EPC工程項(xiàng)目部信息文控管理制度

EPC工程項(xiàng)目部信息文控管理制度項(xiàng)目信息的收集整理、分析處理、上傳下達(dá)、分類歸檔是EPC工程項(xiàng)目信息文控管理的主要工作。項(xiàng)目信息最終以各類文件的形式存在，從而進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。1.項(xiàng)目信息的分類1.1按級(jí)別和層次劃分1.1.1上級(jí)部門的信息；1.1.2EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部的信息；1.1.3分包商的信息；1.1.4項(xiàng)目外部的其它信息。2.按信息來源劃分2.1內(nèi)部信息：指EPC工程項(xiàng)目經(jīng)理部?jī)?nèi)部傳遞的信息。2.2外部信息：EPC工程項(xiàng)目經(jīng)理部與業(yè)主、PMC監(jiān)理等單位之間的往來信息。3.按形式劃分3.1各種書面文件，包括通知、報(bào)告、程序、申請(qǐng)、指令等工程管理文件和工程圖紙、變更、方案、措施等技術(shù)文件。3.2傳真，傳真文件的有效性應(yīng)視同傳真文件原件。3.3信函，包括接收的信函以及發(fā)送的信函原件。3.4電子文件，當(dāng)面?zhèn)鬟f的電子版文件的載體或形式包括光盤、軟盤、USB盤和計(jì)算機(jī)紅外線對(duì)傳、網(wǎng)絡(luò)共享等。有效文件的電子掃描件可視為電子文件。3.5電話，指一般意義上的通知、工作洽談等信息交流。重要事件或緊急情況下的通知、要求、指令、承諾等，也應(yīng)以電話先行聯(lián)絡(luò)，必要時(shí)應(yīng)以適當(dāng)?shù)臅嫘问郊皶r(shí)予以確認(rèn)。3.6會(huì)議紀(jì)要，指項(xiàng)目中的例會(huì)、專題會(huì)等會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要。4.項(xiàng)目文件的分類EPC工程項(xiàng)目文件要求采取先按文件來源單位不同進(jìn)行分類，然后按管理要素及文件功能進(jìn)行綜合分類，最后按照文件的形式、內(nèi)容進(jìn)行分類，其詳細(xì)分類情況如表171所示。一級(jí)分類目錄(按單位)二級(jí)分類目錄(按要素、功能)三級(jí)分類目錄(僅做參考)業(yè)主項(xiàng)目組文件1管理文件2技術(shù)文件3變更文件4培訓(xùn)考核5合同文件6生產(chǎn)計(jì)劃7通用公文8會(huì)議紀(jì)要9工程報(bào)表10工程總結(jié)11簽認(rèn)報(bào)審12工程記錄報(bào)告13資質(zhì)資產(chǎn)1決策立項(xiàng)、招投標(biāo)、文控信息、質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、HSE、其它(規(guī)劃細(xì)則、創(chuàng)優(yōu)計(jì)劃歸入質(zhì)量)。2圖紙、設(shè)計(jì)、組織設(shè)計(jì)、方案措施、各關(guān)鍵特殊作業(yè)指導(dǎo)書、其它。3設(shè)計(jì)變更、采購(gòu)變更、施工變更。4.文控信息、質(zhì)量、HSE、進(jìn)度、費(fèi)用、其它。5合同、實(shí)物清單及合同條款變更。6總進(jìn)度計(jì)劃、年季，月計(jì)劃、征地計(jì)劃、物資計(jì)劃、工作計(jì)劃、作業(yè)計(jì)劃、其它。7通知、意見、聯(lián)系函、備忘錄、請(qǐng)示、回復(fù)函、匯報(bào)、建議、報(bào)告、其它。8協(xié)調(diào)會(huì)、調(diào)度會(huì)、專題會(huì)、圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)交底、PMC監(jiān)理例會(huì)、其他。9施工報(bào)表(日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào))、PMC，監(jiān)理報(bào)表(周報(bào)、月報(bào))、人機(jī)料報(bào)表(日、周、月)。10部門總結(jié)(信息文控管理、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、費(fèi)用控制、HSE管理、合同管理)、單位總結(jié)(一般總結(jié)、階段總結(jié)、工程總結(jié))。