基于信息技術(shù)的企業(yè)檔案管理探索

基于信息技術(shù)的企業(yè)檔案管理探索摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)檔案進(jìn)入了信息時(shí)代。檔案管理作為企業(yè)信息管理平臺(tái)的模塊之一，在其自身的形成、利用、存儲(chǔ)和傳遞等方面發(fā)生了根本的變化。我們要充分利用信息技術(shù)，積極探索企業(yè)檔案管理的新模式和新方法，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息技術(shù)；檔案管理；企業(yè)信息管理平臺(tái)；電子商務(wù)；電子文件中圖分類號(hào)：TP393文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-2374（2013）03-0132-02現(xiàn)代企業(yè)的管理越來越趨向程序化、自動(dòng)化。信息技術(shù)在企業(yè)管理的方方面面無處不在，多數(shù)企業(yè)都擁有自己的信息管理平臺(tái)，并隨其發(fā)展而不斷升級(jí)換代。檔案管理作為其功能模塊之一，在其自身的利用、傳遞、形成和存儲(chǔ)等方面發(fā)生了根本的變化。我們要充分利用信息技術(shù)，積極探索企業(yè)檔案管理的新模式和新方法，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。1信息技術(shù)應(yīng)用深刻影響著企業(yè)檔案管理工作1.1電子商務(wù)中檔案工作內(nèi)容發(fā)生了變化電子商務(wù)是指商品貿(mào)易的整個(gè)過程都通過電子手段來完成。它強(qiáng)調(diào)的是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)把賣家、買家、合作方和廠商在企業(yè)外部網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和因特網(wǎng)相結(jié)合的應(yīng)用。貿(mào)易活動(dòng)是通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行的，如查詢?cè)牧稀⒍ㄙ?gòu)、展示產(chǎn)品、成品儲(chǔ)運(yùn)和電子支付等活動(dòng)，其核心內(nèi)容是互相交流和溝通信息。隨著新計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和應(yīng)用，為企業(yè)檔案工作者提出了新挑戰(zhàn)，檔案人員不僅要保管和收集好企業(yè)檔案資源，還要了解更多的企業(yè)需求，設(shè)法使服務(wù)內(nèi)容擴(kuò)大。第一，要構(gòu)建企業(yè)信息資料庫(kù)，通過選取一些有價(jià)值的信息資源上網(wǎng)，該資源既能樹立企業(yè)形象，又能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢(shì)，來展示和宣傳自己，從而達(dá)到占領(lǐng)市場(chǎng)和吸引客戶的目的。第二，要多方獲取有效信息，構(gòu)建一套高效的、科學(xué)的、靈活的、多功能的緊盯市場(chǎng)的企業(yè)檔案信息管理體系，為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)全程主動(dòng)地提供多層次的信息服務(wù)。1.2企業(yè)檔案載體發(fā)生變化企業(yè)信息技術(shù)的應(yīng)用，使信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近交換、傳遞、處理得到了適時(shí)的實(shí)現(xiàn)，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的紙質(zhì)文件逐漸減少，取而代之的是電子文件，電子文件不僅辦公進(jìn)度快捷，而且具有極快的傳遞速度。電子圖紙也在大量出現(xiàn)，其優(yōu)勢(shì)也是手工繪制所無可比擬的。計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)能夠?qū)Ξa(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)進(jìn)行隨意修改、查詢和存儲(chǔ)，既方便又快捷。比如開發(fā)或生產(chǎn)一項(xiàng)相對(duì)較大的產(chǎn)品項(xiàng)目可能需要產(chǎn)生上萬份圖紙，同時(shí)有些還要繼承原產(chǎn)品的許多成果，因此電子圖紙的生命力更加旺盛，而且電子圖紙的保存比底圖的保存更有意義，還省力、省時(shí)、方便。變化了的載體形式深刻影響著傳統(tǒng)的檔案管理模式。1.3企業(yè)檔案分類發(fā)生變化企業(yè)電子文件的大量出現(xiàn)，大大沖擊了傳統(tǒng)的分類方案，如人事檔案、基建檔案、產(chǎn)品檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、文書檔案等分類方案，逐漸被企業(yè)信息化集成系統(tǒng)流程的設(shè)置、各個(gè)管理模塊所取代。