4.內(nèi)部溝通管理制度.docx

湖南固爾邦幕墻裝飾股份有限公司 湖南固爾邦幕墻裝飾股份有限公司內(nèi)部溝通管理制度標(biāo)準(zhǔn)操作文件V2.0版文件編號： 撰 寫 人： 人力行政部 副總經(jīng)理： 總經(jīng)理： 董 事 長： 日期： 一、目的為提高工作效率，避免公司出現(xiàn)因內(nèi)部各環(huán)節(jié)溝通不及時(shí)或不順暢導(dǎo)致工作脫節(jié)、推諉的現(xiàn)象，根據(jù)公司董事會(huì)、總經(jīng)辦會(huì)議精神及要求，結(jié)合公司實(shí)際工作的需要，特制定本制度。二、適用范圍本辦法適用于公司所有在職員工。3、 職責(zé)1、人力行政部：定期召開總經(jīng)理辦公會(huì)議；董事長信箱的及時(shí)收閱；公司制度、正式文件的簽發(fā)；公司決議事項(xiàng)和總經(jīng)理指令的通知、傳達(dá)；有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。2、各部門負(fù)責(zé)人：出席要求參加的會(huì)議，執(zhí)行會(huì)議決議；根據(jù)會(huì)議要求、上級指示，向所屬部門員工傳達(dá)會(huì)議精神及公司的政策、規(guī)章制度、要求等；定期或不定期的向總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)做工作匯報(bào)；部門會(huì)議的通知、召集、決議追蹤及呈報(bào)；有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。四、溝通形式公司組織的內(nèi)部溝通形式主要有以下三種：1、 正式的文件（含文書）溝通：通知、通報(bào)、公告、請示、報(bào)告、呈簽、工作聯(lián)絡(luò)函及公司頒布的規(guī)章制度等文件、聯(lián)絡(luò)單、公司內(nèi)刊等形式。2、 會(huì)議溝通：董事會(huì)會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)、評審會(huì)、臨時(shí)會(huì)議等。3、 非正式場合、形式的溝通：董事長信箱、個(gè)別交談、電話及郵件等。5、 具體規(guī)定1、 經(jīng)批準(zhǔn)的公司規(guī)章制度、通知公告等正式文件下發(fā)至各部門后。部門第一負(fù)責(zé)人應(yīng)簽收，并及時(shí)傳達(dá)給部門員工。2、 通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)（QQ、微信群及OA系統(tǒng)）發(fā)布的內(nèi)部事務(wù)性通知公告等，收到信息應(yīng)作出回復(fù)，沒在線的人員部門第一負(fù)責(zé)人應(yīng)指派人員轉(zhuǎn)達(dá)，確保應(yīng)傳達(dá)人員均得到相應(yīng)信息。3、 涉及跨部門的工作事項(xiàng)，一般工作，應(yīng)優(yōu)先直接跨部門平級溝通，通過個(gè)別交談或電話、郵件等形式解決，但應(yīng)遵循平等和諧、相互尊重的原則，如果確實(shí)出現(xiàn)溝通不能取得工作效果的，可向直接領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由直接領(lǐng)導(dǎo)與對方直接領(lǐng)導(dǎo)取得溝通；重要工作，應(yīng)以跨部門工作聯(lián)絡(luò)函進(jìn)行溝通，按要求寫明送達(dá)部門、送達(dá)日期、事項(xiàng)內(nèi)容、工作配合要求、時(shí)限要求等，聯(lián)絡(luò)函接收方和發(fā)出方各留一份以備查。4、 越級溝通：對于正常的工作，各級工作人員要養(yǎng)成一種逐級上報(bào)的習(xí)慣。