公司會議管理制度(全)

精品文檔濟南亞馬遜體育用品有限公司文件 亞馬遜字第20141號 簽發(fā)人： 會議管理制度第一節(jié) 總則會議作為一項重要管理工具，對公司內(nèi)部規(guī)范管理和提升溝通效率具有至關(guān)重要的促進保障作用。為加強會議管理、避免會議沖突、提高會議效率、保證會議質(zhì)量、規(guī)范會議流程，建立適合企業(yè)發(fā)展的會議管理體系，實現(xiàn)公司內(nèi)部的戰(zhàn)略思想統(tǒng)一、步伐統(tǒng)一，特制定本制度。第二節(jié) 適用范圍本管理制度適用于公司總部及各部門。第三節(jié) 職責分工1、會議管理施行“二級管理模式”，公司行政部負責公司總部層面會議的組織管理協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督；各部門負責人負責本部門內(nèi)部的會議管理，接受公司行政負責人的統(tǒng)籌管理。2、堅持“誰發(fā)起、誰組織”的原則，各部門內(nèi)部會議由部門負責人組織，并按要求例行將會議重點事項向公司分管領(lǐng)導匯報。3、各公司、中心員工必須自覺遵守公司會議管理制度，違紀行為，按章處罰。第四節(jié) 制度細則（一）月度總結(jié)計劃會議1、會議定義及規(guī)格：月度總結(jié)計劃會議是公司層面重要議事形式，負責研究、部署公司年度經(jīng)營管理戰(zhàn)略的分解和實施跟蹤，并對經(jīng)營、管理重大事項、戰(zhàn)術(shù)決策、資源配置進行調(diào)整和協(xié)調(diào)。2、會議周期：每月召開一次。3、會議時間：原則上定于每月3日上午10：00-11：00，與節(jié)假日或特殊情況另行通知。4、參會人員：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門負責人、會議紀要人員。特殊情況需要擴大參會人員另行通知。5、會議地點：公司二樓會議室6、會議組織準備流程： 會議準備：會前各成員需提前就上月工作總結(jié)和本月工作目標及計劃進行準備，重點是上月工作任務(wù)完成結(jié)果和當月重點工作目標，以及開展工作所需要的資源及存在的困難。 會議通知：會議前一個工作日，行政總監(jiān)請示公司總經(jīng)理月度會議主題和重點內(nèi)容，確定后內(nèi)容后，安排行政部主管將準確的會議通知（包括會議時間、地點、參會人員、議題等）準確及時的下達至各參會人員。 會議場地準備：會議前10分鐘，行政主管負責將會議場地準備就緒，包括場地衛(wèi)生、桌椅布置、空調(diào)等，特殊情況下需要投影、白板等及時安排到位。7、會議主持：一般由公司總經(jīng)理主持，或授權(quán)副總及相關(guān)崗位主持。8、會議召開實施流程： 會議就座：參會人員應(yīng)準時到場，要求按會議室布局緊湊排座； 人員統(tǒng)計：由行政主管就應(yīng)到人數(shù)、實到人數(shù)、未到原因進行統(tǒng)計并向總經(jīng)理匯報（標準口令：報告總經(jīng)理/主持人，辦公會本次應(yīng)到*人，實到*人，未到人員報出姓名及未到原因）； 宣布開始：總經(jīng)理宣布，會議開始； 會議議程執(zhí)行：原則上為三項（一是總經(jīng)理通報上月公司整體工作完成情況及本月工作重點；二是各參會人員就本部門上月總結(jié)和本月計劃、工作中的問題、需協(xié)調(diào)資源進行溝通和協(xié)調(diào)；三是總經(jīng)理對各部門的工作要求及點評）；其他議程以具體通知為準。9、會議紀要：會議紀要由行政主管負責整理，并于24小時內(nèi)報行政總監(jiān)審核，審批后發(fā)放至各參會人員及有關(guān)部門。10、會議決議追蹤：由公司分管經(jīng)營和管理的副總（總監(jiān)）根據(jù)會議紀要，按照會議決議追蹤的工作標準和要求執(zhí)行具體追蹤及反饋匯報。