XX公司文書(shū)管理制度【精品管理資料】

XX公司文書(shū)管理制度 文件收發(fā)規(guī)定 (一 )公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；黨支部的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，黨支部書(shū)記簽發(fā)；公司本部各部門(mén)的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。 (二 )文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方能復(fù)印、蓋章。 (三 )文件和原稿，由辦公室分類(lèi)歸檔，保存?zhèn)洳椤?(四 )屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明 秘密 字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專(zhuān)人印制、報(bào)送。 (五 )文件統(tǒng)一由辦公室負(fù) 責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專(zhuān)人按核定的范圍報(bào)送。 (六 )外來(lái)的文件由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽收，并分類(lèi)登記。由辦公室主任提出處理意見(jiàn)后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén)，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。 (七 )傳閱文件由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。 公文管理規(guī)定 第一條 本公司公文，是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。 第二條 本公司公文，實(shí)行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。 第三條 各部室、各單位及各有關(guān)人員，對(duì)公文中涉及國(guó)家、政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。 第四條 pnb0 公文保密等級(jí)分為：絕密、機(jī)密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專(zhuān)用磁盤(pán)。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。 文件機(jī)密級(jí)數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確 定。 第五條 公司發(fā)文的程序?yàn)椋簲M搞、審核 (部門(mén)領(lǐng)導(dǎo) )、簽發(fā) (公司領(lǐng)導(dǎo) )打印、發(fā)文、 催辦、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等。 第六條 公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴?、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。 草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)： (一 )內(nèi)容要符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。 (二 )反映情況要客觀，實(shí)事求是。 (三 )文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語(yǔ)要規(guī)范。 (四 )人、地、物名、引文及時(shí)間要具體、準(zhǔn)確。 第七條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)送來(lái)的公文要及時(shí)閱批，急件的，當(dāng)天批復(fù)；一般文件的，三天 內(nèi)批復(fù)。 第八條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見(jiàn)的，要明確、具體。 第九條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿 (經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字 )審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。 第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)?？偛棉k收文后，應(yīng)先做好歸類(lèi)、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。 第十一條 所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。 第十二條 公司發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號(hào)： (一 )以公司名義對(duì)外發(fā)文 ，一律 字 (年 )號(hào)； (二 )公司黨總支發(fā)文，用 黨字 (年 )號(hào)； (三 )以工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)名義發(fā)文，用 政字 (年 )號(hào)； (四 )公司監(jiān)事會(huì)發(fā)文，用 監(jiān)字 (年 )號(hào)； (五 )董事局發(fā)文，用 董字 (年 )號(hào)； (六 )董事局委員會(huì)發(fā)文，用 董 字 (年 號(hào)； (七 )董事局委員會(huì)所屬機(jī)構(gòu)發(fā)文，用 董 字 (年 )號(hào)； (八 )其他管理部門(mén)的發(fā)文，用 字 (年 )號(hào)。 第十三條 董事會(huì)機(jī)構(gòu)及經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)除經(jīng)對(duì)方同意，一般不對(duì)外發(fā)文。 第十四條 紅頭文件 ，只適用于需遵照?qǐng)?zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。 文書(shū)管理規(guī)則 總則 第一條 目的 為使文書(shū)管理制度化，以增進(jìn)文書(shū)處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。 第二條 范圍 本規(guī)則所稱(chēng)文書(shū)管理，指總管理處各部、室、中心或各公司 (含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部 門(mén) )與外界來(lái)往的文書(shū) (包括電報(bào) )及關(guān)系企業(yè) (含公司內(nèi)容 )各部門(mén)間來(lái)往文書(shū) (包含簽呈 )，自收 (發(fā) )文至歸檔全部過(guò)程之辦理與控制。 承辦部門(mén) 第三條 總收發(fā)部門(mén) 總公司各部門(mén)與外界來(lái)往文書(shū)的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門(mén)統(tǒng)一辦理，各公 司 (工廠 )所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門(mén)辦理?？偸瞻l(fā)部門(mén)負(fù)責(zé)文書(shū)之收受及發(fā)送。 第四條 管理部門(mén) (一 )總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來(lái)、往的文書(shū)，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門(mén)；營(yíng)業(yè)、采購(gòu)、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門(mén)的文書(shū)，得以各該業(yè)務(wù)部門(mén)的最高主管部門(mén)為管理部門(mén)。 (二 )各公司 (工廠 )所在地與外界來(lái)往屬地區(qū)性文書(shū)，以其所在地之經(jīng)理室或管理處 (或總務(wù)部門(mén) )為管理部門(mén)。 (三 )關(guān)系企業(yè)各公司、部門(mén)間來(lái)往文書(shū)原則上以廠、處、部、室以上部門(mén)為管理部門(mén)。 (四 )管 理部門(mén)應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來(lái)往文書(shū)的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書(shū)未按規(guī)定處理者，管理部門(mén)不得受理。 第五條 主辦及會(huì)辦部門(mén) (一 )文書(shū)內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門(mén)為該項(xiàng)文書(shū)的主辦部門(mén)，如有涉及其他部門(mén)時(shí)，其他部門(mén)則為該項(xiàng)文書(shū)的會(huì)辦部門(mén)。 (二 )本企業(yè)各類(lèi)資料對(duì)外統(tǒng)一報(bào)送的主辦、會(huì)辦及提供部門(mén)。 行文 第六條 行文類(lèi)別 (一 )函：發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號(hào)、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門(mén)間行文使用。 (二 )公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布 時(shí)使用。 (三 )便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門(mén)間或公司內(nèi)各部門(mén)間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。 (四 )簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。 (五 )電報(bào)：業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)使用。 (六 )表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用。 (七 )其他： 1.司法文書(shū)依據(jù)司法部門(mén)規(guī)定程序?qū)嵤辉V訟文書(shū)，依政府有關(guān)部門(mén)訴訟審議 委員會(huì)規(guī)定程序?qū)嵤?2.會(huì)議紀(jì)錄及例行表報(bào)等的發(fā)送不必行文。 第七條 行文名義、署名及印信借用 (一 )對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下： 1.以公司名義由 董事長(zhǎng)署名蓋董事長(zhǎng)職章： 屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。 2.以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章： 對(duì)政府各部、會(huì)、局、署及其所屬一級(jí)、二級(jí)機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)等之行文。 3.以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。 對(duì)省政府、市政府所屬二級(jí)機(jī)構(gòu)等的行文。 對(duì)當(dāng)?shù)厥?、縣政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)的行文。 對(duì)稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文。 總管理處各部、室、中心代表各公司對(duì)外的行文 (但本款第六項(xiàng)另有規(guī)定者從其規(guī)定 )。 4.以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。 對(duì)本款第二項(xiàng)所列以外的公家 機(jī)構(gòu)或公民營(yíng)企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。 營(yíng)業(yè)、資料、工務(wù)等部門(mén)于各類(lèi)規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶(hù)、廠商之行文。 5.以部門(mén)名義，由廠處長(zhǎng)署名蓋廠處長(zhǎng)職銜簽字章。 營(yíng)業(yè)、資材、工務(wù)等部門(mén)于各類(lèi)規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶(hù)、廠商的行文。 6.以部門(mén)名義蓋部門(mén)章： 采購(gòu)部門(mén)對(duì)廠商的行文。 人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門(mén)于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對(duì)公民營(yíng)事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)或個(gè)人的行文。 7.應(yīng)依本款第四項(xiàng)的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無(wú)經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。 8.因環(huán)境特殊或事實(shí)需要，須另行規(guī)定 行文名義、署名及印信使用者，應(yīng)專(zhuān)案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)或總經(jīng)理核準(zhǔn)。 (二 )關(guān)系企業(yè)各部門(mén)間應(yīng)以部門(mén)名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用?。?1.正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門(mén)主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門(mén)章。 2.總管理處各部、室、中心對(duì)各公司行文的油印函件，蓋用部門(mén)章。 3.工務(wù)、資材、會(huì)計(jì)、總務(wù)等服務(wù)部門(mén)對(duì)其他部門(mén)的行文蓋部門(mén)章。 4.廠、處以上部門(mén)主管對(duì)其直轄部門(mén)行文以部門(mén)主管之職銜簽字章簽署。 (三 )公告、人事通知單、聘任書(shū)、獎(jiǎng)狀 、契約及依法令或特定業(yè)務(wù) (如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等 )，須加蓋公司或業(yè)務(wù)專(zhuān)用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門(mén)主管簽字章或私章。 (四 )特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。 (五 )需以對(duì)等身份的簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實(shí)情處理。 第八條 行文的判行權(quán)限 (一 )以董事長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)判行。 (二 )以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對(duì)外行文得由經(jīng)理 (主任 )判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng) 理判行。 (三 )以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。 (四 )以部門(mén)名義由廠處長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)由部門(mén)主管判行。 (五 )以部門(mén)名義行文者，應(yīng)由部門(mén)主管判行。 (六 )以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級(jí)人員判行。 (七 )因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義，須蓋用董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專(zhuān)用章者，行文時(shí)應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門(mén)主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。 (八 )固定格式文書(shū)，應(yīng)由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門(mén)主管依式行文。 文書(shū)處理程式 . 通則 第九條 文書(shū)分類(lèi) (一 )機(jī)密類(lèi)：具有專(zhuān)利性、獨(dú)特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù)機(jī)密文件，應(yīng)依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。 (二 )A 類(lèi)：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書(shū)，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。 (三 )B 類(lèi)：一般文書(shū)及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來(lái)文書(shū)。 (四 )C 類(lèi)：一般通知或參考性的函件無(wú)須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門(mén)處理后歸檔。 (五 )其他類(lèi)：與公司業(yè)務(wù)無(wú)直接關(guān)系之表報(bào)、宣傳或印刷函件，無(wú)需收文、登記，可直接送有關(guān)部門(mén)參閱。 第十條 收發(fā)文登記單 (一 )第一聯(lián)為收 (發(fā) )文登記單，收發(fā)人員按流水號(hào)碼順序裝訂存查。 (二 )第二聯(lián) 為催辦單，于送經(jīng)辦部門(mén)簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復(fù)日期之先后次序整理，按日核對(duì)催辦。 (三 )第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門(mén)主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復(fù)日期之先后整理，以備隨時(shí)稽催督導(dǎo)用。 (四 )第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分類(lèi)存查。 (五 )第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時(shí)隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。 第十一條 收 (發(fā) )文字號(hào)的制定管理 (一 )對(duì)外行文的字號(hào) 1.公司： X 1X 2(X 3)總字第 號(hào)。 X 1X 2 為公司簡(jiǎn)稱(chēng)； X 3 為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略； 為公司收 (發(fā) )文流水號(hào)。 2.事業(yè)部 (含直屬部門(mén) )： X 1X 2(X 3)X 4 字第 號(hào)(X 4 為事業(yè)部或直屬部門(mén)代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理 )。 3.營(yíng)業(yè)部門(mén)：由各公司總經(jīng)理室制定。 (二 )對(duì)關(guān)系企業(yè)行文的字號(hào) 1.由各公司總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。 2.總管理處各部、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。 (三 )收發(fā)文編號(hào) 1.由文書(shū)管理部門(mén)按年份依流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。 業(yè)務(wù)接洽便函 另行編定，亦采流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。 2.復(fù)文以收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼， 如有二號(hào)以上來(lái)文并案處理，以最后的收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼。 3.主動(dòng)發(fā)文號(hào)碼與一般收復(fù)文號(hào)碼采取同一編號(hào)順序。 .與外界來(lái)往文件 第十二條 收文 (一 )登記、分文 來(lái)文由收發(fā)人員拆封后，于 收 (發(fā) )文登記單 登記收文編號(hào)、收文日期、來(lái)文者、來(lái)文字號(hào)、來(lái)文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)判定文書(shū)類(lèi)別、經(jīng)辦部門(mén)，再由收發(fā)人員分發(fā)。 (二 )文件的分送 收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存 收 (發(fā) )文登記單 第一聯(lián)，依收文編號(hào)之流水號(hào)碼裝訂之。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來(lái)文以 分文專(zhuān)用卷宗 送交經(jīng)辦部門(mén)主管核定 要 否 答復(fù)及處理期限，記入 收 (發(fā) )文登記單 第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當(dāng)天簽收后，夾放于 分文專(zhuān)用卷宗 退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。 (三 )文件交辦 經(jīng)辦部門(mén)主管將文件批交辦理時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入 收 (發(fā) )文登記單 第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導(dǎo)，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。 (四 )文件處理 1.經(jīng)辦人辦理文件時(shí)，應(yīng)將擬辦或復(fù)文擬搞簽呈主管判行。 2.經(jīng)辦人應(yīng)將處理經(jīng)過(guò)、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于 收 (發(fā) )文登記單 第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄 (如不敷使用時(shí)，得以 文書(shū)簽辦單 補(bǔ)充，簽辦單隨同 收 (發(fā) )文登記單 第五聯(lián)流程處理 )，并填記預(yù)定保存期限及銷(xiāo)案或待復(fù)日期后連同來(lái)文 (復(fù)文時(shí)需附復(fù)文稿 )經(jīng)呈判后打字、校對(duì)再轉(zhuǎn)送文書(shū)管理部門(mén)收發(fā)人員。經(jīng)辦部門(mén)主管于文件判行后，將收 (發(fā) )文登記單 第三聯(lián)抽出銷(xiāo)案。 3.收發(fā)人員收到辦妥的來(lái)文及 收 (發(fā) )文登記單 第四、五聯(lián)時(shí)： 如無(wú)需復(fù)文者，依其類(lèi)別編定檔號(hào)填記于第四、五聯(lián)將檔號(hào)及銷(xiāo)案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷(xiāo)案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。 