包裝材料采購控制流程.doc

文件編號(hào) QP-704-01 制訂部門 采購課 生效日期 2008-05-01 版 本 試行版 包裝材料采購控制程序 頁 次 第 1 頁 共 4 頁 一目的和范圍： 建立采購作業(yè)流程，確保物料輸入、輸出及使用過程順暢，減少庫存，以達(dá)成生產(chǎn)目標(biāo)。 二 范圍 適用于常規(guī)的包裝材料采購。 三職責(zé) 1倉庫負(fù)責(zé)常規(guī)包裝材料的需求計(jì)劃。 2生管負(fù)責(zé)訂單包裝材料的需求請(qǐng)購。 2采購課負(fù)責(zé)采購和采購產(chǎn)品的訂購到貨全過程。 3總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購訂單的最終審批。 4品管課負(fù)責(zé)訂購包裝材料的檢驗(yàn)。 三控制流程 流 程 責(zé)任人 記錄表單 相關(guān)說明 請(qǐng)購 倉庫/生管 請(qǐng)購單ERP 請(qǐng)購主管審核 請(qǐng)購主管 請(qǐng)購單ERP 供應(yīng)商報(bào)價(jià) 報(bào)價(jià)單 包材采購員 價(jià)格審核 打樣確認(rèn) 訂購 采購訂單ERP 采購員 采購主管 審批 副總 物料跟催 包材采購員 品管課 驗(yàn)收 供方品質(zhì)異常單 包材采購員 不良品處理 四內(nèi)容 1請(qǐng)購： 文件編號(hào) QP-704-01 制訂部門 采購課 生效日期 2008-05-01 版 本 試行版 包裝材料采購控制程序 頁 次 第 2 頁 共 4 頁 11生管請(qǐng)購 111跟單員負(fù)責(zé)根據(jù)客戶的包裝需求，列出所需的包裝材料明細(xì)和數(shù)量，交生管課物控員計(jì)算損耗后，在ERP中錄入請(qǐng)購單進(jìn)行請(qǐng)購。 112生管課主管進(jìn)行審批生效。 113采購根據(jù)請(qǐng)購單進(jìn)行包裝物料的訂購。 12倉庫請(qǐng)購 121倉庫根據(jù)常規(guī)產(chǎn)品低于安全庫存量的物料進(jìn)行請(qǐng)購，在ERP中錄入請(qǐng)購單。 123倉儲(chǔ)課主管進(jìn)行審批生效。 113采購根據(jù)請(qǐng)購單進(jìn)行包裝物料的訂購。 2新供應(yīng)商或新物料報(bào)價(jià)： 21包材采購員必須按新供應(yīng)商或新物料試用和考核控制程序執(zhí)行。 21包材采購員要求供應(yīng)商進(jìn)行傳真報(bào)價(jià)。 22包裝采購員必須選擇二家以上的供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格對(duì)比。 23包裝采購員將供應(yīng)商報(bào)價(jià)的結(jié)果，填寫供應(yīng)商選擇的建議后，交采購主管進(jìn)行確認(rèn)供應(yīng)商。 3打樣確認(rèn)： 31新品物料如需打樣由生管填寫樣品需求單交包材采購員，包材采購員交供應(yīng)商進(jìn)行打樣（彩盒、印刷品打樣需要三個(gè)樣以上）。 32打樣回來后由采購員交生管課物控員，并交業(yè)務(wù)員進(jìn)行簽樣，貼上簽樣標(biāo)簽（彩盒、印刷品需要簽三個(gè)樣。其他包材需要一個(gè)樣） 33樣品由生管課物控員交品管部，并填寫樣品簽收記錄。（彩盒和印刷品簽樣二份交采購）。 33品管部負(fù)責(zé)物料樣品的保管。 4訂購： 41除新開發(fā)的新廠商視為臨時(shí)供應(yīng)商外，所有的訂購物料，必須在合格供應(yīng)商名冊(cè)中 文件編號(hào) QP-704-01 制訂部門 采購課 生效日期 2008-05-01 版 本 試行版 包裝材料采購控制程序 頁 次 第 3 頁 共 4 頁 選擇，合格供應(yīng)商名冊(cè)必須附有新供應(yīng)商或新物料試用記錄兩次批量采購合格的記錄。詳見新供應(yīng)商或新物料試用和考核控制程序。 42包材采購員在ERP引用請(qǐng)購單生成采購訂單打印，交采購主管審核，交副總或董事長批準(zhǔn)。 43包材采購員傳真采購訂單至供應(yīng)商，進(jìn)行訂購。 5物料跟催： 51包材采購員根據(jù)采購訂單交貨期，進(jìn)行跟催。 52采購訂單交貨期，采購員評(píng)估后不能滿足要求，必須向生管課反饋，協(xié)商處理。 53采購訂單如不能按時(shí)交貨時(shí)，采購必須提前向生管課反饋。 6驗(yàn)收： 61訂購回來的包材，倉庫引用采購訂單開出入庫前檢驗(yàn)單通知品管課進(jìn)行檢查。品管課對(duì)不合格品貼上不合格標(biāo)簽后，填寫供方品質(zhì)異常單通知采購課，采購課通知供應(yīng)商進(jìn)行退貨處理。品管課在ERP生成不合格退貨通知單通知倉庫不能入庫。 7現(xiàn)場使用情況跟蹤： 71包材采購員到現(xiàn)場了解包裝材料使用情況。 72使用部門對(duì)包裝材料的性能、使用效果應(yīng)反饋到品管課，品管課填寫異常單交采購員進(jìn)行處理。 8對(duì)帳和付款 81包裝材料入庫后，包材采購員根據(jù)供應(yīng)商提供的對(duì)帳單、倉庫提供的入庫單、送貨單和ERP的采購訂單單價(jià)對(duì)產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、品名、材質(zhì)等進(jìn)行核對(duì)。 82包裝材料核對(duì)無誤采購員填寫付款申請(qǐng)單并附上入庫單、送貨單、采購訂單以及材料發(fā)票送采購部門主管審核交財(cái)務(wù)主管復(fù)審，呈副總經(jīng)理或董事長批準(zhǔn)。 9供應(yīng)商日常的管理和考核按新供應(yīng)商或新物料試用和考核控制程序執(zhí)行。 五相關(guān)文件： 文件編號(hào) QP-704-01 制訂部門 采購課 生效日期 2008-05-01 版 本 試行版 包裝材料采購控制程序 頁 次 第 4 頁 共 4 頁 1不合格品控制程序 2進(jìn)料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn) 3