11費(fèi)用報(bào)審(工量簽證、撥付款、索賠等)、進(jìn)度報(bào)審(開停工、復(fù)工、計(jì)劃、延期)、質(zhì)量報(bào)審、HSE報(bào)審、文控信息報(bào)審。12信息文控、質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、HSE、其它。13單位資質(zhì)、人員資質(zhì)、施工設(shè)備、儀器工具。業(yè)主代表文件政府質(zhì)量監(jiān)督站文件PMC監(jiān)理文件EPC總承包商文件供應(yīng)商文件各分包商文件本單位文件EPC總承包商根據(jù)與本單位有信函往來關(guān)系的單位，按上述一級(jí)目錄表對(duì)文件進(jìn)行選擇分類；對(duì)已建立的一級(jí)目錄均按收到該單位的文件進(jìn)行二級(jí)分類；在二級(jí)目錄分類合理的基礎(chǔ)上，EPC總承包商還應(yīng)進(jìn)行文件三級(jí)目錄的劃分(上表可供參考選取用)，進(jìn)一步的細(xì)化由EPC總承包商自行掌握。EPC總承包商可根據(jù)本單位和本專業(yè)的特點(diǎn)，建立適宜的文檔信息管理系統(tǒng)，對(duì)各自的專業(yè)文件進(jìn)行管理。2.信息文控的編碼根據(jù)EPC工程有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的要求，編制與其相適合的“信息文控編碼程序”，對(duì)工程項(xiàng)目從投標(biāo)、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、試運(yùn)行到竣工驗(yàn)收全過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、聲像等各種載體的信息文控資料進(jìn)行編碼，科學(xué)地管理項(xiàng)目信息文控，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息文控管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和統(tǒng)一。3信息文控管理的組織協(xié)調(diào)與職責(zé)分工3.1信息文控管理的組織EPC工程項(xiàng)目經(jīng)理部下設(shè)信息文控中心，為信息文檔管理的歸口部門。信息文控中心的組成成員應(yīng)包括信息文控工程師、IT工程師。信息文控管理是一個(gè)二級(jí)控制模式，信息文控中心從總體上負(fù)責(zé)項(xiàng)目全部信息的匯總、控制和管理。在項(xiàng)目經(jīng)理部各部門再設(shè)置信息文控人員，負(fù)責(zé)該部門的信息文控管理工作。信息文控工程師與各部門的文檔管理人員相互協(xié)調(diào)配合從而構(gòu)成了項(xiàng)目文檔控制網(wǎng)絡(luò)，如圖171所示。3.2信息文控管理的職責(zé)分工3.2.1EPC工程項(xiàng)目經(jīng)理及各部門經(jīng)理項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目經(jīng)理部發(fā)往業(yè)主文件等信息的簽發(fā)。項(xiàng)目經(jīng)理外出時(shí)可指定一名副經(jīng)理代替簽發(fā)信函。部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門報(bào)批文件的簽發(fā)。3.2.2信息文控中心3.2.2.1編制用于指導(dǎo)項(xiàng)目的所有文檔管理工作的文檔管理程序，并負(fù)責(zé)該程序的應(yīng)用和推廣。3.2.2.2將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于信息文控管理工作中，建立EPC工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，建立并維護(hù)計(jì)算機(jī)信息文檔數(shù)據(jù)庫(kù)，在項(xiàng)目?jī)?nèi)部建立局域網(wǎng)絡(luò)，使信息可以及時(shí)準(zhǔn)確的獲取、傳遞、更新、共享。3.2.2.3對(duì)項(xiàng)目文檔的準(zhǔn)備、報(bào)批、分發(fā)、存檔和作廢等一系列處理過程進(jìn)行有效的控制和管理，確保項(xiàng)目文檔的質(zhì)量和格式滿足文檔使用者的需要。