辦公設(shè)備和辦公用品管理辦法.doc

集團(tuán)公司辦公設(shè)備和辦公用品管理辦法第一章 總 則第一條 為認(rèn)真落實(shí)集團(tuán)公司（以下簡(jiǎn)稱“集團(tuán)公司”）關(guān)于集團(tuán)化運(yùn)作、集約化發(fā)展、精細(xì)化管理的要求，貫徹厲行節(jié)約，勤儉辦企業(yè)的原則，規(guī)范辦公設(shè)備和辦公用品管理，提高效率，降低消耗，優(yōu)化辦公資源配置，結(jié)合實(shí)際，制定本辦法。 第二條 集團(tuán)公司辦公設(shè)備和辦公用品管理遵循預(yù)算控制、精細(xì)管理、集中招標(biāo)、統(tǒng)一采購(gòu)、合理配置的原則。 第三條 集團(tuán)公司綜合管理部為集團(tuán)公司總部和各下屬公司辦公設(shè)備和辦公用品的歸口管理部門(mén)。各下屬公司辦公設(shè)備和辦公用品管理由行政助理負(fù)責(zé)。第四條 綜合管理部辦公設(shè)備和辦公用品管理主要包括：編制計(jì)劃、申請(qǐng)預(yù)算、組織招標(biāo)、實(shí)施采購(gòu)、發(fā)放安裝、維護(hù)維修、更新報(bào)廢等。 第二章 管理部門(mén)及職責(zé)第五條 綜合管理部職責(zé)（一）按照集團(tuán)公司發(fā)展需要，制訂辦公設(shè)備和辦公用品配置方案；（二）編制、修訂辦公設(shè)備和辦公用品管理制度，制定辦公設(shè)備和辦公用品的月度、年度購(gòu)置經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制；（三）匯總、編制辦公設(shè)備和辦公用品采購(gòu)計(jì)劃； （四）組織辦公設(shè)備和辦公用品的招標(biāo)采購(gòu)；（五）負(fù)責(zé)辦公設(shè)備和辦公用品的登記和賬務(wù)處理； （六）負(fù)責(zé)辦公設(shè)備和辦公用品發(fā)放、維護(hù)、維修及更品配置方案，建立部門(mén)辦公設(shè)備實(shí)物臺(tái)賬（見(jiàn)附件6）。第六條 集團(tuán)下屬子公司各部門(mén)主管及各空間主管職責(zé)（一）編制本部門(mén)辦公設(shè)備和辦公用品的需求計(jì)劃，制訂本部門(mén)配置方案，每月25日向綜合管理部報(bào)送；（二）負(fù)責(zé)檢查、落實(shí)本部門(mén)辦公設(shè)備的規(guī)范使用，本部門(mén)辦公設(shè)備和辦公用品的統(tǒng)一領(lǐng)用及報(bào)修工作。（三）負(fù)責(zé)落實(shí)每日下班后的檢查工作，每日最后一名下班人員務(wù)必確認(rèn)所有用電設(shè)備的關(guān)閉以及門(mén)窗的安全性并在安全檢查表簽字確認(rèn)，如若因個(gè)人疏忽導(dǎo)致辦公設(shè)備或用品的丟失，則丟失日期當(dāng)日簽字人員按物品實(shí)際金額進(jìn)行賠償。第三章 辦公設(shè)備和辦公用品分類第七條 辦公設(shè)備分類（詳見(jiàn)附件1）：（一）單位價(jià)值在2000元以上、使用期限超過(guò)一年作為固定資產(chǎn)管理的辦公設(shè)備；（二）單位價(jià)值低于2000元、使用期限在一年以上，作為低值易耗品管理的辦公設(shè)備；（三）各種辦公家具；（四）各種小型家電。第八條 辦公用品主要包括（詳見(jiàn)附件1）：（一）辦公耗材；（二）辦公用紙；（三）辦公文具和器具。 第四章 辦公設(shè)備和辦公用品采購(gòu)管理第九條 集團(tuán)公司辦公設(shè)備及辦公用品采購(gòu)分為招標(biāo)采購(gòu)和零星采購(gòu)兩種形式。（一）大宗辦公設(shè)備及辦公用品的采購(gòu)，遵循國(guó)家招投標(biāo)法有關(guān)規(guī)定，實(shí)行招標(biāo)采購(gòu)；（二）零星采購(gòu)辦公設(shè)備和辦公用品，根據(jù)專項(xiàng)報(bào)告，按規(guī)定批準(zhǔn)后，實(shí)行比價(jià)采購(gòu)。 第十條 根據(jù)集團(tuán)公司總部和各下屬公司實(shí)際需求和年度預(yù)算安排，綜合管理部對(duì)辦公設(shè)備、辦公用品進(jìn)行分類統(tǒng)一招標(biāo)采購(gòu)。 