合同系統(tǒng)常見問題說明.ppt

中國聯(lián)通合同管理系統(tǒng)常見問題說明 合同項(xiàng)目實(shí)施組 操作提綱 2 1 常見問題處理方法2 合同系統(tǒng)操作規(guī)范 1 常見問題處理 一 用戶上傳合同正文 附件時(shí) 提示 上傳失敗 請確定上傳文件沒有被其它占用 如果當(dāng)前用戶當(dāng)前沒有打開過此合同正文 一般情況是由于用戶沒有設(shè)置可信站點(diǎn)問題引起 可將 unicom local加為可信站點(diǎn)即可 用戶打開或編輯合同正文時(shí) 提示如下信息 出現(xiàn)此提示一般有兩種原因造成1 用戶所處的網(wǎng)絡(luò)無法連接到合同系統(tǒng)的文件服務(wù)器導(dǎo)致 比如133網(wǎng)段的IP地址網(wǎng)絡(luò)訪問受限等 驗(yàn)證方法如下 telnetecmfilesrv hq unicom local49777是否返回1 如果不返回1則說明網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接不上 2 如果不是網(wǎng)絡(luò)原因 那可能是用戶所裝的Word版本太低 比如安裝了Word2000 或未完全安裝好Word 建議重新安裝更高版本的Word 比如Word2003或者Word2007 1 常見問題處理 二 合同審批過程中無法上傳或打開正文 以及無法上傳附件的情況 請先確認(rèn)添加了 unicom local為可信站點(diǎn) 另外所有的IP的首選DNS服務(wù)器統(tǒng)一設(shè)置成集團(tuán)規(guī)定的DNS 備選DNS服務(wù)器可以為空 如果不會(huì)設(shè)置 可請本公司信息化部門相關(guān)人員幫助 1 常見問題處理 二 對于承辦人環(huán)節(jié) 需要修改合同信息及正文 必須通過點(diǎn)擊 編輯合同信息 鏈接進(jìn)入合同信息頁面進(jìn)行修改 而不能在審簽單上直接點(diǎn)擊合同正文鏈接打開合同正文進(jìn)行修改 1 常見問題處理 三 1 常見問題處理 四 1 合同對方主體選擇方式主要包括 我的常用對方 本省 所有三種方式 如果支出類合同 對于上三種方式均無法選到 必須先申請?jiān)摴?yīng)商 再進(jìn)行簽訂合同 否則后續(xù)會(huì)影響報(bào)帳 申請供應(yīng)商的方法可咨詢省公司物資采購部門 2 收入類合同以及渠道合同可以手工輸入對方簽約主體全稱 1 常見問題處理 四 1 我不需要打印合同 待辦里面卻會(huì)一直有打印合同提醒 不希望出現(xiàn) 如何處理 可以點(diǎn)擊 合同打印 在彈出的打印界面后 不進(jìn)行實(shí)際的打印操作 按 取消 這樣待辦提醒就會(huì)消失 1 常見問題處理 四 1 承辦部門合同管理員確認(rèn)簽訂蓋章信息后提交下一步時(shí) 或者履行人添加付款條件時(shí) 或者履行人添加協(xié)助履行人時(shí) 系統(tǒng)提示接口分發(fā)失敗 類似下圖 解決方法 此為系統(tǒng)告知用戶 接口分發(fā)出錯(cuò) 不影響合同系統(tǒng)中合同繼續(xù)往下走 如果是付款條件分發(fā)失敗 履行人可再次在合同履行單中點(diǎn)擊 保存并提交 系統(tǒng)會(huì)重新進(jìn)行條款分發(fā) 若為其他信息分發(fā)失敗 請將具體情況 是何種信息分發(fā)失敗 分發(fā)哪個(gè)系統(tǒng)失敗等 告知省分管理員 省分管理員可進(jìn)入系統(tǒng)維護(hù) 后臺(tái)管理 合同重發(fā)中選擇相應(yīng)類型后重新進(jìn)行分發(fā) 操作提綱 10 1 常見問題處理方法2 合同系統(tǒng)操作規(guī)范 2 合同系統(tǒng)操作規(guī)范 1 系統(tǒng)中合同正文僅支持word格式的文件 如果無word正文 僅有對方提供的正文掃描件 可將掃描件貼到word中作為正文上傳 系統(tǒng)不支持對合同附件定稿加水印 如果要對附件定稿 需要將附件貼在word正文后 2 地市公司需要引用省公司簽訂的合同來付款時(shí) 需要省公司的主要履行人將地市公司的人加為協(xié)助履行人 然后地市公司的協(xié)助履行人就可以在履行單中添加屬于本OU組織的付款條件 在報(bào)賬系統(tǒng)中發(fā)起付款 2 合同系統(tǒng)操作規(guī)范 3 起草頁面的 是否固定金額 如果選 是 合同金額必填 后續(xù)在履行單中必須添加付款條件 在報(bào)賬系統(tǒng)中發(fā)起支付申請時(shí) 必須關(guān)聯(lián)合同 關(guān)聯(lián)可支付的付款條件 且付款金額之和不能超出合同總金額 如果選 否 合同金額可以不填也可以填寫一個(gè)參考金額 后續(xù)在報(bào)賬系統(tǒng)中必須關(guān)聯(lián)合同 可以不關(guān)聯(lián)付款條件 同時(shí)付款金額不受合同總金額的控制 可以超出合同總金額 注 框架協(xié)議一定是非固定金額 