一份完整的檔案信息計(jì)算機(jī)依據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整或設(shè)立相應(yīng)類目，雖然不同企業(yè)檔案信息有著不同的分類方法，但不容置疑的是計(jì)算機(jī)的管理使檔案分類與企業(yè)的管理、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)等各種狀況更加貼近，具有更加規(guī)范、科學(xué)和詳細(xì)的檔案分類。1.4檔案信息利用方式發(fā)生變化為了使企業(yè)信息化和電子商務(wù)進(jìn)一步發(fā)展，構(gòu)建企業(yè)完善的信息管理系統(tǒng)，必須加強(qiáng)企業(yè)信息資源的開發(fā)利用，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)的各環(huán)節(jié)充分開發(fā)和利用信息資源，使企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和競(jìng)爭(zhēng)能力增強(qiáng)。檔案既是企業(yè)的無形資產(chǎn)，又是重要的企業(yè)信息，應(yīng)充分利用信息技術(shù)，加大資源開發(fā)力度，來滿足企業(yè)各方面的需要。企業(yè)檔案工作人員要始終圍繞企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)這個(gè)中心，及時(shí)把握信息開發(fā)和集成系統(tǒng)中的產(chǎn)品信息，找準(zhǔn)檔案服務(wù)企業(yè)的切入點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)正確信息的正確傳遞，使檔案信息達(dá)到高層次的處理要求。2基于電子信息技術(shù)的企業(yè)檔案管理2.1檔案數(shù)字化做好統(tǒng)籌規(guī)劃要實(shí)現(xiàn)大量檔案信息技術(shù)化、數(shù)字化，就必須做好統(tǒng)籌規(guī)劃。首先對(duì)館藏情況進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，如檔案的信息利用狀況、館藏?cái)?shù)量、檔案的類型、載體狀態(tài)等基本情況。然后制訂科學(xué)規(guī)劃，包括數(shù)字化處理規(guī)劃、硬件的購(gòu)置計(jì)劃等。檔案數(shù)字化不可能一蹴而就，也不可能一步到位，應(yīng)從實(shí)際出發(fā)制度一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃和打算，無論是購(gòu)置硬件設(shè)施，還是數(shù)字化過程，都是如此，要使其擁有較強(qiáng)的擴(kuò)展能力和支撐能力。檔案數(shù)字化處理規(guī)劃的制定應(yīng)遵循“重點(diǎn)突出，分步進(jìn)行”的原則，先數(shù)字化那些利用率高的檔案資源和館藏重點(diǎn)，盡早使大多數(shù)利用者的需求獲得滿足。2.2檔案數(shù)字化必須做好選擇館藏的檔案資源數(shù)不勝數(shù)，達(dá)到件件數(shù)字化是不可能的，也是沒有必要的。檔案工作人員應(yīng)該依據(jù)一定的原則進(jìn)行劃分和選擇，分清需要數(shù)字化的檔案和不需要數(shù)字化的檔案以及需要優(yōu)先數(shù)字化的檔案，然后再進(jìn)行數(shù)字化?，F(xiàn)實(shí)工作中，常常對(duì)以下檔案首先進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化，如特色檔案、重點(diǎn)檔案、珍貴檔案和利用率高的檔案。因此，凡是能成為數(shù)字化的檔案信息資源一般都是高利用率、標(biāo)準(zhǔn)、有序、有特色、高價(jià)值的信息資源。2.3優(yōu)化設(shè)置掃描參數(shù)，提高數(shù)字化質(zhì)量數(shù)字影像質(zhì)量的高低與掃描儀掃描參數(shù)的確定和選擇有關(guān)，其中掃描文件的清晰度和效果直接受掃描分辨率的影響。要想使掃描文件很清晰就必須把掃描分辨率選高，而同時(shí)其存儲(chǔ)空間和掃描時(shí)間就會(huì)相應(yīng)增加；相反若把分辨率選低，文件的質(zhì)量就低。所以，我們應(yīng)綜合考慮分辨率的選擇，如依據(jù)實(shí)際需要全面考慮掃描文件的輸出打印質(zhì)量、存儲(chǔ)空間、可閱讀性等?？傊?，全面應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源實(shí)施利用服務(wù)、管理和處置，使檔案管理工作更加完善。只有充分利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，才能打破傳統(tǒng)檔案管理和利用的各種局限，實(shí)現(xiàn)開放式管理和服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變，使信息資源的配置更加合理、管理更加科學(xué)、服務(wù)更加高效和優(yōu)質(zhì)。參考文獻(xiàn)1凌云峰.企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的現(xiàn)狀及對(duì)策J.南方論刊，200