外貿(mào)信函實例范文.doc

外貿(mào)信函實例范文 例一:150KensingtonRoadBrooklyn,NewYork12,N.Y.June101985例二:Established1900TELEPHONE:CHICAGOENVELOPEPANYCABLEADDRESS:CALUMET42512901-2917INDIANAAVENUEENVELOPECHICAGORef.No.CHICAGO,ILLINOISCODESUSED:March161982ALLCODESRENTLEYSPREFERRED注:實例中央上面Established1900是指該公司創(chuàng)立于1900年。因公司的歷史悠久,可證明公司的信用良好,所以常常被采用。中間大寫的是公司名稱“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利諾斯州,芝加哥市印地安街2901-2917號”。左邊的細(xì)小字(Telephone)是電話號碼,Ref.No(等于CorrespondenceReferenceNo.)是“信件編號”,其用途是便于索引,按此號碼可將信件歸案存檔,因而又可稱為“索引號碼”。右邊的細(xì)小字(CableAddress)電報掛號,用于發(fā)收電報。這個公司只有“ENVELOPECHICAGO”二個字就夠了,其手續(xù)費(fèi)和電報費(fèi)均能節(jié)省。(CodesUsed)即“使用電訊密碼簿”。(AllCodes,Rentlevspreferred)即“在所有密碼簿中,請選用(Rentley)密碼簿”。例三:17.PhilpotLane,London,E.C.3,25April,1991寫信頭還需要注意的一點是,在寫日期時,要區(qū)分開英國習(xí)慣和美國習(xí)慣。如1995年5月2日,按英國習(xí)慣,應(yīng)寫為“2ndMay,1995”按美國習(xí)慣是“May2,1995”。(3)收信人名址。與信封上的收信人地址相同,一般寫在信紙的左上部,即在寄信日期下隔二行起寫。如:Messrs.Allen&Son(1919)Pty,Ltd.,155,FlindersLane,Melbourne,C.1.AustraliaMarch16,1991Messrs.Smith&James,Inc.500NortonBldg.Seattle4,WashU.S.A寫收信人地址特別要注意的是,不僅要詳細(xì),而且必須按照收信人自身所固定的寫法來寫,不能隨意改變,因為職業(yè)、職位不同,以及在不同的國家,其頭銜、區(qū)域的寫法是完全不一樣的。(4)稱呼。商貿(mào)英文書信稱呼的寫法與中文信件的寫法也是不一樣的。這里所指的稱呼,相當(dāng)于中文書信“敬啟者”,例如:DearSirDearsirs,DearMadam,DearLadies,Gentlemen:DearMesdames,DearSirandMadam,LadiesandGentlemen:在不同的信件中,稱呼是多種多樣的,但最常見的不外是Gentlemen(美國式)和Dearsirs(英國式)二種。可見,在商貿(mào)英文書信的稱呼中,由于在“稱呼”前已專門有收信人名址一欄,所以一般不再寫收信人的姓名,通常就寫Dearsirs或Gentlemen即可。只有在雙方關(guān)系較為密切時,才加上人名,如DearMr.Small。在這里,DearSirs就相當(dāng)于中文信件的“敬啟者”之類的禮節(jié)性用語,是公文中常用的,不宜直譯為“親愛的先生”。另外,由于英、美習(xí)慣的不同,還要注意在“DearSirs”之后,通常用“,”號,而美國式“Gentlemen”之后,則應(yīng)用“:”號。(5)正文。這是一封信的核心部分。寫作要求是要做到五個“C”,即禮貌(Courtesy)、簡潔(Conciseness)、明了(Clarity)、正確(Correctness)和完整(Completeness),以準(zhǔn)確表達(dá)自己的商貿(mào)意圖。正文應(yīng)從稱呼下一行開始寫,信紙在左右兩邊都要留約一寸寬的空白,以保持書信應(yīng)有的齊整格式。同時,一封信要按內(nèi)容分成幾段,不要把一封長信寫成單獨的一段。