電算化會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題初探的論文

電算化會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題初探的論文 電算化會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題初探的論文 電算化會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題初探 隨著會(huì)計(jì)電算化的實(shí)行，會(huì)計(jì)作用有了更強(qiáng)的發(fā)揮，可以說(shuō)會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)手段的革命性變革，大大提高了我國(guó)會(huì)計(jì)行業(yè)的整體水平，推動(dòng)了會(huì)計(jì)行業(yè)的發(fā)展。但是，電算化會(huì)計(jì)檔案管理還有許多的問(wèn)題需要解決，筆者通過(guò)多年的會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)，簡(jiǎn)要分析了電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題，并提出了一些切實(shí)可行的解決措施。 1. 管理中存在的主要問(wèn)題 1.1 缺乏豐富的管理經(jīng)驗(yàn) 雖然會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)實(shí)施很長(zhǎng)時(shí)間了，但是，部分單位領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)人員還是缺乏會(huì)計(jì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，有一些單位只對(duì)打印出來(lái)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行存檔，卻不保存計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)的會(huì) 計(jì)信息，這些都影響了會(huì)計(jì)信息的整體性。電算化會(huì)計(jì)檔案管理不只包含打印輸出的會(huì)計(jì)報(bào)表，還包括紙質(zhì)文件、電子文件和系統(tǒng)軟件處理形成的文件，具有相當(dāng)廣闊的外延。 另外，部分單位雖然進(jìn)行了會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，但是沒(méi)有選擇優(yōu)良的磁盤介質(zhì)，存儲(chǔ)盤與備用盤也沒(méi)有進(jìn)行很好地分離存放，這樣就很容易丟失和損壞電子會(huì)計(jì)檔案。而且部分操作人員并沒(méi)有執(zhí)行規(guī)范的管理流程，不能每天都對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份，也沒(méi)做到對(duì)數(shù)據(jù)盤定期維護(hù)和檢查，這樣一旦出現(xiàn)意外情況，勢(shì)必會(huì)造成財(cái)務(wù)本文由收集整理數(shù)據(jù)的丟失，進(jìn)而帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失。 1.2 調(diào)閱方 法認(rèn)識(shí)不足，保存硬件措施不配套 因?yàn)橹挥性谔囟ǖ能浖到y(tǒng)環(huán)境中，電算化會(huì)計(jì)檔案才能夠顯示出來(lái)。所以電算化會(huì)計(jì)檔案的缺點(diǎn)是可視性和直觀性欠缺，所以要妥善保存調(diào)閱軟件。 WWw.11665.cOM 但一旦軟件系統(tǒng)升級(jí)，就會(huì)出現(xiàn)因?yàn)榘姹镜牟煌?，而使舊版本的電算化的數(shù)據(jù)就不能夠被調(diào)用。另外，還有一些單位仍舊使用老式打印機(jī)，無(wú)法達(dá)到規(guī)定的保存期限，也沒(méi)依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建立會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度。 1.3 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)人才缺乏 電算化檔案管理囊括了方方面面的內(nèi)容，如軟件的維護(hù)和系統(tǒng)的安全，這樣就對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的操作人員 提出了更高的要求。不光要對(duì)會(huì)計(jì)核算工作熟知和掌握，還要懂得必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)和操作知識(shí)，但是，許多單位的會(huì)計(jì)人員只進(jìn)行過(guò)簡(jiǎn)單的培訓(xùn)，就進(jìn)行電算化檔案管理，會(huì)計(jì)人員對(duì)于計(jì)算機(jī)維護(hù)和軟件系統(tǒng)管理還不熟悉，一旦病毒侵入或軟、硬件出現(xiàn)故障，其數(shù)據(jù)的可靠性、安全性就會(huì)受到威脅；如果資料沒(méi)有隨機(jī)備份或定期打印存檔不及時(shí)，就會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。另外，如果不了解軟件系統(tǒng)管理和計(jì)算機(jī)維護(hù)，沒(méi)有設(shè)置嚴(yán)格的口令密碼和操作權(quán)限，就會(huì)使操作管理出現(xiàn)紕漏，沒(méi)有執(zhí)行嚴(yán)格的專機(jī)專用，致使一些會(huì)計(jì)責(zé)任事故頻繁發(fā)生。 2.問(wèn)題的解決措施 2.1 會(huì)計(jì)檔案管理的完整性 在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)還沒(méi)有形成正式的書面文件以前，應(yīng)該妥善保存電子數(shù)據(jù)的副本，將各種財(cái)務(wù)憑證，包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬、各類記賬憑證和總分類賬打印輸出，同時(shí)依據(jù)稅務(wù)及審計(jì)等相關(guān)管理部門的要求，打印輸出和保管各類賬簿及報(bào)表，同時(shí)還要將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)及時(shí)導(dǎo)入磁性介質(zhì)，及時(shí)進(jìn)行備份，將保管方式、時(shí)間按和數(shù)量等信息標(biāo)注清楚，同時(shí)還要定期檢查和維護(hù)磁性介質(zhì)，對(duì)電算化檔案信息進(jìn)行復(fù)制，以防丟失或毀損。 2.2會(huì)計(jì)檔案的保密性 因?yàn)樵陔娝慊瘲l件下，一些會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被集中在磁性介質(zhì)，包括磁盤和光盤上，出于一己 之私，有一些別有用心之人在未經(jīng)授權(quán)的情況下，會(huì)進(jìn)入計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)，偷偷瀏覽賬目，甚至?xí)N毀、復(fù)制和偽造一些重要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，使會(huì)計(jì)信息的完整性和安全性遭受重創(chuàng)。鑒于這種情況，我們必須要規(guī)范使用權(quán)限，對(duì)涉及單位機(jī)密的重要文件，要做到專人專管專用，只有那些普通數(shù)據(jù)，才可共享使用。建立和健全借用手續(xù)制度，保證電子檔案的安全性。建立嚴(yán)格的審批制度，外單位人員必須憑單位介紹信，經(jīng)過(guò)上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，才允許查閱會(huì)計(jì)檔案。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)非法涂改、變更和偽造數(shù)據(jù)文件，或者對(duì)賬冊(cè)和備份磁盤人為毀損的行為，必須嚴(yán)肅處理，對(duì)于 后果嚴(yán)重的，要追究承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。 2.3 硬件措施的完善性 為了使打印輸出的會(huì)計(jì)檔案的保存期限得到保障，必須配備高清晰度的激光打印機(jī)或者是噴墨，同時(shí)還應(yīng)有專用的會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房，防火及防漬措施一應(yīng)俱全 庫(kù)房還應(yīng)配有空調(diào)器，溫、濕度測(cè)量?jī)x，嚴(yán)格控制溫度和濕度，以防止盤片變形。另外，會(huì)計(jì)人員要努力提高自身的專業(yè)水平和計(jì)算機(jī)操作水平，同時(shí)單位還要擁有和配備高級(jí)計(jì)算機(jī)管理人才，在任何條件下，都能對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全和電算化軟件的正常使用做出保障。 結(jié)語(yǔ)：電算化會(huì)計(jì)檔案在我國(guó)已經(jīng)應(yīng)用很普遍，其準(zhǔn)確、方便、高效等優(yōu)點(diǎn)使會(huì) 計(jì)自身水平得到了快速提高，為了控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高工作效率，電算化