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提高工作效率的方法 你還在為你的工作效率低而煩惱嗎?不要擔心，出guo的為你分憂解難，以下是的提高工作效率的方法，歡迎大家借鑒。 效率管理的流程 效率管理的首要程序是確定效率標準，分析當前的管理狀況，將當前的管理狀況和效率標準進行比較。 1.確定效率標準 管理所有的活動首先需要有個檢查衡量的效率標準。沒有效率標準，管理就無從談起。效率標準是衡量實際管理工作績效的依據(jù)和準繩。效率標準通常組織機構(gòu)在其計劃階段所訂目標，但不等于組織目標。在具體的業(yè)務(wù)活動中，籠統(tǒng)地將組織的計劃目標作為標準是不行的，必須根據(jù)具體的作業(yè)特點設(shè)置標準。例如成本、利潤、工時、單位產(chǎn)品的材料消耗定額等等。標準最好是定量的，但也有許多標準不容易定量，如工作態(tài)度、人群關(guān)系、道德水平等，這些雖然不能定量化，但是仍然應(yīng)該提出一些定性的標準。 2.分析當前的管理狀況 分析當前的管理狀況就是衡量績效。所謂衡量績效就是對組織的運行效果作定量或定性描述，根據(jù)所描述的信息來評估實際工作的優(yōu)劣。衡量績效是管理過程的重要環(huán)節(jié)，但管理的目的不是為了衡量績效，而是為了達到預定的績效。實際工作情況與標準之間有無偏離，有多大偏離，這是采取管理措施的依據(jù)，只有能夠得到偏離信息才能有效實施管理。衡量績效的工作是一項嚴肅、細致的工作，它直接關(guān)系到能否實現(xiàn)管理目標。 有些活動是容易衡量的，例如生產(chǎn)活動的產(chǎn)量、質(zhì)量、銷售業(yè)績，有些狀況的衡量需要用專用的測量儀器，還有些情況根本無法準確衡量，例如人員的思想狀況、激勵程度等內(nèi)在的心理狀態(tài)，由于無法直接觀察，只能憑推論來判斷。另外一個普遍的困難是如何考核企業(yè)高層管理人員，由于高層管理人員本身的工作內(nèi)容難以確定，對其工作績效當然也難以評估。一般而言，工作的技術(shù)性質(zhì)越少，建立標準就越困難，績效評估也越難完成。 3.進行效率對比 把管理的實際成效與既定目標要求相比較，若二者完全吻合，就不需要改變或調(diào)整原目標和控制狀態(tài)。但這種情形在管理實踐中極其罕見。在絕大多數(shù)情況下，管理的實際成效與既定目標之間存在著不同程度的偏差，如果沒有偏差，就不需要管理。正因為有偏差存在，才需要我們?nèi)プ龉ぷ?。這個偏差，就要求我們進行效率對比。這就需要管理者實施管理和控制，以調(diào)整目標或消除偏差、解決問題。 管理成效與既定目標相比較，一般有三種情形：成效或高于或等于或低于既定目標要求。若等于既定目標，那這是最理想的狀況;若高于目標，管理者就應(yīng)當重新確定目標，或維持原目標以實現(xiàn)超額完成任務(wù);若低于目標要求，管理者就應(yīng)當尋求問題的根源，糾正偏差，以求最終達成目標。 按照效率標準來衡量實際活動的成效的最好的辦法應(yīng)當建立在向前看的基礎(chǔ)上，例如控制某一產(chǎn)品的生產(chǎn)進度，僅僅控制整機產(chǎn)品是不夠的，應(yīng)當追究到部件、零件、在產(chǎn)品、原料和材料的生產(chǎn)和準備是否符合要求，按效率標準進行比較，這樣可使偏差在其實際發(fā)生之前就被發(fā)現(xiàn)，并采取適當措施加以避免。一個機靈的、有遠見的主管人員常常能預見可能出現(xiàn)的偏差。如果管理者缺乏這種能力，也應(yīng)盡可能地及早發(fā)現(xiàn)已經(jīng)出現(xiàn)的偏差。