管理體系文件管控制度.doc

Ltd 管理文件管控制度管理文件管控制度 一級(jí)管理文件 二級(jí)管理文件 本管理文件修訂歷史信息 本管理文件修訂歷史信息 當(dāng)前版本 A 最新更新日期 12 2 編制 內(nèi)控部 編制部門負(fù)責(zé)人審核 內(nèi)控部審核 N A 批準(zhǔn) 批準(zhǔn)執(zhí)行日期 集團(tuán)管理制度 文件名稱管理文件管控制度共 11 頁(yè) 第 2 頁(yè) 文件編號(hào) ADMI AO 02 版本 A 編制部門內(nèi)控部所屬機(jī)構(gòu) 集團(tuán) 替代文件無生效日期 年 月 日 共 11 頁(yè) 第 2 頁(yè) 最新更新作者 原始編撰人 批準(zhǔn)人CEO 歷史版本更新日期修訂者批準(zhǔn)人主要修訂摘要 2009A2009 12 2 CEO初次擬定 1目的 4 2適用范圍 4 3定義解釋 4 3 1一級(jí)管理文件一級(jí)管理文件 4 3 2二級(jí)管理文件二級(jí)管理文件 4 3 3制度制度 Policy 4 3 4流程流程 Procedure Process 4 集團(tuán)管理制度 文件名稱管理文件管控制度共 11 頁(yè) 第 3 頁(yè) 文件編號(hào) ADMI AO 02 版本 A 編制部門內(nèi)控部所屬機(jī)構(gòu) 集團(tuán) 替代文件無生效日期 年 月 日 共 11 頁(yè) 第 3 頁(yè) 3 5作業(yè)說明書作業(yè)說明書 Statement of Work SOW 4 3 6文件編碼文件編碼 4 3 7記錄表式記錄表式 5 3 8歸口部門歸口部門 5 4職責(zé)規(guī)范 5 4 1本制度編撰職責(zé) 本制度編撰職責(zé) 5 4 2管理文件歸口部門職責(zé) 管理文件歸口部門職責(zé) 5 4 3內(nèi)控部的審閱職責(zé) 內(nèi)控部的審閱職責(zé) 5 5管理程序 5 5 1機(jī)構(gòu)代碼機(jī)構(gòu)代碼 5 5 2管理文件類別代碼管理文件類別代碼 5 5 3歸口部門職能代碼歸口部門職能代碼 6 5 4管理文件的編號(hào)管理文件的編號(hào) 6 5 5文件的版次和變更記錄文件的版次和變更記錄 7 5 6管理文件的編撰 審核 批準(zhǔn)管理文件的編撰 審核 批準(zhǔn) 7 5 7管理文件的發(fā)放管理文件的發(fā)放 8 5 8管理文件的修改管理文件的修改 9 5 9管理文件的執(zhí)行管理文件的執(zhí)行 10 5 10管理文件的終止管理文件的終止 10 5 11管理文件執(zhí)行效果的監(jiān)督及獎(jiǎng)懲管理文件執(zhí)行效果的監(jiān)督及獎(jiǎng)懲 10 5 12管理文件標(biāo)準(zhǔn)模版管理文件標(biāo)準(zhǔn)模版 10 5 13管理文件流程圖標(biāo)準(zhǔn)模版管理文件流程圖標(biāo)準(zhǔn)模版 10 6參考文件 10 7記錄表式 10 8記錄保存 11 9文件的有效性 11 10 附錄 11 10 1流程圖流程圖 11 10 2附件附件 11 集團(tuán)管理制度 文件名稱管理文件管控制度共 11 頁(yè) 第 4 頁(yè) 文件編號(hào) ADMI AO 02 版本 A 編制部門內(nèi)控部所屬機(jī)構(gòu) 集團(tuán) 替代文件無生效日期 年 月 日 共 11 頁(yè) 第 4 頁(yè) 1目的 對(duì) 集團(tuán) Ltd 及其子屬機(jī)構(gòu)管理體系所涉及的各職能范疇內(nèi)的管理制度 管理流程 作業(yè)說明書和其他 形式的管理文件的編撰 修訂 發(fā)布 歸檔及宣貫等管理行為實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化控制 確保公司管理體系內(nèi)各項(xiàng)管理 文件的客觀性 規(guī)范性 統(tǒng)一性 持續(xù)性以及執(zhí)行的有效性 2適用范圍 本管理制度適用于 