（二）總經(jīng)理辦公會1、會議定義及規(guī)格：總經(jīng)理辦公會是公司層面主要議事形式，負責研究、部署公司經(jīng)營管理戰(zhàn)略和有較大影響的重大事項、緊急事項；并對經(jīng)營、管理事項、戰(zhàn)術(shù)疑問事項等進行溝通協(xié)調(diào)，通過整合資源解決相關(guān)問題和困難，逐步發(fā)揮科學、民主的內(nèi)部決策運行機制。 2、會議周期：每周一召開一次。3、會議時間：原則上定于每周一10：00-11：00，特殊情況另行通知。4、參會人員：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門負責人、會議紀要人員。特殊情況需要擴大參會人員另行通知。5、會議地點：公司二樓會議室6、會議組織準備流程： 會議準備：會前各成員需提前就上周工作總結(jié)和本周工作目標及計劃進行準備，重點是工作中存在的問題、難點和需要提請公司層面協(xié)調(diào)解決的事項。 會議通知：每周最后一個工作日，行政總監(jiān)請示公司總經(jīng)理下周辦公會主題和重點內(nèi)容，確定后內(nèi)容后，安排行政部主管將準確的會議通知（包括會議時間、地點、參會人員、議題等）準確及時的下達至各參會人員。 會議場地準備：每周一會議前10分鐘，行政主管負責將會議場地準備就緒，包括場地衛(wèi)生、桌椅布置、空調(diào)等，特殊情況下需要投影、白板等及時安排到位。7、會議主持：一般由公司總經(jīng)理主持，或授權(quán)副總及相關(guān)崗位主持。8、會議召開實施流程： 會議就座：參會人員須準時到場，要求按會議室布局緊湊排座； 人員統(tǒng)計：由行政主管就應(yīng)到人數(shù)、實到人數(shù)、未到原因進行統(tǒng)計并向總經(jīng)理匯報（標準口令：報告總經(jīng)理/主持人，辦公會本次應(yīng)到*人，實到*人，未到人員報出姓名及未到原因）； 宣布開始：總經(jīng)理宣布，會議開始； 會議議程執(zhí)行：原則上為三項（一是總經(jīng)理通報上周公司整體工作完成情況及本周重點；二是各參會人員就本部門核心事項、工作中的疑問及問題、需協(xié)調(diào)事項、請示事項進行溝通和協(xié)調(diào)；三是總經(jīng)理對各部門的工作要求）；其他議程以具體通知為準。9、會議紀要：會議紀要由行政主管負責整理，并于24小時內(nèi)報行政總監(jiān)審核，審批后發(fā)放至各參會人員及有關(guān)部門。10、會議決議追蹤：由公司分管經(jīng)營和管理的副總（總監(jiān)）根據(jù)會議紀要，按照會議決議追蹤的工作標準和要求執(zhí)行具體追蹤及反饋匯報。（三）部門晨會1、會議定義及規(guī)格：部門晨會宗旨是貫徹鞏固公司會議精神和制度學習、協(xié)調(diào)解決各項工作問題及困難；晨會內(nèi)容主要針對各崗位昨日工作總結(jié)、任務(wù)驗收和當日工作計劃及部署，部門負責人需全面掌握并安排到位，確保各崗位的工作量、工作狀態(tài)從安排的角度上合理務(wù)實。 2、會議周期：每天早晨召開一次。3、會議時間：每天上午上班時間開始，正?？刂圃?0分鐘以內(nèi)。與公司會議沖突另行安排； 4、參會人員：部門全體員工（以品牌為會議單元必須每日例行組織，其他管理、倉儲及支持部門根據(jù)需要自行召開部門晨會）5、會議地點：各部門辦公室或指定地點6、會議組織準備流程： 各崗位工作計劃準備：會前，各崗位昨日工作總結(jié)和當日工作計劃自行梳理并準確到位； 會議組織：由各部門負責人組織本部門全體員工按時參加。7、會議主持：一般為本部門負責人主持，或授權(quán)副職及相關(guān)崗位主持。8、會議召開實施流程： 人員統(tǒng)計：由負責人就應(yīng)到人數(shù)、實到人數(shù)、未到原因進行統(tǒng)計； 宣布開始：部門負責人宣布會議開始； 會議議程執(zhí)行：原則上為兩項：一是各崗位就昨日工作計劃完成情況和當日工作計劃匯報，二是負責人對各崗位未完成工作項的改進落實、檢查、調(diào)配和當日工作的安排； 9、會議紀要：部門晨會原則不需進行會議紀要，但會議負責人需就本中心負責人所要求的關(guān)鍵點進行記錄，并對關(guān)鍵點按照會議決議的標準和要求執(zhí)行具體追蹤及反饋匯報。