合同協(xié)調(diào)審查系統(tǒng)方案V1.1.doc

合同協(xié)調(diào)審查系統(tǒng)整體方案 V1.0修改記錄日期版本修改人修改原因備注2011.10.24V1.0楊美榮初始建立 目錄1引言52.背景53.產(chǎn)品定位64.設計理念65系統(tǒng)框架66、系統(tǒng)特點76.1安全性76.2靈活性76.3實用性76.4時效性87.產(chǎn)品功能87.1律師事務所的選擇及在線委托87.2合同類型的選擇及模板87.3工作流的定制和綁定87.4審批流轉(zhuǎn)過程記錄87.5網(wǎng)上付費和評價功能97.6合同范本及模板97.7最新法律條文修改檢索97.8以多種形式進行提醒97.9對合同文件修改的痕跡保留97.10合同查詢、統(tǒng)計和分析107.11跟蹤執(zhí)行和管理108.產(chǎn)品功能特點108.1公共的對外開放平臺108.2嚴格的審核機制108.3信息互動和評價體系118.4網(wǎng)上支付功能118.5強大的范本功能118.6高度開放性和可擴展性119.系統(tǒng)帶來的效益119.1改變時空觀念，提高工作效率119.2無紙化審批，管理節(jié)約了資源129.3經(jīng)驗積累，知識共享129.4統(tǒng)一平臺，方便管理1210.開發(fā)周期1211. 團隊建設1312.資金預算141引言合同審查和管理是每個律師事務所的重要工作之一，每個合同的簽訂都需要層層把關，經(jīng)過相關專業(yè)機構(gòu)的審查，這個過程往往要花費較長的時間，但隨著計算機網(wǎng)絡、通信網(wǎng)絡、軟件技術的不斷發(fā)展和進步，通過網(wǎng)上協(xié)同審查和管理來提高工作效率、節(jié)約成本、增強顧客滿意度已成為現(xiàn)實。本案從合同網(wǎng)上協(xié)同審查和管理系統(tǒng)的研發(fā)背景、產(chǎn)品定位、設計理念、系統(tǒng)功能、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)特點及其帶來的效益、開發(fā)周期、團隊建設、資金預算等方面進行論述，并對該系統(tǒng)存在的困難、未來發(fā)展趨勢等進行分析。2.背景在當今法制越來越健全的社會，無論作為甲方，還是乙方，甚至丙方；無論是機關，還是企事業(yè)單位，對合同的簽署、跟蹤執(zhí)行及其管理都十分重視。從業(yè)務部門起草合同，到最終簽署，中間需要經(jīng)過多個部門的審查，除此之外很多企業(yè)還選擇專業(yè)律師或事務所對合同的各個條款進行專業(yè)審查。隨著信息技術的發(fā)展，目前基本已經(jīng)告別了傳統(tǒng)紙質(zhì)流轉(zhuǎn)方式，一般采用郵件的形式進行流轉(zhuǎn)，但是除了合同文件（包含正文、附件等）供閱讀、修改，需要流轉(zhuǎn)外；還有一份合同審批意見單，用于記錄各個條款審查的意見記錄，同樣需要呈傳，另外此過程中審查方還要跟需求方進行不斷的溝通確認，需求方也需要對審查進展情況進行不斷的詢問。審查一份合同往往得經(jīng)過一周左右的時間，若遇上相關人員出差、開會等情況，花費十天、半個月也是經(jīng)常遇到的事；特別對有些辦公地點比較分散的事務所來說，在流轉(zhuǎn)上就必須花費大量時間。企業(yè)和事務所相關人員在合同的跟蹤執(zhí)行過程中需要完成大量的繁瑣工作，如大量文字的閱讀，逐行檢查、修改批注、付款或催款、報銷、發(fā)票或支票的管理等，若沒有一套好的信息管理系統(tǒng)，即使付出了辛苦的努力，也很難保證能按時保質(zhì)完成任務，有時甚至可能出現(xiàn)遺忘的事項。