Ltd及其集團(tuán)直屬職能部門和各級(jí)有控制權(quán)的子公司 以下簡(jiǎn)稱 子屬機(jī)構(gòu) 3定義解釋 3 1一級(jí)管理文件一級(jí)管理文件 Ltd 總部各管理職能部門編制并獲批準(zhǔn)執(zhí)行的 對(duì) Ltd在集團(tuán)范圍內(nèi)的運(yùn)營(yíng)及管理起宏觀管理控制作用的 文件 定義為一級(jí)管理文件 由子屬機(jī)構(gòu)編制但影響范圍超過子屬機(jī)構(gòu)職責(zé)范圍的管理文件也視為一級(jí)管理文 件 例如適用于某兩個(gè)子公司 或跨部門的制度和流程 由一級(jí)管理文件批準(zhǔn)人簽署方為有效 3 2二級(jí)管理文件二級(jí)管理文件 Ltd 子屬機(jī)構(gòu)根據(jù) Ltd集團(tuán)批準(zhǔn)執(zhí)行的一級(jí)管理文件并結(jié)合子屬機(jī)構(gòu)管理需要編制并獲批準(zhǔn)執(zhí)行的 不超 越子屬機(jī)構(gòu)職責(zé)范圍的 定義為二級(jí)管理文件 參見3 1 超越子屬機(jī)構(gòu)職責(zé)范圍的屬于一級(jí)管理文件 3 3制度制度 Policy 制度是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中共同遵守的規(guī)范經(jīng)營(yíng)管理行為的 且具有長(zhǎng)期普遍約束力的規(guī)定和準(zhǔn)則的總 稱 通常制度提出標(biāo)準(zhǔn) 明確授權(quán)范圍 規(guī)定 對(duì)與錯(cuò) 是與非 等問題 同時(shí)制度可以明確管理行為目標(biāo) 并規(guī)定獎(jiǎng)懲措施 制度在管理文件體系中的地位最高 3 4流程流程 Procedure Process 流程是一組將業(yè)務(wù)行為的輸入要素轉(zhuǎn)化為有效輸出的相互關(guān)聯(lián) 相互作用的活動(dòng)系列 強(qiáng)調(diào)的是業(yè)務(wù)行為前后 發(fā)生的順序 目的是提供效率的保障以及避免損失 流程通常按價(jià)值鏈按設(shè)計(jì) 以期實(shí)現(xiàn)最經(jīng)濟(jì)的工作流設(shè) 計(jì) 流程強(qiáng)調(diào)的是資金 物資和信息的 流轉(zhuǎn) 流程一般是閉環(huán) 其終點(diǎn)是目標(biāo)的輸出 流程一般隸屬于其 對(duì)應(yīng)的制度 也可以被包含在其對(duì)應(yīng)的制度文本之中 當(dāng)制度包含了對(duì)工作流的描述和說明 制度和流程就合 二為一了 大的流程也可能由若干的制度組成 流程除了說明性文字外 典型的特征是還有流程圖 流程的作 用是讓共同配合的各職能部門遵循既定的規(guī)范進(jìn)行協(xié)作 以提高運(yùn)營(yíng)效率 降低執(zhí)行成本 3 5作業(yè)說明書作業(yè)說明書 Statement of Work SOW 作業(yè)說明書是制度和流程的 細(xì)則 目的是給控制流程執(zhí)行人提供更為詳細(xì)的說明和標(biāo)準(zhǔn) 作業(yè)說明書的作 用是讓從事相同作業(yè)的操作人員來遵循相同的操作規(guī)范 從而實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理 避免人為偏差帶來的損失 作 業(yè)說明書是底層的管理文件 在不違反上級(jí)制度或流程的情況下 一般由執(zhí)行部門自行編制并遵照?qǐng)?zhí)行 3 6文件編碼文件編碼 集團(tuán)管理制度 文件名稱管理文件管控制度共 11 頁(yè) 第 5 頁(yè) 文件編號(hào) ADMI AO 02 版本 A 編制部門內(nèi)控部所屬機(jī)構(gòu) 集團(tuán) 替代文件無生效日期 年 月 日 共 11 頁(yè) 第 5 頁(yè) 文件編碼是為保持管理文件的系統(tǒng)性 規(guī)范性 