3.2.2.4負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施期間文檔的印刷、分發(fā)以及臨時(shí)存檔，提供項(xiàng)目文檔查閱及復(fù)印服務(wù)。3.2.2.5負(fù)責(zé)文檔整理分類，在項(xiàng)目結(jié)束后負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔的移交工作。3.2.2.6負(fù)責(zé)竣工文件的整理工作。3.2.2.7按合同要求負(fù)責(zé)項(xiàng)目其他參與方計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的建立。3.2.2.8各部門信息文控人員按照信息文控中心的程序要求建立本部門信息文控管理體系，參與制訂文件編碼系統(tǒng)。3.2.2.9根據(jù)要求及時(shí)提交各類文件狀態(tài)。負(fù)責(zé)本部門所有文檔的處理和最終歸檔。3.2.2.10負(fù)責(zé)接受信息文控中心對(duì)本部門信息文控管理的質(zhì)量審核。4.EPC工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)4.1管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)EPC工程項(xiàng)目管理部將信息系統(tǒng)連到Intemet網(wǎng)，項(xiàng)目所有參與方通過網(wǎng)絡(luò)共享工程建設(shè)信息。系統(tǒng)連接Internet網(wǎng)的方式多種多樣。典型的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)示意圖如圖17-2所示。圖17-2管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)示意圖4.2管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)系統(tǒng)采用基于Web技術(shù)的BS架構(gòu)，系統(tǒng)只須在服務(wù)器安裝工程信息管理系統(tǒng)軟件加Web服務(wù)器軟件加數(shù)據(jù)庫(kù)，客戶端須使用當(dāng)前流行的瀏覽器即可隨時(shí)隨地共享管理信息資源。系統(tǒng)包括工程信息數(shù)據(jù)庫(kù)、工程信息管理系統(tǒng)軟件和網(wǎng)站三個(gè)部分。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)示意圖如圖17-3所示。4.2.1公眾層項(xiàng)目參與方和社會(huì)公眾都可以訪問項(xiàng)目網(wǎng)站。外部公眾可以通過訪問網(wǎng)站了解工程動(dòng)態(tài)、有關(guān)工程的新聞，同時(shí)還可以留言和參與某些討論。4.2.2工程信息管理系統(tǒng)軟件EPC總承包商內(nèi)部通過用戶名和密碼進(jìn)入工程信息管理系統(tǒng)，向系統(tǒng)提供或獲取工程信息，進(jìn)行網(wǎng)上工作處理，發(fā)布計(jì)劃或指示，了解督辦事宜落實(shí)情況，了解會(huì)議信息，對(duì)工程有關(guān)人員進(jìn)行網(wǎng)上培訓(xùn)，對(duì)方案等進(jìn)行審查和論證等等。4.2.3數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)用來存儲(chǔ)整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的大量信息，它是工程信息系統(tǒng)管理軟件的基礎(chǔ)，工程信息系統(tǒng)管理軟件在工程信息數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上開發(fā)應(yīng)用。4.3管理信息系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)包含的功能有：文檔管理、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、費(fèi)用控制、合同管理、HSE管理、物資管理、電子郵件、網(wǎng)上培訓(xùn)和系統(tǒng)管理，如圖7-4所示。