工作計劃與有效執(zhí)行

集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 工作計劃與有效執(zhí)行 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 互動： 問題一 為什么有培訓(xùn)需求？ 問題二 想通過培訓(xùn)解決什么樣的問題？ 問題三 您的理想工作狀態(tài)是什么樣的？ 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 3 內(nèi)容提綱 一、現(xiàn)狀描述 二、科學(xué)的工作方法 計劃 三、如何有效保障計劃實施 一、現(xiàn)狀描述 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 5 癥狀：工作越來越?jīng)]效率； 文件積壓越來越厚； 每天的預(yù)定目標(biāo)只完成了一半； 下班時發(fā)現(xiàn)今天幾乎什么也沒干。 病因：無目標(biāo)、無計劃，工作無規(guī)律； 做事拖拉，時常抱著“還有明天”的想法； 時間管理不善，做事不分先后、主次。 一、現(xiàn)狀描述 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 6 二、科學(xué)的工作方法 計劃 為什么要制定計劃？ 如何制定計劃？ 什么樣的計劃可實施性強？ 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 7 制定計劃要明確六個問題（ 5 （ 1）為何制定此計劃？ （ （ 2）計劃的目標(biāo)是什么？ （ （ 3）何處執(zhí)行此計劃？ （ （ 4）何時執(zhí)行此計劃？ （ （ 5）何人執(zhí)行此計劃？ （ （ 6）如何執(zhí)行此計劃？（ 二、科學(xué)的工作方法 計劃 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 8 “令人驚訝的是，當(dāng)我用足夠的時間計劃后，我可以完成很多事情，而同樣令人驚訝的是，如果不經(jīng)過計劃，我就只能完成一點點事情。我寧愿在一個星期里緊張的工作四天半而有進度，而不要一直做卻沒有進度?！?富蘭克 貝格 計劃是聯(lián)結(jié)我們當(dāng)前所在之處與將來我們所去之處的橋梁。 （ 1） 制定計劃必要性 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 9 戰(zhàn)略目標(biāo) 即時目標(biāo) 月度目標(biāo) 年度目標(biāo) 戰(zhàn)略規(guī)劃 即時計劃 月度計劃 年度計劃 設(shè)定目標(biāo) 實現(xiàn)計劃 (2)設(shè)定和分解目標(biāo) 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 10 目標(biāo)的意義與作用 提供持久的動力 衡量工作進展的尺度 分清輕重緩急 關(guān)注結(jié)果而非工作本身 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 11 精準(zhǔn)目標(biāo)的五個標(biāo)準(zhǔn) 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 12 工作計劃表 主題 工作內(nèi)容 責(zé)任人 狀況 日期 預(yù)訂會議設(shè)施 1得到三份報價單 2了解報告人需要什么直觀教具 3下訂單，并說明詳細的要求 色 綠色 綠色 6/19 向與會者進行簡要說明 1與會議主持者就會議須知達成一致 2發(fā)布會議須知 色 綠色 6/25 保證預(yù)算 1估計旅行和日常開支 2準(zhǔn)備所有的預(yù)算 3提交預(yù)算計劃并與財務(wù)主管理達成一致。 色 綠色 紅色 6/30 使用類似說法說明 (3) 模板 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 13 制定工作計劃注意事項 把工作分類，工作內(nèi)容描述要簡單明了 明確責(zé)任人和可執(zhí)行的完成時間 過程跟蹤情況說明 以下三種情況充分考慮并做好標(biāo)注： 你已經(jīng)掌握了完成工作所需的信息和資源 不能確定怎樣才能完成，還需要進一步分析 一定會給你帶來麻煩的工作。 