易辨識(shí)性和可追溯性 以及為便于文件檢索歸檔備查而設(shè)定的 文件代碼 其由機(jī)構(gòu)代碼 文件類別代碼 歸口部門職能代碼 文件順序號(hào)等部分構(gòu)成 其標(biāo)準(zhǔn)形式為 機(jī)構(gòu) 代碼 文件類別代碼 歸口職能部門代碼 序列號(hào) 3 7記錄表式記錄表式 記錄表式是管理文件執(zhí)行中需要應(yīng)用的用于記錄相關(guān)交易事項(xiàng)的基本信息和審批信息的記錄表單 分為原初表 單和引用表單 原初表單是指管理文件初撰時(shí) 為實(shí)現(xiàn)管理控制節(jié)點(diǎn)的可執(zhí)行性 操作性而設(shè)計(jì)的反應(yīng)控制節(jié)點(diǎn)的表單 其特點(diǎn)是直接隸屬于該管理文件 引用表單是某管理文件編撰時(shí) 修訂時(shí) 為文便管理文件信息的參閱 避免重復(fù)信息而在該管理文件中引 用其他已經(jīng)頒布執(zhí)行的管理文件中的記錄表單 相對(duì)于原初表單而言 稱為引用表單 3 8歸口部門歸口部門 歸口部門也是管理文件的責(zé)任部門 一般為管理文件所規(guī)范的業(yè)務(wù)領(lǐng)域的實(shí)際管理部門 如財(cái)務(wù)部是各類財(cái)務(wù) 管理文件的責(zé)任部門和歸口部門 對(duì)于跨業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理文件 歸口責(zé)任部門由共同領(lǐng)導(dǎo)的上級(jí)主管人員指 定 最高至CEO 歸口職能部門代碼是根據(jù)相關(guān)人事管理制度中對(duì)職能部門進(jìn)行的定義和編碼 在本管理制 度中作為管理文件編碼的組成部分用于標(biāo)識(shí)不同部門下的不同職能 4職責(zé)規(guī)范 4 1本制度編撰職責(zé) 本管理制度由CEO授權(quán)內(nèi)控部歸口編撰 修訂和解釋 各相關(guān)管理文件編撰歸口部門配合實(shí)施 4 2管理文件歸口部門職責(zé) 負(fù)責(zé)所管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)所有管理文件的編撰和修訂 對(duì)于跨業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理文件 由共同領(lǐng)導(dǎo)的上級(jí)主管人員 最高至CEO 指定負(fù)責(zé)人 4 3內(nèi)控部的審閱職責(zé) 內(nèi)控部負(fù)責(zé)管理文件的 控制有效性審核 以避免不同部門 不同版本之間的管理控制規(guī)定有沖突 或避免 不同部門的制度之間的管理控制缺失 內(nèi)控部的 控制有效性審核 是管理文件經(jīng)有效審批人簽署生效的前 提 5管理程序 5 1機(jī)構(gòu)代碼機(jī)構(gòu)代碼 以營(yíng)業(yè)執(zhí)照法定名稱中字號(hào)的首位大寫英語字母或漢語拼音字母構(gòu)成 代表 Ltd 總部 代表子屬機(jī)構(gòu)浙江 有限公司 SC代表子屬機(jī)構(gòu)四川 有限公司 代表 科技有限公司 SG代表 新加坡 JW代表 系各子公司 集團(tuán)管理制度 文件名稱管理文件管控制度共 11 頁(yè) 第 6 頁(yè) 文件編號(hào) ADMI AO 02 版本 A 編制部門內(nèi)控部所屬機(jī)構(gòu) 集團(tuán) 替代文件無生效日期 年 月 日 共 11 頁(yè) 第 6 頁(yè) 5 2管理文件類別代碼管理文件類別代碼 5 2 1類別 在功能上 管理文件分為集團(tuán)層面管理文件 法務(wù)管理文件 內(nèi)審管理文件 內(nèi)控管理文 件 信息系統(tǒng)管理文件 財(cái)務(wù)管理文件 供應(yīng)鏈管理文件 人力資源管理文件 行政總務(wù) 后勤管理文件 銷售 市場(chǎng)管理文件 制造運(yùn)營(yíng)管理文件 