為了明確起見,商貿(mào)英文書信常將各段加上編號或以每段之間加空行來分隔。但要特別注意的是,商貿(mào)英文書信原則上應(yīng)符合“一事一信”的要求,即一封信原則上只談一件事或主要只談一件事,不要把幾件事放在一信內(nèi)敘述,以利于所談事情能及時得到處理。(6)結(jié)束語。是指在正文之后,簽名之前所使用的客套用語,一般在正文最后一行的下一行或空一行書寫。常用的客套語是:Yourstruly(你的真誠的),Yourssincerely(你的忠誠的)Yoursfaithfully(你的忠實的),等等。在需要特別禮貌或帶有特殊的官方性質(zhì)的信件中,還可用YoursmostCordially(你的最真誠的)或Yoursrespectfully(你的恭順的)等。(7)簽名。是指寫信人在書信的末尾用鋼筆簽上個人名字或公司名稱,相當(dāng)于我國的簽字蓋章。在商貿(mào)英文書信中,簽名通常要占三至四行,第一行常用作公司名稱,全部要用大寫;第二行用于個人簽字,通常是既有簽名,又有打印名,以便易于辨認(rèn)簽名;第三行常用于簽名人的頭銜。例如:Yourstruly,FIDELITYTRADINGCO.ING.(簽名)H.B.HaslehurstGeneralManagerVerytrulyyours,I.T.INPORMATION(簽名)DirectorhoseM.NetVerytrulyyours,UNITEDEXPORTERSPANY(簽名)MaxdeHesVerytrulyyours,LEWERS&COOKE,LIMITED(簽名)E.W.TwelmeyerPurchasingDepartmentVerytrulyyours,STERN,MCRGENTHAU&CO.,INC.(簽名)EdwardN.MegayMachineryDivision在商貿(mào)英文書信中,即使是對認(rèn)識的收信人,也要簽上全名,即使信是打印的,也要親自簽名。在簽名后打印上寫信人的職務(wù)是很重要的,這是告訴對方你有處理信中所談事務(wù)的權(quán)威。商貿(mào)英文書信除了信頭、收信人名址、稱呼、正文、結(jié)束語和簽名外,有的信還要注明收發(fā)信編號,載入特別注意事項,如注意事項或特別指定閱信人、書信主題、附言和附件等(當(dāng)然這些都不是必需的,可視情況而定。),都有其固定的位置。如下圖:發(fā)文編號收文編號信頭日期收信人名址特別指定閱信人稱呼書信主題正文結(jié)尾簽名附件 例一:150KensingtonRoadBrooklyn,NewYork12,N.Y.June101985例二:Established1900TELEPHONE:CHICAGOENVELOPEPANYCABLEADDRESS:CALUMET42512901-2917INDIANAAVENUEENVELOPECHICAGORef.No.CHICAGO,ILLINOISCODESUSED:March161982ALLCODESRENTLEYSPREFERRED注:實例中央上面Established1900是指該公司創(chuàng)立于1900年。因公司的歷史悠久,可證明公司的信用良好,所以常常被采用。中間大寫的是公司名稱“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利諾斯州,芝加哥市印地安街2901-2917號”。左邊的細(xì)小字(Telephone)是電話號碼,Ref.No(等于CorrespondenceReferenceNo.)是“信件編號”,其用途是便于索引,按此號碼可將信件歸案存檔,因而又可稱為“索引號碼”。右邊的細(xì)小字(CableAddress)電報掛號,用于發(fā)收電報。這個公司只有“ENVELOPECHICAGO”二個字就夠了,其手續(xù)費(fèi)和電報費(fèi)均能節(jié)省。(CodesUsed)即“使用電訊密碼簿”。(AllCodes,Rentlevspreferred)即“在所有密碼簿中,請選用(Rentley)密碼簿”。例三:17.PhilpotLane,London,E.C.3,25April,1991寫信頭還需要注意的一點是,在寫日期時,要區(qū)分開英國習(xí)慣和美國習(xí)慣。