辦公室工作流程圖.doc

收 稿校 對送 審主要會議：黨委會、行政會議、例會等政會、例會其它會議：座談會、專題會、工作會等。規(guī)劃布局欄目編排移 交辦 結承 辦留 存整 理上 報打 印分 發(fā)秘書類工作辦公室工作流程圖貫徹落實會議紀要會議記錄會后工作準備材料會前準備布置會場會議通知會務工作接待工作通知督辦辦事通知辦結回復擬辦通知整理、報告歸 檔草擬上報辦結回復通知督辦督查督辦執(zhí) 行主要公務活動匯報情況安排處置熱情送別來 人熱情接待問明來意擬定方案送 審報告系領導情況處置交辦、承辦來 電辦結報告電話記錄網站設計分類編輯信息工作(綜合統計)信息采集網站宣傳報送批復內部信息處理網站發(fā)布安全保管規(guī)范管理建立索引排列上架分類編號接收檔案檔案工作文秘工作行政事務工作擬 稿發(fā) 文收 文登記編 號簽收登 記擬 辦辦 公 室 職 責1 行政管理1.1 行政事務工作計劃1.1.1 行政事務年度/月度工作計劃草案1.1.2 行政事務年度/月度工作計劃審查1.1.3 行政事務年度/月度工作計劃核準1.1.4 行政事務工作計劃公告1.1.5 行政事務工作計劃實施監(jiān)督1.2 日常行政會議與接待1.2.1 總經理辦公例會1.2.1.1 會議通知（會議時間變動時）工序說明：總經理辦例會定在每周一上午召開，若有點時間變動需通知到各位領導。(責任人:Q)1.2.1.2 會議紀要工序說明：將會議的主要內容記錄、整理，并匯總成文檔，發(fā)放至各與會人員。(責任人:Q)1.2.1.3 會議紀要正確性審查、核準(責任人:Q)1.2.1.4 會議紀要發(fā)放(責任人:Q)1.2.2 月度生產例會1.2.2.1 會議通知工序說明：通知會議時間到各與會人員。(責任人:Q)1.2.2.2 會議紀要工序說明：將會議的主要內容記錄、整理，并匯總成文檔，發(fā)放至各與會人員。(責任人:Q)1.2.2.3 會議紀要正確性審查、核準(責任人:Q)1.2.2.4 會議紀要發(fā)放(責任人:Q)1.2.3 其他公司級專題會議1.2.3.1 會議通知工序說明：針對某個項目各部門工作聯絡的專題會議通知時間到各與會人員。(責任人:Q)1.2.3.2 會議紀要工序說明：將會議的主要內容記錄、整理，并匯總成文檔，發(fā)放至各與會人員。(責任人:Q)1.2.3.3 會議紀要審查、核準1.2.3.4 會議紀要發(fā)放(責任人:Q)1.2.3.5 會議紀要重要事項實施跟蹤1.2.4 公司其他重要活動1.2.4.1 活動立項工序說明：公司舉辦的各類活動，分為由公司立項后組織及辦公室負責策劃兩類。1.2.4.1.1 接受任務1.2.4.1.2 策劃活動1.2.4.2 活動方案建立1.2.4.2.1 草案建立工序說明：根據已定的活動類型，收集相關的案例、資料，進行活動草案策劃，策劃內容包括活動內容、宣傳方案、場地要求、活動獎品等。(責任人:Q)1.2.4.2.2 草案審查1.2.4.2.3 草案核準1.2.4.3 活動宣傳工序說明：根據活動需要，向公司內部員工或社會發(fā)布活動的主題、基本內容、時間等。(責任人:)1.2.4.4 費用預算工序說明：根據已確定的活動方案進行費用預算，內容包括場地布置（租場）費用、宣傳費用、活動需要采購的物資費用等。(責任人:)1.2.4.5 建立活動籌備小組工序說明：根據活動需要，組織相關人員成立活動籌備小組。(責任人:)1.2.4.6 活動準備工作展開1.2.4.6.1 活動工作人員任務安排工序說明：對已成立的。(責任人:)1.2.4.6.2 場地聯系/安排工序說明：依活動需要，確定需要在外租場或公司內部舉辦，若是在外租場的，需聯系合適的場地，洽談價格等。(責任人:)1.2.4.6.3 場地布置工序說明：根據活動需要，進行場地布置。(責任人:)1.2.4.6.4 活動所需物資采購工序說明：根據已確定的活動方案，采購活動需要的物資，如布場物品、活動道具、與會人員招待用品等。(責任人:Q)1.2.4.7 活動組織工序說明：按已確定的活動方案進行活動。(責任人:)1.2.4.8 建立相關的活動記錄并存檔工序說明：活動中涉及的資料、記錄，包括影像資料等整理歸檔，做為企業(yè)文化資料。