技術(shù)工藝管理文件 質(zhì)量管理文 件 含計(jì)量 工程項(xiàng)目管理文件 其他管理文件等 在形式上 管理文件包含制度 流程和作業(yè)說明書 制度和流程可以屬于一級(jí)管理文件范 疇 也可以屬于二級(jí)管理文件范疇 作業(yè)說明書一般屬于二級(jí)管理文件范疇 5 2 2類別代碼說明 序號(hào)文件類別文件類別代碼代碼說明歸口部門 1 行政常務(wù)管理文件 ADMIAdministration 總裁辦 2 法務(wù)管理文件 LALegal Affairs 法務(wù)部 3 審計(jì)管理文件 IAInternal Auditing 內(nèi)審部 4 內(nèi)控管理文件 ICInternal Controlling 內(nèi)控部 5 信息系統(tǒng)管理文件 MISManagement of Information SystemIT部 6 財(cái)務(wù)管理文件 FNFinancial 財(cái)務(wù)部 7 供應(yīng)鏈管理文件 SCSupply Chain 供應(yīng)鏈管理部 8 人力資源管理文件 HRHuman Resource 人力資源部 9 總務(wù)后勤管理文件 GAGeneral Affairs 綜合管理部 10 銷售 市場(chǎng)推廣管理文件 SMSales Marketing Development 銷售及市場(chǎng)推廣部 11 制造運(yùn)營(yíng)管理文件 MFGManufacturing Operation 事業(yè)部 12 技術(shù)工藝管理文件 TETechnology Engineering 技術(shù)部 研發(fā)部 13 質(zhì)量管理文件 QSQuality System 質(zhì)量管理部 14 工程項(xiàng)目管理文件 PMProject Management 建設(shè)工程管理部 15 其他管理文件 OTOther Management Documentation 各職能部門 5 3歸口部門職能代碼歸口部門職能代碼 以人力資源部 組織管理制度 中規(guī)范的各部門職能列表中確定的職能及其代碼為準(zhǔn) 5 4管理文件的編號(hào)管理文件的編號(hào) 集團(tuán)管理制度 文件名稱管理文件管控制度共 11 頁(yè) 第 7 頁(yè) 文件編號(hào) ADMI AO 02 版本 A 編制部門內(nèi)控部所屬機(jī)構(gòu) 集團(tuán) 替代文件無生效日期 年 月 日 共 11 頁(yè) 第 7 頁(yè) 5 4 1一級(jí)管理文件編號(hào)規(guī)則 一級(jí)管理文件編號(hào)由 總部機(jī)構(gòu)代碼 管理文件類別代碼 歸口部門職能代碼 順序號(hào) 構(gòu)成 順序號(hào)按照文件 類別 職能類別劃分 均按最低職能類別范疇自1起永續(xù)編號(hào) 例 ADMI AO 01 5 4 2二級(jí)管理文件編號(hào)規(guī)則 1 當(dāng)一級(jí)制度存在時(shí) 二級(jí)管理文件編號(hào)由 總部機(jī)構(gòu)代碼 子屬機(jī)構(gòu)代碼 管理文件類別 代碼 歸口部門職能代碼 一級(jí)管理文件順序號(hào) 二級(jí)文件順序號(hào) 其中管理文件類別 代碼和職能代碼均沿用一級(jí)文件的代碼 二級(jí)文件順序號(hào)按照文件類別 職能劃分 均自1起 例 C B 01 01 2 當(dāng)一級(jí)管理制度尚未建立時(shí) 二級(jí)職能部門或子公司由于業(yè)務(wù)和管理需要而編撰管理 制度時(shí) 其文件編號(hào)規(guī)則為 XX 子屬機(jī)構(gòu)代碼 管理文件類別代碼 歸口部門職能代 碼 00 二級(jí)文件順序號(hào) 均按最低職能類別范疇自1起永續(xù)編號(hào) 例 XX SC FN TAX 00 01 5 4 3流程和作業(yè)說明書編號(hào)規(guī)則 1 當(dāng)制度文件已經(jīng)生效 