管理者得到發(fā)生偏離的信息，認為有必要采取措施來糾正實際結(jié)果與效率標準之間的偏差時，必須進行矯正偏差。 矯正偏差應(yīng)該從研究出現(xiàn)這種偏差的原因入手，有時候在計劃階段估計前提條件時出錯。例如，預測期過分樂觀，造成銷售額不能達到預期值。找出偏差的原因，有助于確定適當?shù)募m偏行動。 當然，發(fā)生偏差，也可能是經(jīng)理人員判斷失誤，也可能是員工處理不當。在這種情況下，如果差錯比較嚴重或是習慣性的，就要采取糾偏行動，進行人事變動或者將當事人調(diào)去培訓?？偠灾挥姓页龃_切的原因之后，才能采取相應(yīng)的行動。 二、方案的制定 科學的方案制定的過程，需要有健全的方案制定程序和相應(yīng)的方案制定技術(shù)來加以保證。不同類型的方案制定，可以有不同的過程要求。但一般而言，方案制定程序主要包括方案擬定、方案評價、方案選優(yōu)、方案補救這四個相互區(qū)別又有機的聯(lián)系的四個步驟，形成一個完整的方案過程。一般通用的方案制定程序包括： 1.方案擬定 科學的決策要求“多方案選擇”，正確與錯誤、優(yōu)與劣，都是在比較中發(fā)現(xiàn)的。因此，只有擬定出一定數(shù)量的備選方案，才有可能經(jīng)過縝密地評價與對比，從中選擇最佳或最滿意的方案。多方案比較是做出科學決策的基礎(chǔ)。當管理者面臨問題時，如果只有一個方案，就很難做出科學決策。 擬定方案不僅要有多個備選方案，而且多個備選方案之間必須要有原則的區(qū)別，而不只是細節(jié)上的差異。如果所擬定的備選方案質(zhì)量不高，也就不可能從中選出高質(zhì)量的方案。如果擬定備選方案太少，也沒有多大的選擇余地。所以，備選方案的數(shù)量和質(zhì)量對最后做出決策的影響極大。只有擬定了一定數(shù)量和質(zhì)量的備選方案后，才能找到最有效地達到既定的目標而又花費代價最小的方案，作為行動的方案。 擬定方案應(yīng)盡可能用不同的方法，從不同的角度來擬定，擬定方案不僅需用邏輯思維的方法，也需要直覺以及形象思維的方法。在擬定方案中應(yīng)廣泛采用各種智囊技術(shù)，例如“頭腦風暴法”、“哥頓法”、“對演法”等等。只有這樣，才能盡可能開發(fā)創(chuàng)造性思維，鼓勵和推動新觀念和創(chuàng)造性見解的涌現(xiàn)，才能開闊方案制定的視野，提高擬定方案的質(zhì)量。 2.方案評價 在擬定方案的過程中，應(yīng)集體討論，認真地對于復雜的情況和不同的意見加以分析。方案評價也應(yīng)當是這樣，對所擬定的各個方案，都應(yīng)從定性和定量兩個方面加以分析評價。定性分析主要是直接利用人們的知識、經(jīng)驗和能力，對方案做出直接的評價。對于一些受社會、經(jīng)濟、環(huán)境因素影響較大、所含因素錯綜復雜而多變、難以用數(shù)據(jù)量化的決策，定性分析尤其重要。但這類方法往往主觀成分較強、論證不很嚴密，需要用定量分析方法作補充，兩種方法結(jié)合起來應(yīng)用。定量分析主要是將各種方案轉(zhuǎn)化為數(shù)學模型，并求得各模型的解，從而對備選方案做出評價。這種方法使各備選方案的利弊都能得以比較科學的表達，從而有利于方案的選擇和優(yōu)化。 但是無論定性還是定量分析，對各種方案的分析，應(yīng)當集中說明各備選方案的利弊、權(quán)衡各備選方案實現(xiàn)所要求目標的有效程度。要充分估計方案的幾個方面，好的和壞的、順利的和困難的、可能辦到的和不可能辦到的。要想到事情的幾種可能性，盡可能地慎重一些，周到一些。然后，決策者通過初步比較和篩選，淘汰一些有明顯缺陷的方案，對余下的方案進行補充完善，供進一步選擇。另外，方案的設(shè)計有時不是一次完成的，在初步設(shè)計后，要經(jīng)過反復修改充實，才能逐步完善。 