(責任人:)1.3 文件管理1.3.1 外部文件1.3.1.1 外部文件簽收、登記 工序說明：政府部門、上級主管部門來文、通知等收集、存檔，并進行登記，建立目錄。(責任人:Q)1.3.1.2 外部文件復印后送相關人員收閱簽字（相關人員）工序說明：外部文件收到后，復印后根據文件內容關交相關人員，并簽字確認。(責任人:)1.3.1.3 根據內容進行催辦工序說明：對文件要求的事項進行催辦，以保證在規(guī)定時間內完成。（責任人：Q）1.3.1.4 文件整理、編號、歸檔、保管工序說明：月度、年度對文件進行盤點，建立目錄，并進行編號，統一歸檔保管。（責任人:Q、Q）1.3.2 內部文件1.3.2.1 擬寫文件工序說明：根據公司的決定，擬定文件。(責任人:Q/Q)1.3.2.2 文件草案審核工序說明：文件草案擬定人草案擬定后，填寫公司文件發(fā)放審批單，根據文件需要呈領導審核或召集各部門進行會簽，審核文字正確性和文件可行性。責任人:Q1.3.2.3 文件批準 (責任人:Q)1.3.2.4 文件打印工序說明：文件用紅頭文件紙打印。(責任人: Q)1.3.2.5 文件發(fā)放、簽收/登記工序說明：填制文件發(fā)放表，并由各部門在文件收到時進行簽收。(責任人:Q)1.3.2.6 文件整理、編號、歸檔、保管工序說明：月度、年度對文件進行盤點，建立目錄，并進行編號，統一歸檔保管。（責任人:Q、Q）1.4 上級領導和業(yè)務重要來訪者接待及籌備1.4.1 籌備工作工序說明：當接到通知，有上級領導或業(yè)務重要來訪者到公司來時，應及時進行籌備接待工作，如寫歡迎詞、采購招待用品、確定布置招待場所等。(責任人:Q)1.4.2 通知相關工作人員及接待人員工序說明：根據來訪者的目的、級別等安排相關工作人員和接待人員，并通知到責任人。(責任人:Q)1.4.3 來訪人員接待活動的組織1.4.4 來訪人員接待活動記錄工序說明：對來訪人員的行程、來訪溝通內容等進行記錄，包括來訪人員提出的問題、意見等。(責任人:Q)1.4.5 資料整理、歸檔工序說明：對活動記錄進行整理，并將相關事宜落實到人。(責任人:Q)1.5 參加政府召開的有關會議1.5.1.1 接收通知,并轉告相關人員(責任人:Q)1.5.1.2 參加會議并記錄1.5.1.3 會議精神傳達/貫徹1.6 公司行政管理規(guī)章1.6.1 員工手冊1.6.1.1 員工手冊的信息收集、匯總(責任人:Q)1.6.1.2 員工手冊草案的擬定(責任人:Q)1.6.1.3 員工手冊草案的審查(責任人:Q)1.6.1.4 員工手冊草案的會簽（責任人：Q）1.6.1.5 員工手冊草案的核準(責任人:Q)1.6.1.6 員工手冊草案的公告(責任人:Q)1.6.1.7 員工手冊草案的修訂(責任人:Q)1.6.1.8 員工手冊的實施、監(jiān)督（責任人：各部門）1.6.2 企業(yè)規(guī)章制度1.6.2.1 企業(yè)規(guī)章制度的信息收集、匯總(責任人:Q)1.6.2.2 企業(yè)規(guī)章制度草案的擬定(責任人:Q)1.6.2.3 企業(yè)規(guī)章制度草案的審查(責任人:Q)1.6.2.4 企業(yè)規(guī)章制度草案的會簽（責任人：Q）1.6.2.5 企業(yè)規(guī)章制度草案的核準(責任人:Q)1.6.2.6 企業(yè)規(guī)章制度草案的公告(責任人:辦公室)1.6.2.7 企業(yè)規(guī)章制度草案的修訂(責任人:Q)1.6.2.8 企業(yè)規(guī)章制度的實施、監(jiān)督(責任人:各部門)1.6.3 辦公室管理規(guī)定1.6.3.1 辦公室管理規(guī)定的信息收集、匯總(責任人:Q)1.6.3.2 辦公室管理規(guī)定草案的擬定(責任人:Q)1.6.3.3 辦公室管理規(guī)定草案的審查(責任人:Q)1.6.3.4 辦公室管理規(guī)定草案的核準(責任人:Q)1.6.3.5 辦公室管理規(guī)定的實施、監(jiān)督(責任人:Q)1.6.4 檔案管理辦法1.6.4.1 