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采購(gòu)制度管理規(guī)定物資供應(yīng)采購(gòu)管理規(guī)定如下第一章總則第一條為了規(guī)范公司的物資采購(gòu)業(yè)務(wù),制定詢價(jià)議價(jià)流程,降低物資采購(gòu)成本,確保公司各項(xiàng)物資供應(yīng),加強(qiáng)公司物資采購(gòu)的監(jiān)督管理,特制定本制度。第二條本制度是公司物資采購(gòu)管理行為的基本規(guī)范。第三條公司的采購(gòu)部門或采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)信息做到比質(zhì).比價(jià)采購(gòu),貨比三家,同等材料質(zhì)優(yōu).價(jià)廉.服務(wù)好者中標(biāo)。第二章采購(gòu)流程第四條請(qǐng)購(gòu)的提出1.生管部物控員依物料需要狀況.庫存數(shù)量.請(qǐng)購(gòu)前置期等要求,每月25日前開立下月的所需物料請(qǐng)購(gòu)單,包括已有銷售合同訂單的生產(chǎn)用主材.輔材.工具.設(shè)備修理配件.勞動(dòng)保護(hù)用品.各種日常耗材等;2.其它各部門所需的辦公物品及零星物資采購(gòu)由綜合辦公室負(fù)責(zé)開立請(qǐng)購(gòu)單;3.請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)注明物料名稱.規(guī)格.數(shù)量.需求日期及注意事項(xiàng),經(jīng)權(quán)責(zé)主管審核,并依請(qǐng)購(gòu)核準(zhǔn)權(quán)限送呈相關(guān)人員批準(zhǔn);4.請(qǐng)購(gòu)單一聯(lián)自存,二聯(lián)送交采購(gòu)部,三聯(lián)交財(cái)務(wù)部;5.交期相同的同屬一個(gè)供應(yīng)廠商之物料,請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)填具在同一份請(qǐng)購(gòu)單內(nèi); 6.緊急請(qǐng)購(gòu)時(shí),請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)于請(qǐng)購(gòu)單備注欄注明“緊急”字樣第五條請(qǐng)購(gòu)核準(zhǔn)權(quán)限1.生產(chǎn)所需原材料單筆請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在人民幣*萬元以下者,由生產(chǎn)副總核準(zhǔn),超過此數(shù)額的,由總經(jīng)理核準(zhǔn);2.車間需購(gòu)買的機(jī)修配件.零件,價(jià)值在1*元以下的由車間主任填寫材料請(qǐng)購(gòu)單報(bào)生管部,價(jià)值在1000-20*元的由車間主任上報(bào)生產(chǎn)副總簽字確認(rèn)后報(bào)生管部,由生管部匯總后報(bào)采購(gòu)部;價(jià)值在20*元以上的由工程部統(tǒng)計(jì).生產(chǎn)副總確認(rèn)后上報(bào)總經(jīng)理簽字后方可送采購(gòu)部。3.常用辦公用品及物業(yè)所需物品請(qǐng)購(gòu),由辦公室填報(bào)請(qǐng)購(gòu)單,辦公室主任批準(zhǔn),空調(diào).熱水器.高級(jí)家具及單件物品價(jià)格在*元以上的由總經(jīng)理核準(zhǔn)。第六條請(qǐng)購(gòu)的撤消1.已開具請(qǐng)購(gòu)單,并經(jīng)核準(zhǔn)后因各種原因需撤消請(qǐng)購(gòu)時(shí),由請(qǐng)購(gòu)部門以書面方式呈原核準(zhǔn)人,并轉(zhuǎn)送采購(gòu)部,必要時(shí)應(yīng)先口頭知會(huì)采購(gòu)部。2.采購(gòu)部門接獲通知后,立即停止采購(gòu)。3.如遇特殊情況未能及時(shí)停止采購(gòu)時(shí),采購(gòu)部應(yīng)商原請(qǐng)購(gòu)部門并妥善處理善后事宜。第七條采購(gòu)方式根據(jù)本公司實(shí)際情況,公司物料采購(gòu)采用以下三種方式:1.集中采購(gòu)公司通用性大宗物料(水泥),以集中采購(gòu)較為有利,依定時(shí)或定量之計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu);2.