但需要另外制定細(xì)則或繪制流程圖時(shí) 即沒有以組成部分包含 在制度文件當(dāng)中 流程 的編號(hào)以對(duì)應(yīng)的制度編號(hào)后加 P流程順序號(hào) 的形 式編號(hào) 如 ADMI AO 01 P01 作業(yè)說明書以對(duì)應(yīng)的制度編號(hào)后加 S作業(yè) 說明書順序號(hào) 的形式編號(hào) 如 ADMI AO 01 S01 2 當(dāng)制度文件尚未制定時(shí) 參照一級(jí)或二級(jí)管理文件的編號(hào)規(guī)則編寫 但其 文件順序 號(hào) 以 00 表示 例 ADMI AO 00 P01 或 ADMI AO 00 S01 5 4 4記錄表式編號(hào) 1 管理文件所涉及的記錄表單編號(hào)如下 FM 文件編號(hào) 文件表單順序號(hào) 2 文件表單順序號(hào) 以管理文件管理程序描述過程中表單出現(xiàn)的先后順序連續(xù)自1起編 號(hào) 5 5文件的版次和變更記錄文件的版次和變更記錄 管理文件版次由編撰發(fā)布年號(hào)表示 英文字母構(gòu)成版次編號(hào) 首版自A起 管理文件文本中應(yīng)包含 變更記錄表 以記錄文件歷史版本信息并方便后續(xù)期間查詢 詳見標(biāo)準(zhǔn)管理文件模 版 5 6管理文件的編撰 審核 批準(zhǔn)管理文件的編撰 審核 批準(zhǔn) 集團(tuán)管理制度 文件名稱管理文件管控制度共 11 頁(yè) 第 8 頁(yè) 文件編號(hào) ADMI AO 02 版本 A 編制部門內(nèi)控部所屬機(jī)構(gòu) 集團(tuán) 替代文件無生效日期 年 月 日 共 11 頁(yè) 第 8 頁(yè) 5 6 1一級(jí)管理文件 1 編撰 由CEO或其他集團(tuán)職能部門 子屬機(jī)構(gòu)最高負(fù)責(zé)人根據(jù)管理需要指定具體責(zé)任人負(fù)責(zé)編 制 但一般的編撰職責(zé)歸屬認(rèn)定原則是以某職能部門管轄業(yè)務(wù)領(lǐng)域范圍為標(biāo)準(zhǔn) 對(duì)于跨 業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理文件 由共同領(lǐng)導(dǎo)的上級(jí)主管人員 最高至CEO 指定負(fù)責(zé)人 2 審核 由文件編撰部門最高負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)文件審核 3 批準(zhǔn) 由CEO或其指定授權(quán)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)執(zhí)行 4 總體上來說 凡涉及資金運(yùn)用或資產(chǎn)價(jià)值變動(dòng)的制度新設(shè)或修訂 同級(jí)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的 聯(lián)合審批是必須的 如集團(tuán)制度對(duì)應(yīng)CFO 各子屬機(jī)構(gòu)的制度對(duì)應(yīng)同級(jí)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé) 人 凡涉及員工權(quán)益的需由制度影響范圍內(nèi)的 最高負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批 如影響整個(gè) 集團(tuán)的有關(guān)員工權(quán)益的規(guī)定需由集團(tuán) 總監(jiān)聯(lián)合審批 此項(xiàng)規(guī)定適用于各級(jí)管理文 件 5 內(nèi)部控制有效性審核 一級(jí)管理文件必須經(jīng) Ltd集團(tuán)內(nèi)控部進(jìn)行內(nèi)部控制有效性審核后才可報(bào)經(jīng)CEO批準(zhǔn) 5 6 2二級(jí)管理文件 