興安縣集體林權制度改革檔案歸檔整理辦法.doc

興安縣集體林權制度改革檔案歸檔整理辦法林改檔案是集體林權制度改革過程中形成的具有保存價值的原始記錄，是林改工作的客觀反映和重要的歷史見證，是鞏固改革成果、維護林地權利人的合法權益、穩(wěn)定和完善農(nóng)村林地承包關系、確保農(nóng)村社會穩(wěn)定的重要保證。為了進一步貫徹落實好廣西壯族自治區(qū)集體林權制度改革檔案管理辦法、桂林發(fā)201075號關于加強集體林權制度改革檔案歸檔整理工作的指導意見，做好我縣集體林權制度改革檔案（以下簡稱林權改革檔案）歸檔整理工作，結(jié)合工作實際，特制訂我縣林權改革檔案歸檔整理方案如下：一、林權改革檔案文件材料的收集興安縣林權改革檔案以鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）為單位收集整理歸檔；鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）林權改革檔案主要按各村委林權改革工作單位（如村屯或村民小組）收集后以村委為單位整理歸檔。二、林權改革檔案的分類林權改革檔案分為四大類：0林改綜合類、l林權登記類、2糾紛調(diào)處類、3電子聲像類。三、林權改革檔案的歸檔范圍和保管期限劃分林權改革檔案的歸檔范圍和保管期限的劃分參照（附件一集體林權制度改革文件材料歸檔范圍及保管期限表）執(zhí)行。市、縣集體林權制度改革領導小組辦公室（以下簡稱林改辦）普發(fā)性的工作文件，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村委可作為資料保存，不用歸檔。四、林權改革檔案的歸檔標準林權改革檔案一般作為文書檔案進行管理，文件材料整理標準執(zhí)行歸檔文件整理規(guī)則（DAT222000），以“件”（份）為單位進行整理。如：村（組）林權改革工作方案的批復、林權改革工作方案、問卷調(diào)查表、村（組）代表對方案的表決、簽名、手印為1件；林權改革工作會議記錄、會議通知、到會簽到卡為1件；每一（村民小組、集體、聯(lián)戶、個人）宗地材料（或每本林權證材料）附上林權證復印件（含圖）、申請人（領證人）身份證明復印件、林權證領取委托書、林權聯(lián)戶勾圖分戶發(fā)證各戶面積確認書和封面作為一件；各類業(yè)務登記表、統(tǒng)計表、公示表以一本（冊）為l件（如林權登記發(fā)放登記表以村民小組為1件）；縣級一起糾紛調(diào)處材料為一件。五、林權改革檔案的編號排列（一）全宗號縣級林權改革檔案以興安縣林改辦為立檔單位，設立獨立全宗，全宗號由興安縣檔案局統(tǒng)一確定，編號為：226。（二）林權改革檔案的案卷排列1、林改綜合類按“年度保管期限”以鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）為單位排列編流水號，即一個鄉(xiāng)、（鎮(zhèn)）按年度永久的編一個流水號，定期的編一個流水號，（全縣10個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，另加上縣林改辦，2011年永久保存的就編11個流水號）。排列順序：先排縣級再排鄉(xiāng)（鎮(zhèn)），同個鄉(xiāng)鎮(zhèn)（村組）的文件材料要集中放置，不混放，排完一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)（村組）再接排下一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)（村組）。2、林權登記類在鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）內(nèi)以村委會為單位編流水號，一個村委會編一個流水號（如一個鄉(xiāng)或鎮(zhèn)有六個村委會，就編六個流水號）。歸檔時間要求：為確保林權登記類檔案能集中排放，林權登記類檔案歸檔時間一般為縣林權改革工作完成年度。