EPC工程項目部信息文控管理制度

EPC工程項目部信息文控管理制度項目信息的收集整理、分析處理、上傳下達(dá)、分類歸檔是EPC工程項目信息文控管理的主要工作。項目信息最終以各類文件的形式存在，從而進(jìn)行歸檔存儲。1.項目信息的分類1.1按級別和層次劃分1.1.1上級部門的信息；1.1.2EPC總承包商項目經(jīng)理部的信息；1.1.3分包商的信息；1.1.4項目外部的其它信息。2.按信息來源劃分2.1內(nèi)部信息：指EPC工程項目經(jīng)理部內(nèi)部傳遞的信息。2.2外部信息：EPC工程項目經(jīng)理部與業(yè)主、PMC監(jiān)理等單位之間的往來信息。3.按形式劃分3.1各種書面文件，包括通知、報告、程序、申請、指令等工程管理文件和工程圖紙、變更、方案、措施等技術(shù)文件。3.2傳真，傳真文件的有效性應(yīng)視同傳真文件原件。3.3信函，包括接收的信函以及發(fā)送的信函原件。3.4電子文件，當(dāng)面?zhèn)鬟f的電子版文件的載體或形式包括光盤、軟盤、USB盤和計算機紅外線對傳、網(wǎng)絡(luò)共享等。有效文件的電子掃描件可視為電子文件。3.5電話，指一般意義上的通知、工作洽談等信息交流。重要事件或緊急情況下的通知、要求、指令、承諾等，也應(yīng)以電話先行聯(lián)絡(luò)，必要時應(yīng)以適當(dāng)?shù)臅嫘问郊皶r予以確認(rèn)。3.6會議紀(jì)要，指項目中的例會、專題會等會議的會議紀(jì)要。4.項目文件的分類EPC工程項目文件要求采取先按文件來源單位不同進(jìn)行分類，然后按管理要素及文件功能進(jìn)行綜合分類，最后按照文件的形式、內(nèi)容進(jìn)行分類，其詳細(xì)分類情況如表171所示。一級分類目錄(按單位)二級分類目錄(按要素、功能)三級分類目錄(僅做參考)業(yè)主項目組文件1管理文件2技術(shù)文件3變更文件4培訓(xùn)考核5合同文件6生產(chǎn)計劃7通用公文8會議紀(jì)要9工程報表10工程總結(jié)11簽認(rèn)報審12工程記錄報告13資質(zhì)資產(chǎn)1決策立項、招投標(biāo)、文控信息、質(zhì)量、進(jìn)度、費用、HSE、其它(規(guī)劃細(xì)則、創(chuàng)優(yōu)計劃歸入質(zhì)量)。2圖紙、設(shè)計、組織設(shè)計、方案措施、各關(guān)鍵特殊作業(yè)指導(dǎo)書、其它。3設(shè)計變更、采購變更、施工變更。4.文控信息、質(zhì)量、HSE、進(jìn)度、費用、其它。5合同、實物清單及合同條款變更。6總進(jìn)度計劃、年季，月計劃、征地計劃、物資計劃、工作計劃、作業(yè)計劃、其它。7通知、意見、聯(lián)系函、備忘錄、請示、回復(fù)函、匯報、建議、報告、其它。8協(xié)調(diào)會、調(diào)度會、專題會、圖紙會審、設(shè)計交底、PMC監(jiān)理例會、其他。9施工報表(日報、周報、月報)、PMC，監(jiān)理報表(周報、月報)、人機料報表(日、周、月)。10部門總結(jié)(信息文控管理、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、費用控制、HSE管理、合同管理)、單位總結(jié)(一般總結(jié)、階段總結(jié)、工程總結(jié))。11費用報審(工量簽證、撥付款、索賠等)、進(jìn)度報審(開停工、復(fù)工、計劃、延期)、質(zhì)量報審、HSE報審、文控信息報審。12信息文控、質(zhì)量、進(jìn)度、費用、HSE、其它。13單位資質(zhì)、人員資質(zhì)、施工設(shè)備、儀器工具。業(yè)主代表文件政府質(zhì)量監(jiān)督站文件PMC監(jiān)理文件EPC總承包商文件供應(yīng)商文件各分包商文件本單位文件EPC總承包商根據(jù)與本單位有信函往來關(guān)系的單位，按上述一級目錄表對文件進(jìn)行選擇分類；對已建立的一級目錄均按收到該單位的文件進(jìn)行二級分類；在二級目錄分類合理的基礎(chǔ)上，EPC總承包商還應(yīng)進(jìn)行文件三級目錄的劃分(上表可供參考選取用)，進(jìn)一步的細(xì)化由EPC總承包商自行掌握。EPC總承包商可根據(jù)本單位和本專業(yè)的特點，建立適宜的文檔信息管理系統(tǒng)，對各自的專業(yè)文件進(jìn)行管理。2.