淺談成教學生檔案的特點及管理.doc

第15 卷第2 期湖南大學學報( 社會科學版) Vo1. 15, No. 22 0 0 1 年6 月Journal of Hunan U niversity (Social Science Edit ion) Jun. 2 0 0 1淺談成教學生檔案的特點及管理李春湘, 陳樹勛, 李凡成(湖南中醫(yī)學院成教學院, 湖南長沙, 410007)摘要 簡述了成教學生檔案包括學生學籍檔案、學生學習檔案、學生德育檔案、畢業(yè)學生信息反饋檔案等范疇, 成教學生檔案有個體檔案內容的不確定性、個體檔案管理過程的復雜性和延續(xù)性、畢業(yè)生檔案整理、發(fā)放時間上的緊迫性等特點, 個體檔案因其高于畢業(yè)文憑的真實性和可信度而成為學生就業(yè)、晉升的有效憑證、整體檔案有為成教學院接受上級評估驗收、為領導對于未來辦學的科學決策、為學生補辦檔案、為甄別偽造文憑和檔案提供依據(jù)等作用。因此, 應從學校領導加強對成教學生檔案管理工作的重視、加強學生檔案工作的制度建設、規(guī)范學生檔案的管理、檔案管理人員要加強自身建設等角度來加強成教學生檔案的管理。關鍵詞 成人教育; 學生檔案; 檔案管理中圖分類號 G275. 9文獻標識碼A 文章編號100821763 (2001) 0220206203學生檔案是教學及主管部門在招生、教學、學生管理過程中形成的、直接涉及到學生個人學籍、學習、德育等方面的歷史記錄。廣義上的學生檔案分為個體檔案和整體檔案。狹義的學生檔案專指直接涉及到學生個人且應歸入學生人事檔案袋的個體檔案; 學生的個體檔案一般存放在學生工作單位的人事部門, 而整體檔案一般由學校永久地保存。本文擬簡述成教學生檔案的范疇、特點、作用,以求采取更有效的辦法加強對成教學生檔案的規(guī)范化管理。一、成教學生檔案的范疇成教學生檔案包括學生學籍檔案、學生學習檔案、學生德育檔案、畢業(yè)學生信息反饋檔案, 列表如下:成教學生檔案一覽表個體檔案 整體檔案學籍檔案考生報名登記表學生(轉、休、復) 學材料第二學歷材料學生登記表新生錄取名單審批表新生注冊表學生學籍表(卡)新生名冊學籍處理決定學習檔案畢業(yè)實習成績考核冊畢業(yè)論文及評語畢業(yè)學生成績表考試證登記冊學生成績冊函授生作業(yè)情況登記本考場記錄本教學巡視情況記錄畢業(yè)論文答辯情況登記本畢業(yè)生名冊畢業(yè)證書登記冊學位獲得者名冊學生畢業(yè)決定續(xù)表個體檔案整體檔案德育檔案學生在校獎勵材料學生在校處分材料入黨入團材料畢業(yè)生登記表學生證登記冊學生宿舍巡視記錄德育學分評分表學生獎勵決定學生活動記錄學生紀律處分決定學生會議記錄學生干部名冊學生入黨積極分子及黨員名冊畢業(yè)生信息反饋檔案畢業(yè)生質量調查計劃、總結, 使用單位對畢業(yè)生質量的評估意見, 畢業(yè)生在單位獲得的榮譽、成果業(yè)績等材料。二、成教學生個體檔案的特點成教學生的整體檔案內容及管理辦法與普教學生的整體檔案內容及管理辦法基本一致。在此, 本人只談成教學生個體檔案的特點。1.個體檔案內容的不確定性普教大學生一般來源于中學生, 高校錄取時檔案隨人一起走, 進入大學后中學時期的檔案一應俱全。而因為成教學生來源于普教統(tǒng)招后的落榜生、來源于以待提高學歷的在職職工、來源于社會青年, 學校及教育主管部門在錄取成教學生時也放棄了對中學時期檔案的要求, 因此, 成教學生進校時除了一張考生報名登記表統(tǒng)一放在學校的招生辦外, 沒有個人的檔案袋。從上表個體檔案所列內容來看, 成教學生內部不同的生源、不同的學歷層次、不同的學習形式會導致學生個體檔案內容的差異, 其差異表現(xiàn)為通過成招考試錄取的學生的學籍材料是考生報名登記表, 攻讀第二學歷的學生, 其學籍材料是成人高校第二專業(yè)學歷教育招生報名表, 短期培訓班學員、自考助學班學生無學籍檔案, 進修學生進校至少一年后才有學籍檔案, 函授學生、短期培訓班學員無實習檔案, 由于轉學、休學、復學、留級、退學等原因就會導致學籍等一系列檔案材料的變更。