第十一條 綜合管理部根據(jù)招標(biāo)結(jié)果與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)（供貨）合同，辦理貨物采購(gòu)、交貨、安裝、調(diào)試、驗(yàn)收、索賠、交付使用等事宜。 第五章 辦公設(shè)備和辦公用品的配置第十三條 辦公設(shè)備按照滿足部門(mén)業(yè)務(wù)分類需求和人員辦公實(shí)際需求的原則配置。（一）員工按人資部核定的定編在崗人數(shù)配置。（二）部門(mén)大開(kāi)間辦公室綜合集中配置（詳見(jiàn)附件2）。 第十四條 辦公用品配置遵循提前申請(qǐng)，按需求統(tǒng)一進(jìn)貨，辦公耗材上門(mén)更換，各類辦公用紙、辦公文具由部門(mén)派專人到文具庫(kù)領(lǐng)取，各類辦公用品備有少量備品應(yīng)急的辦法。 第六章 辦公設(shè)備和辦公用品日常管理第十五條 各部門(mén)（下屬公司）根據(jù)辦公設(shè)備實(shí)際使用狀況及對(duì)特殊專業(yè)性辦公設(shè)備的需求，在每年10月底前提出下年度計(jì)劃報(bào)綜合管理部。綜合管理部進(jìn)行審核、匯總，編制下年度總部辦公設(shè)備預(yù)算及購(gòu)置計(jì)劃。第十六條 各部門(mén)（下屬公司）指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公設(shè)備的實(shí)物管理，根據(jù)變化情況，辦理登記及變更手續(xù)。調(diào)出人員的物品不得自行調(diào)配使用；新入職（調(diào)入）人員由綜合管理部憑人資部（入職）調(diào)入通知發(fā)放；由于機(jī)構(gòu)調(diào)整，空余和不足辦公設(shè)備由綜合管理部統(tǒng)一回收和配置，并辦理變更登記。第十七條 未經(jīng)綜合管理部同意，不得互相轉(zhuǎn)借或者自行變動(dòng)辦公設(shè)備的使用場(chǎng)所。第十八條 辦公設(shè)備和辦公耗材的維護(hù)、維修由綜合管理部歸口管理。設(shè)備維修商通過(guò)招標(biāo)確定，維修商負(fù)責(zé)提供上門(mén)更換耗材、日常維護(hù)、維修等服務(wù)。綜合管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督服務(wù)質(zhì)量。 第十九條 辦公設(shè)備維修由各部門(mén)綜合處填寫(xiě)維修記錄單（詳見(jiàn)附件5），報(bào)綜合管理部核準(zhǔn)后，直接聯(lián)系維修商。維修后持經(jīng)核準(zhǔn)的維修記錄單，進(jìn)行維修費(fèi)用報(bào)銷。第二十條 辦公用品的日常管理（一）各部門(mén)（下屬公司）根據(jù)實(shí)際需要，填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表（詳見(jiàn)附件3）并提前2個(gè)工作日?qǐng)?bào)送綜合管理部；集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)所需辦公用品由綜合管理部負(fù)責(zé)編報(bào)； （二）綜合管理部根據(jù)各部門(mén)（下屬公司）申領(lǐng)需要，通知供應(yīng)商及時(shí)送貨，各部門(mén)（下屬公司）按申報(bào)品種數(shù)量領(lǐng)用，并在領(lǐng)用清單上簽字確認(rèn)；（三）綜合管理部根據(jù)實(shí)際領(lǐng)用情況統(tǒng)計(jì)各部門(mén)（下屬公司）領(lǐng)取物品的金額，于每月5日前匯總上月領(lǐng)用物品的支出情況；（四）綜合管理部根據(jù)領(lǐng)用清單、供應(yīng)商提供的發(fā)票，經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人審批，與供應(yīng)商結(jié)算費(fèi)用，費(fèi)用每季度結(jié)算一次； （五）因特殊專業(yè)需求，超出規(guī)定配置范圍的辦公用品，或因公急需購(gòu)置，且中標(biāo)供應(yīng)商無(wú)法供貨的，必須外購(gòu)的，需填寫(xiě)辦公用品外購(gòu)申請(qǐng)表（詳見(jiàn)附件4），報(bào)CEO批準(zhǔn)后，由綜合管理部與需求部門(mén)協(xié)商后辦理；（六）不按照規(guī)定自行采購(gòu)發(fā)生的費(fèi)用，不予報(bào)銷。 