信息文控的編碼根據(jù)EPC工程有關(guān)建設(shè)項目檔案管理的要求，編制與其相適合的“信息文控編碼程序”，對工程項目從投標(biāo)、設(shè)計、采購、施工、試運行到竣工驗收全過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、聲像等各種載體的信息文控資料進(jìn)行編碼，科學(xué)地管理項目信息文控，實現(xiàn)項目信息文控管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和統(tǒng)一。3信息文控管理的組織協(xié)調(diào)與職責(zé)分工3.1信息文控管理的組織EPC工程項目經(jīng)理部下設(shè)信息文控中心，為信息文檔管理的歸口部門。信息文控中心的組成成員應(yīng)包括信息文控工程師、IT工程師。信息文控管理是一個二級控制模式，信息文控中心從總體上負(fù)責(zé)項目全部信息的匯總、控制和管理。在項目經(jīng)理部各部門再設(shè)置信息文控人員，負(fù)責(zé)該部門的信息文控管理工作。信息文控工程師與各部門的文檔管理人員相互協(xié)調(diào)配合從而構(gòu)成了項目文檔控制網(wǎng)絡(luò)，如圖171所示。3.2信息文控管理的職責(zé)分工3.2.1EPC工程項目經(jīng)理及各部門經(jīng)理項目經(jīng)理負(fù)責(zé)項目經(jīng)理部發(fā)往業(yè)主文件等信息的簽發(fā)。項目經(jīng)理外出時可指定一名副經(jīng)理代替簽發(fā)信函。部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門報批文件的簽發(fā)。3.2.2信息文控中心3.2.2.1編制用于指導(dǎo)項目的所有文檔管理工作的文檔管理程序，并負(fù)責(zé)該程序的應(yīng)用和推廣。3.2.2.2將計算機技術(shù)應(yīng)用于信息文控管理工作中，建立EPC工程項目管理信息系統(tǒng)，建立并維護(hù)計算機信息文檔數(shù)據(jù)庫，在項目內(nèi)部建立局域網(wǎng)絡(luò)，使信息可以及時準(zhǔn)確的獲取、傳遞、更新、共享。3.2.2.3對項目文檔的準(zhǔn)備、報批、分發(fā)、存檔和作廢等一系列處理過程進(jìn)行有效的控制和管理，確保項目文檔的質(zhì)量和格式滿足文檔使用者的需要。3.2.2.4負(fù)責(zé)項目實施期間文檔的印刷、分發(fā)以及臨時存檔，提供項目文檔查閱及復(fù)印服務(wù)。3.2.2.5負(fù)責(zé)文檔整理分類，在項目結(jié)束后負(fù)責(zé)項目文檔的移交工作。3.2.2.6負(fù)責(zé)竣工文件的整理工作。3.2.2.7按合同要求負(fù)責(zé)項目其他參與方計算機系統(tǒng)的建立。3.2.2.8各部門信息文控人員按照信息文控中心的程序要求建立本部門信息文控管理體系，參與制訂文件編碼系統(tǒng)。3.2.2.9根據(jù)要求及時提交各類文件狀態(tài)。負(fù)責(zé)本部門所有文檔的處理和最終歸檔。3.2.2.10負(fù)責(zé)接受信息文控中心對本部門信息文控管理的質(zhì)量審核。4.EPC工程項目管理信息系統(tǒng)4.1管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計EPC工程項目管理部將信息系統(tǒng)連到Intemet網(wǎng)，項目所有參與方通過網(wǎng)絡(luò)共享工程建設(shè)信息。系統(tǒng)連接Internet網(wǎng)的方式多種多樣。典型的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計示意圖如圖17-2所示。圖17-2管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計示意圖4.2管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計系統(tǒng)采用基于Web技術(shù)的BS架構(gòu)，系統(tǒng)只須在服務(wù)器安裝工程信息管理系統(tǒng)軟件加Web服務(wù)器軟件加數(shù)據(jù)庫，客戶端須使用當(dāng)前流行的瀏覽器即可隨時隨地共享管理信息資源。