成教學生的入學目的和動機、經(jīng)歷、文化基礎以及在大學里受到與普教學生不一樣的待遇等, 決定了成教學生特殊的個性; 成教學生之間家庭生活條件、受社會環(huán)境影響的程度不同, 這些都決定了他們在相同的教育氛圍中個性心理、學習毅力、學習成績、德育水平等方面的差異, 從而影響其行為的發(fā)生, 也使其學習檔案、德育檔案內容存在著較顯著的不確定性。 2.個體檔案管理過程的復雜性和延續(xù)性近年來, 為滿足社會青年、高考落榜學生的求學愿望, 成教學院開始招收進修學生。進修學生的滲入, 客觀上造成同一年級學生檔案呈滾筒式管理; 生源質量的參差不齊, 導致留級或不能按時畢業(yè)或中途淘汰的也不少, 不便于對成教學生的平時建檔工作, 這樣既增加了學生檔案管理的復雜性, 又造成了學生檔案管理的延續(xù)性。成教學生畢業(yè)后工作單位短期內難于落實, 即使落實了母校也難于了解到信息, 這就為檔案的郵寄增加了難度。另外, 為避免檔案路途丟失, 近年來,成教學院一般不負責郵寄學生檔案, 而是由學校封好蓋章后再由學生本人簽名領取。然而學生對于檔案重要性的認識并不深刻, 有些學生特別是函授生,畢業(yè)多年, 學習期間的檔案一直放在學校, 直到要在單位晉級、晉升職稱或轉干時, 才想起到學校來拿檔案。這樣, 既不便于單位對學生的了解甚至延誤了學生本人在單位的發(fā)展, 也造成了學校學生檔案的大量積壓。檔案員深感成教學生檔案“內容不多, 管理不易”的困惑。3.畢業(yè)生檔案整理、發(fā)放時間上的緊迫性與普教大學畢業(yè)生一樣, 成教畢業(yè)生的主要檔案材料如畢業(yè)生成績表、畢業(yè)論文及評語、畢業(yè)實習成績考核冊、畢業(yè)生登記表等大多數(shù)是在臨近畢業(yè)時形成的。因此“突擊建檔”成為學生檔案的一大顯著特點。由于脫產(chǎn)學生后期實習任務的艱巨, 往往直到臨畢業(yè)前幾天才從實習醫(yī)院趕回學校,有些學生忙于找工作單位, 實習結束后也不按時回校填寫有關材料, 有些學生檔案意識淡薄, 實習的有關考核鑒定材料也不按時帶回學校, 這就使得學生在后期學習期間形成的檔案難于及時到位, 也同時影響了檔案的質量和整理工作。三、成教學生檔案的作用1. 個體檔案的作用學生個體檔案體現(xiàn)了大學生在校三年五載的全部學習、生活情況, 是學生一生中最重要的一段歷史的真實記載, 是學生在校努力奮斗的勞動成果。基于其具有客觀真實性和全面可信度, 因此, 它成為學生走向社會、向社會推介自己的最有效的證明材料, 成為學生畢業(yè)后招工錄干、走上工作單位后晉職晉級的最有效憑證, 它的作用和可信性遠遠超過畢業(yè)文憑。2. 整體檔案的作用學生整體檔案對于學生個人、對于高校搞好成人教育更有重要的作用:(1) 整體檔案為成教學院定期接受上級教育主管部門對函授、夜大學的辦學水平的檢查、評估和驗收提供了可靠的依據(jù)。(2) 為成教學院的領導對于未來辦學的科學決策提供依據(jù)。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展, 社會組織形式的多樣化、就業(yè)崗位和就業(yè)方式的多樣化、工作類型的多樣化對人才的需求, 使成人教育的改革日益顯示其必要性和緊迫性。例如, 用人單位對成教畢業(yè)生的評估意見、使用情況, 成教畢業(yè)生在社會發(fā)揮作用、取得業(yè)績和成果的情況, 函授學生的學習狀況等, 促使成教學院領導加強對教學課程設置、教學計劃修改、教學內容的調整、教學方法和手段的更新以及如何加強成教學生素質教育等方面的思考和決策。(3) 由于自然災害如洪災、火災等的影響, 有可能造成畢業(yè)學生人事檔案的損害、丟失, 成教學院保存好學生的整體檔案, 便于為畢業(yè)學生補辦有關個體檔案提供依據(jù)。(4) 正是人們認識了學生個體檔案在就業(yè)、晉升中的重要作用, 因而近年來市場上出賣假文憑、假檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生, 擾亂了人才招聘和正常的晉升工作秩序。保存好學生的整體檔案對于甄別偽造文憑和檔案, 抵制不正之風, 對于維護成人教育的聲譽起了重要的作用。