HR最新經(jīng)典的工作分析方法.ppt

工作分析培訓 4 8 2020 1 培訓的主要內(nèi)容 為什么要做工作分析什么是工作分析工作分析的過程和方法 職位說明書 的撰寫 示例 4 8 2020 2 1 為什么要做工作分析 培訓的主要內(nèi)容 4 8 2020 3 為什么有人工作量很大 做也做不完 為什么有人沒活干 整天喝茶看報紙 為什么會有人工作相互重疊 有功勞大家爭 有責任沒人擔 為什么會有工作沒人去做 貽誤戰(zhàn)機 管理者經(jīng)常遇到的困惑 思考 我們需要發(fā)展 我們需要改變 4 8 2020 4 管理者經(jīng)常遇到的困惑 思考 為什么招聘的員工 會常常不符合要求 為什么不能完成客觀的績效考核 勤無獎懶無罰 為什么公司付出了巨大的薪資總額 而員工仍是抱怨工資太低 福利太少 我們需要發(fā)展 我們需要改變 4 8 2020 5 管理者經(jīng)常遇到的困惑 思考 為什么員工抱怨公司沒有提供足夠的培訓學習機會 為什么公司投入了培訓卻沒有達到期望的效果 為什么有的員工不知道自己該做些什么 為什么主管難以確切地評價下屬員工的工作成績是好是壞 為什么會產(chǎn)生這些問題呢 4 8 2020 6 為什么會產(chǎn)生這些問題呢 我們并不了解每個人的工作量是多少 我們并不了解到底需要多少工作人員 我們并不了解如何有效地考核員工的工作 我們并不了解如何有效地發(fā)揮每個人的作用 我們并不了解員工的職業(yè)生涯 我們并不了解員工到底需要什么 我們到底該怎么辦 因為 4 8 2020 7 我們應該這樣做 我們應該做工作分析 4 8 2020 8 2 什么是工作分析 培訓的主要內(nèi)容 4 8 2020 9 什么是工作分析 一個組織的建立最終會導致一批工作的出現(xiàn) 而這些工作需要由特定的人員來承擔 工作分析就是與此相關的一道程序 通過對工作內(nèi)容與工作責任的資料匯集 研究和分析 可以確定該項工作的任務 性質(zhì)和相對價值 以及哪些類型的人適合從事這一工作 工作分析的過程主要調(diào)研完成工作的要求 周期和范圍 并著眼于工作本身的特點 而不是工作者的狀況 主要分析 A工作人員做何事 WHAT B如何做 HOW 工作分析的直接結(jié)果是職位說明書 4 8 2020 10 工作分析基本術語 任務 指一項具體的工作 例 指派打印一份文件 崗位 指某人須完成的一組任務 有多少崗位就有多少人員 職位 是由許多相同的崗位所組成 這些崗位的性質(zhì) 類別完全相同 完成工作所需條件也一樣 4 8 2020 11 工作分析主要內(nèi)容 該職位的基本資料 包括職位名稱 職等職級 直接上級職位 直接下級職位該職位的本職工作 用一句話說明該職位工作的最終目的 20字以內(nèi) 該職位的直接工作責任 按照主次列出該職位各項直接責任 頻率 重要程度 所占總業(yè)務量的比率 直接責任是指不管級別多高 都要自己親自完成的工作最基層的工作人員也應該列出10條左右 4 8 2020 12 工作分析主要內(nèi)容 該職位的決策責任 說明該職位需要做哪些決定 及該決定將產(chǎn)生的影響 該職位的任職資格 包括學歷 經(jīng)歷 專業(yè)程度 能力 體力 證件等等 該職位的工作環(huán)境 工作地點 光線 衛(wèi)生 危險性等等 其他內(nèi)容和工作分析相關的其他內(nèi)容 可根據(jù)實際情況填寫 4 8 2020 13 工作分析是什么 總而言之 一個了解任職者應該做什么工作 和為什么需要做的過程一個收集讓別人對該職位做出判斷的信息的過程 工作分析 4 8 2020 14 工作分析的目的與作用 確定 修正組織機構(gòu)及定編定崗 