如：興安縣2010年開始林權改革工作，2011年基本完成，林權登記類檔案歸檔年度可統(tǒng)一定為2011年。排列順序：林權登記類檔案村組內(nèi)按先村民小組、集體、聯(lián)戶后個人排列。3、糾紛調(diào)處類和電子聲像類一般以鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）為單位排列編號，也可根據(jù)業(yè)務文件形成數(shù)量調(diào)整。（三）歸檔章歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容包括全宗號、年度、保管期限、件號、機構(gòu)（問題）必備項。示例：1、林改綜合類（分類代字為“O”）226201110.01永久說明:226表示興安縣林改辦全宗號（由興安縣檔案局統(tǒng)一劃定）；0.01表示機構(gòu)（問題）：林改綜合類分類代字“0”間隔號“”（鎮(zhèn)）林改工作代碼。如0.00代表縣級林改綜合類檔案；0.01代表興安鎮(zhèn)林改綜合類檔案；依次類推各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）林改工作代碼如下：0.00縣林改辦0.01興安鎮(zhèn)0.02湘漓鎮(zhèn)0.03界首鎮(zhèn)0.04漠川鄉(xiāng)0.05白石鄉(xiāng)0.06高尚鎮(zhèn)0.07崔家鄉(xiāng)0.08嚴關鎮(zhèn)0.09溶江鎮(zhèn)0.10華江鄉(xiāng)2011表示文件歸檔年度：永久表示文件的保管期限；1表示該文件流水順序號。示例：2、林權登記類（分類代字為“l(fā)”）226201111.01.01永久說明：226興安縣林改辦全宗號；1.01.01表示機構(gòu)（問題）：林權登記類分類代字“1”間隔號“”鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）林改工作代碼間隔號“”“村委會林改工作代碼”，如1.01.01表示該縣第一個鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）第一個村的林權登記類檔案。各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）林改工作代碼和村委會林改工作代碼表（見附件二）歸檔年度可統(tǒng)一劃為我縣林改工作完成的年度，如2011年；保管期限統(tǒng)一劃為永久；1表示該文件流水順序號。示例：3、糾紛調(diào)處類（分類代字為“2”）226201112.01永久說明：2.01表示機構(gòu)（問題）：糾紛調(diào)處類分類代字“2”間隔號“”縣代碼或鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）林改工作代碼組成，如2.01表示該縣第一個鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）糾紛調(diào)處類檔案。2011為文件歸檔年度；保管期限糾紛調(diào)處類檔案一律為永久；其它欄說明參見林改綜合類。六、林權檔案的編目1、林權檔案的歸檔文件應逐條錄入電腦，并打印歸檔文件目錄（目錄格式參見歸檔文件整理規(guī)則DAT222000），按大類裝訂成冊提供檢索利用，電腦內(nèi)的歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫要做好備份，刻錄在一次性光盤上保存。2、林權檔案卷內(nèi)目錄題名的擬寫應簡明、確切地反映所包含的文件材料內(nèi)容，按三要素擬寫（即責任者問題文種），如：林權登記類卷內(nèi)目錄文件題名可擬寫為“縣鎮(zhèn)村組戶林權登記表、身份證明、宗地界線示意圖、林權共有權利人辦證委托書（或家庭承包經(jīng)營合同書）、兩山證、協(xié)議書、村（組）村屬證明等文件材料”。