1 編撰 編撰職責(zé)界定參考一級(jí)管理文件 2 審核 由文件編撰部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)文件審核 3 批準(zhǔn) 子屬機(jī)構(gòu)總經(jīng)理負(fù)責(zé)或職能部門最高負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)執(zhí)行 屬于集團(tuán)直屬的垂直管 理部門 在該直線管理部門范圍內(nèi)都有影響的管理文件 需由該部門最高主管審批 如垂直管理部門VP 4 內(nèi)部控制有效性審核 文件必須經(jīng)集團(tuán)內(nèi)控部進(jìn)行內(nèi)部控制有效性審核后才可報(bào)經(jīng) 同級(jí)管理文件批準(zhǔn)人 批準(zhǔn) 子屬機(jī)構(gòu)若設(shè)有專職內(nèi)控部負(fù)責(zé)人 二級(jí)管理文件的 內(nèi)控審核由集團(tuán)內(nèi)控部負(fù)責(zé) 集團(tuán)的二級(jí)管理文件由集團(tuán)直屬內(nèi)控部負(fù)責(zé)人審核 二 級(jí)管理文件若僅對(duì)一級(jí)管理文件或二級(jí)制度進(jìn)行細(xì)化 如流程或作業(yè)說明書 而無跨 部門的規(guī)定或與其他制度無沖突 可無須內(nèi)控部的事前審核 但也須按本制度規(guī)定的 編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào) 并參照標(biāo)準(zhǔn)制度格式進(jìn)行編撰 然后將文檔提交內(nèi)控部備案 以 將該文件納入整體管理文件管控體系 5 7管理文件的發(fā)放管理文件的發(fā)放 5 7 1文件發(fā)放歸口管理部門 1 一級(jí)文件發(fā)放歸口管理部門為總裁辦 由CEO秘書或CEO指定的他人負(fù)責(zé) 2 二級(jí)文件發(fā)放歸口管理部門為總經(jīng)理辦公室 由總經(jīng)理秘書或總經(jīng)理指定的他人負(fù) 責(zé) 僅在職能部門內(nèi)部適用的二級(jí)管理文件 如作業(yè)說明書 可由該職能部門負(fù)責(zé)人 進(jìn)行內(nèi)部發(fā)布 5 7 2文件發(fā)放控制程序 1 定稿文件需打印并制作一份書面正式文本 經(jīng)相關(guān)批準(zhǔn)人簽署后 加蓋文件 正本 印鑒 正本管理文件制作完成后需在集團(tuán)或子屬機(jī)構(gòu)檔案室歸檔保管 同時(shí)文件發(fā)放 歸口管理部門還需將此正本掃描以制作成不可被編輯的電子檔 如PDF格式 交由內(nèi) 集團(tuán)管理制度 文件名稱管理文件管控制度共 11 頁(yè) 第 9 頁(yè) 文件編號(hào) ADMI AO 02 版本 A 編制部門內(nèi)控部所屬機(jī)構(gòu) 集團(tuán) 替代文件無生效日期 年 月 日 共 11 頁(yè) 第 9 頁(yè) 控部在管理文件發(fā)布系統(tǒng)內(nèi)公布 如OA等 同時(shí) 文件發(fā)放歸口管理部門還需制作 發(fā)文公告 由該管理文件有效簽署人簽批后才可啟動(dòng)發(fā)文程序 2 定稿文件的電子檔由內(nèi)控部保存 管理文件歸口負(fù)責(zé)部門需要修訂時(shí)需從內(nèi)控部獲取 正式版進(jìn)行修訂 3 啟動(dòng)發(fā)文程序需填寫 發(fā)文申請(qǐng)單 見附件三 FM ADMI AO 02 03 發(fā)文申 請(qǐng)單中需確定文件發(fā)放范圍 子公司范圍及職能部門范圍 以及是否需要文件接收 對(duì)象簽署回覽版和需要簽署回覽版的人員范圍的要求 4 在公司公開管理文件發(fā)布系統(tǒng)內(nèi)公布的文件不需要通過 文件簽收單 的形式進(jìn)行簽 收 其他形式公布的需準(zhǔn)備 文件簽收單 見附件一 FM ADMI AO 02 01 文 件簽收單 需制作一式二份 