但當(dāng)工作中出現(xiàn)如下情況時(shí)，可以進(jìn)行越級溝通：4.1下級對上級匯報(bào)的工作內(nèi)容，提出意見和建議，多次得不到答復(fù)；4.2下對對上級的管理方式產(chǎn)生意見，需要投訴時(shí)；4.3下級發(fā)現(xiàn)上級的違規(guī)行為時(shí)；4.4個(gè)人對公司的改革、發(fā)展有建議或意見時(shí)。5、 公司網(wǎng)站信息的及時(shí)更新，由IT管理員統(tǒng)一收集刊發(fā)；公司期刊由人力行政部統(tǒng)一收集刊發(fā)；以下信息要求一個(gè)星期內(nèi)上報(bào)：5.1涉及公司領(lǐng)導(dǎo)重要公務(wù)活動(dòng)和上級領(lǐng)導(dǎo)視察的信息及公司重大活動(dòng)（會(huì)議），由人力行政部組織供稿；5.2市場重要活動(dòng)及展會(huì)信息等由營銷中心負(fù)責(zé)；5.3項(xiàng)目申報(bào)成功，由人力行政部供稿；5.4重大研發(fā)取得相關(guān)證書的由技術(shù)中心供稿；5.5重大生產(chǎn)信息（如取得突破性產(chǎn)值等）由生產(chǎn)部供稿。6、 公司會(huì)議:總經(jīng)理辦公會(huì)議、周例會(huì)、評審會(huì)、臨時(shí)會(huì)議等。6.1總經(jīng)理主持，每周六上午9：30（冬季作息時(shí)間時(shí)9:30開始，夏季作息時(shí)間時(shí)9:00開始）召集中高層人員溝通公司經(jīng)營方面的事宜及重點(diǎn)工作的安排。6.2周例會(huì)由各部門第一負(fù)責(zé)人組織部門人員參加，總結(jié)上周工作及對本周工作的安排、處理需協(xié)調(diào)的事宜等。6.3評審會(huì)議及臨時(shí)會(huì)議根據(jù)實(shí)時(shí)情況組織進(jìn)行。6.4會(huì)議應(yīng)有專人記錄，會(huì)議決議要按時(shí)間進(jìn)行跟蹤催辦，并按時(shí)統(tǒng)計(jì)完成結(jié)果匯報(bào)。7、 績效面談：每月在上月績效結(jié)果出來之后5日內(nèi)，上級應(yīng)組織對下級一對一進(jìn)行績效面談，并以績效面談表為依據(jù)做好績效面談?dòng)涗洠扇肆π姓慷ㄆ诨虿欢ㄆ诔椴椤?、 董事會(huì)、總經(jīng)理或上級領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事宜，應(yīng)及時(shí)將處理結(jié)果以電話、短信、郵件或其他方式進(jìn)行匯報(bào)，一般事宜在1日內(nèi)回復(fù)，辦理時(shí)間超過1周的，每周都應(yīng)匯報(bào)進(jìn)展情況。9、 公司下發(fā)到各部門的文件，需要報(bào)相關(guān)材料的，以要求報(bào)送的日期為準(zhǔn)，截止日期前沒有報(bào)送的，不再以任何形式進(jìn)行通知，并且對相關(guān)部門給予通報(bào)批評。對于各類建議、意見，接受人應(yīng)在2日內(nèi)向提出人予以明確答復(fù)，對未采納內(nèi)容要闡述原因。10、 個(gè)別交談應(yīng)建立在相互信任的基礎(chǔ)上，避免因個(gè)人原因引起的互相推諉、爭執(zhí)、吵鬧等情況。6、 附則1、 本制度由公司人力行政部擬定，最終解釋權(quán)歸人力行政部。2、 本制度自總經(jīng)理批準(zhǔn)頒布之日起實(shí)施。3、 附件1：跨部門工作聯(lián)絡(luò)函。 附件2：上下級工作聯(lián)絡(luò)函。 附件1： 跨部門工作聯(lián)絡(luò)函發(fā)出部門發(fā)出時(shí)間接收部門接 收 人工作主題要 求 完成 時(shí) 間工作內(nèi)容描述（詳細(xì)）： 描述人： 日 期：接收人反饋意見： 反饋人： 日 期：完成情況：發(fā)出人： 接收人：日 期： 日 期： 注：本聯(lián)絡(luò)函一式兩份，發(fā)出人留存一份、接收人一份以備查。 附件1： 上、下級工作聯(lián)絡(luò)函發(fā) 出 人接 收 人發(fā)出時(shí)間要