PPT及簡報匯報技巧.ppt

成功的簡報技巧 成功的簡報技巧 壹 何謂簡報貳 什么時機與場合舉辦簡報參 簡報時容易發(fā)生的錯誤肆 簡報的準備 1 目次 壹 何謂簡報 信息復雜泛濫的時代 在限定時間以內 利用圖文并茂 簡單 易懂的可視化文書數據向對方 聽眾 傳達正確無誤的信息的一種方式 2 個人對團體進行溝通的一種方式 說明 簡報能力是現代人必需具備的能力 貳 什么時機與場合舉辦簡報 上級主管單位想了解下屬單位業(yè)務推展狀況幕僚人員針對特定議題提出建議項目小組 工作圈成員對問題解決提出整體報告營銷人員利用簡報促使訂單早日決定外賽參訪利用簡報加速了解狀況 3 為達成某種目的 需向個人或團體說明時 說明 完成上級賦予任務后 可利用簡報技巧性表達努力之處 參 簡報時容易發(fā)生的錯誤 目的與方向無法契合對方需求的層次架構松散缺乏邏輯中心思想時間分配不均勻 開始緩慢 結論倉促緊張 不流暢 缺乏說服力內容創(chuàng)意不足 層次淺或未能切中主題 4 一次失敗的簡報可能導致全盤皆輸 說明 照本宣科念簡報稿方式會令人覺得無聊 容易失敗 肆 簡報的準備 決定簡報架構方向與目的內容規(guī)劃與架構設計簡報時間分配與掌握視覺文書制作發(fā)表簡報的結束與反省 5 準備的步驟 決定簡報架構方向與目的 您想傳達什么為什么非作此次簡報不可對方需求層次為何目的單一 否則會模糊焦點目的多種無法一次完成時應分次處理 6 方向與目的正確之后再決定內容 說明 設立正確 目的 是成功簡報的第一步 決定簡報架構方向與目的 聽眾背景 年齡 地位 人數之了解對于內容論述理解能力高低之掌握習慣用語 專業(yè)術語之表達應特別說明 7 聽眾背景掌握 說明 溝通成功要素是以對方立場來思考出發(fā) 演繹論之應用 問題如何發(fā)現 何時何地為什么會發(fā)生 問題意識真正的原因是什么 人 制度 組織 系統(tǒng) 8 起 背景提起 演繹論之應用 為什么非解決不可 危機 成本問題的假設是什么 9 承 問題的說明 演繹論之應用 對策可以解決混雜問題的理由為何 對策敘述應以數據數據左證對策應符合實用性 低投資成本對策之質量水平與完成期限 效益評估亦須列入 10 轉 提出對策 說明 對策之考慮不可單純數字而忘了人性之考慮 演繹論之應用 整體效益評估最吸引人注意優(yōu)缺點及懸念事項亦應提到對他人之協助一并致謝行動展開之擔當負責人亦須明示 11 合 行動展開 結果優(yōu)缺點 說明 效益評估應實實在在 不可擴大 簡報時間分配與掌握 時間總長度以30分鐘以內為限總時間之80 作為簡報內容報告 20 作為聽眾提問討論頁數以15 20頁左右為宜結束前1 2分鐘利用機會提醒聽眾將進行提案討論或即將結束 12 說明 聽簡報注意力在10 15分鐘即開始下降 總結最后3 5分鐘又再度升起 視覺文書制作 視覺文書傳達的能量是聽覺的30倍圖形化數據可將復雜信息簡單化 使聽眾集中注意力可強化演示者說服力及邏輯力有創(chuàng)意 有趣文件令人欣賞 13 使用視覺文書有什么好處 說明 黑白不如彩色 數字 文字不如圖表 繁瑣不如簡單 視覺文書制作注意點 整體性排列組合容易看 但是圖表太多混在一起將會有反效果 反白手法影印數據時容易造成不清楚 顏色搭配上不要超過三種 綠色 黃色等弱色系不易看清楚 14 使聽眾都有相同的理解 說明 太過于依賴圖形文書將容易曲解原意 圖形圖表的制作 1 內容細目表達所占的百分比率可使用之圖形 15 數據數據圖形圖表化可一目了然并且簡單的方法 說明 圖形制作方法可參考QC七大手或新QC七手法等相關資料 餅圖 柱形比率圖 圖形圖表的制作 比較或表現某一期間內 各項目間數值之差異值可使用之圖形 16 圖形圖表的制作 表現某一期間 某一項目隨時間所產生之變化 可使用之圖形 17 圖形圖表的制作 問題真因之重要優(yōu)先級可使用之圖形 18 圖形圖表的制作 了解某一特性的數據分布狀況差異可使用之圖形 19 圖形圖表的制作 了解問題與原因之特性關系可使用之圖形 20 圖形圖表制作 作為計劃行程管理可使用之圖形 21 圖形圖表制作 從混亂情況中理出頭緒 可使用以文字為主的新QC七大手法 22 圖形圖表制作 針對目的與手段以系統(tǒng)方式找尋的方法 23 發(fā)表 設法營造出聽眾熱烈參與發(fā)表會之氣氛海報張貼 發(fā)表者數據簡介 會場燈光與場地大小都會影氣氛塑造進行導言 開場白時先行問候及自我介紹簡要說明會場設施及希望配合事項 24 建立聽眾對你的看法與感受 發(fā)表 各項器材事前檢查并練習操作讓聽眾都能清楚地看到銀幕掌控燈光亮度 并注意不可將燈光全部息滅會場電源位置 冷氣空調溫度及風向應舒適噪音事先查明并調整避免之 25 發(fā)表準備 發(fā)表 發(fā)表者站立姿勢以兩腿分立手臂自然 避免將手放在口袋或交叉雙手于胸口目光要面對聽眾并以自然方式掃描聽眾發(fā)表者要自信 并以 我們 為代表 不可產生不確定語句發(fā)表語調與速度不時改變 以講求戲劇性效果 強調 時放慢 激情 時加快發(fā)聲比音量重要 較容易感動他人 26 發(fā)表練習 發(fā)表 練習時深入體會發(fā)表的感覺并熟悉它如果發(fā)表過程中說溜嘴 講錯了 應馬上訂正重述多利用比喻或對比式說明將較易于將氣氛帶入高潮利用停頓時機整理思路 但應繼續(xù)保持目光接觸簡報結束應明白告之是否有交流提問時間 27 發(fā)表練習 發(fā)表 表達歡迎提出問題利用提問題確認是否明白簡報內容重點回答