系統(tǒng)包括工程信息數(shù)據(jù)庫、工程信息管理系統(tǒng)軟件和網(wǎng)站三個部分。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計示意圖如圖17-3所示。4.2.1公眾層項目參與方和社會公眾都可以訪問項目網(wǎng)站。外部公眾可以通過訪問網(wǎng)站了解工程動態(tài)、有關(guān)工程的新聞，同時還可以留言和參與某些討論。4.2.2工程信息管理系統(tǒng)軟件EPC總承包商內(nèi)部通過用戶名和密碼進(jìn)入工程信息管理系統(tǒng)，向系統(tǒng)提供或獲取工程信息，進(jìn)行網(wǎng)上工作處理，發(fā)布計劃或指示，了解督辦事宜落實情況，了解會議信息，對工程有關(guān)人員進(jìn)行網(wǎng)上培訓(xùn)，對方案等進(jìn)行審查和論證等等。4.2.3數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫用來存儲整個項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的大量信息，它是工程信息系統(tǒng)管理軟件的基礎(chǔ)，工程信息系統(tǒng)管理軟件在工程信息數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上開發(fā)應(yīng)用。4.3管理信息系統(tǒng)的功能設(shè)計管理信息系統(tǒng)包含的功能有：文檔管理、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、費用控制、合同管理、HSE管理、物資管理、電子郵件、網(wǎng)上培訓(xùn)和系統(tǒng)管理，如圖7-4所示。圖174項目管理信息系統(tǒng)構(gòu)成4.3.1文檔管理子系統(tǒng)本模塊涵蓋了辦公自動化的功能，主要功能包括：4.3.1.1文檔的編碼；4.3.12文檔的起草、審批、備案和發(fā)送；4.3.13文檔接收、審閱、備案、傳遞和處理，文檔的批閱和辦理；4.3.14文件的歸檔；4.3.15文檔的查詢；4.3.16定制文檔流程，對文檔辦理狀態(tài)進(jìn)行跟蹤，提供短信息服務(wù)。4.3.2質(zhì)量控制子系統(tǒng)本模塊是用于對項目的設(shè)計質(zhì)量、采購質(zhì)量、施工質(zhì)量等進(jìn)行控制和管理，主要功能包括：4.3.21項目質(zhì)量要求和質(zhì)量法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)查詢；4.3.22實際質(zhì)量與合同要求的質(zhì)量比較分析；4.3.23質(zhì)量驗收記錄；4.3.24綜合質(zhì)量評估；4.3.25質(zhì)量的統(tǒng)計分析；4.3.26提供多種格式的質(zhì)量報表。4.3.3進(jìn)度控制子系統(tǒng)本模塊可實現(xiàn)的功能包括：4.3.3.1計劃發(fā)布；4.3.3.2計劃報審；4.3.3.3進(jìn)度報表；4.3.3.4進(jìn)度考核；4.3.3.5編制計劃需加載資源的管理；4.3.3.6工程實際進(jìn)度的統(tǒng)計分析；4.3.3.7實際進(jìn)度和計劃進(jìn)度的動態(tài)比較；4.3.3.8工程進(jìn)度變化趨勢預(yù)測；4.3.3.9進(jìn)度計劃的調(diào)整；4.3.3.10工程進(jìn)度的查詢。4.3.4費用控制子系統(tǒng)本模塊可實現(xiàn)的功能包括：4.3.41各單位工程單價；計劃工程量及計劃費用信息查詢；4.3.42實際完成費用與計劃費用的動態(tài)比較；4.3.43各月計劃費用與實際費用的對比分析；4.3.44工程費用預(yù)測；4.3.45單位工程與分項工程的費用查詢；4.3.46提供多種項目費用報告。4.3.5合同管理子系統(tǒng)本模塊可以實現(xiàn)的功能包括：4.3.51圍繞項目實施與合同約定，處理責(zé)任事項、查閱處理警示、跟蹤問題(索賠、變更等)、處理郵件等功能，具有催辦督促以及處理文件的功能。4.3.52跟蹤項目實施過程中的所有合同，監(jiān)控跟蹤項目的合同執(zhí)行情況。4.3.53通過狀態(tài)的變化從宏觀角度跟蹤具體工程變更情況。4.3.54合同送審與審批。4.3.55合同支付計劃與實際合同支付情況的跟蹤和對比分析。