正式會(huì)議流程.doc

會(huì)議流程 一、會(huì)場(chǎng)布置流程（一）外場(chǎng)A橫幅落實(shí)標(biāo)語或橫幅內(nèi)容及尺寸、數(shù)量、類別；刻字，制作條幅；懸掛橫幅。B氣球落實(shí)氣球的數(shù)量，明確大小，購(gòu)買氣球；刻字，制作條幅； 懸掛氣球及條幅。C花籃落實(shí)數(shù)量，明確大小，購(gòu)買花籃；擬定標(biāo)語；擺放花籃及懸掛標(biāo)語。D地毯落實(shí)地毯尺寸，購(gòu)買地毯；擺放到位；效果維護(hù)。（2） 內(nèi)場(chǎng)A會(huì)標(biāo)擬定文字，落實(shí)標(biāo)語內(nèi)容及尺寸、數(shù)量；刻字，制作條幅；懸掛橫幅。B鮮花落實(shí)鮮花數(shù)量、類別；聯(lián)系租借；擺放到位。C音響燈光調(diào)試話筒、燈光效果；調(diào)試各階段音樂效果；準(zhǔn)備備用音響設(shè)備。D座位/桌牌落實(shí)參會(huì)人員數(shù)量；桌椅、桌牌擺放整齊；制作座位圖。二、領(lǐng)導(dǎo)接待流程（一） 成立機(jī)構(gòu)明確責(zé)任A建立領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、明確職責(zé)B建立工作機(jī)構(gòu)、明確職責(zé)分工（二） 邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議/活動(dòng)名稱、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、要求等事宜確定邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)名單印制請(qǐng)柬、車證繪制路線圖擬定領(lǐng)導(dǎo)講話/發(fā)言稿裝袋：請(qǐng)柬、議程、車證、路線圖、擬請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)名單、領(lǐng)導(dǎo)講話代擬稿 發(fā)放邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)信函，保留聯(lián)系單位、聯(lián)系人、以備查詢確定參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)名單、調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)桌牌分類、分頁(yè)打印到會(huì)領(lǐng)導(dǎo)名單（三） 聘請(qǐng)禮儀服務(wù)人員明確對(duì)禮儀生的要求、數(shù)量電話、實(shí)地聯(lián)系，確定聯(lián)系人會(huì)議/活動(dòng)前實(shí)地演習(xí)，明確崗位分工（門崗、廊崗、貴賓室服務(wù)、貴賓室簽到、主席臺(tái)服務(wù)、發(fā)獎(jiǎng)引導(dǎo)、迎送服務(wù)）聯(lián)系、確定禮儀服裝確定禮儀酬勞（四）實(shí)地勘察會(huì)議/活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)確定貴賓室及賓客行走路線安排接待崗位及人員落實(shí)貴賓室飲水用具落實(shí)簽到用具貴賓室內(nèi)碼放會(huì)議材料（五） 座簽確定參會(huì)人員數(shù)量，購(gòu)置座簽打印人名按順序碼放（單中心、雙中心）收存留用（六）簽到簿、筆制作/購(gòu)置簽到簿、簽到筆確定專人現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)指引簽到收存（七） 現(xiàn)場(chǎng)接待確定專人會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)迎接領(lǐng)導(dǎo)入貴賓室在貴賓室安排領(lǐng)導(dǎo)休息候會(huì)（八）選送禮品確定數(shù)量，購(gòu)置禮品將禮品碼放適宜位置發(fā)送禮品（直接在簽到處分發(fā)、在貴賓室分發(fā)）（九） 引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)入場(chǎng)確定會(huì)議開始-聽主辦方主要負(fù)責(zé)人安排確定專人引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)坐席，觀看演出/會(huì)前錄像確定專人引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)到主席臺(tái)就座確定專人引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放獎(jiǎng)?wù)?