合同網(wǎng)上審查和管理系統(tǒng)將在這樣的背景下應運而生，我單位將獨立研發(fā)一套合同審查系統(tǒng)，采用公共平臺的形式作為企業(yè)入口，單獨開發(fā)客戶端供審查方使用，審查方可以把它把它當作是辦公自動化系統(tǒng)（OA）或電子政務系統(tǒng)中一個不可缺少的重要組成部分。由于合同形式的多樣性，簽署和履行過程的多變性，系統(tǒng)根據(jù)需要提供不同類別的合同模板，鏈接與合同有關的最新的法律法規(guī)和規(guī)定，及時有效地實施合同的起草、委托、審查、審批（簽訂）跟蹤執(zhí)行、評估、結(jié)束等一系列管理工作，并提供審查模板維護，自動校對、查詢、統(tǒng)計、分析、更改等功能，根據(jù)需要設定預警信息，及時提醒對某個合同的關注，以加強對合同的有效管理與監(jiān)控，降低溝通成本、提高工作效率以及資金的使用效益和增強顧客的滿意度。3.產(chǎn)品定位 該系統(tǒng)采用自主研發(fā)形式，完全貼合實際業(yè)務，主要面向大中律師機構(gòu)，系統(tǒng)基于成熟的J2EE標準、JAVA語言進行架構(gòu)和設計，是一款產(chǎn)品化程度高、性能穩(wěn)定、擴展性好、易用性強、支持協(xié)同辦公的系統(tǒng)，從架構(gòu)、技術、功能、應用、體驗、擴展、集成等各個層面上將引領著業(yè)內(nèi)同類軟件產(chǎn)品的發(fā)展走勢。 系統(tǒng)將完美融合客戶、目標、檔案、過程管理，在給用戶帶來高效辦公方式的同時，也將給組織導入先進的管理理念，促成組織管理和業(yè)務管理的全面升級，工作更有效，管理更科學，執(zhí)行力和競爭力更強，將企業(yè)與事務所之間的業(yè)務進行完美對接，致力于為律師機構(gòu)打造一個全方位的業(yè)務與對外交流平臺。4.設計理念法律協(xié)調(diào)審查系統(tǒng)解決方案是基于協(xié)同管理平臺而建，提供對外交流及對內(nèi)管理的雙重服務，通過高度模塊化設計方案實現(xiàn)平臺的高度可擴展性，強大及靈活的自定義流程可以滿足不同律師機構(gòu)的差異化需求以及后續(xù)的業(yè)務流程改進等平臺還提供多種接口，滿足與不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接及業(yè)務擴展，除此之外還支持多平臺應用，滿足移動辦公室的需求。 5系統(tǒng)框架合同網(wǎng)上審查和管理系統(tǒng)是可以大大提高工作效率，為確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，針對服務器端使用可通過雙機熱備份、磁盤陣列、異地數(shù)據(jù)備份等措施實現(xiàn)，為了確保信息安全，防止有人冒充合法用戶對合同進行審批、修改；阻止用戶閱看權(quán)限范圍之外的合同；防止在Internet網(wǎng)上審查時被別人截取。系統(tǒng)才有如下方式進行保障：1、通過CA認證服務器給每個合法審查人簽發(fā)一個數(shù)字證書，每次登錄系統(tǒng)時，只有通過證書驗證的用戶才是合法的，數(shù)字證書可存儲在USB KEY上，隨身攜帶。2、通過數(shù)字簽名系統(tǒng)（或電子印章系統(tǒng)）將每個合法用戶的簽名制成數(shù)字簽章，每次審查簽署意見時附上，其他用戶可在網(wǎng)上驗證其真?zhèn)巍?、通過PMI（特權(quán)管理基礎設施）對用戶的權(quán)限進行統(tǒng)一管理，當然也可通過合同網(wǎng)上協(xié)同審查和管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等多種方式統(tǒng)一管理。