4.3.6HSE管理子系統(tǒng)本模塊可以實現(xiàn)的功能包括：4.3.61HSE管理文件、HSE檢查情況的通報的網(wǎng)上發(fā)布；4.3.62項目參與方及人員對各個HSE文件的接受情況及承諾(全部公開發(fā)布)；4.3.63HSE不符合信息的匯總、分析與查詢；4.3.64HSE事故事件調(diào)查報告信息的匯總與查詢；4.3.65健康衛(wèi)生知識、安全知識、環(huán)境保護(hù)知識的查詢；4.3.66HSE不符合事項、事故事件的級別判斷。4.3.7物資管理子系統(tǒng)本模塊可以實現(xiàn)的功能包括：4.3.71進(jìn)場物資查詢；4.3.72物資動態(tài)分析；4.3.73物資基本信息；4.3.74物資計劃管理；4.3.75物資采購管理；4.3.76物資存貨管理；4.3.77物資調(diào)撥管理等。4.38電子郵件子系統(tǒng)電子郵件系統(tǒng)為工程內(nèi)部聯(lián)絡(luò)提供方便。其主要功能有包括：4.3.8.1電子郵件的收發(fā)；4.3.8.2企業(yè)獨立域名：4.3.8.3POP3加密認(rèn)證收信；4.3.8.4SMTP加密認(rèn)證發(fā)信；4.3.8.5Web界面管理；4.3.8.6安全防護(hù)功能；4.3.8.7拒絕訪問功能；4.3.8.8自動回復(fù)；4.3.8.9列表地址管理；4.3.8.10郵箱空間管理等。4.3.9網(wǎng)上培訓(xùn)子系統(tǒng)本模塊提供各種形式的網(wǎng)上培訓(xùn)，既可以將需培訓(xùn)的內(nèi)容制作成音像資料放到網(wǎng)上，供各有關(guān)單位下載，又可以采用類似聊天室的文字交互的方式進(jìn)行，還可以將要培訓(xùn)的內(nèi)容直接以文檔的形式放到網(wǎng)上以供學(xué)習(xí)。4.3.10系統(tǒng)管理子系統(tǒng)系統(tǒng)管理子系統(tǒng)主要包括工程組織結(jié)構(gòu)管理、用戶帳號和密碼管理、用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的備份、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的恢復(fù)等。為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫既要有自動備份功能(每日)，又要有手動備份功能，鑒于系統(tǒng)數(shù)據(jù)龐大，應(yīng)采用增量備份的方式。當(dāng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)被破壞或不一致時，要能夠自動恢復(fù)。4.4工程總承包項目信息文控管理流程4.4.1項目信息的收集項目信息的收集是項目信息管理的基礎(chǔ)。在項目信息管理過程中，要培養(yǎng)和樹立項目全員信息管理意識，保證所收集信息的全面性、準(zhǔn)確性和有效性。在項目信息收集過程中，要按照項目信息標(biāo)準(zhǔn)化的要求，形成標(biāo)準(zhǔn)的原始信息，為項目信息管理的傳遞、處理、反饋和存儲提供方便。信息的積累和管理應(yīng)列入項目建設(shè)計劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍之中，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。4.4.1.1收集范圍凡是反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有利用價值的各種載體的信息，都應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項目檔案。4.4.1.2收集時間應(yīng)按信息形成的先后順序或項目完成情況及時收集。4.4.1.3各方職責(zé)4.4.1.3.1項目準(zhǔn)備階段形成的前期信息應(yīng)由業(yè)主各承辦機構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累并確保信息的及時性、準(zhǔn)確性。4.4.1.3.2EPC總承包商負(fù)責(zé)項目建設(shè)過程中所需信息的收集、積累，確保信息的及時性、準(zhǔn)確性，并按規(guī)定向業(yè)主檔案部門提交有關(guān)信息。