獎(jiǎng)杯/獎(jiǎng)狀/獎(jiǎng)牌/證書再次引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)確定專人引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)與演員/工作人員合影（十） 送別領(lǐng)導(dǎo)安排車輛提前到崗直接將領(lǐng)導(dǎo)送到車上，交待行使路線活動(dòng)后與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系交辦、指示及其他需落實(shí)事宜 三、材料準(zhǔn)備流程（一） 確定會(huì)議文件材料內(nèi)容擬定會(huì)議議程確定發(fā)放的文件（二）撰寫會(huì)議文件材料明確寫作人員召開專題會(huì)議，明確寫作指導(dǎo)思想，思路，確定框架集中寫作召開專題會(huì)議，修改稿件修改、定稿（三） 印制會(huì)議文件材料整理確定會(huì)議文件材料確定人員制定參會(huì)證檢查對(duì)版，印刷、裝訂會(huì)議文件材料材料裝袋運(yùn)送文件材料到會(huì)議/活動(dòng)指定地點(diǎn)（四） 分放文件材料貴賓室擺放，二次檢查對(duì)版擺放主席臺(tái)，二次檢查對(duì)版發(fā)放參會(huì)人員收集、運(yùn)送剩余文件材料收存剩余文件材料 四、新聞宣傳流程（一） 新聞宣傳策劃：拿出宣傳意向，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)定范圍、定主題、定方向形成新聞稿：提供相關(guān)材料、形成新聞稿件落實(shí)宣傳效果（二） 信息報(bào)送撰寫信息：結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)講話，會(huì)議內(nèi)容、效果編寫信息信息報(bào)送：向主管部門報(bào)送（3） 攝影照相留資料A攝影邀請(qǐng)專人或通知新聞中心落實(shí)設(shè)備落實(shí)攝影機(jī)位編輯整理歸檔B照相聯(lián)系專人備好設(shè)備、相機(jī)、電池 整理歸檔C錄音落實(shí)專人負(fù)責(zé)準(zhǔn)備錄音筆等設(shè)備整理文字、歸檔 五、后勤保障流程（一） 落實(shí)場(chǎng)地聯(lián)系、落實(shí)會(huì)議場(chǎng)地落實(shí)場(chǎng)地聯(lián)系人的聯(lián)絡(luò)方式明確會(huì)議始、終時(shí)間明確參會(huì)人數(shù)，合理擺放桌椅明確貴賓級(jí)別、人數(shù)、確定貴賓室確保各場(chǎng)地衛(wèi)生（2） 用水A參會(huì)人員用水落實(shí)參會(huì)人數(shù)確定擺放地點(diǎn)、擺放形式購(gòu)買杯墊、毛巾等購(gòu)買、落實(shí)礦泉水購(gòu)買茶葉，保證開水供應(yīng)B貴賓室領(lǐng)導(dǎo)用水落實(shí)人數(shù)確定擺放人員、擺放地點(diǎn)、擺放形式 保證開水?dāng)?shù)量、質(zhì)量 購(gòu)買、落實(shí)礦泉水 購(gòu)買、擺放茶葉購(gòu)買、擺放茶杯 面巾紙（干、濕） 會(huì)后清點(diǎn)（3） 用餐A食堂用餐或自助餐統(tǒng)計(jì)用餐人數(shù)印制餐票確定發(fā)放形式指派發(fā)放人發(fā)放餐票B飯店用餐確定餐標(biāo)根據(jù)會(huì)議規(guī)模級(jí)別指定菜譜請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整菜譜根據(jù)最終結(jié)果落實(shí)餐標(biāo)落實(shí)用餐時(shí)間安排用餐座次安排領(lǐng)導(dǎo)餐桌安排少數(shù)民族（回族）餐桌（四）住宿確定人數(shù)，分配房間安排車輛、去往住宿地點(diǎn)確定并公布工作人員房間發(fā)放房卡回收房卡（五）娛樂活動(dòng)確定活動(dòng)形式、活動(dòng)內(nèi)容、內(nèi)容時(shí)間指派具體負(fù)責(zé)人明確各項(xiàng)活動(dòng)參加人數(shù)落實(shí)活動(dòng)場(chǎng)所、地點(diǎn)發(fā)放活動(dòng)門票（六） 落實(shí)會(huì)議用車落實(shí)用車數(shù)量明確發(fā)車時(shí)間明確發(fā)車地點(diǎn)及路線指派每輛車負(fù)責(zé)人安排人員乘車六、安全保衛(wèi)流程（一） 安全警衛(wèi)設(shè)置路障和警戒帶準(zhǔn)備對(duì)講機(jī)、喊