公司公章的管理規(guī)定.doc

公司印章管理規(guī)定公司印章是公司合法存在的標(biāo)志，是企業(yè)權(quán)力的象征, 是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具。為了保證公司印章的合法性、可靠性和嚴(yán)肅性，為了有效維護(hù)公司的利益，杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生，特制定本制度。總經(jīng)理授權(quán)由行政部全面負(fù)責(zé)公司印章（各類印章共計(jì)xx枚）的管理、發(fā)放、回收、監(jiān)督、保管和使用。行政部行政主管負(fù)責(zé)存放。一、印章的雕刻1公司印章的雕刻由部門負(fù)責(zé)人據(jù)據(jù)工作需要提出雕刻印章的申請，交行政部審核，報(bào)總經(jīng)理審批。2未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何單位和個人不得擅自雕刻本部門的印章。經(jīng)過批準(zhǔn)后的雕刻申請，統(tǒng)一由行政部辦理。3行政章、財(cái)務(wù)章、合同章，由行政部開具公司介紹信統(tǒng)一到指定的公安機(jī)關(guān)辦理雕刻手續(xù)，印章的形體、規(guī)格按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4公司各部門的專用章（含人事章等），由各部門根據(jù)工作需要自行決定其形體、規(guī)格。二、印章的啟用1新印章要做好戳記，并統(tǒng)一在行政部留樣保存，以便備查。2新印章啟用前應(yīng)由行政部下發(fā)啟用通知，并注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。三、印章的使用范圍公司的印章主要包括公司行政章、專項(xiàng)業(yè)務(wù)章（合同章、財(cái)務(wù)章、人事章、生產(chǎn)章）。公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用，不得超出范圍使用。1.公司行政章的使用范圍主要為：公司對外簽發(fā)的文件。公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件。由公司出具的證明及有關(guān)材料。公司對外提供的財(cái)務(wù)報(bào)告。公司章程、協(xié)議。員工調(diào)動。員工的任免聘用。協(xié)議（合同）資金擔(dān)保承諾書。2公司合同專用章的使用范圍主要為：對外投資、合資、合作協(xié)議。各類經(jīng)濟(jì)合同等。3財(cái)務(wù)專用章:主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。4公司各職能部門專用章僅限于公司內(nèi)部工作聯(lián)系使用，不得對外。四、印章的管理職責(zé)1、公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)合同章、行政章的使用審批工作。2、公司副總經(jīng)理負(fù)責(zé)分管部門授權(quán)范圍內(nèi)的印章使用監(jiān)督工作。3、印章管理員負(fù)責(zé)印章的保管。 負(fù)責(zé)設(shè)立印章使用登記臺帳。 負(fù)責(zé)印章使用的審核工作。 負(fù)責(zé)制定所保管印章的使用程序。 公司印章的管理、使用及保管。五、印章的管理1、公司行政章、合同專用章由行政部行政主管專人負(fù)責(zé)管理。 2、專項(xiàng)業(yè)務(wù)章（財(cái)務(wù)章、人事章等）由各部門指定專人負(fù)責(zé)管理。3、各部門章由各部門指定專人負(fù)責(zé)管理。各部門須將印章管理員名單報(bào)行政部備案（注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息），行政部建立印章管理表，專人領(lǐng)取和歸還印章情況均在表上予以記錄。印章管理員必須切實(shí)負(fù)責(zé)，保管印章必須安全可靠（須加鎖保存，印章不可私自委托他人代管），不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。如因事離開崗位需移交他人的，可由部門負(fù)責(zé)人指定專人代替，但必須辦理移交手續(xù)，并填寫印章移交登記表。如有遺失，必須及時向公司行政部經(jīng)理報(bào)告（印章持有情況納入員工離職時移交工作的一部分，如員工持有公司印章的，須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)）。印章管理員如因工作變動，應(yīng)及時上繳印章，并與新印章管理員辦理接交印章手續(xù)，以免貽誤工作。同時印章應(yīng)及時維護(hù)、確保其清晰、端正。印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場，管理員應(yīng)及時向行政部主管報(bào)告，并備案，配合查處。為了保證資金的絕對安全，財(cái)務(wù)專用章、法人個人名章等銀行預(yù)留印章須由兩人以上分開保管、監(jiān)督使用，做到一人無法簽發(fā)支票、匯票，一人無法提出現(xiàn)金。六、印章的使用1、印章的使用必須嚴(yán)格遵循印章使用審批程序。公司各級人員每次需使用印章時須按要求填寫印章使用單（見附件一），將其與所需印的文件一并逐級上報(bào)，按照印章的使用范圍，經(jīng)審批后方可用章。