對工作崗位的設置進行重新檢討 確定員工編制之合理度 協(xié)助招聘與選拔 在招聘人員時可了解職位所需人員之資格 績效考核 通過工作分析的大量信息的收集 分析 使績效考核的結(jié)果更具客觀性和針對性 錄用 幫助新員工進入職業(yè)角色 提供薪酬評價標準 可按工作職責繁簡核定其薪資高低 4 8 2020 15 工作分析的目的與作用 提供有關培訓與管理發(fā)展的資料 可按其工作要求培訓所需知能讓員工了解工作性質(zhì) 明確職責和權利 那么工作分析在人力資源工作中是什么位置呢 4 8 2020 16 工作分析獲得信息之運用 4 8 2020 17 討論 為什么要做工作分析 4 8 2020 18 工作分析中應注意的問題 分析職位而不是分析具體個人澄清任職者與其主管的不同角色防止分析對象夸大自己工作的重要性任職者的參與 雙方同意工作分析過程中不要使用非法手段獲取信息工作分析內(nèi)容應避免任何歧視性條款 4 8 2020 19 工作分析絕對不是 一次對個人的分析 一次對人員任免 調(diào)整工資的分析 一次績效評估 工作分析中應注意的問題 4 8 2020 20 3 工作分析的過程和方法 培訓的主要內(nèi)容 4 8 2020 21 本次工作分析對象 本次工作分析對象 集團總部所有人員 包括各事業(yè)本部 由總部管理處負責組織進行并監(jiān)督過程生產(chǎn)體系各地總廠不參與一線生產(chǎn)的內(nèi)勤人員 由各地總廠管理部負責組織進行并監(jiān)督過程行銷體系各營辦不參與銷售的內(nèi)勤人員 由各地營辦管理課負責組織進行并監(jiān)督過程 4 8 2020 22 工作分析的原則 工作分析及撰寫職位說明書的原則 客觀真實 堅決實事求是 語言精確 杜絕模棱兩可 表達簡練 避免官話套話 內(nèi)容全面 切勿以偏蓋全 責任細化 不能泛泛籠統(tǒng) 精心細致 保證工作質(zhì)量 4 8 2020 23 工作分析過程 4 8 2020 24 建立項目小組 1 各單位首先建立工作分析的項目小組2 項目小組的組成及分工 一人 由本單位最高主管擔任 一人 由本單位管理部門主管擔任 若干人 各部門主管指定一人 項目組長 項目執(zhí)行組長 組員 組員 組員 4 8 2020 25 項目小組的職責 執(zhí)行總部管理處制訂的 工作分析實施辦法 執(zhí)行本小組工作分析計劃 完成工作分析 撰寫職位說明書 匯總職位說明書 編輯成冊 接受總部管理處的指導與檢查 4 8 2020 26 項目小組的分工 組長 負責本單位工作分析的各項支持 執(zhí)行組長 負責編寫并執(zhí)行本小組工作分析的工作計劃 督導項目小組組員工作 組員 收集各項資料 調(diào)查問卷的下發(fā)與回收 和工作分析對象的聯(lián)絡及確認工作 資料回收后的匯總工作 職位說明書的編寫工作 4 8 2020 27 組織學習確定計劃 各單位在接到通知后 須在3日內(nèi)組建工作分析項目小組 并由執(zhí)行組長組織所有組員學習 工作分析實施辦法 結(jié)合本幻燈片 注意 此期要求各部門主管共同參加學習 第4日執(zhí)行組長制定本小組工作計劃 分配工作任務 4 8 2020 28 工作分析的方法 調(diào)查問卷法使用總部管理處統(tǒng)一的問卷由實際承擔工作的人員主管填寫工作分析小組人員進行總結(jié)分析 本次工作分析以調(diào)查問卷為主 好處 可以在較短的時間內(nèi)收集到大量的信息工作日記法 工作分析人員 通過分析對象的上級收集或借用其 工作日記 工作日記的內(nèi)容將是工作分析的重要參考 4 8 2020 29 工作分析的方法 工作日記法由任職人員自己記錄下每天活動的內(nèi)容可作為工作分析的原始資料 