檔案管理辦法的信息收集、匯總(責任人:Q)1.6.4.2 檔案管理辦法草案的擬定(責任人:Q)1.6.4.3 檔案管理辦法草案的審查(責任人:Q)1.6.4.4 檔案管理辦法草案的會簽1.6.4.5 檔案管理辦法草案的核準(責任人:Q)1.6.4.6 檔案管理辦法草案的公告1.6.4.7 檔案管理辦法的實施、監(jiān)督1.6.5 其它管理制度2 企業(yè)文化建設2.1 企業(yè)文化建設年度計劃2.1.1 收集相關企業(yè)年度文化建設相關資料2.1.2 企業(yè)文化建設年度計劃草案2.1.3 企業(yè)文化建設年度計劃審查2.1.4 企業(yè)文化建設年度計劃核準2.1.5 企業(yè)文化建設年度計劃實施監(jiān)督2.1.5.1 企業(yè)文化建設組織實施2.1.5.2 咨詢公司/內部組織2.1.5.3 考察、參與洽談起草合約2.1.5.4 參與實施2.1.5.5 組織開展相關文化建設活動2.1.5.6 企業(yè)文化建設的階段性總結及匯報2.2 組織企業(yè)對外形象宣傳與聯絡2.2.1 組織企業(yè)對外形象策劃、宣傳與聯絡2.2.1.1 企業(yè)形象推廣、廣告宣傳、品牌提升計劃2.2.1.1.1 企業(yè)形象推廣、廣告宣傳、品牌提升信息收集2.2.1.1.2 企業(yè)形象推廣、廣告宣傳、品牌提升與預算草案擬定2.2.1.1.3 企業(yè)形象推廣、廣告宣傳、品牌提升與預算草案審查2.2.1.1.4 企業(yè)形象推廣、廣告宣傳、品牌提升與預算草案核準2.2.1.2 企業(yè)形象推廣、廣告宣傳、品牌提升活動開展2.2.1.3 企業(yè)形象推廣、廣告宣傳、品牌提升活動的評估2.2.1.4 企業(yè)發(fā)展需要與有關政府部門及其它部門的聯絡2.3 企業(yè)網站管理2.3.1 服務器維護2.3.1.1 供應商聯系工序說明：了解市場行情，尋找服務穩(wěn)定、實力較強的供應商提供企業(yè)網站的服務器，保證企業(yè)網站不會因服務器不穩(wěn)定而造成不能正常運行。(責任人:Q)2.3.1.2 故障處理工序說明：對遇到的突發(fā)性服務器故障，如網站不能正常登錄等狀況，與供應商聯系及時處理故障。(責任人:Q)2.3.1.3 續(xù)費工序說明：服務器空間年度租費續(xù)費聯系，并辦理續(xù)費申請及匯款通知等。(責任人:Q)2.3.2 網站信息即時更新（外貿部門）2.3.3 故障處理（外貿部門）2.3.4 阿里巴巴銷售平臺續(xù)費工序說明：年度租費續(xù)費聯系，并辦理續(xù)費申請及匯款通知等。(責任人:Q)2.3.5 阿里巴巴銷售平臺信用注冊工序說明：提供信用注冊所需的相關資料，報注冊公司。(責任人:Q)2.4 內部宣傳工作2.4.1 企業(yè)簡報2.4.1.1 簡報內容題材要點提示發(fā)放(責任人:Q)2.4.1.2 簡報材料收集(責任人:Q)2.4.1.3 簡報稿修改(責任人:Q)2.4.1.4 簡報排版(責任人:Q)2.4.1.5 簡報草稿打?。ㄘ熑稳耍篞）2.4.1.6 簡報草案復審、批準(責任人:Q)2.4.1.7 簡報印制/發(fā)放(責任人:Q)2.4.1.8 簡報入檔(責任人:Q)2.4.2 宣傳窗內容更新、維護(責任人:Q)2.4.2.1根據當月要點材料準備(責任人:Q)2.4.2.2材料制作/審閱(責任人:Q、Q) 2.4.2.3更新/維護、清潔(責任人:Q) 2.4.3歡迎詞 2.4.3.1根據節(jié)、會議、來客內容選定(責任人:Q) 2.4.3.2內容制作/審核(責任人:Q、Q) 2.4.3.3實地布置(責任人:Q) 2.4.3.4及時清理處理(責任人:Q)2.5 各類協會管理2.5.1 協會目錄工序說明：各類行業(yè)協會建立名冊。(責任人:Q)2.5.2 會費管理2.5.2.1 接收續(xù)費通知(責任人:Q)2.5.2.2 辦理續(xù)費申請工序說明：年度租費續(xù)費聯系，并向公司領導辦理續(xù)費申請。(責任人:Q)2.5.2.3 續(xù)費核準2.5.2.4 發(fā)票跟催(責任人:Q)2.5.2.5 記入會費臺帳工序說明：根據參加的協會目錄，登錄會費繳納情況。