（四）早點名會議1、早點名會議通過半軍事化的運作，旨在檢視員工到崗情況，提升士氣，優(yōu)化團隊風貌，營造積極、奮進的團隊氛圍，不斷植入和鞏固企業(yè)文化內(nèi)涵；同時根據(jù)需要作為面向全員進行相關(guān)必要的政令傳達的快捷落地工具。2、會議周期：每周一（或節(jié)假日后首個上班日）早晨召開一次。3、會議時間：上午上班時間開始，正?？刂圃?0分鐘以內(nèi)。 4、參會人員：公司總部全體員工5、會議地點：公司辦公樓前6、會議組織流程：（1）組織形式：采用半軍事化管理，由各部門負責人集合清點本部門人員后，列隊帶入指定會場，按排列次序列隊待命。隊伍分為六列：A、駱駝團隊B、圣弗萊團隊C、哥侖步團隊D、瑪卡西尼團隊E、財務(wù)團隊F、行政、客服、技術(shù)、工程等管理團隊 （2）具體操作流程及標準第一步：整理著裝（主持人下達標準口令：全體隊友，整理著裝）全員按照：領(lǐng)口、領(lǐng)帶、絲巾、胸牌、袖口、衣角、褲縫次序快速整理著裝。第二步：集合整隊（主持人下達標準口令：全體隊友，稍息、立正，向右看齊，向前看?？诹钜舐曇艉榱粒煌享常┤珕T按主持人口令執(zhí)行，隊列動作要求“快、靜、齊”，主動對齊排面，補齊空位。第三步：每日晨間問好（主持人標準口令：大家早上好）全員回應(yīng)：祖國好、亞馬遜好、明天更美好！第四步：各部門出勤報備（主持人下達各中心報備口令：各部門報備）（1）各部門負責人依次報告出勤情況（標準報備格式：報告主持人，*部門本日應(yīng)到*人，實到*人，未到人員報出姓名及未到原因）。（2）報備順序依次為：A-F第五步：順序報數(shù)（主持人下達報數(shù)口令：從第一列開始依次報數(shù)）隊列動作要求：成立正姿勢，從第一排開始依次報數(shù)，要求聲音響亮，短促有力；報數(shù)時將頭部快速擺向下一位，報數(shù)完畢立即收回，成立正姿勢，目光注視主持人。 第六步：主持人向在場最高領(lǐng)導報告出勤情況（1）標準報告格式：報告“總經(jīng)理”（采用領(lǐng)導職務(wù)敬稱：總經(jīng)理在場時，稱呼總經(jīng)理，其他領(lǐng)導分別采用領(lǐng)導“姓氏+總”字稱呼）。本日早點名應(yīng)到*人，實到*人，*人請假，*人遲到，隊伍集合完畢，請指示。（2）隊列動作要求：報告時，主持人需將身體轉(zhuǎn)向領(lǐng)導方向，注意行注目禮，成立正姿勢，報告完畢后等待領(lǐng)導指示。要求聲音洪亮，簡短有力。（3）主持人報告時，全員成立正姿勢待命。第七步：最高領(lǐng)導還禮或做出指示（1）當主持人報告完畢時，領(lǐng)導可下達“稍息”口令以示還禮，此時主持人需轉(zhuǎn)向隊伍并下達“稍息”口令。（2）總經(jīng)理/最高領(lǐng)導進行重點事項指示。第八步：主持人宣布本日早點名事項基本語言格式：今天早點名主要有以下事項,第一、第二、第三。主持人應(yīng)言簡意賅，介紹事項條目即可，不作具體內(nèi)容講解，具體內(nèi)容由相應(yīng)人員講解。第九步：事項宣導按順序進行事項宣導，主持人控制時間，并做好銜接。第十步：整隊、背誦企業(yè)愿景、結(jié)束（1） 主持人整隊，領(lǐng)誦企業(yè)愿景“創(chuàng)造企業(yè)價值，成就家人夢想”（2） 主持人宣布會議結(jié)束，全員拍手致意，要求整齊劃一。（五）專題會議 專題會議為根據(jù)某項工作需要專門組織召開的會議。一般包括：專題研討會議、總結(jié)表彰會議、專項總結(jié)或溝通會議等。具體會議組織實施根據(jù)會議方案執(zhí)行。 （六）會議紀律1、應(yīng)準時到會，無正當理由遲到、早退每次樂捐10元，遲到早退超過30分鐘或曠會每次樂捐100元，并視性質(zhì)予以調(diào)離工作崗位。2、會議期間應(yīng)服從主持人安排，不得干擾和破壞會議正常秩序。3、會議期間應(yīng)保持通訊應(yīng)保持通訊工具處于靜音或關(guān)閉狀態(tài)，禁止接打手機和私自外出。如卻因工作需要