考慮一個方案的弊端極為重要。許多本來是一個很好的方案，在實施過程中失敗，其原因就在于分析利弊時，未能考慮到潛在的困難，以制定各種補救措施。決策者應(yīng)確切指出一項方案的短處，有了這一步，決策者就能預見到方案實施中可能出現(xiàn)的不良結(jié)果，這樣就不會因為這項方案造成未能預料的后果而不知所措。 3.方案選優(yōu) 方案選優(yōu)就是從各種可供選擇的方案中權(quán)衡利弊做出決斷，劣中選好，好中選優(yōu)。要進行選擇，就要有選擇的標準。一旦確定了評價方案優(yōu)劣的標準，就可以對備用方案進行選擇。 不同性質(zhì)的方案有不同的評價標準，但又存在著某些共同的評價標準。一般來說，這樣幾個標準對于任何類型的方案選擇都是適用的：第一，能保證決策目標的實現(xiàn);第二，在保證決策目標實現(xiàn)的前提下，付出的代價(人力、物力、財力、時間等)盡可能少。 在對備選方案進行評價選擇時，如果評價指標只有一個，而且備選方案的數(shù)目不多時，就容易從中確定出最優(yōu)者。但當備選方案數(shù)目較多、評價指標也有多個時，特別是當諸多評價指標之間又有矛盾時，要選出一個所有的指標都最優(yōu)的方案，一般是不可能的，這需要在各個指標間作一定的折衷，綜合權(quán)衡利弊得失。最后選定的方案，并不一定各個指標都最優(yōu)，往往是主要指標較好，又能兼顧其它指標，這樣的方案一般容易被選中。 決策者是決策的主人，決策過程中，對方案選擇的最后決斷總是要由決策者來做出的。為了做到科學決策，避免主觀性，廣泛征求意見是必要的，但決策者要擺正同專家的關(guān)系，既要大膽讓專家參與決策工作，尊重專家的意見，重視不同思想、觀點之間的討論，同時又要有自己的主張，不能由專家代替領(lǐng)導者決策。作為決策者既要相信依靠專家，又要用科學的思維來做出決斷，兩者不可偏廢。在某種意義上講，后者則更為重要。 4.方案補救 在對備選方案作了評價，并初步選擇出滿意的方案之后，接著就要開始方案的實施計劃。在方案選定之后，還有一項重要的工作，就是要考慮方案在實施過程中可能會出現(xiàn)一些什么問題，這些問題一旦出現(xiàn)后會產(chǎn)生什么樣的不良后果，并且準備相應(yīng)的防范措施和應(yīng)變措施，以便減少那些潛在問題出現(xiàn)的可能性和危害性，一旦它們出現(xiàn)時，能適時加以補救。 決策是復雜的，決策者不可能考慮到所有因素，許多因素也是無法預計的，這就會導致方案可能存在一些潛在問題。潛在問題由于是隱藏在事物背后，因此，極容易被人們忽視。對潛在問題的分析與防范，是科學決策十分重視的工作，如果把這項工作做好了，就可以防患于未然，保證決策的連續(xù)性和成功的可能性。如果不懂得或不愿意作這種分析，結(jié)果在執(zhí)行中出了問題而措手不及，未作防范，就會使本來很好的決策方案在實施中失敗或成效不大，或產(chǎn)生很多副作用而得不償失。如果我們事先考慮了一項方案的直接后果之后，想到執(zhí)行這方案時可能遇到困難的方面，以及克服這些困難的措施和條件，對可能存在的問題作了防范分析，這些缺陷就有可能避免，或者可以大大減少損失。 三、方案的執(zhí)行 方案的執(zhí)行，是指決策、方案形成后，為達到預期目標而進行的全部活動，也就是為實現(xiàn)決策、方案而采取的行動。方案的執(zhí)行是決策的延續(xù)和具體化，決策、計劃如果不轉(zhuǎn)變?yōu)閷嶋H行動，付諸執(zhí)行，那只能是一種設(shè)想。在管理中如果只注重決策、方案的制訂，而不管決策、方案制訂后能否有效地執(zhí)行，不重視執(zhí)行中的大量工作，不去及時地發(fā)現(xiàn)和解決執(zhí)行中的問題。