(責任人:Q)2.5.3 協會會議管理工序說明：收到協會舉辦的各類會議通知時，請示領導，并聯系相關責任人參加會議。(責任人:)2.5.4 報表管理2.5.4.1 報表信息收集工序說明：收到協會要求填報的報表通知時，根據報表內容收集相關數據。(責任人:Q)2.5.4.2 編制報表(責任人:Q)2.5.4.3 報表審查核準(責任人:Q)2.5.4.4 上交(責任人:Q)2.6 企業(yè)無形資產管理2.6.1 專利申請及維護2.6.1.1 專利申請資料收集（提供單位： ）2.6.1.2 專利申請2.6.1.3 專利(項目)申報2.6.1.4 專利證件及其資料檔案管理2.6.2 企業(yè)商標申請及管理2.6.2.1 企業(yè)商標注冊相關資料收集/申請2.6.2.1.1 申報2.6.2.1.2 資料整理存檔2.6.2.1.3 商標使用管理3 企業(yè)資質3.1 企業(yè)資質申報3.1.1 資質項目資料收集整理工序說明：企業(yè)正常運作需要申報的各類資質申報，收集資質申報條件及相關的國家法律法律，進行整理匯總。(責任人:Q)3.1.2 按項目要求整理申報材料工序說明：根據整理匯總的申報條件相關法律法規(guī)整理申報材料。(責任人:Q)3.1.3 材料審核(責任人:Q)3.1.4 申報工序說明：材料申報到資質頒發(fā)部門。(責任人:Q)3.1.5 接受上級部門對投資項目驗收的接待和組織工序說明：按要求接受上級主管部門的評審，提供相關的材料等。(責任人:Q)3.1.6 材料匯總存檔工序說明：對在資質申報、現場評審中產生的材料進行匯總、存檔，以備作為下一次申報或復審時的參考資料。(責任人:Q)3.2 企業(yè)科技項目申報3.2.1 項目相關資料收集(責任人:Q)3.2.2 按項目要求整理申報材料(責任人:Q)3.2.3 材料審核3.2.4 申報(責任人:Q)3.2.5 其它項目材料上報后續(xù)事項(接受驗收、組織項目鑒定等) (責任人:Q)3.2.6 接受上級部門對投資項目驗收的接待和組織3.2.7 材料匯總存檔(責任人:Q)3.3 企業(yè)發(fā)展所需的其它項目申報3.3.1 其它項目文本起草(責任人:Q)3.3.2 其它項目材料上報與對外聯絡(責任人:Q)3.3.3 其它項目材料上報后續(xù)事項(接受驗收、組織項目鑒定等)4 總務4.1 辦公用品管理4.1.1 公司辦公用品的使用、維護辦法4.1.2 紙值易耗品辦公用品計劃(責任人:Q)4.1.3 耐用辦公用品計劃4.1.4 辦公用品計劃、審批、核定4.1.5 辦公用品根據需求采購(責任人:Q)4.1.6 采購電話聯系送貨4.1.7 上門采購4.1.8 辦公用品的登記、入庫4.1.9 辦公用品發(fā)放、簽收4.1.10 0辦公用品保管4.1.11 月未匯總做月報表/上報/結算說明：1、目前辦公室采購的要本屬低值易耗，如：低、墨盒、筆為主，耐用辦公品不屬本辦采購。2、一般單件在10元以上文具用品，去向都有可在送貨單上反映追溯。4.1.12 辦公用品采購4.1.12.1 辦公用品部門需求申請4.1.12.2 辦公用品需求匯總(責任人:Q)4.1.12.3 辦公用品的統一申購(責任人:Q)4.1.12.4 辦公用品的集中購買(責任人:Q)4.1.13 辦公用品統一保管(責任人:Q)4.1.14 辦公用品的領用(責任人:Q)4.1.15 辦公用品的臺帳記錄(責任人:Q)4.1.16 每月底匯總、結賬、月報表(責任人:Q)4.2 信函收發(fā)4.2.1 信件、掛號、郵包、郵局送保安處4.2.2 保安做好驗收記4.2.3 保安把信件、掛號、郵包送辦公室4.2.4 辦公室簽收登記4.2.5 辦公室發(fā)到相關部門簽收登記4.2.6 登記薄整理、保管備查注：供應科的大郵包由供應科直接到保安處領取簽收。4.3 客戶接待4.3.1 預約客戶工序說明：接待部門應提前通知接待員客戶姓名、單位及接待地點等，待客戶來訪后，通知接待部門，并將客戶帶至接待地點。