合約采購(gòu)公司經(jīng)常使用之物料(承.插口板.卷鋼板.預(yù)應(yīng)力鋼絲.線材等),采購(gòu)部應(yīng)事先選擇供應(yīng)商,確定供應(yīng)價(jià)格及交易條件,辦理合約采購(gòu),依定時(shí)或定量之方式進(jìn)行采購(gòu);3.一般采購(gòu)除1.2以外之零星物料,采用隨需求而采購(gòu)之方式。第八條詢價(jià).議價(jià)1.采購(gòu)部采購(gòu)人員接獲核準(zhǔn)后之請(qǐng)購(gòu)單,除集中采購(gòu)方式外,應(yīng)選擇至少三家列入公司合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商作為詢價(jià)對(duì)象;2.確屬貨源緊張.獨(dú)家代理.專賣品等特殊狀況,不受前條所限;3.如向特約供應(yīng)商采購(gòu)時(shí),應(yīng)附其報(bào)價(jià)明細(xì)表,如特約供應(yīng)商有兩家以上,則應(yīng)向其同時(shí)索要報(bào)價(jià)明細(xì)表;4.選擇詢價(jià)或采購(gòu)的對(duì)象,應(yīng)依照直接生產(chǎn)廠商.代理商.經(jīng)銷商之順序選擇;5.供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)之物料規(guī)格與請(qǐng)購(gòu)規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r(shí),采購(gòu)人員應(yīng)商請(qǐng)購(gòu)部門確認(rèn);6.專業(yè)材料.用品或項(xiàng)目,采購(gòu)部應(yīng)會(huì)同使用部門共同詢價(jià)與議價(jià);7.詢價(jià)后,如有必要,采購(gòu)部應(yīng)至少選擇兩家以上供應(yīng)商進(jìn)行交互議價(jià);議價(jià)應(yīng)注意品質(zhì).交期.服務(wù)兼顧。第九條議價(jià)原則遇以下狀況時(shí),采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商議價(jià):1.市場(chǎng)價(jià)格下跌或有下跌趨勢(shì)時(shí);2.采購(gòu)頻率明顯增加時(shí);3.本次采購(gòu)數(shù)量大于前次時(shí);4.本次報(bào)價(jià)偏高時(shí);5.有同樣品質(zhì).服務(wù)之供應(yīng)商提供更低價(jià)格時(shí);6.其他有利于公司條件時(shí)第十條定價(jià)核準(zhǔn)1.采購(gòu)人員詢價(jià).議價(jià)完成后,填寫采購(gòu)詢價(jià).議價(jià)單(對(duì)內(nèi)使用),隨附各供應(yīng)商回傳的采購(gòu)詢價(jià)單(對(duì)外使用),必要時(shí)附上書面說明,呈采購(gòu)部經(jīng)理審核;采購(gòu)部經(jīng)理審核時(shí),認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價(jià)時(shí),退回采購(gòu)人員重新議價(jià),或由經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價(jià)。2.單筆采購(gòu)金額在1萬元以下的采購(gòu)訂單,價(jià)格由采購(gòu)部經(jīng)理核準(zhǔn),確定供應(yīng)商;超過1萬元的采購(gòu)訂單,其價(jià)格提交總經(jīng)理核準(zhǔn)后確定供應(yīng)商。3.采用集中采購(gòu)方式采購(gòu)的供應(yīng)商確定,必須呈送總經(jīng)理核準(zhǔn)。第十一條訂購(gòu)作業(yè)1.采購(gòu)人員接獲經(jīng)核準(zhǔn)之供應(yīng)商后,應(yīng)以本公司出具購(gòu)銷合同,或供貨商出具購(gòu)銷合同形式向供應(yīng)商訂購(gòu)物料,并以傳真形式簽字確認(rèn)。2.若屬一份訂購(gòu)單多次分批交貨的情形,采購(gòu)人員應(yīng)于購(gòu)銷合同上明確注明。3.采購(gòu)人員應(yīng)控制物料訂購(gòu)交期,及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。第十二條驗(yàn)收與付款1.依相關(guān)檢驗(yàn)與入庫規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收工作。