一份正本發(fā)放歸口管理部門留存 一份正本送交檔案 室 文件接收對(duì)象根據(jù)公布的管理文件進(jìn)行瀏覽和理解后需在 文件簽收單 上簽 字 以郵寄或傳真的方式將 簽收單 返還發(fā)文歸口管理部門 5 文件發(fā)放前后 根據(jù)公司需要 由文件編制部門負(fù)責(zé)召集文件執(zhí)行說明會(huì) 以促進(jìn)管 理文件的有效執(zhí)行 6 僅在單個(gè)職能內(nèi)部有影響的二級(jí)管理文件 如流程圖和作業(yè)說明書 可以不必遵循 上述發(fā)文 簽收 回覽的規(guī)定 5 7 3管理文件的回覽 無論是否以電子版發(fā)布或是以紙質(zhì)文件發(fā)布 在 發(fā)文申請(qǐng)單 中要求進(jìn)行回覽的 文件接收部門負(fù) 責(zé)人必須組織本部門轄屬人員進(jìn)行文件傳達(dá) 并要求轄屬人員在 回覽版 見附件二 FM ADMI AO 02 02 文件回覽板 上簽字 回覽版由文件發(fā)放歸口管理部門存檔備查 5 7 4管理文件的保存 1 管理文件的正本由發(fā)文機(jī)構(gòu)所在的檔案管理部門保存 管理文件管理部門必須妥善保 管文件 不得遺失 損毀 2 僅在單個(gè)職能內(nèi)部有影響的二級(jí)管理文件 如流程圖和作業(yè)說明書 由該部門負(fù)責(zé) 人指定專人進(jìn)行該文件的紙質(zhì)或電子檔案的保存 但需將電子檔提交內(nèi)控部備案 5 8管理文件的修改管理文件的修改 1 修改可由原編制部門提出 也可以由其他職能部門提出 2 有修改需求時(shí) 須向原始文件編撰部門提出修改申請(qǐng) 填寫 文件修改申請(qǐng)表 見附 件四 FM ADMI AO 02 04 文件修改申請(qǐng)表 通過文件原發(fā)審核 批準(zhǔn)部門核 準(zhǔn)后 由原編撰部門負(fù)責(zé)進(jìn)行文件修改 修改后的管理文件的發(fā)布遵循新制度發(fā)文的 申請(qǐng)和審批規(guī)定 修改后的宣貫和回覽可以只就管理文件變動(dòng)部分進(jìn)行 3 修改文件發(fā)布后 檔案室需同時(shí)保存新舊版本的正本 電子版本的制作和發(fā)布參考新 管理文件發(fā)布的規(guī)定 5 9管理文件的執(zhí)行管理文件的執(zhí)行 集團(tuán)管理制度 文件名稱管理文件管控制度共 11 頁(yè) 第 10 頁(yè) 文件編號(hào) ADMI AO 02 版本 A 編制部門內(nèi)控部所屬機(jī)構(gòu) 集團(tuán) 替代文件無生效日期 年 月 日 共 11 頁(yè) 第 10 頁(yè) 5 9 1各級(jí)管理文件必須被嚴(yán)格執(zhí)行 否則將按執(zhí)行缺陷記錄并納入年度績(jī)效考核中 5 9 2制度或流程建設(shè)一般會(huì)存在相對(duì)滯后的情形 在實(shí)際執(zhí)行過程中如遇制度或流程沒有 明確規(guī)定的情形 執(zhí)行人應(yīng)本著公司利益最大化的原則視情況同上級(jí)主管和內(nèi)控部進(jìn)行溝通并 采用最佳實(shí)踐方案 內(nèi)控部須評(píng)估該例外事項(xiàng)可能發(fā)生的概率并決定是否要發(fā)起對(duì)原制度或流 程的修訂 5 10 管理文件的終止管理文件的終止 由于業(yè)務(wù)流程變更或新的管理制度的生效 原有的管理文件需要廢止的 必須經(jīng)由原審批程序進(jìn)行審閱并確定 終止日期 未經(jīng)有效審批不得終止原管理文件的執(zhí)行 在新制度和流程發(fā)布后 除非新制度中特別說明 原則 上是后發(fā)布制度 流程的規(guī)定取代前發(fā)布的制度 流程 5 11 管理文件執(zhí)行效果的監(jiān)督及獎(jiǎng)懲管理文件執(zhí)行效果的監(jiān)督及獎(jiǎng)懲 5 11 1管理文件的執(zhí)行效果由集團(tuán)內(nèi)控部 內(nèi)審部根據(jù)計(jì)劃實(shí)施內(nèi)