圖174項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)構(gòu)成4.3.1文檔管理子系統(tǒng)本模塊涵蓋了辦公自動(dòng)化的功能，主要功能包括：4.3.1.1文檔的編碼；4.3.12文檔的起草、審批、備案和發(fā)送；4.3.13文檔接收、審閱、備案、傳遞和處理，文檔的批閱和辦理；4.3.14文件的歸檔；4.3.15文檔的查詢；4.3.16定制文檔流程，對(duì)文檔辦理狀態(tài)進(jìn)行跟蹤，提供短信息服務(wù)。4.3.2質(zhì)量控制子系統(tǒng)本模塊是用于對(duì)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)質(zhì)量、采購(gòu)質(zhì)量、施工質(zhì)量等進(jìn)行控制和管理，主要功能包括：4.3.21項(xiàng)目質(zhì)量要求和質(zhì)量法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)查詢；4.3.22實(shí)際質(zhì)量與合同要求的質(zhì)量比較分析；4.3.23質(zhì)量驗(yàn)收記錄；4.3.24綜合質(zhì)量評(píng)估；4.3.25質(zhì)量的統(tǒng)計(jì)分析；4.3.26提供多種格式的質(zhì)量報(bào)表。4.3.3進(jìn)度控制子系統(tǒng)本模塊可實(shí)現(xiàn)的功能包括：4.3.3.1計(jì)劃發(fā)布；4.3.3.2計(jì)劃報(bào)審；4.3.3.3進(jìn)度報(bào)表；4.3.3.4進(jìn)度考核；4.3.3.5編制計(jì)劃需加載資源的管理；4.3.3.6工程實(shí)際進(jìn)度的統(tǒng)計(jì)分析；4.3.3.7實(shí)際進(jìn)度和計(jì)劃進(jìn)度的動(dòng)態(tài)比較；4.3.3.8工程進(jìn)度變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)；4.3.3.9進(jìn)度計(jì)劃的調(diào)整；4.3.3.10工程進(jìn)度的查詢。4.3.4費(fèi)用控制子系統(tǒng)本模塊可實(shí)現(xiàn)的功能包括：4.3.41各單位工程單價(jià)；計(jì)劃工程量及計(jì)劃費(fèi)用信息查詢；4.3.42實(shí)際完成費(fèi)用與計(jì)劃費(fèi)用的動(dòng)態(tài)比較；4.3.43各月計(jì)劃費(fèi)用與實(shí)際費(fèi)用的對(duì)比分析；4.3.44工程費(fèi)用預(yù)測(cè)；4.3.45單位工程與分項(xiàng)工程的費(fèi)用查詢；4.3.46提供多種項(xiàng)目費(fèi)用報(bào)告。4.3.5合同管理子系統(tǒng)本模塊可以實(shí)現(xiàn)的功能包括：4.3.51圍繞項(xiàng)目實(shí)施與合同約定，處理責(zé)任事項(xiàng)、查閱處理警示、跟蹤問題(索賠、變更等)、處理郵件等功能，具有催辦督促以及處理文件的功能。4.3.52跟蹤項(xiàng)目實(shí)施過程中的所有合同，監(jiān)控跟蹤項(xiàng)目的合同執(zhí)行情況。4.3.53通過狀態(tài)的變化從宏觀角度跟蹤具體工程變更情況。4.3.54合同送審與審批。4.3.55合同支付計(jì)劃與實(shí)際合同支付情況的跟蹤和對(duì)比分析。4.3.6HSE管理子系統(tǒng)本模塊可以實(shí)現(xiàn)的功能包括：4.3.61HSE管理文件、HSE檢查情況的通報(bào)的網(wǎng)上發(fā)布；4.3.62項(xiàng)目參與方及人員對(duì)各個(gè)HSE文件的接受情況及承諾(全部公開發(fā)布)；4.3.63HSE不符合信息的匯總、分析與查詢；4.3.64HSE事故事件調(diào)查報(bào)告信息的匯總與查詢；4.3.65健康衛(wèi)生知識(shí)、安全知識(shí)、環(huán)境保護(hù)知識(shí)的查詢；4.3.66HSE不符合事項(xiàng)、事故事件的級(jí)別判斷。4.3.7物資管理子系統(tǒng)本模塊可以實(shí)現(xiàn)的功能包括：4.3.71進(jìn)場(chǎng)物資查詢；4.3.72物資動(dòng)態(tài)分析；4.3.73物資基本信息；4.3.74物資計(jì)劃管理；4.3.75物資采購(gòu)管理；4.3.76物資存貨管理；4.3.77物資調(diào)撥管理等。4.38電子郵件子系統(tǒng)電子郵件系統(tǒng)為工程內(nèi)部聯(lián)絡(luò)提供方便。