2.依財(cái)務(wù)管理規(guī)定,辦理供應(yīng)商付款工作。第三章采購(gòu)物品之品質(zhì)管理第十三條采購(gòu)品質(zhì)文件資料要求物料訂購(gòu)前,本公司應(yīng)提供下列文件資料,或在購(gòu)銷合同.采購(gòu)合約內(nèi)予以明確規(guī)定:1.訂購(gòu)物料之規(guī)格.圖紙.技術(shù)要求等。2.產(chǎn)品技術(shù)精度.等級(jí)要求。3.各種檢驗(yàn)規(guī)范.標(biāo)準(zhǔn)或適用規(guī)格。4.所需之產(chǎn)品認(rèn)證要求或工廠品質(zhì)管理體系認(rèn)證要求。第十四條合格供應(yīng)商之選擇物料采購(gòu),除經(jīng)總經(jīng)理特準(zhǔn)外,均需向合格供應(yīng)商訂購(gòu)。合格供應(yīng)商一般要求符合下列條件:1.經(jīng)本公司供應(yīng)商調(diào)查,列入合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商。2.提供的樣品經(jīng)本公司確認(rèn)合格。3.類似物料以往采購(gòu)之良好記錄。第十五條品質(zhì)保證之協(xié)定物料采購(gòu),應(yīng)由供應(yīng)商承負(fù)品質(zhì)保證之責(zé)任,并在訂購(gòu)前明確,本公司要求供應(yīng)商承諾下列品質(zhì)保證:1.供應(yīng)商品質(zhì)管理體系需符合本公司指定之品質(zhì)保證系統(tǒng).如ISO9000等。2.供應(yīng)商應(yīng)保證產(chǎn)品制造過程的必要控制與檢測(cè)。3.供應(yīng)商應(yīng)隨貨送交其出貨品質(zhì)檢驗(yàn)合格之記錄。4.接受本公司必要之供應(yīng)商調(diào)查。5.保證對(duì)提供的產(chǎn)品在使用或銷售中發(fā)生的因供應(yīng)商責(zé)任導(dǎo)致之不良的責(zé)任承擔(dān)與賠付。第十六條進(jìn)貨驗(yàn)收之規(guī)定供應(yīng)商提供之物料,必須經(jīng)過本公司倉(cāng)庫.品管.采購(gòu)等部門人員之相關(guān)驗(yàn)收工作,主要包括下列幾項(xiàng):1.品質(zhì)檢驗(yàn)品管部依進(jìn)料檢驗(yàn)規(guī)定進(jìn)行抽樣檢驗(yàn),以確定交貨品質(zhì)是否符合品質(zhì)要求。2.處理短損根據(jù)點(diǎn)收.檢驗(yàn)結(jié)果,對(duì)發(fā)生短損的,予以更正數(shù)量,必要時(shí)向供應(yīng)商索賠;3.退還不合格品對(duì)檢驗(yàn)不合格之物料,退供應(yīng)商進(jìn)行必要處理,由此造成的損失,向供應(yīng)商進(jìn)行索賠;第十七條品質(zhì)糾紛處理有關(guān)采購(gòu)物料發(fā)生規(guī)格不符.品質(zhì)不良.交貨延遲.破損短少.使用不良等情況之處理流程統(tǒng)稱為品質(zhì)糾紛處理。具體規(guī)定如下:1.處臵依據(jù)以雙方事先約定之品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)作為處臵依據(jù),并于購(gòu)銷合同上詳細(xì)說明,其中涉及交貨時(shí)間.檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn).包裝方式等的,原則上以本公司之要求為依據(jù)。2.采購(gòu)物料退貨與索賠(1)擬退回之采購(gòu)物料應(yīng)由倉(cāng)管員清點(diǎn)整理后,通知采購(gòu)部。(2)采購(gòu)部經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商到指定地點(diǎn)領(lǐng)取退貨品。(3)現(xiàn)貨供應(yīng)之退貨,要求供應(yīng)商更換合格之物料。(4)訂制品之退貨,原則上要求供應(yīng)商重做或修改至合格為止。(5)確屬無法修復(fù)或供應(yīng)商技術(shù)能力不足時(shí),可取消訂單,另覓供應(yīng)商。(6)退貨情形依訂購(gòu)合約條款辦理扣款或索賠。(7)雙方事前沒有明確訂購(gòu)合約時(shí),以實(shí)際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。3.