七、林權改革工作中形成的照片、錄音、錄像、電子類檔案按照國家檔案局相關專業(yè)檔案整理規(guī)范進行整理。八、興安縣林權檔案的分類整理辦法和林改工作代碼表要一并歸檔。九、興安縣林改辦向縣檔案館移交的一套林權檔案必須為原件。附件一：集體林權制度改革文件材料歸檔范圍和保管期限表附件二：興安縣林改工作鄉(xiāng)村代碼表興安縣林業(yè)局興安縣檔案局二一一年八月八日14附件一：集體林權制度改革文件材料歸檔范圍及保管期限表歸檔范圍保管期限一、林權（登記類）1宗地登記材料1.1本機關登記管轄范圍內(nèi)的1.1.1經(jīng)縣級以上人民政府批準生效的林權登記申請表及其附件，林權登記GPS及羅盤儀測量表，毗鄰單位（個人）定界意見表，林地平面圖，本人身份證復印件，承包（流轉(zhuǎn)）等確權合同書，林權登記公示材料等登記規(guī)定要求提交的其他有關文件。永久1.1.2申請登記的權屬證明材料。即林源依據(jù)，包括林權證（自留山證）、土地證、農(nóng)業(yè)合作化、四固定時間確定的權屬證明，當時有權批準的機關的批準文件、協(xié)議、協(xié)約或贈送書等，村民（村民代表）會議通過的明確集體林分配的林改方案；退耕還林工程中退耕地的農(nóng)村土地承包經(jīng)營權證；原權源依據(jù)遺失的，有逐級組織證明，并經(jīng)縣級以上林業(yè)主管部門核實認定的材料。永久1.1.3登記規(guī)定要求提交的其他有關文件永久1.2非本機關登記管轄范圍但林地所有權、使用權屬于本轄區(qū)國有、集體單位的1.2.1經(jīng)縣級以上人民政府批準生效的林權登記申請表及其附圖（副本或經(jīng)該登記機關存檔的復印件）永久1.2.2申請登記的權屬證明材料（副本或經(jīng)該登記機關存檔的復印件）永久1.2.3登記規(guī)定要求提交的其他有關文件（副本或經(jīng)該登記機關存檔的復印件）永久2本機關登記管轄范圍內(nèi)的林權界線拼圖2.1國有單位和各集體經(jīng)濟組織林地所有權界線拼圖永久2.2集體所有林地，該集體所有林地單位內(nèi)林地使用權界線拼圖永久3本機關登記管轄范圍內(nèi)的林權登記臺帳永久4本機關登記管轄范圍內(nèi)的林權證發(fā)放登記表永久5本機關登記管轄范圍內(nèi)的計算機數(shù)據(jù)資料（光盤）永久6本機關登記發(fā)證前公示文本永久7本機關組織的林權現(xiàn)場勘查材料及圖冊永久8本機關登記管轄范圍內(nèi)的林權登記代碼文件材料永久9本機關購林權證數(shù)量及其編號材料永久10本機關其它林權登記發(fā)證業(yè)務管理材料及圖表永久11本機關審核或?qū)徟搅至鬓D(zhuǎn)的文件材料11.1行政審批、管理工作制度、程序規(guī)定永久11.2已經(jīng)審核、審批的批準文件、流轉(zhuǎn)合同副本及要求提交的申請材料永久11.3未予審核、審批的申請材料10年二、糾紛調(diào)處類1糾紛調(diào)解申請書，雙方當事人之間依法達成的協(xié)議書，人民政府依法調(diào)解的意見、請示、批復、處理決定，人民法院判決書、裁決書、調(diào)解書，林權界線確認書等。永久三、林改綜合類（一）上級機關的有關材料1上級機關召開的會議材料1.1重要會議材料1.1.1通知、名單、議程、報告、講話、討論通過的的文件、決議、紀要等文件材料永久1.1.2典型材料、代表發(fā)言30年1.1.3討論未通過的文件、小組會議紀錄、參考材料、總結(jié)等文件材料10年1.2一般會議材料1.2.1紀要、通知、總結(jié)、講話、報告30年1.2.2典型材料、代表發(fā)言10年2上級機關頒發(fā)的文件材料2.1屬于林改政策并要執(zhí)行的重要文件永久2.2屬于林改政策并要執(zhí)行的一般文件30年3上級機關印發(fā)的出版物、簡報、情況反映、工作動態(tài)10年（二）本機關的有關材料1本機關召開會議材料1.1重要會議1.1.1通知、名單、議程、報告、講話、討