第七章 辦公設(shè)備和辦公用品的報(bào)廢與核銷管理第二十一條 達(dá)到折舊年限或使用年限的辦公設(shè)備及辦公用品按照規(guī)定程序進(jìn)行報(bào)廢、核銷。第二十二條 需提前報(bào)廢的辦公設(shè)備和辦公用品，由各部門(mén)（下屬公司）提出申請(qǐng)，經(jīng)核實(shí)批準(zhǔn)后，由綜合管理部按報(bào)廢設(shè)備和物品的規(guī)定辦理報(bào)廢手續(xù)。 第二十三條 綜合管理部組織協(xié)調(diào)各部門(mén)（下屬公司）對(duì)列入固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備每半年進(jìn)行一次實(shí)物盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。 第八章 辦公設(shè)備和辦公用品庫(kù)管儲(chǔ)備第二十四條 辦公設(shè)備中的臺(tái)式電腦、筆記本電腦至少有一套庫(kù)存。辦公用品以及耗材，根據(jù)月平均需求量至少儲(chǔ)備1個(gè)月的用量。第九章 附 則第二十五條 本辦法適用于億翔昱誠(chéng)眾創(chuàng)集團(tuán)公司和下屬各公司。第二十六條 本辦法由集團(tuán)公司綜合管理部負(fù)責(zé)解釋，本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件:1.集團(tuán)公司總部辦公設(shè)備和辦公用品分類明細(xì)目錄2.集團(tuán)公司總部辦公設(shè)備和辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn)3.集團(tuán)公司總部辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表4.集團(tuán)公司總部辦公用品外購(gòu)申請(qǐng)表5.集團(tuán)公司總部辦公設(shè)備維修審批記錄單6.公司總部辦公設(shè)備變更使用人登記表附件1: 集團(tuán)公司辦公設(shè)備和辦公用品分類明細(xì)目錄一、辦公設(shè)備（一）列入固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備：主要有臺(tái)式計(jì)算機(jī)、筆記本計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、激光打印機(jī)、激光傳真機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、攝像機(jī)、投影儀、電視機(jī)等；（二）未列入固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備：主要有各類辦公家具、電視機(jī)、碎紙機(jī)、飲水機(jī)、保險(xiǎn)柜、空氣凈化器、空氣加濕器、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、刻錄設(shè)備、座機(jī)電話等。二、辦公用品（一）各類辦公耗材：主要是各種硒鼓、碳粉、墨盒、色帶、軟盤(pán)、普通磁帶、光盤(pán)以及辦公設(shè)備易損的配件；（二）各類辦公用紙：主要是各種復(fù)印紙、打印紙、傳真紙、描圖紙、曬圖紙，無(wú)標(biāo)識(shí)的信紙、信封、筆記本、手提袋、紙杯、便簽紙，帶有公司總部標(biāo)識(shí)的信紙、信封、筆記本、手提袋、便簽紙、紙杯等；（三）辦公文具：主要是各種筆、筆芯、墨水、文件夾、文件盒、文件袋/包、筆記本、會(huì)計(jì)賬冊(cè)、計(jì)算器、修正液、修正帶、橡皮、尺子、剪刀、拆信刀、美工刀、削筆器、紙夾、印泥、各種辦公用裝訂用具、告示牌、白板、案頭用文件儲(chǔ)存抽屜、桌面文具盒、辦公用膠帶、膠水、漿糊、文具用品桌面套裝系列、桌墊、普通電池等。附件2: 集團(tuán)公司辦公設(shè)備和辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn)一、集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)的辦公設(shè)備根據(jù)工作需要進(jìn)行配備。 