當審查方出差或分支機構(gòu)進行網(wǎng)上協(xié)同審批時，通過VPN（虛擬專用通道）的方式建立安全線路，以保證信息不被截取。6、系統(tǒng)特點6.1安全性實現(xiàn)網(wǎng)上審批的前提要求是系統(tǒng)和信息必須是安全的尤其是網(wǎng)絡安全更加重要，網(wǎng)絡安全我們將采取最先進的網(wǎng)絡安全技術進行保障；系統(tǒng)的安全可通過雙機熱備份、磁盤陣列、異地數(shù)據(jù)備份等措施實現(xiàn)。6.2靈活性工作流程的靈活性，工作流程高度定制化具有較大的靈活性；系統(tǒng)還提供了靈活、簡單、方便的定制、修改和綁定工具，確保在特殊情況下可順利完成各種情況的處理；系統(tǒng)還提供了隨組織機構(gòu)變化、人員職位變化或人員調(diào)進調(diào)出等情況而涉及到的權(quán)限的變化等。6.3實用性注重系統(tǒng)的實用性；提供精確查詢、模糊查詢、組合查詢、統(tǒng)計、分析、預警和提醒功能；對與合同相關的客戶信息、合同類型進行維護、管理等；6.4時效性實現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同審批的主要目的之一是要提高效率，通過計算機網(wǎng)絡、短信等多種方式，將需要辦理的事務以最適當?shù)姆绞絺鬟f給相關人員；若再通過GPRS、CDMA或PDA等方式連接系統(tǒng)，真可謂是隨時隨地網(wǎng)上辦公。7.產(chǎn)品功能合同網(wǎng)上協(xié)同審查和管理系統(tǒng)可根據(jù)各單位規(guī)模、性質(zhì)、人員素質(zhì)、合同數(shù)量等因素決定其客戶端功能的多少和強弱，公共部分的功能如下：7.1律師事務所的選擇及在線委托公共接入平臺，系統(tǒng)會提供多個事務所的相關介紹以及評價信息，企業(yè)用戶可以根據(jù)自身情況，進行指定或在線選擇，選擇后按照提示提交合同以及相關需求，點擊提交完成后，系統(tǒng)將根據(jù)事務所及合同類型自動產(chǎn)生合同編號，以便查詢和管理。7.2合同類型的選擇及模板合同有很多種類，如技術開發(fā)、技術服務、委托任務、銷售、政府采購、人事勞動等。按國家技術監(jiān)督局、科技部、勞動部及各省市要求，每種類型的合同都有相應的模板要求和規(guī)定可供下載和參考，合同提交完成后，根據(jù)所選律師事務所會綁定一個工作流，進入流轉(zhuǎn)過程。7.3工作流的定制和綁定 由于每個律師事務所因規(guī)模、業(yè)務、人員情況均有所不同，所以其審查流程也不盡相同，系統(tǒng)將提供高度可定制化流程模塊，包括任務環(huán)節(jié)、字段以及權(quán)限均可根據(jù)實際業(yè)務情況進行定制，業(yè)務在公共平臺錄入后會自動轉(zhuǎn)入所選事務所流程內(nèi)，進入該事務所內(nèi)部流程。7.4審批流轉(zhuǎn)過程記錄根據(jù)綁定的工作流進行在客戶端進行審查，在公共平臺端的審查表內(nèi)詳細記錄了每個環(huán)節(jié)完成時間及意見，對合同正文和附件的修改將以痕跡保留的辦法進行記錄，實現(xiàn)了事務所內(nèi)客戶端流程與公共平臺信息查詢的無縫對接。7.5網(wǎng)上付費和評價功能在合同提交完畢，根據(jù)律師事務所規(guī)定的收費辦法，用戶可以直接在該系統(tǒng)生產(chǎn)的訂單上進行付費操作，每次委托任務完成，訂單會跳轉(zhuǎn)到評價流程，用戶可以根據(jù)服務的質(zhì)量對本次交易進行打分。