享。首先是收集箱（Inbox）。收集箱的功能是要能夠隨時(shí)隨地方便記錄你頭腦里的任何想法，當(dāng)然對(duì)于時(shí)間管理來(lái)說(shuō)主要是記錄你的計(jì)劃、打算、愿望。比如當(dāng)前我收集箱里記錄的”給女兒辦理城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn)”、”下一篇要寫的博客文章如何在wordpress中建立一個(gè)個(gè)性化的Demo頁(yè)面”或者”學(xué)習(xí)韓語(yǔ)”等等，凡是你想到的東西都可以在收集箱里記錄下來(lái)。這個(gè)寫下來(lái)的過(guò)程很重要，它可以幫助你清空大腦。這樣做的目的是不要讓大腦不斷的耗費(fèi)精力去記住事情，而要使你拿出更多的精力放在如何做事情上。在收集箱的工具使用上我覺(jué)得紙和筆也許是一個(gè)不錯(cuò)的選擇，它的特點(diǎn)是簡(jiǎn)單快速，什么時(shí)候有想法什么時(shí)候?qū)懴聛?lái)就是了。但是缺點(diǎn)是攜帶不太方便，也顯得過(guò)于正式?？诖锟偡派弦粋€(gè)小本子和一支筆好像老覺(jué)得有些礙事，也許不小心還會(huì)讓筆戳了大腿。別人要是總看見(jiàn)你拿個(gè)小本子劃來(lái)劃去的難免多問(wèn)幾句，你還總得解釋一下，比較煩。所以我還是選擇使用手機(jī)，畢竟手機(jī)人人都有，你沒(méi)事拿著手機(jī)用別人也不會(huì)多問(wèn)什么。我目前使用的手機(jī)是windows mobile平臺(tái)的，之前使用的收集箱工具是Evernote里的便簽功能和錄音功能，但是用過(guò)一段時(shí)間后我發(fā)現(xiàn)軟件的打開(kāi)速度是一個(gè)問(wèn)題，畢竟Evernote是個(gè)比較大的程序，速度還是有一些慢，最后慢慢的就過(guò)渡到了簡(jiǎn)單實(shí)用的windows mobile手機(jī)里自帶的word mobile程序了，也就是目前我所使用的收集箱工具。當(dāng)然word程序比起更為簡(jiǎn)單的txt格式的文本來(lái)打開(kāi)的速度還是稍顯慢一些，但是已經(jīng)能夠做到瞬時(shí)打開(kāi)了。這看似不起眼的瞬時(shí)打開(kāi)功能實(shí)際上對(duì)于收集箱工具來(lái)說(shuō)非常重要，試想你要是用一個(gè)經(jīng)過(guò)等待才能編輯的工具，是不是感覺(jué)即使在短暫的等待過(guò)程中，寫下來(lái)的欲望已經(jīng)消失一半了？下圖是目前我的收集箱所記錄的東西：接下來(lái)就是組織和編輯了（To-do list）。這也是時(shí)間管理的核心部分。我目前所使用的工具是windows mobile平臺(tái)下的MyLife Organized軟件，這個(gè)軟件的最大優(yōu)點(diǎn)在于組織清晰，容易上手，不像我之前所用到的Pocket Informant軟件，雖然功能強(qiáng)大，但是過(guò)于復(fù)雜。在組織編輯階段需要清楚的一點(diǎn)是：不是所有收集箱里的東西都能和都需要放到GTD軟件中的，因?yàn)楹茱@然，我們的愿望總是多于我們所擁有的時(shí)間。也許你很想做很多事情，完成你的很多心愿，但是你的一天總是24個(gè)小時(shí)，不會(huì)多當(dāng)然也不會(huì)少出一秒。所以我們要把精力和時(shí)間放在我們認(rèn)為重要的事情上面。什么事情對(duì)于你來(lái)說(shuō)是重要的？這個(gè)因人而異，也需要你不斷的去認(rèn)真思考，經(jīng)常發(fā)生的事情是當(dāng)前對(duì)你來(lái)說(shuō)很重要的事情，你覺(jué)得需要花很多時(shí)間和精力去投入，過(guò)上一段時(shí)間之后你會(huì)覺(jué)得當(dāng)初完全不值得去做，甚至?xí)X(jué)得把大把的時(shí)間放在那件事情上簡(jiǎn)直是浪費(fèi)生命。所以這個(gè)問(wèn)題值得我們不斷的去思考，因?yàn)檫@決定了我們個(gè)人時(shí)間的投資方向。在我的MLO軟件中，我把日常的事情分為三個(gè)大的部分，第一個(gè)部分當(dāng)然就是工作，第二個(gè)部分是家人和朋友，第三個(gè)部分是個(gè)人。這三個(gè)不同的部分中分別放入不同方面的事情。在任務(wù)的組織方面有一點(diǎn)我覺(jué)得很重要，就是對(duì)于任務(wù)的細(xì)化。有一個(gè)原則我們需要把握：凡是放在MLO中的任務(wù)必須是清楚明了、直截了當(dāng)就能去干的，而不能是需要?jiǎng)觿?dòng)腦子想想怎么干才能去做的。比如，我上面提到的，”給女兒辦理城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn)”這項(xiàng)任務(wù)，你不能直接將這個(gè)任務(wù)寫入MLO中，因?yàn)樗€很不清晰。還需要對(duì)這項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行細(xì)化，將它詳細(xì)的分解，直到每一件事情都只需要簡(jiǎn)單的行動(dòng)就可以了。對(duì)于這項(xiàng)任務(wù)，我首先需要明確的是城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn)的內(nèi)容是什么，要知道這方面的內(nèi)容我需要上網(wǎng)搜索查看相關(guān)政策，那就可以將這個(gè)這個(gè)項(xiàng)目首先分解為”上網(wǎng)查看城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn)政策”