工作分析人員 在 工作分析匯總 時參考 工作日記 關鍵事件法收集盡可能多的關鍵事鍵對關鍵事件進行歸類 在 工作分析匯總 時作為參考 4 8 2020 30 工作分析的方法 觀察法分析人員可通過實地的觀察或親身經(jīng)歷的方式獲得第一手的資料 使信息更加準確 本次工作分析 工作人員應少用或不用此方法 缺點 消耗時間長 往往所得信息不夠全面 面談 電話 法分析人員在得到書面信息后可以通過面談或電話進行確認 4 8 2020 31 工作分析問卷本調(diào)查問卷由任職人填寫 填寫后交上級主管簽署意見 并送人事部門審核 工作分析問卷 4 8 2020 32 須答題須知 u請您按照工作職位的實際要求答題 請不要以任何個人的因素來衡量u選擇題類 請于選定項字母或 前打 1 本職位所需教育程度A初中 含 以下B高中職技C大專D本科E研究生以上2 本職位所需外語語種 外語程度要求A不須B書面通C書面及口語略通D精通3 本職位所需漢語表達能力A不限B普通話口頭能力強C書面及口頭強D極強的文字功底4 本職位所需戶籍所在地A本地戶口B不限5 本職位所需其專業(yè)的工作經(jīng)驗A6個月以下B6個月 2年C2年 5年D5年以上 工作分析問卷 4 8 2020 33 6 本職位應用哪種設備 設備 工具 儀器需要的應用能力 A搬運B操作C操作及維修D(zhuǎn)軟硬件設計7 本職位對設備 工具 儀器的責任A不易損失B有時損失需一般防范C容易損失需密切防范D難免損失需嚴加防范8 本職位對材料 在制品 成本的責任A不易損壞B有時損壞需一般防范C容易損壞需密切防范D難免損壞需嚴加防范9 本職位直接督導范圍 人數(shù) A0B1 4C5 10D11 20E21人以上10 職位間接督導范圍 人數(shù) A0B1 20C20 100D101 300E301人以上11 本職位管理工作中的責任及能達到的程度 一般員工可不答此題 A要負責分派工作 按規(guī)定檢查工作成果 達成目標 B要能很快熟悉新接受的工作 排定計劃 C要能解決工作中的矛盾 不同部門的活動 達成目標 D要能有效分配組織資源 做出最佳激勵政策 確保員工與公司的最大利益 12 本工作所需的行政專業(yè)能力A例行性 重復性工作 B例行性工作 偶爾需要個案處理 C需要依經(jīng)驗改進新技巧解決復雜問題 D需要調(diào)查分析研究解決問題 工作分析問卷 4 8 2020 34 13 本工作的責任A按上級指示工作 上級對結(jié)果負責 B根據(jù)計劃進度 安排自己工作 根據(jù)內(nèi)部原則工作 C安排計劃 分析結(jié)果決策可能與上級協(xié)商 D有下屬單位 需要制定公司目標和政策 14 本工作職能對公司的影響范圍A例行性工作 如果出錯容易發(fā)現(xiàn) 錯誤對公司基本無影響 B有限范圍內(nèi)協(xié)調(diào)工作 錯誤不易發(fā)現(xiàn) 錯誤對公司有些損害 C職責對公司單位功能及本部門任務完成有一定的影響力 D負責一個部門以上功能 本部門最高主管不在時 負責本單位 15 本工作所需的人際關系能力A普通技巧B良好技巧C高度技巧16 所需體力及感官能力A不限B體力強C敏捷而有力D身體素質(zhì)強且五官感知力強17 所需資料處理能力A傳遞B記錄整理及傳遞C依據(jù)常規(guī)做相關的技術性改進D需調(diào)研分析 評估與創(chuàng)新 工作分析問卷 4 8 2020 35 18 所需領導力A無需B一般C較強D極強19 所需計劃力A無需B一般C較強D極強20 所需創(chuàng)新力A無需B一般C較強D極強21 所需掌握事物能力A不需B經(jīng)過長時間可掌握C很快能掌握D一接觸就掌握22 