7.6合同范本及模板系統(tǒng)根據(jù)合同的不同種類提供合同范本，用戶還可以根據(jù)自身經(jīng)驗知識積累新建范本，系統(tǒng)可以根據(jù)范本類型與合同類型自定匹配，進行自動校對，審查人可以根據(jù)校對的初始結(jié)果就行二次審查，并提供整段文字和整行拖拽，替換等功能。7.7最新法律條文修改檢索系統(tǒng)提供檢索功能，用戶可以用此功能收錄法律條文修改的官網(wǎng)網(wǎng)址，系統(tǒng)會根據(jù)地址檢索最新修改信息并顯示，用戶還可以維護常用的法律條款查詢鏈接，在合同審查時可供隨時調(diào)用。7.8以多種形式進行提醒當合同流轉(zhuǎn)到下一個環(huán)節(jié)，首先將在該員工OA系統(tǒng)的待辦事務區(qū)增加一條待辦事務；如果此用戶沒有登錄OA系統(tǒng)，系統(tǒng)將立即采取以下幾種方式通知該用戶：（1）以網(wǎng)絡即時尋呼的方式通知，在該用戶的電腦出現(xiàn)圖標閃爍和音樂。（2）通過手機（含小靈通，下同）短信的方式發(fā)送，通過手機可完成簡單的處理工作，如批示“同意”后轉(zhuǎn)向下一個節(jié)點或批示“不同意”后退回；若在沒看到全部內(nèi)容之前暫時處理不了，只好待有機會登錄系統(tǒng)后再處理。除了在審批過程系統(tǒng)可自動提醒外，在合同跟蹤執(zhí)行和管理時，如催款或付款、報銷、驗收等階段，只要設定時間，系統(tǒng)將以多種方式通知相關用戶。7.9對合同文件修改的痕跡保留痕跡保留功能在整個系統(tǒng)中是一個非?；镜謽O其重要的功能，只要有痕跡保留，下列問題才能解決：（1）記錄并識別每次的修改內(nèi)容，確保發(fā)生異議時能分清責任，保持了原來紙質(zhì)審批過程的筆跡鑒別功能。（2）解決了繁瑣的電子文件修改和校對困難。在合同流轉(zhuǎn)過程中，各個環(huán)節(jié)都可能對合同文件進行修改，對重要內(nèi)容的修改還需要不止一次的校對工作。（3）根據(jù)用戶需要，可選擇某次或多次的修改痕跡進行顯示。7.10合同查詢、統(tǒng)計和分析為便于查找合同，給領導決策提供依據(jù)，系統(tǒng)具有查詢、統(tǒng)計和分析等功能。合同委托方可以根據(jù)委托后自動生成的編號，對合同的審查情況進行實時跟蹤，受顧方可以使用客戶端對大量的合同數(shù)據(jù)進行分類查詢和統(tǒng)計，便于對審查工作和審查人員的考核。7.11跟蹤執(zhí)行和管理根據(jù)合同內(nèi)容及要求，系統(tǒng)將后續(xù)需要完成的工作在適當?shù)臅r間提醒相關人員，合同委托方亦可對后續(xù)工作進行監(jiān)督、檢查。合同審查費用及進度和質(zhì)量管理是系統(tǒng)中兩個很重要的功能，它們關系到合同審查功能能否按要求順利完成，當然也需要甲方、乙方的協(xié)同管理。8.產(chǎn)品功能特點 8.1公共的對外開放平臺該系統(tǒng)突破了原有的私有模式，律師機構(gòu)無需安全任何服務器，就可以實現(xiàn)流程自動化，它不再是單純的內(nèi)部管理系統(tǒng)，采用共有云模式，實現(xiàn)公共平臺與私有客戶端的組合，所有企業(yè)均可以通過公共平臺提交審核申請，統(tǒng)一了入口，保障了數(shù)據(jù)格式的相對一致性，公共平臺與機構(gòu)內(nèi)部客戶端完美對接，可時時進行狀態(tài)同步和信息顯示。8.2嚴格的審核機制所有想使用該平臺的律師機構(gòu)必須進行嚴格的審核，包括資質(zhì)和證書以及信用評價等，只有符合標準的機構(gòu)才能在該平臺上注冊，為企業(yè)省去了審查機構(gòu)情況的一系列手續(xù)，企業(yè)可以在此放心選擇。