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 14 滾動計劃法 初始計劃 第一階段 第二階段 第三階段 第四階段 第五階段 詳細 較細 一般 較粗 很粗 修正后計劃 第二階段 第三階段 第四階段 第五階段 第六階段 詳細 較細 一般 較粗 很粗 計劃修正因素 差異分析 環(huán)境變化 組織政策變化 計劃與實際之間的差異 第一階段實際完成情況 修正計劃 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 15 小結(jié) 計劃引導(dǎo)你走出工作中繁忙的迷宮！ 哪里沒有計劃，混亂就會降臨到哪里！ 制定計劃的要素：目標(biāo)、時間、責(zé)任人，可操作性的內(nèi)容、過程管控。 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 16 三、如何有效保障計劃實施 要保障計劃順利有效的實施 ,必須掌握科學(xué)的工作方法 給大家介紹幾劑良藥！ 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 17 第一劑 P D C A 它是一種很科學(xué)的管理程序，同時也是一種很科學(xué)的工作程序。 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 18 什么是 這是四個英文字母，分別代表計劃（ 執(zhí)行（ 、檢查（ 修正再執(zhí)行（ 計劃 （ 修正 再執(zhí)行 執(zhí)行 ( ( 檢查 (P C D A 循環(huán) 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 19 階段 步驟 計劃階段（ P） 設(shè)定目標(biāo) 搜索與目標(biāo)相關(guān)的信息 找出最佳方案 制訂計劃工作表 執(zhí)行階段（ D） 按計劃工作表執(zhí)行工作 檢查階段（ C） 檢查或評估執(zhí)行狀況與目標(biāo)之間差距 修正再執(zhí)行階段 （ A） 對檢查結(jié)果做出修正 修正后再執(zhí)行 執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)偏離原計劃時，或發(fā)現(xiàn)原計劃考慮不夠周全，就要及時彌補、調(diào)整，以確保任務(wù)的圓滿完成。 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 20 第二劑：立即行動 不要把難事往后拖 不要把不喜歡的事往后推 不要把喜歡的事做過了頭 提醒注意： 你最好能立刻著手解決問題，決不拖延半點時間；但有時 解決問題的時機并不成熟，如果你立即行動，往往只會弄巧成拙 這時最好能把事情緩一緩，另外選擇一個適當(dāng)?shù)臅r機。 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 21 第三劑： 把你的工作按照以下標(biāo)準(zhǔn)分成三種類型： 須做 重要并且緊急的任務(wù)。 該做 重要或緊急，但不是既重 要又緊急的任務(wù)。 以做 既不重要也不緊急的日常 任務(wù)。 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 22 緊 急性 重要性 緩 重 急 輕 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 23 考慮一項任務(wù)的優(yōu)先程度 這項任務(wù)是否既重 要又緊迫？否 是 這項任務(wù)是否必要？ 否 是 這項任務(wù)能否助你更 有效地工作？ 否 是 這項任務(wù)是否日常性 的？ 否 是 是否今天就需要完成？ 否 是 這項任務(wù)是否有最后 期限？ 否 是 這項任務(wù)是否重要但 不緊迫，或緊迫但不 重要？ 否 昌 不必做，取消它 留待有空時再做 分出時間來完成 制訂可行的期限 留出時間完成 立即行動 任務(wù) 任務(wù) 任務(wù) 否 否 否 否 否 否 否 是 是 是 是 是 是 是 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 24 平衡日常工作任務(wù) 你應(yīng)該嘗試每天完 成幾項緊急和有難 度的任務(wù)。 你的工作主要由這 部分任務(wù)構(gòu)成，這 些任務(wù)應(yīng)占去大部 分工作時間。 這些不緊急的事 情應(yīng)待有時間再 做。 一個工作日 提醒注意： 任何工作日，都應(yīng) 該是 你應(yīng)該把這三種類 型的工作任務(wù)均勻 分布于全天，而不 是按順序干完 任務(wù)，再干 務(wù)，等等，注意三 者的平衡。 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 25 提醒注意： 世事變幻無窮，沒有任何事是 一成不變 的。