列出您的主要工作責任至少8 10條 請按照主次順序說明 用詞要精確 不要摸棱兩可 不要官話套話 及每項責任的重要程度 和所用時間 工作分析問卷 4 8 2020 36 工作分析問卷 4 8 2020 37 23 例說明您的工作中常發(fā)生的關鍵事件 發(fā)生頻率 及每次的持續(xù)時間 關鍵事件發(fā)生頻率持續(xù)時間 次24 明您的服務對象或客戶是誰 工作中需要和哪些部門 哪些人合作 頻率怎樣 服務對象 客戶需合作部門 人頻率25 您的工作還需要哪些特長 需要什么證照 工作分析問卷 4 8 2020 38 23 請描述您的工作地點及工作環(huán)境 工作地點 辦公室 80 室內(nèi) 60 室外 60 出差 常年出差工作環(huán)境 溫度 40度以上 30 40度 20 30度 10 20度 10度以下光線 明亮 一般 較暗 漆黑衛(wèi)生 清潔 基本清潔 一般 較臟 很臟危險 無 基本無危險 比較危險 非常危險空氣 清新 普通 較差 極差其他 24 您的工作有哪些決策責任 說明您要做哪些決定 及決定會產(chǎn)生哪些影響 決策責任 決策影響 25 您還有其他需要表達的嗎 感謝您認真閱讀本問卷 祝您工作順利 工作分析問卷 4 8 2020 39 如何填寫工作分析問卷 本工作問卷共28題 其中選擇題22題 問答題6題 請按照工作職位的實際要求答題 勿以個人特點衡量 答題方法 選擇題類 請于您認為最合適的選項前畫 問答題類 請于指定位置寫出您的答案 答題人員 本次工作分析對象中所列人員 工作分析項目小組選定的其他人員 4 8 2020 40 工作分析步驟 1 收集與工作有關的背景資料 包括單位及部門組織圖 各部門職掌 工作流程圖及現(xiàn)有的職位說明書 組織圖顯示出了當前工作與組織中的其他工作是一種什么樣的關系 以及它在整個組織中的地位 它不僅確定了每一職位的名稱 而且用相互聯(lián)結(jié)的直線明確表明了向誰匯報 以及同誰進行合作 流程圖可以說明現(xiàn)有的工作流程和在流程中的位置 現(xiàn)有的職位說明書 部門職掌 或者有關工作的描述性文件 可以作為工作分析的重要參考 4 8 2020 41 工作分析步驟 2 選擇并確定需要分析的職位名稱當需要分析的工作有很多但它們彼此又比較相似的時候 如果我們對他們所做的工作逐一進行分析 必然非常耗費時間 在這種情況下 選擇典型的工作進行分析是十分必要的 同一個職位的多個崗位 擔任相同職務的多個人 使用同一份職位說明書 例如 對相同工種的很多 生產(chǎn)工人 的工作分析 只需分析其中的一人或幾個人 并形成一份共同的職位說明書 4 8 2020 42 工作分析步驟 3 收集工作分析的信息由分析對象填寫 工作分析調(diào)查問卷 通過分析對象的上級收集或借用其 工作日記 必要的工作可以到現(xiàn)場觀察 請分析對象寫出或介紹其工作中的關鍵事件 面談或電話確認相關信息 除 工作分析調(diào)查問卷 外 其他方法視情況選擇使用 4 匯總所有收集到的信息按照 工作分析問卷匯總表 匯總所有信息 匯總時如果有不能確定的項目 及時和其相關專業(yè)部門聯(lián)系確認 4 8 2020 43 工作分析步驟 5 同分析對象共同審查所收集到的工作信息通過工作分析所得到的這些信息 只有與從事這些工作的人員 以及他們的直接主管人員進行核對 才能避免出現(xiàn)偏差 核對工作有助于確定工作分析所獲得的信息是否正確 完整 同時也有助于 工作分析人員 理解這些信息 此外 這也是一個審查和修改工作描述的機會 6 撰寫職位說明書 4 8 2020 44 工作分析的直接結(jié)果 職位說明書 工作分析的直接結(jié)果 4 8 2020 45 一份完整的職位說明書應該包括 