二、集團(tuán)公司部門(mén)負(fù)責(zé)人（下屬單位負(fù)責(zé)人）辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn):（一）主流機(jī)型的19英寸液晶顯示器臺(tái)式計(jì)算機(jī)1臺(tái)或主流機(jī)型的筆記本計(jì)算機(jī)1臺(tái)；（二）小型桌面激光打印機(jī)1臺(tái)；（三） 激光傳真機(jī)1臺(tái)；（四）市內(nèi)直通模擬電話機(jī)1部； 三、集團(tuán)公司部門(mén)負(fù)責(zé)人（下屬單位負(fù)責(zé)人）及以上辦公家具的配置標(biāo)準(zhǔn): 辦公桌1套、辦公椅1把、接待椅2把、三人沙發(fā)1個(gè)、長(zhǎng)茶幾1個(gè)、雙門(mén)書(shū)柜1個(gè)。四、部門(mén)員工辦公家具配置標(biāo)準(zhǔn): 每個(gè)員工配員工位1個(gè)（桌板和隔板）、臺(tái)下推柜1個(gè)（三抽屜柜帶輪）、臺(tái)下文件柜1個(gè)（雙抽屜柜）、計(jì)算機(jī)主機(jī)柜1個(gè)（帶輪）、更衣柜1個(gè)。五、部門(mén)員工辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)（因工作需要，對(duì)辦公設(shè)備配置有特殊要求的，可根據(jù)實(shí)際情況提高配置）:（一）每個(gè)員工配備主流機(jī)型的17英寸液晶顯示器臺(tái)式計(jì)算機(jī)1臺(tái)； （二）配備內(nèi)線電話機(jī)1部。六、按統(tǒng)一型號(hào)為各部門(mén)配備：（一）可聯(lián)網(wǎng)共享高速激光打印機(jī)1臺(tái)；（二）飲水機(jī)1臺(tái)； 備注：可聯(lián)網(wǎng)共享高速激光彩色打印機(jī)1臺(tái)；可聯(lián)網(wǎng)共享高速多功能數(shù)碼復(fù)印機(jī)1臺(tái)；高速數(shù)碼掃描儀1臺(tái)由綜合管理部配備并負(fù)責(zé)使用管理。附件3: 辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表年 月 日部門(mén)經(jīng)辦人部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字簽字日期品名規(guī)格單價(jià)數(shù)量金額小計(jì)備注綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字年 月 日附件4: 物資設(shè)備（臨時(shí)性）外購(gòu)申請(qǐng)表年 月 日部門(mén)經(jīng)辦人部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字簽字日期外購(gòu)用品名稱申請(qǐng)?jiān)蚓C合管理部負(fù)責(zé)人簽字簽字日期CEO簽字年 月 日附件5: 辦公設(shè)備（家具、物品）維修審批記錄單年 月 日部門(mén)經(jīng)辦人部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字簽字日期維修品名更換事由花費(fèi)金額明細(xì)名稱數(shù)量單價(jià)小計(jì)綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字年 月 日附件6: （表一）辦公設(shè)備和辦公用品使用臺(tái)賬序號(hào)類別名稱品牌型號(hào)單位價(jià)格數(shù)量購(gòu)買(mǎi)日期供應(yīng)商使用部門(mén)使用人（表二）集團(tuán)公司總部辦公設(shè)備和辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬序號(hào)類別名稱品牌型號(hào)單位價(jià)格購(gòu)買(mǎi)日期購(gòu)買(mǎi)數(shù)量使用數(shù)量剩余數(shù)量填表說(shuō)明：1、表一、二類別為辦公設(shè)備、辦公用品、其它（歸類見(jiàn)附件1），附件中未列及的為其它；2