電算化會計檔案管理問題初探的論文

電算化會計檔案管理問題初探的論文 電算化會計檔案管理問題初探的論文 電算化會計檔案管理問題初探 隨著會計電算化的實行，會計作用有了更強的發(fā)揮，可以說會計電算化是會計手段的革命性變革，大大提高了我國會計行業(yè)的整體水平，推動了會計行業(yè)的發(fā)展。但是，電算化會計檔案管理還有許多的問題需要解決，筆者通過多年的會計工作經(jīng)驗，簡要分析了電算化會計檔案管理存在的問題，并提出了一些切實可行的解決措施。 1. 管理中存在的主要問題 1.1 缺乏豐富的管理經(jīng)驗 雖然會計電算化已經(jīng)實施很長時間了，但是，部分單位領(lǐng)導(dǎo)和會計人員還是缺乏會計檔案管理經(jīng)驗，有一些單位只對打印出來的會計檔案進行存檔，卻不保存計算機中存儲的會 計信息，這些都影響了會計信息的整體性。電算化會計檔案管理不只包含打印輸出的會計報表，還包括紙質(zhì)文件、電子文件和系統(tǒng)軟件處理形成的文件，具有相當(dāng)廣闊的外延。 另外，部分單位雖然進行了會計檔案數(shù)據(jù)備份，但是沒有選擇優(yōu)良的磁盤介質(zhì)，存儲盤與備用盤也沒有進行很好地分離存放，這樣就很容易丟失和損壞電子會計檔案。而且部分操作人員并沒有執(zhí)行規(guī)范的管理流程，不能每天都對會計檔案進行備份，也沒做到對數(shù)據(jù)盤定期維護和檢查，這樣一旦出現(xiàn)意外情況，勢必會造成財務(wù)本文由收集整理數(shù)據(jù)的丟失，進而帶來無法彌補的損失。 1.2 調(diào)閱方 法認(rèn)識不足，保存硬件措施不配套 因為只有在特定的軟件系統(tǒng)環(huán)境中，電算化會計檔案才能夠顯示出來。所以電算化會計檔案的缺點是可視性和直觀性欠缺，所以要妥善保存調(diào)閱軟件。 WWw.11665.cOM 但一旦軟件系統(tǒng)升級，就會出現(xiàn)因為版本的不同，而使舊版本的電算化的數(shù)據(jù)就不能夠被調(diào)用。另外，還有一些單位仍舊使用老式打印機，無法達(dá)到規(guī)定的保存期限，也沒依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建立會計檔案保護制度。 1.3 計算機網(wǎng)絡(luò)安全維護人才缺乏 電算化檔案管理囊括了方方面面的內(nèi)容，如軟件的維護和系統(tǒng)的安全，這樣就對電算化會計檔案的操作人員 提出了更高的要求。不光要對會計核算工作熟知和掌握，還要懂得必要的計算機維護和操作知識，但是，許多單位的會計人員只進行過簡單的培訓(xùn)，就進行電算化檔案管理，會計人員對于計算機維護和軟件系統(tǒng)管理還不熟悉，一旦病毒侵入或軟、硬件出現(xiàn)故障，其數(shù)據(jù)的可靠性、安全性就會受到威脅；如果資料沒有隨機備份或定期打印存檔不及時，就會造成不可彌補的損失。另外，如果不了解軟件系統(tǒng)管理和計算機維護，沒有設(shè)置嚴(yán)格的口令密碼和操作權(quán)限，就會使操作管理出現(xiàn)紕漏，沒有執(zhí)行嚴(yán)格的專機專用，致使一些會計責(zé)任事故頻繁發(fā)生。 2.問題的解決措施 2.1 會計檔案管理的完整性 在會計數(shù)據(jù)還沒有形成正式的書面文件以前，應(yīng)該妥善保存電子數(shù)據(jù)的副本，將各種財務(wù)憑證，包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬、各類記賬憑證和總分類賬打印輸出，同時依據(jù)稅務(wù)及審計等相關(guān)管理部門的要求，打印輸出和保管各類賬簿及報表，同時還要將會計數(shù)據(jù)及時導(dǎo)入磁性介質(zhì)，及時進行備份，將保管方式、時間按和數(shù)量等信息標(biāo)注清楚，同時還要定期檢查和維護磁性介質(zhì)，對電算化檔案信息進行復(fù)制，以防丟失或毀損。 2.2會計檔案的保密性 因為在電算化條件下，一些會計數(shù)據(jù)被集中在磁性介質(zhì)，包括磁盤和光盤上，出于一己 之私，有一些別有用心之人在未經(jīng)授權(quán)的情況下，會進入計算機或網(wǎng)絡(luò)，偷偷瀏覽賬目，甚至?xí)N毀、復(fù)制和偽造一些重要的財務(wù)數(shù)據(jù)，使會計信息的完整性和安全性遭受重創(chuàng)。鑒于這種情況，我們必須要規(guī)范使用權(quán)限，對涉及單位機密的重要文件，要做到專人專管專用，只有那些普通數(shù)據(jù)，才可共享使用。建立和健全借用手續(xù)制度，保證電子檔案的安全性。建立嚴(yán)格的審批制度，外單位人員必須憑單位介紹信，經(jīng)過上級主管領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，才允許查閱會計檔案。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)非法涂改、變更和偽造數(shù)據(jù)文件，或者對賬冊和備份磁盤人為毀損的行為，必須嚴(yán)肅處理，對于 后果嚴(yán)重的，要追究承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。 2.3 硬件措施的完善性 為了使打印輸出的會計檔案的保存期限得到保障，必須配備高清晰度的激光打印機或者是噴墨，同時還應(yīng)有專用的會計檔案庫房，防火及防漬措施一應(yīng)俱全 庫房還應(yīng)配有空調(diào)器，溫、濕度測量儀，嚴(yán)格控制溫度和濕度，以防止盤片變形。另外，會計人員要努力提高自身的專業(yè)水平和計算機操作水平，同時單位還要擁有和配備高級計算機管理人才，在任何條件下，都能對網(wǎng)絡(luò)安全和電算化軟件的正常使用做出保障。 結(jié)語：電算化會計檔案在我國已經(jīng)應(yīng)用很普遍，其準(zhǔn)確、方便、高效等優(yōu)點使會 計自身水平得到了快速提高，為了控制財務(wù)風(fēng)險，提高工作效率，電算化