(責任人:Q)4.3.2 非預約客戶工序說明：對未預約來訪的客戶，對客戶進行登記，通知接待部門，征得接待部門的同意后，將客戶帶至接待地點。(責任人:Q)4.4 檔案管理4.4.1 技術文件資料（責任人：Q）4.4.1.1 常規(guī)產品圖紙4.4.1.1.1 出圖工序說明：設計人員填寫出圖單，經主管領導簽字確認后打印一套圖紙。圖紙輸出后由設計人員、主要技術負責人在圖紙上簽字。(責任人:Q)4.4.1.1.2 存檔工序說明：設計人員填寫圖紙歸檔單，將圖紙交資料室存檔，資料員簽收后，對圖紙進行整理、裝訂、存檔，記錄資料臺帳中，并做好圖紙歸檔的電子檔記錄。（責任人：Q）4.4.1.1.3 借閱工序說明：申請借閱人填寫借閱單，經相關領導批準后，交資料員，待圖紙歸還后，由資料員檢查圖紙是否完好無損，簽字確認后返還一聯。（責任人：Q）4.4.1.1.4 發(fā)放工序說明：設計部門圖紙歸檔后，通知生產部門可以領用圖紙，資料室復印圖紙一套，交設計部門加蓋圖紙專用章及受控章，并打印圖紙發(fā)放清單，由領用人申請，技術科長批準后，由資料員負責發(fā)放。（責任人：Q）4.4.1.1.5 定期查檔工序說明：對產品圖紙進行定期盤存，檔案目錄定期更新。（責任人：Q）4.4.1.1.6 技術資料作廢/銷毀/保留管理工序說明：當圖紙遇到修改等需作調整，并銷毀一部分文件時，相關人員填寫技術資料作廢/銷毀/保留申請單，經領導/技術科長審批后，對作廢的文件留存一份存檔，并加蓋作廢保留章，其余的文件銷毀處理，并作記錄。 (責任人:Q)4.4.1.2 新產品圖紙4.4.1.2.1 出圖工序說明：設計人員填寫出圖單，經主管領導簽字確認后打印一套圖紙。圖紙輸出后由設計人員、主要技術負責人在圖紙上簽字。(責任人:Q)4.4.1.2.2 存檔工序說明：設計人員填寫圖紙歸檔單，將圖紙交資料室存檔，資料員簽收后，對圖紙進行整理、裝訂、存檔，記錄資料臺帳中，并做好圖紙歸檔的電子檔記錄。（責任人：Q）4.4.1.2.3 借閱工序說明：申請借閱人填寫借閱單，經相關領導批準后，交資料員，待圖紙歸還后，由資料員檢查圖紙是否完好無損，簽字確認后返還一聯。（責任人：Q）4.4.1.2.4 試制發(fā)放工序說明：設計部門圖紙歸檔后，通知生產部門可以領用圖紙，資料室復印圖紙一套，交設計部門加蓋試制專用章，并打印圖紙發(fā)放清單，由領用人申請，技術科長批準后，由資料員負責發(fā)放。產品試制完成后，領用人需將該產品圖紙歸還資料室。（責任人：Q）4.4.1.2.5 圖紙更新工序說明：設計人員對新產品圖紙進行更新后，資料室打印。程序按：4.3.1.1。（責任人：Q）4.4.1.2.6 收回的試制圖紙作廢/銷毀/保留管理工序說明：相關人員填寫技術資料作廢/銷毀/保留申請單，經領導/技術科長審批后，對作廢的文件留存一份存檔，并加蓋作廢保留章，其余的文件銷毀處理，并作記錄。 (責任人:Q)4.4.1.3 工裝模具圖紙（責任人：Q）4.4.1.3.1 出圖工序說明：設計人員填寫出圖單，經主管領導簽字確認后打印一套圖紙。圖紙輸出后由設計人員、主要技術負責人在圖紙上簽字。(責任人:Q)4.4.1.3.2 存檔工序說明：設計人員填寫圖紙歸檔單，將圖紙交資料室存檔，資料員簽收后，對圖紙進行整理、裝訂、存檔，記入資料臺帳中，并做好圖紙歸檔的電子檔記錄。（責任人：Q）4.4.1.3.3 借閱工序說明：申請借閱人填寫借閱單，經相關領導批準后，交資料員，待圖紙歸還后，由資料員檢查圖紙是否完好無損，簽字確認后返還一聯。（責任人：Q）4.4.1.3.4 發(fā)放工序說明：設計部門圖紙歸檔后，通知生產部門可以領用圖紙，資料室復印圖紙一套，交設計部門加蓋圖紙專用章及受控章，并打印圖紙發(fā)放清單，由領用人申請，技術科長批準后，由資料員負責發(fā)放。（責任人：Q）4.4.1.3.5 定期查檔工序說明：對產品圖紙進行定期盤存，檔案目錄定期更新。（責任人：Q）4.4.1.3.6 技術資料作廢/銷毀/保留管理工序說明：相關人員填寫技術資料作廢/銷毀/保留申請單，經領導/技術科長審批后，對作廢的文件留存一份存檔，并加蓋作廢保留章，其余的文件銷毀處理，并作記錄。 (責任人:Q)4.4.1.4 計算書4.4.1.4.1 存檔工序說明：設計室人員計算書上傳到服務器，資料員打印后由設計人員填寫歸檔單，資料員簽收，并對設計計算書進行裝訂存檔，記錄資料臺帳中。(責任人:Q)4.4.1.4.2 借閱工序說明：申請借閱人填寫借閱單，經相關領導批準后，交資料員，待歸還后，由資料員檢查是否完好無損，簽字確認后返還一聯。（責任人：Q）4.4.1.4.3 領用工序說明：領用申請人填寫資料領用申請，經技術負責人批準后可領用。（責任人：Q）4.4.1.5 外部參考/新產品說明書4.4.1.5.1 存檔工序說明：歸檔人填寫歸檔單，資料員簽收，并對外來的產品新說明進行裝訂存檔，記錄資料臺帳中。(責任人:Q)4.4.1.5.2 借閱工序說明：申請借閱人填寫借閱單，經相關領導批準后，交資料員，待歸還后，由資料員檢查是否完好無損，簽字確認后返還一聯。（責任人：Q）4.4.1.5.3 領用工序說明：領用申請人填寫資料領用申請，經技術負責人批準后可領用。（責任人：Q）4.4.1.6 工藝文件4.4.1.6.1 打印工序說明：設計人員將工藝文件傳輸到服務器后，資料員打印，打印完后由設計人員、技術科長在工藝卡片上簽字。(責任人:Q)4.4.1.6.2 存檔工序說明：填寫文件歸檔單，將工藝卡片交資料室存檔，資料員簽收后，對工藝卡片進行整理、裝訂、存檔，記錄資料臺帳中，并做好歸檔的電子檔記錄。（責任人：Q）4.4.1.6.3 借閱工序說明：申請借閱人填寫借閱單，經相關領導批準后，交資料員，待工藝卡片歸還后，由資料員檢查是否完好無損，簽字確認后返還一聯。（責任人：Q）4.4.1.6.4 發(fā)放工序說明：設計部門歸檔后，通知生產部門可以領用，資料室復印一套，交設計部門加蓋技術文件專用章及受控章，并打印發(fā)放清單，由領用人申請，技術科長批準后，由資料員負責發(fā)放。（責任人：Q）4.4.1.6.5 定期查檔工序說明：對產品圖紙進行定期盤存，檔案目錄定期更新。（責任人：Q）4.4.1.6.6 作廢/銷毀/保留管理工序說明：相關人員填寫技術資料作廢/銷毀/保留申請單，經領導/技術科長審批后，對作廢的文件留存一份存檔，并加蓋作廢保留章，其余的文件銷毀處理，并作記錄。（責任人：Q）4.4.1.7 新產品試制文件工序說明：新產品試制文件是指除圖紙及工藝以外的文件，如產品的設計開發(fā)文件、可行性報告、技術總結報告等。技術部門編制完后交資料室歸檔，填寫歸檔單。資料室按產品進行整理、歸檔，制定目錄，并定期進行更新。（責任人：Q）4.4.2 綜合檔案資料4.4.2.1 綜合檔案分類4.4.2.1.1 公司文件4.4.2.1.2 外來文件4.4.2.1.3 科技類檔案4.4.2.1.4 企業(yè)文化建設類檔案4.4.2.1.5 人員信息類檔案4.4.2.1.5.1 職工檔案4.4.2.1.5.2 工程技術人員資質檔案(責任人:Q)4.4.2.1.5.3 特種作業(yè)人員資質檔案(責任人:Q)4.4.2.1.6 企業(yè)資質檔案4.4.2.1.7 設備檔案4.4.2.1.8 基礎建設類檔案4.4.2.1.9 政府機構綜合報表4.4.2.2 歸檔管理4.4.2.2.1 綜合檔案歸檔、整理、建檔工序說明：由歸檔人填寫歸檔單，資料員負責對檔案進行整理、建檔，建立目錄或登入臺帳，并進行分類編號。(責任人:Q)4.4.2.3 綜合檔案借閱管理(責任人:Q)工序說明：借閱人填寫借申請，經相關領導審批后借閱，歸還時由資料員進行確認并記錄。資料員要定期進行查檔、更新，保證檔案目錄保持有效。 (責任人:Q)4.5 打印管理4.5.1 打印管理工序說明：資料員收到打印任務后，對稿件進行分類、記錄，輸入后分類保存。 (責任人:Q)4.5.2 復印管理(責任人:Q)工序說明：資料員收到復印任務后，對稿件進行分類、記錄，輸入后分類保存。 (責任人:Q)4.6 綜合治理辦公室工作4.6.1 接受指令（相關領導）4.6.2 參加會議、匯報、貫徹、實施（相關人員）4.6.3 安全臺賬平時記錄、登記（責任人：Q）4.6.4 安全會議通知召開（責任人：Q）4.6.5 安全檢查、日期、范圍、內容、設定（責任人：Q）4.6.6 檢查情況匯集（責任人：魯狄忠）4.6.7 糾正預防措施追蹤（責任人：魯狄忠）4.6.8 事后監(jiān)督驗收（安全小組人員）4.6.9 檢查材料匯集、留存、保管（責任人：Q）4.6.10 上級部門檢查、接待、匯總（責任人：Q）4.6.11 檢查情況向相關人員匯報（責任人：Q）4.6.12 糾正預防措施追蹤（責任人：魯狄忠）4.6.13 資料歸檔備查（責任人：Q）4.7 作息時間調整、假期通知4.8 辦公樓飲用水處理4.8.1 日常飲水情況掌握（責任人：Q）4.8.2 通知送水聯系（責任人：Q）4.8.3 到貨后簽字確認（責任人：Q）4.8.4 分發(fā)（供應商）4.8.5 月度匯總結帳（責任人：Q）4.9 食堂磁卡充值4.9.1 每月18-20日磁卡充值（責任人：Q）4.9.2 各工段按確認單充值（各工段）4.9.3 21日確認單匯總（責任人：Q）4.9.4 匯總單審核、劃帳（責任人：Q）4.9.5 憑結算單記帳（責任人：高燕）4.9.6 憑證登記/保管/備查（責任人：Q）5 質量體系5.1 質量管理體系日常兼管工作5.1.1 質量手冊編寫/審核/批準 （責任人：Q、Q譽感）5.1.2 程序文件編寫/審核/批準（責任人：Q、Q）5.1.3 其它各類文件編寫/審核/批準（各部門負責人、Q）5.1.4 體系文件公布、宣貫（責任人：Q）5.1.5 收集部門年初質量規(guī)劃（各部門）5.1.6 根據年會和部門規(guī)劃匯總（責任人：Q）5.1.7 制條新一年部門質量目標（責任人：Q）5.1.8 目標草案審核、批準（責任人：Q）5.1.9 目標分解下發(fā)（責任人：Q）5.1.10 滿意度調查、數據分解收集（責任人：Q）5.1.11 匯總歸檔備用（責任人：Q）5.2 內審5.2.1 內審準備和計劃編制（責任人：Q、Q）5.2.2 計劃、審核、批準（責任人：Q）5.2.3 計劃實施通知（內審組長）5.2.4 內審日程安排（內審組長）5.2.5 內審任命書（責任人：Q）5.2.6 如開首次會議（內審組長）5.2.7 各部門內審/制表記錄（內審人員）5.2.8 開具不合格項（內審人員）5.2.9 內部審核報告擬寫（內審組長）5.2.10 管理評審報告（責任人：Q）5.2.11 管理評審效果分折（責任人：Q）5.2.12 召開未次會議（內審組長）5.2.13 不合格項糾正追溯（內審組長）6 文明創(chuàng)建工作6.1 年度創(chuàng)建規(guī)劃擬訂（責任人：Q）6.2 年度創(chuàng)建規(guī)劃審核、批準、實施（責任人：Q）6.3 建立相關臺帳，包括會議、文體活動、影集資料收集（責任人：Q）6.4 組織開展文體、公益事業(yè)活動（工會組織）6.5 雙結對，共創(chuàng)建活動持久展開（黨團組織）6.6 按創(chuàng)建實施考核方案開展自查（嘉興市文明單位實施細則）（責任人：Q）6.7 對自查問題，糾正預防措施（創(chuàng)建小組）6.8 年度總結，資料收集（責任人：Q）6.9 每二年市文明辦復審工作（責任人：Q）6.9.1 復審材料收集（責任人：Q）6.9.2 寫匯報材料（責任人：Q）6.9.3 上報（責任人：Q）6.9.4 復審接待（責任人：Q）6.9.5 資料整理、存檔（責任人：Q）7 物業(yè)管理7.1 管理辦法7.1.1 相關資料收集、匯總工序說明：到管理辦法較健全的單位收集他們的資料進行匯總。7.1.1.1 管理辦法草案擬定工序說明：參考別人單位的制度，結合本公司的實際情況，進行草案擬定。7.1.2 管理辦法審查工序說明：對擬定的草案進行審核，與本公司實際情況進行對比，是否符合要求，可行性如何，對不足之處提出改進建議。7.1.3 管理辦法核準工序說明：對擬定的草案進行確認。7.1.4 管理辦法實施、監(jiān)督工序說明：不定期進行抽檢、監(jiān)督。各項管理作業(yè)規(guī)定制、修訂一覽表工作項目作業(yè)規(guī)定名稱資料收集草案擬定審查會簽核準公告、說明實施、監(jiān)督修訂保安管理辦法QQQQQQQ車輛使用管理辦法QQQ各部門QQQQ辦公樓公用設施管理辦法QQQ各部門QQQQ宿舍管理制QQQQQQQ圖書管理制度QQQQQQQ7.2 保安管理7.2.1 保安值班考核 工序說明：每月報送值班表，每天檢查值班情況。