非固定金額不一定是框架 對于工程類的框架協(xié)議 根據(jù)省公司財(cái)務(wù)要求是否必須添加付款條件 付款金額可填寫本次需付款的金額 付款比例可填0 4 審批合同時(shí) 如果同意或無意見 可使用 下一步 發(fā)送 送下一步時(shí) 下一步環(huán)節(jié)可以通過下拉列表進(jìn)行選擇 如果不同意 覺得合同需要修改 或者覺得不應(yīng)該發(fā)送給自己審 才使用 退回承辦人 或 退回上一步處理人 將合同退回 2 合同系統(tǒng)操作規(guī)范 5 離職或調(diào)部門前一定先要移交合同 要把在辦的流程都辦理完畢 承辦人移交通過 合同履行 合同移交管理 進(jìn)行 需經(jīng)移交部門負(fù)責(zé)人 接收部門負(fù)責(zé)人 新承辦人審核確認(rèn)后 承辦人即變更 主要履行人移交通過合同履行單中的 主要履行人移交 按鈕進(jìn)行 選擇一個(gè)新的主要履行人 確定后即完成合同主要履行人的變更 新的主要履行人將收到合同履行待辦 注 若承辦人 履行人未移交合同即離開 請聯(lián)系管理人員從后臺(tái)管理中進(jìn)行代理管理 代辦管理 工作移交操作 6 原系統(tǒng)因?yàn)榕c報(bào)賬 采購系統(tǒng)無關(guān)聯(lián) 所以紙質(zhì)文檔移交和履行并無控制 新系統(tǒng)為了更好實(shí)現(xiàn)合同檔案管理的有效性和完整性 將紙質(zhì)文檔移交和履行進(jìn)行綁定 即紙質(zhì)文檔移交后才能進(jìn)入履行狀態(tài) 進(jìn)行后續(xù)報(bào)賬等操作 2 合同系統(tǒng)操作規(guī)范 8 添加付款條件并打上具備付款條件的勾以后點(diǎn)擊 保存并提交 會(huì)將付款條件分發(fā)給報(bào)賬系統(tǒng) 添加的付款條件允許修改 修改時(shí)會(huì)查詢此條款是否存在審批中的報(bào)賬明細(xì)信息 如果沒有則允許修改 累計(jì)此條款對應(yīng)所有審批通過的報(bào)賬明細(xì)金額之和 假定為T 合同系統(tǒng)此條條款允許用戶修改之后的金額大于或者等于T 7 在補(bǔ)錄歷史合同時(shí) 在合同補(bǔ)錄起草頁面所添加的付款條件是歷史已支付的條款 代表的是合同的已付金額 如果合同從未付過款 無需填寫付款條件 可以將系統(tǒng)默認(rèn)顯示的空白記錄刪除 如果需要添加未付的付款條件 請?jiān)诤贤男袉沃刑砑?2 合同系統(tǒng)操作規(guī)范 10 工程合同審計(jì)后的金額和合同總金額不同如何調(diào)整 在采購系統(tǒng)存在的工程合同可以在采購系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)調(diào)整后將合同審計(jì)金額傳給合同系統(tǒng) 然后在合同系統(tǒng)完成付款條件的審計(jì)調(diào)整并傳給報(bào)賬系統(tǒng) 后續(xù)在報(bào)賬系統(tǒng)發(fā)起支付申請的付款金額將根據(jù)合同審計(jì)金額 付款條件的審計(jì)調(diào)整后金額來控制 9 只有當(dāng)前合同的履行人才能在報(bào)賬系統(tǒng)發(fā)起支付申請時(shí)選到這個(gè)合同 有的部門是由報(bào)賬員統(tǒng)一發(fā)起支付申請 這種情況需要將報(bào)賬員添加為合同的協(xié)助履行人 2 合同系統(tǒng)操作規(guī)范 11 工程合同和一部分運(yùn)營合同需從采購系統(tǒng)發(fā)起 然后提交到合同系統(tǒng)承辦人的 采購合同草稿箱 中 打開合同信息頁面 采購系統(tǒng)傳送到合同系統(tǒng)的信息 在合同系統(tǒng)灰化不可修改 承辦人需補(bǔ)充正文及其他信息后提交審簽 在合同系統(tǒng)可以通過配置單號 采購結(jié)果編號查詢采購系統(tǒng)相關(guān)信息 合同在審簽過程中退回到承辦人處修改 無需修改采購傳送的信息的 直接在合同系統(tǒng)進(jìn)行修改 需要修改采購傳送信息的 需點(diǎn)擊 退回采購系統(tǒng) 按鈕退回采購系統(tǒng)進(jìn)行修改 注 凡是要在采購合同下訂單的合同 均需在采購系統(tǒng)發(fā)起 采購系統(tǒng)發(fā)起的合同 如需變更采購系統(tǒng)傳送過來的信息 需從采購系統(tǒng)中發(fā)起合同變更 如僅需變更合同系統(tǒng)補(bǔ)充的信息 可從合同系統(tǒng)發(fā)起合同變更 2 合同系統(tǒng)操作規(guī)范 12 合同不要了 如何刪除 作廢 解除 1 若合同處于 起草 狀態(tài) 承辦人可在草稿箱中將這個(gè)合同刪除 此時(shí)的刪除為物理刪除 刪除后 這個(gè)合同就再也查不到了 2 若合同在審批過程中 可以讓當(dāng)前審批人將合同 退回承辦人 然后承辦人在合同審簽單中點(diǎn)擊 取消審簽 合同將回到草稿箱中 此時(shí)到草稿箱中刪除該合同必須填寫刪除原因 刪除后 這個(gè)合同的狀態(tài)將變?yōu)?刪除 刪