其它索賠規(guī)定(1)供應(yīng)商原因造成之交貨延遲,以實(shí)際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。(2)破損短少情形,由供應(yīng)商補(bǔ)足合格物料,若由此造成本公司之損失,依實(shí)際發(fā)生狀況索賠。(3)因供應(yīng)商原因?qū)е挛锪显谑褂没蜾N售中發(fā)現(xiàn)不良,造成本公司之損失,依實(shí)際發(fā)生狀況索賠。(4)其他原因?qū)е卤竟局畵p失,依實(shí)際損失向供應(yīng)商索賠。第四章采購(gòu)交期管理第十八條采購(gòu)交期管理是采購(gòu)的重點(diǎn)之一,確保交期的目的,是必要的時(shí)間,提供生產(chǎn)所必需的物料,以保障生產(chǎn)并達(dá)成合理生產(chǎn)成本之目標(biāo)。第十九條依供應(yīng)商評(píng)鑒辦法進(jìn)行考核,將交期的考核列為重要項(xiàng)目之一,以督促供應(yīng)商提高交期達(dá)成率。第二十條對(duì)托收到而貨未到,或貨到發(fā)票未到,應(yīng)及時(shí)通知經(jīng)辦人,盡快查實(shí)情況。第五章付款方式第二十一條付款方式1.由采購(gòu)部根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單.采購(gòu)詢價(jià).議價(jià)單.采購(gòu)合同.進(jìn)料驗(yàn)收單.入庫單,向財(cái)務(wù)部請(qǐng)款。2.財(cái)務(wù)部依合同規(guī)定之給付方式,與廠商結(jié)款,特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第六章采購(gòu)人員工作職責(zé)第二十二條對(duì)短缺物資,采購(gòu)員要征求使用單位意見,在使用單位同意后方能采購(gòu)使用方愿意接受的代用品,否則,出現(xiàn)后果由采購(gòu)員負(fù)直接責(zé)任。第二十三條采購(gòu)人員必須按采購(gòu)作業(yè)規(guī)范運(yùn)作,對(duì)不按計(jì)劃要求及質(zhì)量要求采購(gòu),造成的超儲(chǔ)積壓,損失均由采購(gòu)人員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。第二十四條對(duì)采購(gòu)員未能及時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)時(shí),應(yīng)及早報(bào)告部門主管說明原因,提出相應(yīng)意見方案,采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與請(qǐng)購(gòu)部門溝通,擬定補(bǔ)救辦法和處理對(duì)策,特別重大事項(xiàng),應(yīng)匯報(bào)總經(jīng)理。第二十五條物資采購(gòu)人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想,盡職盡責(zé),堅(jiān)持原則,秉公辦事,切實(shí)維護(hù)公司的利益,保障公司采購(gòu)成本的最低化.采購(gòu)質(zhì)量的最優(yōu)化.采購(gòu)效率的最快化。第二十六條采購(gòu)人員必須遵守公司規(guī)章制度,按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu),任何人不得私自訂購(gòu)和盲目進(jìn)貨。第二十七條采購(gòu)人員必須做到廉潔自律,秉公辦事,不謀私利。任何人不得在物資采購(gòu)過程中私下收受回扣或酬金。對(duì)實(shí)際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。第二十八條采購(gòu)人員必須樹立服務(wù)意識(shí),急生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所急,想生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所想,任何人不得無故積壓或拖延采購(gòu)及相關(guān)工作。第二十九條為掌握瞬息萬變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)商品信息,如價(jià)格行情等,采購(gòu)人員必須經(jīng)常自覺學(xué)習(xí)業(yè)
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