該職位的基本情況 名稱 職等職級 所屬部門 編制等等 該職位存在的價值和目的是什么 對該職位的要求有哪些要素 如規(guī)劃 組織 審核 創(chuàng)新等等 如何定義該任職者的責任和權力 該職位需要和外部有什么樣的互動關系 該職位需要使用什么設備儀器 需要什么證照 該職位的工作環(huán)境和工作地點怎樣 該職位的上下級匯報關系如何 服務的相互關系怎樣 這份工作需要什么樣的素質(zhì) 技能和經(jīng)驗的人擔任 4 8 2020 46 職位說明書的作用 員工的操作指南 公司的管理工具為以下活動提供信息 工作分析員工招聘績效管理組織架構(gòu)調(diào)整培訓與發(fā)展 4 8 2020 47 職位說明書和工作流程的關系 使命和任務策略由下列構(gòu)成 工作流程 出納員 采購員 保管員 會計員 組織結(jié)構(gòu) 工作流程 備用品采購流程 按照程序支付款項 按照程序比價后采購 貨物入庫驗收工作 根據(jù)相應手續(xù)記帳 4 8 2020 48 職位說明書的內(nèi)容 內(nèi)容包括 基本情況 職位名稱 職等 直接上級 直接下級等等本職工作直接工作責任決策責任工作關系任職資格相關信息 如工作地點與環(huán)境 儀器工具設備 4 8 2020 49 職位說明書格式 4 8 2020 50 職位說明書格式 4 8 2020 51 職位說明書格式 4 8 2020 52 職位名稱的確定 參照本職位的工作 進行概括 或按照慣例 參照集團以往的稱呼 例如 某單位管理課的課長稱為 管理課長 財務部的成本會計成為 成本會計 人事部的中級事務員成為 人事中級事務員 4 8 2020 53 本職工作 著重于職位所需的最終結(jié)果 Output 它回答以下問題 為實現(xiàn)該職位責任 主要通過哪些領域獲得最終結(jié)果 Input 要用一句話 20字以內(nèi) 4 8 2020 54 直接工作責任 是指無論職位多高都要自己親歷親為的工作或責任 這個職位為公司整體目標的完成承擔了什么 要求 按照主次順序逐條填寫 用詞要精確 不能模棱兩可 不要官話套話 不能有猜測性的語言 每條工作或責任要說明發(fā)生頻率 次 日 周 月 季 年 重要程度 和占全業(yè)務總量 最基層的工作也應該有10條左右 4 8 2020 55 直接工作責任 要求 原則性的責任應該包括關鍵動詞 管理范圍 影響范圍 在什么條件下進行以及要達成的目標 4 8 2020 56 動詞 影響范圍 在一定局限下的結(jié)果 以確保預定的生產(chǎn)計劃在安全健康的工作環(huán)境條件下 按質(zhì)按量按時完成 直接工作責任 分解舉例 管理和協(xié)調(diào) XYZ 工廠的所有設備和資源 4 8 2020 57 直接工作責任 舉例 1 嚴格執(zhí)行庫存現(xiàn)金限額 超出部分必須及時送存銀行 不坐支現(xiàn)金 不得以白條抵庫或挪用 2 嚴格審核付款憑證和審批手續(xù) 及時準確無誤地辦理各種應付款項 3 認真編制記賬憑證 正確運用會計科目 要做到原始憑證齊全有效 記賬憑證與原始憑證事項一致準確無誤 4 等等 出納員 4 8 2020 58 決策責任 該職位要做哪些決定 要對下屬的哪些工作或活動負責 所做的決定產(chǎn)生什么影響 注意 只有主管填寫決策責任 非主管不用填寫 也就是說沒有下級的職位不用填寫 4 8 2020 59 最終結(jié)果主要活動提高下屬的工作技能通過提供相應的培訓與指導激勵下屬達到高績效通過主持績效輔導會議 為下屬清楚地指明職業(yè)發(fā)展方向確保部門內(nèi)高標準的工作通過監(jiān)督工作進展 恰當?shù)鬲剳拖聦賹崿F(xiàn)