8.3信息互動和評價體系各律師機構(gòu)經(jīng)過內(nèi)容審核可以通過內(nèi)部系統(tǒng)或手動向該平臺發(fā)布最新的事務所信息或活動宣傳，使企業(yè)可以隨時了解事務所的相關政策和制度變更，企業(yè)也可以通過平臺與事務所直接對話，并對訂單的完成情況進行公正客觀的評價。8.4網(wǎng)上支付功能企業(yè)通過網(wǎng)上支付功能給事務所付費，可以省去很多繁瑣的支付環(huán)節(jié)，大大方便了企業(yè)用戶，通過對付費情況的歷史保持，使得在出現(xiàn)糾紛時可以提供清晰的記錄。8.5強大的范本功能系統(tǒng)針對不同的合同類型提供了標準范本和自定義范本維護功能，用戶可以根據(jù)自身知識和經(jīng)驗積累在系統(tǒng)上維護個性化范本，系統(tǒng)會根本范本完成合同的初始校對，并顯示差異部分，審查人員可以使用專業(yè)修改工具，對整行或整段文字就行拖拽等操作，不但大大提高了審查效率和質(zhì)量，還完成了知識積累，也降低人員專業(yè)水平、工作習慣以及外界因素干擾而導致的審查質(zhì)量參差不齊。8.6高度開放性和可擴展性 系統(tǒng)采用平臺+應用的模式進行開發(fā)，將各項應用進行高度模塊化，合同審查只是其中一個模塊，后續(xù)可以根據(jù)用戶需要集成律師機構(gòu)的各項管控功能，形成一個可與公共平臺完美對接的企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)，以規(guī)范化，自動化、標準化的流程支撐律師機構(gòu)的日常管理。9.系統(tǒng)帶來的效益9.1改變時空觀念，提高工作效率合同網(wǎng)上協(xié)同審查和管理系統(tǒng)徹底打破時間和地點的限制，縮短了相關人員的審核、付費等待時間，實現(xiàn)了智能化的提醒和在線溝通服務；該系統(tǒng)與其他相關業(yè)務系統(tǒng)通過信息共享、交換等方式，為合同審查過程提供依據(jù)，為財務部門付款、收款提供依據(jù)，從而提高整體辦公效率。9.2無紙化審批，管理節(jié)約了資源合同網(wǎng)上協(xié)同審查和管理系統(tǒng)為合同的提交、審查、跟蹤執(zhí)行、付費等一系列管理工作提供數(shù)據(jù)輸入、處理平臺，在網(wǎng)絡上實現(xiàn)跨時空的資源共享與數(shù)據(jù)交換，不但提高了工作效率、降低了溝通成本、減少了修改和校對的差錯，而且大大地節(jié)約了紙張成本。9.3經(jīng)驗積累，知識共享合同網(wǎng)上協(xié)同審查和管理系統(tǒng)為合同的審查等一系列的技術支持，強大的范本維護功能，可以將個人知識及審查過程中經(jīng)驗積累起來，減少因人員問題和工作習慣導致的審查質(zhì)量參差不齊，大大縮短了審查所需時間，提供工作效率，并提供專業(yè)的修改比對工具，使得審查修改工作變更更加輕松。9.4統(tǒng)一平臺，方便管理合同網(wǎng)上協(xié)同審查和管理系統(tǒng)為企業(yè)與律師機構(gòu)之前提供了統(tǒng)一的業(yè)務處理和信息交流平臺，達到了業(yè)務范圍公開、信息透明，實現(xiàn)了隨時隨地均可在權(quán)限范圍內(nèi)查閱合同處理情況，不受合同管理人員是否能聯(lián)系上的影響，并配備了各種通知和提醒及溝通功能，提高了溝通效率。10.開發(fā)周期 項目分三期開發(fā)，具體情況見下表一期項目名稱：法律審核系統(tǒng)項