4.4.1.3.3各分包商負(fù)責(zé)其分包項目全部信息的收集、積累、整理，并確保信息的及時性、準(zhǔn)確性。4.4.1.3.4項目PMC監(jiān)理負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項目建設(shè)中信息收集、積累和齊全、完整、準(zhǔn)確情況。4.4.1.3.5緊急(質(zhì)量、健康、安全、環(huán)境)情況由發(fā)現(xiàn)單位迅速上報，具體按照EPC工程項目經(jīng)理部質(zhì)量管理體系文件和HSE管理體系文件中的相關(guān)程序執(zhí)行。4.4.2項目信息的處理4.4.2.1外部信息EPC總承包商接收到的外部信息，在進(jìn)行處理和傳遞分發(fā)之前必須審查其有效性。如發(fā)現(xiàn)收到的文件和資料在有效性存在問題，應(yīng)立即與發(fā)放信息的單位聯(lián)系，取得有效的證據(jù)。對于接收到的外部信息由信息文控中心接收并確認(rèn)其有效性，進(jìn)行編碼，再根據(jù)文件類別填寫“來文登記表”，登記過的文件由信息文控人員呈交項目經(jīng)理審閱、批辦或轉(zhuǎn)批。然后交信息文控中心復(fù)印，原件存檔，復(fù)印件按照“文件發(fā)放登記表”分發(fā)到相關(guān)各部，或提交有關(guān)部門處理，必要時報送業(yè)主。4.4.2.2內(nèi)部信息內(nèi)部信息按照EPC工程項目經(jīng)理部要求起草后形成正式文件，由項目經(jīng)理審批后再由信息文控中心登記、編碼、復(fù)印，然后按照“文件發(fā)放登記表”分發(fā)到相關(guān)各部，必要時報送業(yè)主。項目的所有信息資料，在使用前應(yīng)由有關(guān)的責(zé)任部門或人員進(jìn)行評審。如發(fā)現(xiàn)錯誤或疑問，應(yīng)及時與提供部門聯(lián)系，協(xié)商解決，以確保質(zhì)量。4.4.3項目信息的發(fā)送與回執(zhí)4.4.3.1項目信息的發(fā)送4.4.3.1.1發(fā)往外部的所有報批文件、信函、傳真、會議紀(jì)要等應(yīng)使用信息文控中心制訂的統(tǒng)一文件格式和文件編碼。經(jīng)發(fā)件部門經(jīng)理、項目經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，由信息文控中心登記編碼后統(tǒng)一發(fā)送、存檔。4.4.3.1.2傳真應(yīng)以固定的標(biāo)識和格式明確文件主題、發(fā)文號、收發(fā)件人等內(nèi)容，要求對方回復(fù)的事項應(yīng)明確回復(fù)時間和相關(guān)要求。發(fā)往外部的信函中要求對方回復(fù)的事項應(yīng)明確要求回復(fù)時間和相關(guān)要求。4.4.3.1.3報批文件由各部門準(zhǔn)備(內(nèi)容涉及其他部門時，由文件編制部門牽頭會簽)，連同由部門經(jīng)理簽字的“文件傳送單”送信息文控中心向業(yè)主提交。4.4.3.1.4EPC總承包商項目經(jīng)理部與業(yè)主例會的會議紀(jì)要由信息文控中心整理完成，征求各部門意見后交業(yè)主審閱修改，無異議后雙方簽字認(rèn)可，傳送各相關(guān)部門。4.4.3.2項目信息的回執(zhí)4.4.3.2.1各部門應(yīng)按照職責(zé)要求，要及時準(zhǔn)確地對接收到的項目信息及時進(jìn)行處理及反饋。4.4.3.2.2各部門設(shè)置專門文控人員定時查看信息平臺通知欄和公文辦理模塊，定時查看信息、下載，系統(tǒng)自動回執(zhí)，并對系統(tǒng)自動回執(zhí)信息下載保存，日后跟蹤和追溯。4.4.3.2.3技術(shù)類文件、程序類文件、管理類文件、設(shè)計變更、組織設(shè)計報批文件等特殊要求的紙質(zhì)傳真類文件，在收到對方“文件傳送單”或傳真文件后，第一時間在“文件傳送單”或其要求的回執(zhí)簽字處簽署，按文件分類規(guī)定進(jìn)行分類歸檔。4.4.4項目信息的存儲EPC工程項目中流動的各類信息最終都會以各類文件的形式進(jìn)行存儲保存。針對項目信息的存儲管理也即為對于項目文件的管理。4.4.4.1檔案管理基本要求4.4.4.1.1對于所有的項目竣工資料都要按項目文檔編碼體系要求進(jìn)行編碼。4.4.4