博華水泥制品公司行政管理制度.doc

博華水泥制品公司行政管理制度 行政管理制度為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，制定本制度。 一一檔案管理公司檔案工作，實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。 行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，設(shè)專門檔案室，配備兼職人員分管公司主體檔案工作。 各部門形成的文件材料原則上由各部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔。 1.歸檔范圍公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的材料；經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能源消耗、安全生產(chǎn)、儀器設(shè)備方面的材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修、科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)、黨工組織方面的文件材料。 以上文件材包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。 2.檔案管理專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。 3.檔案的借閱3.1借閱非密級(jí)檔案通過(guò)檔案管理人員辦理借閱手續(xù)；3.2借閱檔案必須愛(ài)護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密。 4.檔案的銷毀4.1按規(guī)定需要銷毀時(shí)，密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)主管副總批準(zhǔn)后方可銷毀。 4.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。 檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單。 二二印章管理為加強(qiáng)對(duì)公司印章的使用及管理，特作如下規(guī)定。 1.公司印章由行政部機(jī)要室負(fù)責(zé)保管。 2.公司印章的使用一律由行政部部長(zhǎng)許可方可蓋章，如違反此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。 3.公司所有需要蓋印章的介紹信、說(shuō)明及對(duì)外開(kāi)出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記，以備查詢，存檔。 4.公司一般不允許開(kāi)具空白介紹信、證明。 如因工作需要或其它特殊情況確需開(kāi)具時(shí)，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開(kāi)出，持空白介紹信外出工作回來(lái)必須向公司匯報(bào)其介紹信的用途，未使用的必須交回。 5.因工作需要公司印章需帶出公司辦理工作事項(xiàng)，必須向行政部部長(zhǎng)說(shuō)明事由，用后及時(shí)歸還機(jī)要室。 6.蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人和承辦人負(fù)責(zé)。 三三公文管理1.行政部是公司公文的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司及所屬部門的行文工作，并配備專職人員負(fù)責(zé)管理。 2.公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。 公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、編號(hào)、傳遞、用印和銷毀，由專兼職人員立卷和存檔。 3.公文行文必須做到格式規(guī)范，字跡清楚，整潔美觀，份數(shù)準(zhǔn)確。 4.公文必須由發(fā)文部門主管副總簽發(fā)，重要文件由總經(jīng)理簽發(fā)。 經(jīng)簽發(fā)的文稿，不得擅自改動(dòng)。 如確須改動(dòng)，應(yīng)報(bào)經(jīng)簽發(fā)人批準(zhǔn)。 5.凡發(fā)出的文件，必須打印一份加原稿交機(jī)要室存檔。 6.辦文程序凡各部門上報(bào)、下發(fā)的文件，均應(yīng)按如下程序辦理擬稿部門負(fù)責(zé)人核稿領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)機(jī)要室編號(hào)、登記打印清樣擬稿人核對(duì)改正排版清樣擬稿人再核對(duì)印制公司或部門用印歸檔，并向各部門分發(fā)。 7.公文歸檔和銷毀，按公司檔案管理辦法處理。 8.文件編號(hào)規(guī)定8.1涉及公司全局的政策性文件、外送文件、部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的任免、組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整等應(yīng)以“博華字年號(hào)文號(hào)”形式下發(fā)。 8.2涉及員工的獎(jiǎng)懲、晉級(jí)以及中層以下人事任免、調(diào)動(dòng)的文件等均以“博華行字年號(hào)文號(hào)”形式下發(fā)。 8.3涉及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)考核等屬技術(shù)性的文件均以“博華技字年號(hào)文號(hào)”形式下發(fā)。 8.4涉及生產(chǎn)組織的文件均以“博華產(chǎn)字年號(hào)文號(hào)”形式下發(fā)。 8.5沒(méi)有明確歸類的文件均以“博華行字年號(hào)文號(hào)”形式下發(fā)。 9.