合同章的使用：須有訂貨產(chǎn)品清單，且報(bào)價審核后的附件，經(jīng)部門經(jīng)理審核, 總經(jīng)理簽署后 (如涉及價格需財(cái)務(wù)部經(jīng)理評審價格及付款方式），將合同傳遞給行政部蓋章，否則不予以蓋章。公章的使用：經(jīng)行政部經(jīng)理審核，總經(jīng)理簽署，由行政主管蓋章（部分合同需加蓋公章的，公章使用權(quán)限等同合同章）。財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門按崗位職責(zé)權(quán)限使用。私章的使用：適用于簽發(fā)支票、文件等，須經(jīng)過其本人或其授權(quán)人確認(rèn)，方可蓋章。如合同中需使用私章，也須先征得同意后才可辦理。董事長簽名章（大、小各一枚）：適用于需其簽名的文件以及對外財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、納稅申報(bào)表等；原則上須經(jīng)其書面確認(rèn)（使用印章使用單）后方可蓋章，特殊情況下可通過電話確認(rèn)（應(yīng)有記錄），事后補(bǔ)簽單。以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購單等，由行政部審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可蓋章。（對加蓋印章的材料，應(yīng)注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當(dāng)，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰。）私人取物、取款、掛失、辦理各種證明，需用單位介紹信時，由行政部嚴(yán)格審批，符合要求后辦理并執(zhí)行登記制度。對已調(diào)出、解除、終止勞動關(guān)系人員要求出示相關(guān)證明的，必須持有效證件材料，經(jīng)分管副總經(jīng)理審批后方可蓋章。印章的使用由各管理員設(shè)立使用登記臺帳，嚴(yán)格審批和登記制度。同時印章保管人應(yīng)對文件內(nèi)容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對，經(jīng)核對無誤的方可蓋章。無特殊情況一般規(guī)定五分鐘內(nèi)給予落實(shí)。在逐級審核過程中被否決的，該文件予以退回. 嚴(yán)禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要，確需將印章帶出使用，需填寫攜帶印章外出申請表后，由分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理簽批后方可帶出，印章外出期間，借用人只可將印章用于申請事由，并對印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。一般情況下，不允許在空白單證、紙張上加蓋印章。確因業(yè)務(wù)需要，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能蓋章. 公章一般應(yīng)在上班時間內(nèi)使用，如無特殊情況，下班后停止使用公章。非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、印章的停用1、有下列情況，印章須停用：公司名稱變動。印章使用損壞。印章遺失或被竊，聲明作廢。2、經(jīng)確認(rèn)作廢的印章由使用部門提出銷毀申請，填寫印章銷毀申請（見附件3）經(jīng)行政副總審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能銷毀。及時將停用印章送行政部封存或銷毀，建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。八、印章的其它事項(xiàng)1、涉及法律等重要事項(xiàng)需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問審核簽字。2、財(cái)務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財(cái)務(wù)印章無須經(jīng)上述程序。3、用印后該印章使用單作為用印憑據(jù)由印章保管人留存，定期進(jìn)行整理后交行政部歸檔。4、公章的使用絕對決定權(quán)歸總經(jīng)理，其他各印章的使用決定權(quán)由總經(jīng)理根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行授權(quán)。任何人員必須嚴(yán)格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不得擅自使用。違反本辦法的規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對違紀(jì)者予以行政處分，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。本制度從頒布之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸行政部。未盡事宜或界定不清的呈請公司總經(jīng)理裁決。 行政部20150305附一：印 章 使 用 審 批 表存檔編號：201 xx xx所屬部門經(jīng)辦人年 月 日需用印章類別行政章 法人章 合同專用章 財(cái)務(wù)章需蓋印章材料詳細(xì)內(nèi)容份 數(shù)1、2、3、4、5、所屬部門主管意