其主要功能有包括：4.3.8.1電子郵件的收發(fā)；4.3.8.2企業(yè)獨(dú)立域名：4.3.8.3POP3加密認(rèn)證收信；4.3.8.4SMTP加密認(rèn)證發(fā)信；4.3.8.5Web界面管理；4.3.8.6安全防護(hù)功能；4.3.8.7拒絕訪問功能；4.3.8.8自動(dòng)回復(fù)；4.3.8.9列表地址管理；4.3.8.10郵箱空間管理等。4.3.9網(wǎng)上培訓(xùn)子系統(tǒng)本模塊提供各種形式的網(wǎng)上培訓(xùn)，既可以將需培訓(xùn)的內(nèi)容制作成音像資料放到網(wǎng)上，供各有關(guān)單位下載，又可以采用類似聊天室的文字交互的方式進(jìn)行，還可以將要培訓(xùn)的內(nèi)容直接以文檔的形式放到網(wǎng)上以供學(xué)習(xí)。4.3.10系統(tǒng)管理子系統(tǒng)系統(tǒng)管理子系統(tǒng)主要包括工程組織結(jié)構(gòu)管理、用戶帳號(hào)和密碼管理、用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的備份、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的恢復(fù)等。為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)既要有自動(dòng)備份功能(每日)，又要有手動(dòng)備份功能，鑒于系統(tǒng)數(shù)據(jù)龐大，應(yīng)采用增量備份的方式。當(dāng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)被破壞或不一致時(shí)，要能夠自動(dòng)恢復(fù)。4.4工程總承包項(xiàng)目信息文控管理流程4.4.1項(xiàng)目信息的收集項(xiàng)目信息的收集是項(xiàng)目信息管理的基礎(chǔ)。在項(xiàng)目信息管理過程中，要培養(yǎng)和樹立項(xiàng)目全員信息管理意識(shí)，保證所收集信息的全面性、準(zhǔn)確性和有效性。在項(xiàng)目信息收集過程中，要按照項(xiàng)目信息標(biāo)準(zhǔn)化的要求，形成標(biāo)準(zhǔn)的原始信息，為項(xiàng)目信息管理的傳遞、處理、反饋和存儲(chǔ)提供方便。信息的積累和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍之中，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。4.4.1.1收集范圍凡是反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有利用價(jià)值的各種載體的信息，都應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案。4.4.1.2收集時(shí)間應(yīng)按信息形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集。4.4.1.3各方職責(zé)4.4.1.3.1項(xiàng)目準(zhǔn)備階段形成的前期信息應(yīng)由業(yè)主各承辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累并確保信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。4.4.1.3.2EPC總承包商負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)過程中所需信息的收集、積累，確保信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，并按規(guī)定向業(yè)主檔案部門提交有關(guān)信息。4.4.1.3.3各分包商負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部信息的收集、積累、整理，并確保信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。4.4.1.3.4項(xiàng)目PMC監(jiān)理負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中信息收集、積累和齊全、完整、準(zhǔn)確情況。4.4.1.3.5緊急(質(zhì)量、健康、安全、環(huán)境)情況由發(fā)現(xiàn)單位迅速上報(bào)，具體按照EPC工程項(xiàng)目經(jīng)理部質(zhì)量管理體系文件和HSE管理體系文件中的相關(guān)程序執(zhí)行。