同時， 你的工作順序也總是不斷變化，因為我們的 周圍環(huán)境 總在不斷變化 。往往一則新的信息就可能將一項任務(wù) 的重要性或緊急性完全改變。一旦得知任何影響你工 作優(yōu)先順序的新信息， 你就應(yīng)該重新評估你工作的 優(yōu)先順序。 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 26 第四劑： 良好工作 習(xí)慣 的 養(yǎng) 成 使 用記事 簿 養(yǎng) 成做 備忘錄 的 習(xí)慣 日清日畢 過程反饋與跟蹤 要學(xué)會有原則有管控的變通 保持自己的工作韻律 ， 與別人的相協(xié)調(diào) 當(dāng) 你 要形成 某一 習(xí)慣或觀點 ,進 而接受它 執(zhí) 行 它時 ， 一般經(jīng)過二十一 天 后 就可以把 它 化 為 生活中 的習(xí)慣，這就是良好習(xí)慣養(yǎng)成法則 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 27 1） 2）信息化項目生命周期節(jié)點（里程碑）完成率 3）公司 5年信息化規(guī)劃二期完成情況 4）預(yù)算目標(biāo)執(zhí)行差異率 5）專項預(yù)算執(zhí)行差異率 定 二期信息化 5年規(guī)劃 營指標(biāo) 新重項目 根據(jù)信息技術(shù)公司 2010年經(jīng)營計劃，確定 作為分解目標(biāo)的依據(jù) 實際案例 2016/7/17 28 信息技術(shù)公司 A、 度目標(biāo)） 部門 系統(tǒng)應(yīng)用部 運維支持部 信息化管理部 綜合管理部 市場部 科室 管理系統(tǒng)科 制造系統(tǒng)科 商務(wù)系統(tǒng)科 研發(fā)系統(tǒng)科 數(shù)據(jù)中心 運維科 信息化管理 科 采購科 行政人事科 財務(wù)科 銷售科 工程管理科 產(chǎn)品技術(shù)科 軟件開發(fā)科 實施項目里程碑節(jié)點完成率 (8) 實施項目里程碑節(jié)點完成 率 (8) 實施項目里程碑節(jié)點完成率 (8) 投資采購成本降幅率 預(yù)算目標(biāo)執(zhí)行差異率 經(jīng)營收入（不含稅） 工程實施達成率 實施項目里程碑節(jié)點完成率 (8) 實施項目里程碑節(jié)點完成率 (8) 實施項目里程碑節(jié)點完成率 (8) 項目建設(shè)滿意度 宕機時間 系統(tǒng)應(yīng)用可 用率 需求滿足率 采購計劃完 成率 編制符合率 資金保障率 銷售利潤率 重大安全事 故發(fā)生數(shù) 客戶滿意度 需求滿足率 公司 5年信息化規(guī)劃二期完成情況 宕機恢復(fù)時 間 預(yù)算目標(biāo)執(zhí) 行差異率 資產(chǎn)賬實相 符率 供應(yīng)商體系管控（體系升級） 人員流失率 存貨周轉(zhuǎn)率 客戶滿意度 客戶滿意度 核心交換機 可用率 外包管理能 力建設(shè) 服務(wù)滿意度 培訓(xùn)計劃完 成率 資金回籠率 服務(wù)滿意度 匯聚交換機 可用率 運維服務(wù)滿 意度 公司 5年信息化規(guī)劃二期完成情況 服務(wù)滿意度 災(zāi)備系統(tǒng)運 行指標(biāo) 投資預(yù)算差 異率 災(zāi)備系統(tǒng)有 效性 服務(wù)滿意度 服務(wù)滿意度 合同歸檔率 失泄密案件 發(fā)生數(shù) 會計報告出 具及時率 存貨周轉(zhuǎn)率 配置代碼維 護正確率 需求滿足率 需求滿足率 需求滿足率 賬實相符率 經(jīng)濟犯罪的 次數(shù) 會計核算差 錯率 主數(shù)據(jù)維護 錯誤條數(shù) 運維支持滿意度 采購物料質(zhì)量不合格率 資格檢查合 格率 文檔保存完 整率 預(yù)算目標(biāo)執(zhí)行差異率 培訓(xùn)計劃完成率 重大安全事故發(fā)生數(shù) (工程管理科除外 ) 人員流失率 集團內(nèi)訓(xùn)課程系列教材 29 科室年度工作計劃及月度工作計劃 職責(zé) 具體工作內(nèi)容 年度總體目標(biāo) 年度工作計劃 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月制定和實行員工三條發(fā)展路徑. 建立崗位達標(biāo)體系 崗位調(diào)整、崗位說明書編撰、人崗匹配申報 梳理現(xiàn)有崗位, 制定崗位提升計劃 建立崗位達標(biāo)體系并實行年度崗位達標(biāo)測評 實行年度崗位達標(biāo)測評 職稱管理 員工年度職稱評定工作 員工年度職稱評定工作 負責(zé)各部門工作日清表收集 整理 分析 人員配置梳理( 分析 建議) 負責(zé)人員內(nèi)部調(diào)整