（責任人：Q）7.2.2 車輛進出、登記、檢查及記錄工序說明：外來車輛必須用行駛證，更換公司內部臨時通行證，然后進行來客、姓名，姓名、找人或提化事由登記，方能進入。（責任人：保安，直接領導：Q）7.2.3 外來人員進出聯絡、登記、記錄 工序說明：進入車間必須有車間負責人陪同，外來人員進入公司需先與責任人聯系，征得同意后，方可進入。（責任人：保安，直接領導：Q）7.2.4 夜間廠內巡視、檢查工序說明：在公司廠區(qū)內裝有巡更點，夜間進行輪值巡更，根據指定路線巡更打卡，每周進行數據采集、檢查。（責任人：保安，直接領導：Q）7.2.5 物資進出、出門證匯集上交工序說明：進來物資和所有送貨單位須有供應科開具的入庫單進行倉庫卸貨，出門時由保安檢查無誤后放行。出門物資須有公司主管部門簽署的出門證，經保安檢查無誤后，放行并記錄，每月匯總、上交。（責任人：保安，直接領導：Q）7.2.6 每月登記薄、出門證等匯集上交 工序說明：由保安做好登記手續(xù)，每月上交至主管部門進行保管。（責任人：保安，直接領導：Q）7.2.7 員工打卡監(jiān)督 工序說明：對員工上下班打卡進行監(jiān)督，保證公司考勤制度正常實施，對違反公司制度的人員抄送至辦公室。（責任人：保安，直接領導：Q）7.3 車輛管理（廠內用車）7.3.1 車輛年度維修、保養(yǎng)計劃7.3.1.1 車輛年度維修、保養(yǎng)信息收集工序說明：對車輛年度維修、保養(yǎng)時間進行登記匯總。（責任人：Q）7.3.1.2 車輛年度維修、保養(yǎng)計劃擬定工序說明：根據匯總的時間擬出計劃，并做出預算（各項費用）。（責任人：Q）7.3.1.3 車輛年度維修、保養(yǎng)計劃審查工序說明：計劃交部門主管領導審核、核準。（責任人：Q）7.3.1.4 車輛年度維修、保養(yǎng)計劃實施工序說明：按計劃時間及時聯系維修保養(yǎng)單位，通知駕駛前去辦理保養(yǎng)和年度年檢手續(xù)。（責任人：Q）7.3.2 車輛使用7.3.2.1 提出申請（各科室）工序說明：用車部門填寫用車申請，說明用車理由和用車時間地點，經部門主管批準后交物業(yè)管理部門。（責任人：Q）7.3.2.2 車輛使用批準 （責任人：Q）工序說明：物業(yè)部門根據各部門上交的用車申請單，合理安排用車。（責任人：Q）7.4 綠化管理及環(huán)境衛(wèi)生7.4.1 綠化年度規(guī)劃7.4.1.1 綠化規(guī)劃草案擬定（責任人：Q）工序說明：根據公司年度的規(guī)劃及綠化現狀，找出需改善部分，并列出實施計劃草案及預算。（責任人：Q）7.4.1.2 綠化規(guī)劃審查（責任人：Q）7.4.1.3 綠化規(guī)劃核準（責任人：Q）7.4.1.4 綠化規(guī)劃實施、監(jiān)督工序說明：了解市場價格，聯系綠化供應商，全程跟蹤。（責任人：Q）7.4.2 定期養(yǎng)護、修剪、澆水、施肥、除蟲工序說明：綠化管理人員對綠化定期維護。（責任人：管理人員）7.4.3 廠內、外、辦公樓環(huán)境衛(wèi)生管理工序說明：辦公室制定各區(qū)域衛(wèi)生打掃周期，清潔人員定期打掃，保證各區(qū)域保持清潔。（責任人：Q）7.5 辦公樓公用設施管理、維護（責任人：Q）7.5.1 辦公樓公用設施管理辦法（責任人：Q）7.5.2 辦公樓硬件設施（責任人：Q）7.5.2.1 設施采購工序說明：根據公司工作運轉的需要，向上級主管領導提出添購設備的申請（或由領導規(guī)劃方案），經主管領導批準后購置。（責任人：管理人員）7.5.2.2 設施日常維護工序說明：在日常使用中，各部門負責對設施進行維護。（責任人：Q）7.5.2.3 設施報修（責任人：Q）工序說明：在日常使用中，出現故障或需保養(yǎng)時，各部門將設施設備情況報物業(yè)處，物業(yè)及時聯系人員進行維修。（責任人：Q）7.5.3 水、電（責任人：Q）工