論通過的的文件、決議、紀要等文件材料永久1.1.2典型材料、代表發(fā)言30年1.1.3小組會議紀錄、參考材料10年1.2一般會議材料1.2.1紀要、通知、總結(jié)、講話、報告30年1.2.2典型材料、代表發(fā)言10年2本機關黨組（黨委）和行政辦公會的紀要、會議紀錄、討論通過的文件永久3本機關制發(fā)的文件材料3.1本機關制發(fā)的職能業(yè)務文件材料3.1.1方針、政策、法規(guī)性的、普發(fā)性的職能業(yè)務問題、長遠規(guī)劃、綱要永久3.1.2專項業(yè)務問題的文件材料30年3.2本機關的請示、上級機關的批復；下級機關的請示、本機關的批復3.2.1方針政策性的重要問題永久3.2.2具體業(yè)務問題的30年4本機關形成的工作計劃、總結(jié)、報告4.1年度以上的、重要專題的30年4.2半年的、季度的、一般專題的10年5本機關檢查下級機關工作、下級機關報送的整改情況、調(diào)查研究形成的文件材料5.1重要的30年5.2一般的10年6本機關處理人民來信、來訪的文件材料6.1有省級以上領導人重要批示和處理結(jié)果永久6.2有上級機關或本機關領導人重視批示和處理結(jié)果的30年6.3沒有處理結(jié)果的10年7本機關受到上級機關表彰和先進工作者得文件材料7.1省級以上的永久7.2市（州）、縣（市、區(qū)）級以下的30年8本機關對有關人員的處分材料8.1影響大、問題嚴重的永久8.2一般的30年（三）集體經(jīng)濟組織有關材料1集體經(jīng)濟組織召開的村民會議或村民代表會議通過的文件材料1.1通過并簽名的林改方案永久1.2會議紀錄永久1.3表決票永久1.4簽收通知、會議簽到紀錄永久（四）非隸屬機關制發(fā)的有關文件材料1非隸屬機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料30年2非隸屬機關聯(lián)系一般事務文件10年（五）下級機關的有關文件材料1下級機關報送的總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、典型材料1.1年度和年度以上的總結(jié)、重要的專題報告、典型材料30年1.2年度以下的總結(jié)、一般專題的報告和備案得10年四、聲像電子類1黨和國家領導人、上級機關領導等視察、檢查林權管理工作時形成的重要指示、講話、題詞和有特殊保存價值的照片、聲像材料等永久2林改過程中形成的會議、培訓、領導講話、領導題詞、操作現(xiàn)場等聲像資料2.1重要的30年2.2一般的10年3林改過程中形成的電子類文件材料3.1林權證管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)永久3.2林權電子文件材料同紙質(zhì)文件附件二：興安縣林改工作鄉(xiāng)、村代碼表名稱代碼名稱代碼名稱代碼名稱代碼名稱代碼名稱代碼名稱代碼興安鎮(zhèn)01-00義和02-04城東03-07白石鄉(xiāng)05-00尚義06-14溶江鎮(zhèn)09-00華江鄉(xiāng)10-00東界-01陽安-05大洞-08鰲頭-01東源-15茶源-01高寨-01南源-02江口-06百里-09塘口-02濟中-16龍源-02楊雀-02紅衛(wèi)-03鄧家-07石門-10三友-03仁和-17車田-03水埠-03自治-04力頭-08蘇家-11白竹-04蓮塘-04同仁-04塘市-05普頭-09高圩-05崔家鄉(xiāng)07-00一甲-05千祥-05護城-06麥源-10門家-06長沖-01廖家-06銳煒-06冠山-07花橋-11漠川鄉(xiāng)04-00上塘-02千家-07升坪-07柘園-08源河-12久中-01高尚鎮(zhèn)06-00崔家-03五甲-08洞上-08福在-09龍河-13協(xié)興-02靈龍-01三義-04半圩-09小河-09三桂-10雙河-14保林-03鳳凰-02田心-05司門-10冠-11苗圃-15艷林-04東河-03長田-06富江-11董