四、如何加強對成教學生檔案的管理多年來, 由于人們對成人教育本身存在認識上的誤區(qū), 對成教學生檔案管理方面也就難免存在不足。隨著成人教育的蓬勃發(fā)展, 特別是近年來對于在職繼續(xù)教育的重視, 人事部門在專業(yè)技術職務晉升方面對于繼續(xù)教育的硬性要求等, 促使人們不斷接受成人教育, 因而加強成教學生檔案管理成為成人教育形勢發(fā)展的必然要求。1. 學校領導要加強對成教學生檔案管理工作的重視學校要加強檔案管理工作的基礎設施建設。要配備專門的檔案室, 分年級、班級配備專柜, 檔案室要有防潮、防火、防盜設施, 檔案員平時要做好防蟲工作。有條件的學校最好對檔案實行電腦管理。學校要配備相對固定的專職檔案管理員, 同時要委派相關工作人員作為兼職檔案員負責平時檔案的收集工作。要加強對檔案管理人員的政治思想教育和業(yè)務培訓, 支持和理解他們的工作, 關心他們的生活、職稱的晉升、各項待遇的落實, 提高他們的工作積極性。專職檔案管理員的工作應相對固定。學校要在新生入學教育、平時的政治思想教育工作中加強對學生檔案意識的滲透。教育學生把檔案視為自己的勞動成果, 督促學生畢業(yè)時按時提走自己的檔案, 最大限度地減少學生個體檔案的積壓。2.加強學生檔案工作的制度建設, 規(guī)范學生檔案的管理成教學生檔案管理作為成人教育管理工作的重要組成部分, 要有相應的管理制度并列入成人教育各項管理制度文件匯編之中。檔案管理制度必須體現(xiàn)下述內容: 學生檔案的范疇及質量要求、歸檔的時間和保管方法、學生個體檔案的領取辦法、學生個體檔案的補辦程序、專職和兼職檔案管理員的職責、對檔案管理工作的獎懲辦法等。制度的作用重在落實, 成教學院領導要帶頭堅持制度執(zhí)行上的連續(xù)性和堅定性的統(tǒng)一, 不以檔案形成科室、檔案管理員或學生不切實際的主觀意志為轉移, 同時注意調查研究, 根據(jù)形勢的發(fā)展和需要修改和完善管理制度。檔案管理員要克服因檔案管理過程的繁瑣而帶來的畏難情緒, 堅持管理制度的堅定性和學生主體地位的靈活性的統(tǒng)一, 在檔案管理工作中不斷總結經(jīng)驗, 為制度的不斷完善提供客觀依據(jù), 為制度的貫徹執(zhí)行把好關。對于在檔案工作中出現(xiàn)的有影響的失職行為要從嚴處理。3.檔案管理人員要加強自身建設成教學生檔案在一定程度上反映了成人教育的管理能力和水平, 對于引導社會和用人單位了解學校具有廣告效用。因此, 檔案撰寫人員和管理人員對學生檔案的數(shù)量和質量要從嚴從高要求。形成檔案的科室即招生、教學、學生管理有關部門要樹立正確的檔案意識和為學生服務的思想, 力爭學生檔案數(shù)量上的“全”和質量上的“精”。杜絕以畢業(yè)時間在即、工作忙等為借口, 對學生檔案采取的敷衍塞責或任務式行為。成教學生檔案管理人員要培養(yǎng)強烈的事業(yè)心和責任感, 辦事要細致、嚴謹, 對檔案的質量要把好“入口關”。同時要注意鉆研業(yè)務知識, 深入了解學生的實際情況, 平時加強與招生、教務、學生辦工作人員的聯(lián)系, 對不同來源、不同層次、不同類別的學生應該有的檔案資料要做到心中有數(shù), 尤其要對進修生、轉校、轉專業(yè)、轉年級班級、留級、休學、復學、讀雙學歷等學生的情況了如指掌, 對學生的獎懲材料, 入黨入團材料要根據(jù)上級有關文件精神及學校的檔案管理規(guī)定辦理。要重視平時的建檔工作, 盡量減輕因學生畢業(yè)或年終突擊建檔而帶來的壓力和負擔, 以盡量消除檔案的遺漏現(xiàn)象, 把好檔案的“出口關”。要加強對整體檔案作用的認識, 督促相關科室按時移交檔案資料, 要統(tǒng)一對這些檔案進行甄別、整理、編目、立卷歸檔。加強與學校綜合檔案室的聯(lián)系,自覺接受其業(yè)務指導, 按時向其移交相關的檔案。8 0 2 湖南大學學報( 社會科學版) 2001 年 1995-2005 Tsinghua Tongfang Optical Disc Co., Ltd. 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