如1995年5月2日,按英國習(xí)慣,應(yīng)寫為“2ndMay,1995”按美國習(xí)慣是“May2,1995”。(3)收信人名址。與信封上的收信人地址相同,一般寫在信紙的左上部,即在寄信日期下隔二行起寫。如:Messrs.Allen&Son(1919)Pty,Ltd.,155,FlindersLane,Melbourne,C.1.AustraliaMarch16,1991Messrs.Smith&James,Inc.500NortonBldg.Seattle4,WashU.S.A寫收信人地址特別要注意的是,不僅要詳細(xì),而且必須按照收信人自身所固定的寫法來寫,不能隨意改變,因為職業(yè)、職位不同,以及在不同的國家,其頭銜、區(qū)域的寫法是完全不一樣的。(4)稱呼。商貿(mào)英文書信稱呼的寫法與中文信件的寫法也是不一樣的。這里所指的稱呼,相當(dāng)于中文書信“敬啟者”,例如:DearSirDearsirs,DearMadam,DearLadies,Gentlemen:DearMesdames,DearSirandMadam,LadiesandGentlemen:在不同的信件中,稱呼是多種多樣的,但最常見的不外是Gentlemen(美國式)和Dearsirs(英國式)二種?？梢?在商貿(mào)英文書信的稱呼中,由于在“稱呼”前已專門有收信人名址一欄,所以一般不再寫收信人的姓名,通常就寫Dearsirs或Gentlemen即可。只有在雙方關(guān)系較為密切時,才加上人名,如DearMr.Small。在這里,DearSirs就相當(dāng)于中文信件的“敬啟者”之類的禮節(jié)性用語,是公文中常用的,不宜直譯為“親愛的先生”。另外,由于英、美習(xí)慣的不同,還要注意在“DearSirs”之后,通常用“,”號,而美國式“Gentlemen”之后,則應(yīng)用“:”號。(5)正文。這是一封信的核心部分。寫作要求是要做到五個“C”,即禮貌(Courtesy)、簡潔(Conciseness)、明了(Clarity)、正確(Correctness)和完整(Completeness),以準(zhǔn)確表達(dá)自己的商貿(mào)意圖。正文應(yīng)從稱呼下一行開始寫,信紙在左右兩邊都要留約一寸寬的空白,以保持書信應(yīng)有的齊整格式。同時,一封信要按內(nèi)容分成幾段,不要把一封長信寫成單獨的一段。為了明確起見,商貿(mào)英文書信常將各段加上編號或以每段之間加空行來分隔。但要特別注意的是,商貿(mào)英文書信原則上應(yīng)符合“一事一信”的要求,即一封信原則上只談一件事或主要只談一件事,不要把幾件事放在一信內(nèi)敘述,以利于所談事情能及時得到處理。(6)結(jié)束語。是指在正文之后,簽名之前所使用的客套用語,一般在正文最后一行的下一行或空一行書寫。常用的客套語是:Yourstruly(你的真誠的),Yourssincerely(你的忠誠的)Yoursfaithfully(你的忠實的),等等。在需要特別禮貌或帶有特殊的官方性質(zhì)的信件中,還可用YoursmostCordially(你的最真誠的)或Yoursrespectfully(你的恭順的)等。(7)簽名。是指寫信人在書信的末尾用鋼筆簽上個人名字或公司名稱,相當(dāng)于我國的簽字蓋章。在商貿(mào)英文書信中,簽名通常要占三至四行,第一行常用作公司名稱,全部要用大寫;第二行用于個人簽字,通常是既有簽名,又有打印名,以便易于辨認(rèn)簽名;第三行常用于簽名人的頭銜。例如:Yourstruly,FIDELITYTRADINGCO.ING.(簽名)H.B.HaslehurstGeneralManagerVerytrulyyours,I.T.INPORMATION(簽名)DirectorhoseM.NetVerytrulyyours,UNITEDEXPORTERSPANY(簽名)MaxdeHesVerytrulyyours,LEWERS&COOKE,LIMITED(簽名)E.W.TwelmeyerPurchasingDepartmentVerytrulyyours,STERN,MCRGENTHAU&CO.,INC.(簽名)E