公司合同文書管理制度.doc

樓蘭印記堅(jiān)果葡萄干一、 合同編號(hào)編號(hào)規(guī)則：FML-部門簡(jiǎn)寫-年份月份-當(dāng)月簽署的第幾份說明：1、FML是公司名拼音首字母大寫。2、部門簡(jiǎn)寫為各部門拼音首字母小寫，如企劃部是qh,推廣部是tg。3、年份為年代的后兩位，2017縮寫為17，月份為簽訂當(dāng)月的月份。4、單月簽署的份數(shù)以01開頭。企劃部2017年9月的第一份合同編碼為：FML-qh-1709-01二、合同存檔蓋章后的合同保存包括兩種形式：1、電子掃描件保存。合同應(yīng)在雙方簽字蓋章完成后當(dāng)天將合同原件交由保管部門對(duì)合同原件進(jìn)行掃描存檔，預(yù)防原件損毀，特別重要穩(wěn)件還應(yīng)在移動(dòng)硬盤或U盤額外備份。2、書面合同的原件保存。合同原件掃描后，由保管部門按合同編號(hào)進(jìn)行歸檔保存。合同原件交接需進(jìn)行合同交接簽名確認(rèn)，歸檔時(shí)進(jìn)行合同歸檔登記。3、各部門提交合同原件至保管部門前應(yīng)復(fù)印留存副本備查，避免頻繁調(diào)閱合同原件，造成原件損毀。4、合同保管部門應(yīng)建立合同歸檔電子臺(tái)賬，登記合同簽訂日期、簽訂部門、歸檔日期、客戶名稱、合同提交人及簽收人備查。5、合同歸檔后相關(guān)人員需要調(diào)閱合同原件的，需向主管領(lǐng)導(dǎo)說明原因，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，在合同調(diào)閱登記表上進(jìn)行登記。三、合同簽訂盡量由我方審核后打印合同書面版。如對(duì)方打印合同的，在簽訂前必須審閱合同是否有條款變更。合同簽訂主體是個(gè)人的，應(yīng)當(dāng)面與其簽訂合同，避免出現(xiàn)他人代簽，對(duì)方事后否認(rèn)的情形出現(xiàn)。合同簽訂日期應(yīng)與合同內(nèi)合作起始日期相一致或早于起始日期。四、合同蓋章合同簽訂方是個(gè)人的，應(yīng)由合同主體本人進(jìn)行簽字并按指印，委托他人簽字的，必須出具授權(quán)委托書。合同簽訂方是公司的，應(yīng)有公司單位蓋章和法定代表人或授權(quán)代理人簽字。所有簽訂的合同有兩頁紙以上的，必須加蓋騎縫章。簽訂的合同有手寫修改或增減條款的，必須在修改或增減條款處簽字蓋章或重新打印蓋章。五、合同內(nèi)容1、合同主體合同主體部分必須包含名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式，主體是個(gè)人的還應(yīng)填寫身份證號(hào)（盡量收取身份證復(fù)印件）。合同主體為法人的，應(yīng)到信用信息公示系統(tǒng)核實(shí)企業(yè)信息及信用資質(zhì)。2、結(jié)算方式合同款項(xiàng)結(jié)算賬戶必須與合同主體相一致，結(jié)算賬戶與合同主體不一致的，需在合同中指定賬戶或另行出具書面說明并蓋章，說明書中應(yīng)具體指明是針對(duì)某份合同。3、聯(lián)系方式長(zhǎng)期有訂單或文書往來的，應(yīng)在合同中約定訂單或文書接收的郵箱地址，聯(lián)系人和聯(lián)系方式。郵箱地址，聯(lián)系人和聯(lián)系方式有變更的，應(yīng)另行出具書面說明并蓋章，說明書中應(yīng)具體指明是針對(duì)某份合同。六、合同履行合同履行中應(yīng)注意留存與合同履行相關(guān)的往來文件，重要文件及資料往來應(yīng)由雙方在合同中指定的聯(lián)系人簽收。涉及大宗貨物交接的，必須由對(duì)方以書面文件或電子郵件的形式指定的接收人簽收，留存簽收證據(jù)，不能由對(duì)方臨時(shí)口頭指定的人簽收。七、文件寄送信函寄遞業(yè)務(wù)是郵政法規(guī)定由郵政EMS專營(yíng)的業(yè)務(wù)，EMS被收件人簽收后寄件人可要求EMS郵政寄回簽收回執(zhí)，保留簽收證據(jù)。寄件收費(fèi)發(fā)票、寄件面單與簽收回執(zhí)一起組成證據(jù)鏈可達(dá)成通知到達(dá)被通知人的法律效果。寄遞信