那么，即使是正確的決策、方案，也只是紙上談兵。管理者選擇方案，最終目的也是為了執(zhí)行。決策、方案是管理者的根本性工作，執(zhí)行是經(jīng)常性的工作。一個合格的管理者必定是既善于決策，又善于抓好執(zhí)行工作的。 檢驗和完善決策、方案也離不開執(zhí)行。管理事務(wù)是復雜多變的，因此決策、方案不符合客觀情況是難免的。一項決策、方案的正確程度如何，只有通過執(zhí)行才能得到檢驗，才能得出正確的結(jié)論。在執(zhí)行的過程中，實踐會告訴人們哪些決策、方案是正確的，哪些是基本正確的，哪些是基本上不正確的。對于正確的，要認真地去貫徹落實;對基本上不正確的，要迅速反饋，以便重新進行決策制定新的方案;對于基本正確的，要在執(zhí)行中逐步修正，使之趨于完善。 在方案執(zhí)行過程中，主要領(lǐng)導者并不見得非要親臨現(xiàn)場，參與具體的方案執(zhí)行和組織工作。他們應(yīng)將注意力主要放在對方案的監(jiān)督和反饋上。通過對方案的執(zhí)行，看方案是否正確，決策是否成功。若方案被證實正確，就進一步總結(jié)經(jīng)驗，為以后的決策提供指導經(jīng)驗;若方案被否定，就應(yīng)當尋找原因、總結(jié)教訓，修正原有方案，并為以后的決策提供經(jīng)驗教訓。 一般來說，方案的執(zhí)行是在目標已定的情況下進行的。因此，方案的執(zhí)行是一項目的性很強，很具體的活動。這就要求在整個執(zhí)行過程的一切活動都必須圍繞目標而開展。由于執(zhí)行是個復雜的活動過程，會涉及到許多因素，可能遇到各方面的干擾。為此，每一項方案都需有一套經(jīng)過周密規(guī)劃的執(zhí)行方案，管理者必須精心組織指揮，努力實現(xiàn)組織的目標。衡量執(zhí)行活動好壞的標準是看其是否有利于如期或提前達到?jīng)Q策、方案所規(guī)定的目的。背離了目標，一切轟轟烈烈的行動都是毫無意義的。在執(zhí)行活動中，管理者要特別防止搞偏離目標的熱熱鬧鬧的花架子，影響管理目標的最終實現(xiàn)，要始終堅持正確的方向，圍繞目標而開展各項工作。 四、監(jiān)督與反饋 在效率管理的流程中，監(jiān)督和反饋是必不可少的。監(jiān)督是根據(jù)計劃目標和各種效率標準監(jiān)察管理活動中的行為與結(jié)果是否偏離管理目標，并督導人們按標準辦事的控制過程。對管理執(zhí)行的整個過程，整個過程中的各個環(huán)節(jié)、各個方面包括對執(zhí)行人員的配置、要求、管理實施的方案等進行監(jiān)督，可以使各項管理活動能在既定的軌道上正常運行，方案能夠完整地執(zhí)行，保證方案執(zhí)行與決策指令的一致性，保證管理的執(zhí)行不偏離目標，組織目標能順利實現(xiàn)。 方案的執(zhí)行是決策的延續(xù)和具體化，在方案實施過程中實行監(jiān)督，可以對決策目標的貫徹執(zhí)行起 保障作用。監(jiān)督的主要工作有：對執(zhí)行中的現(xiàn)實狀況與原訂計劃做出比較，對已出現(xiàn)的偏差提出補救措施，提供反饋信息，以便追蹤決策，修正輸入信號。在方案的實施過程中實行監(jiān)督，可以使組織各階層各機構(gòu)運轉(zhuǎn)正常，保證管理者的決策能及時、準確地貫徹執(zhí)行，可以將方案實施過程中的情況和方案實施的結(jié)果不斷地、及時地向決策者進行反饋。 效率管理是一個動態(tài)過程，組織是通過反饋來進行管理和控制的，只有把決策執(zhí)行中的各種信息不斷地、及時地反饋到?jīng)Q策中，決策者才能對偏離決策目標的各種情況進行調(diào)整、修正或完善，做到控制有方，指揮靈活。