公文的格式如下圖汝州鄭鐵博華水泥制品有限公司博華字年號(hào)文號(hào)正文汝州鄭鐵博華水泥制品有限公司年月日主題詞擬稿打印校對(duì)總份數(shù)（）主送抄報(bào)抄送10.公文一律采用楷體。 11.公文字型公文名稱小2號(hào)字；正文4號(hào)字；主題詞黑體、3號(hào)字；文中強(qiáng)調(diào)的部分可選用黑體字或其他特別表示。 12.公文一律用A4紙，正反兩面使用。 四報(bào)刊郵件收發(fā)管理公私報(bào)刊、外來(lái)郵件由行政部機(jī)要室負(fù)責(zé)收發(fā)。 1.外來(lái)郵件管理1.1外來(lái)郵件一律經(jīng)機(jī)要室簽收分發(fā)。 1.2凡掛號(hào)信、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由機(jī)要室通知收件人到機(jī)要室當(dāng)面簽收。 1.3不論公私郵件機(jī)要室應(yīng)隨到隨清，及時(shí)分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映查明原因。 2.報(bào)刊訂購(gòu)與收發(fā)2.1行政部機(jī)要室負(fù)責(zé)辦理有關(guān)訂購(gòu)手續(xù)。 2.2報(bào)刊管理人員每日對(duì)郵局送來(lái)的報(bào)刊應(yīng)對(duì)郵局分送清單分類清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)登記并要求補(bǔ)缺退余。 2.3負(fù)責(zé)將報(bào)刊進(jìn)行分類、登記，并及時(shí)分送到有關(guān)部門。 五五圖書(shū)資料管理1.公司的圖書(shū)資料由行政部設(shè)立專門的圖書(shū)資料柜負(fù)責(zé)管理。 2.各部室需要購(gòu)買資料時(shí)，首先填寫資料購(gòu)買申請(qǐng)，經(jīng)主管審批，并上交行政部圖書(shū)資料室保管。 3.機(jī)要室在購(gòu)進(jìn)資料上貼上標(biāo)簽，進(jìn)行編號(hào)。 4.所有圖書(shū)資料都必須按要求進(jìn)行登記，注明購(gòu)入時(shí)間、著作名稱、作者姓名、出版社名稱、出版時(shí)間以及必要項(xiàng)目。 5.所有圖書(shū)都必須在封面上加蓋公司印章。 機(jī)要室每年對(duì)書(shū)架上的全部圖書(shū)進(jìn)行一次清點(diǎn)與核對(duì)。 6.圖書(shū)資料借閱需辦理借閱手續(xù)，借閱完畢要及時(shí)歸還，丟失損壞者按價(jià)賠償。 機(jī)要室要做好借還登記工作。 六六保密管理1.全體員工都有保守公司秘密的義務(wù)。 在對(duì)外交往和合作中，須特別注意不泄露公司秘密，更不準(zhǔn)出賣公司秘密。 2.公司秘密是關(guān)系公司發(fā)展和利益，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的員工知悉的事項(xiàng)。 公司秘密包括下列秘密事項(xiàng)2.1公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展決策中的秘密事項(xiàng)；2.2人事決策中的秘密事項(xiàng)；2.3專有技術(shù)；2.4招標(biāo)項(xiàng)目的標(biāo)底、合作條件、貿(mào)易條件；2.5重要的合同、客戶和合作渠道；2.6公司非向公眾公開(kāi)的財(cái)務(wù)情況、銀行帳戶帳號(hào)；2.7董事會(huì)或總經(jīng)理確定應(yīng)當(dāng)保守的公司其他秘密事項(xiàng)。 3.屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)標(biāo)明“秘密”字樣，由專人負(fù)責(zé)印制、收發(fā)、傳遞、保管，非經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)復(fù)印、摘抄秘密文件、資料。 4.公司秘密應(yīng)根據(jù)需要，限于一定范圍的員工接觸。 接觸公司秘密的員工，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向他人泄露。 非接觸公司秘密的員工，不準(zhǔn)打聽(tīng)公司秘密。 5.記載有公司秘密事項(xiàng)的工作筆記，持有人必須妥善保管。 如有遺失，必須立即報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。 6.對(duì)保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)。 7.違反本規(guī)定故意或過(guò)失泄露公司秘密的，視情節(jié)及危害后果予以行政處分或經(jīng)濟(jì)處罰，直至予以除名。 七七辦公用品管理1.用品需購(gòu)置的，由部門負(fù)責(zé)人填寫使用審批表，報(bào)副總經(jīng)理審批后由行政部購(gòu)置。 2.購(gòu)置后，辦理出入庫(kù)手續(xù)。 3.部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報(bào)副總經(jīng)理審批后，由行政部統(tǒng)一印制。 4.要勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，努力降低消耗和辦公費(fèi)用。 八自律管理1.全體員工要按公司有關(guān)規(guī)章制度辦事，嚴(yán)禁不按規(guī)定程序操作或越權(quán)審批；2.公開(kāi)辦事制度，公開(kāi)辦事程序、辦事結(jié)果，自覺(jué)接受監(jiān)督；3.建設(shè)項(xiàng)目和大宗設(shè)備、物資采購(gòu)一律實(shí)行公開(kāi)招標(biāo)或議標(biāo)，擇優(yōu)選擇施工單位和供貨方；4.恪守艱苦奮斗、勤儉節(jié)約精神，反對(duì)講排場(chǎng)、擺闊氣，搞鋪張浪費(fèi)；對(duì)外接待要嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；5.嚴(yán)禁用職權(quán)“索、拿、卡、