4.4.2項(xiàng)目信息的處理4.4.2.1外部信息EPC總承包商接收到的外部信息，在進(jìn)行處理和傳遞分發(fā)之前必須審查其有效性。如發(fā)現(xiàn)收到的文件和資料在有效性存在問題，應(yīng)立即與發(fā)放信息的單位聯(lián)系，取得有效的證據(jù)。對(duì)于接收到的外部信息由信息文控中心接收并確認(rèn)其有效性，進(jìn)行編碼，再根據(jù)文件類別填寫“來文登記表”，登記過的文件由信息文控人員呈交項(xiàng)目經(jīng)理審閱、批辦或轉(zhuǎn)批。然后交信息文控中心復(fù)印，原件存檔，復(fù)印件按照“文件發(fā)放登記表”分發(fā)到相關(guān)各部，或提交有關(guān)部門處理，必要時(shí)報(bào)送業(yè)主。4.4.2.2內(nèi)部信息內(nèi)部信息按照EPC工程項(xiàng)目經(jīng)理部要求起草后形成正式文件，由項(xiàng)目經(jīng)理審批后再由信息文控中心登記、編碼、復(fù)印，然后按照“文件發(fā)放登記表”分發(fā)到相關(guān)各部，必要時(shí)報(bào)送業(yè)主。項(xiàng)目的所有信息資料，在使用前應(yīng)由有關(guān)的責(zé)任部門或人員進(jìn)行評(píng)審。如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或疑問，應(yīng)及時(shí)與提供部門聯(lián)系，協(xié)商解決，以確保質(zhì)量。4.4.3項(xiàng)目信息的發(fā)送與回執(zhí)4.4.3.1項(xiàng)目信息的發(fā)送4.4.3.1.1發(fā)往外部的所有報(bào)批文件、信函、傳真、會(huì)議紀(jì)要等應(yīng)使用信息文控中心制訂的統(tǒng)一文件格式和文件編碼。經(jīng)發(fā)件部門經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，由信息文控中心登記編碼后統(tǒng)一發(fā)送、存檔。4.4.3.1.2傳真應(yīng)以固定的標(biāo)識(shí)和格式明確文件主題、發(fā)文號(hào)、收發(fā)件人等內(nèi)容，要求對(duì)方回復(fù)的事項(xiàng)應(yīng)明確回復(fù)時(shí)間和相關(guān)要求。發(fā)往外部的信函中要求對(duì)方回復(fù)的事項(xiàng)應(yīng)明確要求回復(fù)時(shí)間和相關(guān)要求。4.4.3.1.3報(bào)批文件由各部門準(zhǔn)備(內(nèi)容涉及其他部門時(shí)，由文件編制部門牽頭會(huì)簽)，連同由部門經(jīng)理簽字的“文件傳送單”送信息文控中心向業(yè)主提交。4.4.3.1.4EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部與業(yè)主例會(huì)的會(huì)議紀(jì)要由信息文控中心整理完成，征求各部門意見后交業(yè)主審閱修改，無異議后雙方簽字認(rèn)可，傳送各相關(guān)部門。4.4.3.2項(xiàng)目信息的回執(zhí)4.4.3.2.1各部門應(yīng)按照職責(zé)要求，要及時(shí)準(zhǔn)確地對(duì)接收到的項(xiàng)目信息及時(shí)進(jìn)行處理及反饋。4.4.3.2.2各部門設(shè)置專門文控人員定時(shí)查看信息平臺(tái)通知欄和公文辦理模塊，定時(shí)查看信息、下載，系統(tǒng)自動(dòng)回執(zhí)，并對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)回執(zhí)信息下載保存，日后跟蹤和追溯。4.4.3.2.3技術(shù)類文件、程序類文件、管理類文件、設(shè)計(jì)變更、組織設(shè)計(jì)報(bào)批文件等特殊要求的紙質(zhì)傳真類文件，在收到對(duì)方“文件傳送單”或傳真文件后，第一時(shí)間在“文件傳送單”或其要求的回執(zhí)簽字處簽署，按文件分類規(guī)定進(jìn)行分類歸檔。4.4.4項(xiàng)目信息的存儲(chǔ)EPC工程項(xiàng)目中流動(dòng)的各類信息最終都會(huì)以各類文件的形式進(jìn)行存儲(chǔ)保存。針對(duì)項(xiàng)目信息的存儲(chǔ)管理也即為對(duì)于項(xiàng)目文件的管理。4.4.4.1檔案管理基本要求4.4.4.1.1對(duì)于所有的項(xiàng)目竣工資料都要按項(xiàng)目文檔編碼體系要求進(jìn)行編碼。4.4.4