如何沒有靈敏、準確的信息反饋，決策者不明情況，就無法制定決策，更談不上目標的實現(xiàn)了。決策、執(zhí)行、反饋、再決策、再執(zhí)行、再反饋如此無窮地螺旋上升使決策者決策不斷進步和完善，使管理活動在動態(tài)中迫近目標，最后實現(xiàn)目標。在效率管理工作中，沒有健全的反饋手段，有效的管理是不可想象的。管理是否有效，關(guān)鍵在于是否有靈敏、正確的反饋。 反饋靈敏，主要體現(xiàn)在：(1)能夠跟蹤事物的發(fā)展變化，迅速捕捉信息。(2)利用先進的技術(shù)手段，快速傳遞信息。(3)反饋機構(gòu)能夠高效加工、處理信息，以便及時、準確提供信息。在瞬息萬變的現(xiàn)代社會中，反饋如果不具有靈敏性，反饋遲緩，就無法及時而迅速地發(fā)現(xiàn)管理現(xiàn)狀與組織目標的矛盾，就會使領(lǐng)導錯過決策的時機，這樣的組織是沒有生命力的。 反饋正確，就是反饋機構(gòu)中必須有高效能的分析系統(tǒng)，以過濾和加工感受到的各種信息，去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里，選擇與管理目標緊密相關(guān)的信息，把那些真正有用的、準確可靠的信息提供給管理者。真實而準確的信息是科學決策的前提，虛假、錯誤、失真的信息只會給領(lǐng)導者幫倒忙，給管理工作帶來一系列失誤。 實行效率管理，決策者的主要職責就是要善于在反饋系統(tǒng)提供的信息和可供選擇的方案中做出正確的決策，并根據(jù)方案實施的情況對原有決策做出及時、正確的調(diào)整。盡管任何一次調(diào)整、改革都不一定那么完善，但只要系統(tǒng)具有反饋結(jié)構(gòu)，決策總可以在不斷調(diào)節(jié)的過程中，逐漸趨于完善、優(yōu)化的狀態(tài)。在現(xiàn)代化管理中，沒有一個組織可以不建立自己的反饋系統(tǒng)而能有效正確地進行指揮的。盡管反饋的方法是多種多樣的，不同性質(zhì)的組織系統(tǒng)具有不同特征的反饋方式，但反饋的實質(zhì)是要求人們隨著變化了的情況而變動，反饋的最終目的就是要求組織對客觀變化做出應(yīng)有的反應(yīng)。實行效率管理，決策者不僅要進行決策，還要實行監(jiān)督和反饋，沒有有效的監(jiān)督和反饋，就可能發(fā)生執(zhí)行組織的渙散和執(zhí)行過程的無序和紊亂。各執(zhí)行者不僅要執(zhí)行，還要進行監(jiān)督和反饋，使整個組織結(jié)構(gòu)呈動態(tài)平衡。因此，監(jiān)督與反饋是效率管理流程中重要而不可缺少的環(huán)節(jié)。 明確你的目標：花幾秒鐘的時間來審視你想要達到的目標?？纯茨悻F(xiàn)在所做的與之相關(guān)工作能不能幫你達到更大的目的。在你的腦中衡量一下實現(xiàn)該目標會給你帶來什么利益。你的任務(wù)能否能給你帶來前進的動力。如果不能的話，你該思考一下既然不能給你帶來前進的動力，那么為什么還將其做為你的首要任務(wù)來為之奮斗呢? 明確結(jié)束時間：你還要繼續(xù)工作30分鐘?一個小時?還是3個小時?如果你不知道結(jié)束工作需要的具體時間的話，就不能夠使你全力以赴的工作。你要知道自己還要堅持多久，這樣才可以更加集中精神工作，并堅持到最后一分鐘。 消除分散注意力的影響：切斷網(wǎng)絡(luò)，關(guān)上門，掛上請勿打擾的標語，排除一切可能干擾你工作的外在因素，直到你可以集中注意力工作。關(guān)掉一切在接下來一到兩個小時內(nèi)你電腦可能會發(fā)出的任何提示。 不要有多線工作的想法：將注意力集中在一件事情上，不要一次做兩件或者是二十件的事情。你集中注意力一個