如需復(fù)文者，將復(fù)文及復(fù)文搞送請(qǐng)監(jiān)印人員用 印后，復(fù)文封發(fā)投郵；來(lái)文、復(fù)文稿、復(fù)文底本則依其類(lèi)別編寫(xiě)檔號(hào)填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來(lái)文、復(fù)文稿、復(fù)文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷(xiāo)案 (如需待復(fù)者，則將第二聯(lián)依待復(fù)日期的先后整理以備稽催 )，再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門(mén)如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。 4.來(lái)文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其他有價(jià)證券等，經(jīng)辦部門(mén)經(jīng)辦人于接到來(lái)文時(shí)，應(yīng)即繳交出納部門(mén)簽收不應(yīng)隨文傳遞。 第十三條 主動(dòng)發(fā)文 (一 )擬稿、登記 經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附 收 (發(fā) )文登記單 一式五聯(lián)，填寫(xiě)受文者、類(lèi)別、經(jīng)辦部門(mén)、內(nèi)容摘要、附 件、經(jīng)辦人姓名、預(yù)定保存年限及銷(xiāo)案或待復(fù)期限等欄，呈部門(mén)主管會(huì)核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號(hào)，轉(zhuǎn)打字、校對(duì)后，送交文書(shū)管理部門(mén)收發(fā)人員。 (二 )發(fā)文處理 收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿 收 (發(fā) )文登記單 (一式五聯(lián) )，即將發(fā)文文件及原稿送請(qǐng)監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號(hào)的流水號(hào)裝訂；無(wú)須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷(xiāo)案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門(mén)主管，均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類(lèi)別編寫(xiě)檔號(hào)，將檔號(hào)及銷(xiāo)案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交 還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。 第十四條 外界復(fù)文的處理 收發(fā)人員及文書(shū)經(jīng)辦部門(mén)收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷(xiāo)案，將銷(xiāo)案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號(hào)轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門(mén)接到復(fù)文時(shí)，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷(xiāo)案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收文日期及字號(hào)。 .關(guān)系企業(yè)來(lái)往文件 第十五條 行文方式 (一 )正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一般性的規(guī)定、通知、 公告等函件無(wú)需復(fù)文時(shí)，發(fā)文部門(mén)仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門(mén)則依 下列方式處理： 1.主管部門(mén)對(duì)其直轄部門(mén)行文時(shí)，受文部門(mén)免辦收文手續(xù)。 2.總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書(shū)管理部門(mén)辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門(mén)時(shí)，所屬部門(mén)免辦收文手續(xù)。 3.受文部門(mén)依前二項(xiàng)的規(guī)定免辦收文者仍應(yīng)處理呈核后依收文日期先后順序歸檔。 (二 )以 業(yè)務(wù)接洽便函 行文者，依第十六條規(guī)定辦理。 (三 )各類(lèi)文書(shū)的行文，應(yīng)就組織層級(jí)需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級(jí)轉(zhuǎn)文重印延誤時(shí)效。 第十六條 業(yè)務(wù)接洽便函之處理 (一 )發(fā)文 經(jīng)辦人發(fā)文時(shí)，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于 業(yè)務(wù)接洽便函 第一聯(lián)，并填記文書(shū)類(lèi)別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請(qǐng)主管判行后另依式填寫(xiě)三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號(hào)并記載于收 (發(fā) )文編號(hào)登記表 再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將 業(yè)務(wù)接洽便函 第二、三、四聯(lián)送交受文部門(mén)，第一聯(lián)則依待復(fù)日期之先后整理以備稽催。 (二 )收文 受文部門(mén)的收發(fā)人員收到 業(yè)務(wù)接洽便函 第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時(shí)間、編定收文號(hào)碼并記載 收 (發(fā) )文編號(hào)登記表 將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門(mén)主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收 發(fā)人員按發(fā)文部門(mén)要求的待復(fù)日期先后整理，以備稽催。 (三 )復(fù)文 經(jīng)辦人收到來(lái)文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫(xiě)銷(xiāo)案或待復(fù)日期，及預(yù)定保存期限 (如需簽辦，則以 文書(shū)簽辦單 辦理，簽辦單連同 業(yè)務(wù)接洽便函 第三聯(lián)處理 )，經(jīng)主管判行后，依式填寫(xiě)于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請(qǐng)用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷(xiāo)案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門(mén) (原發(fā)文部門(mén) )，第三、四聯(lián)編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄后；第三聯(lián)依其類(lèi)別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號(hào)的順序存查。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復(fù)日期先后整理以備稽催。 (四 )回文處理 發(fā)文部門(mén) 的收發(fā)人員收到復(fù)文部門(mén)送達(dá)的便函第二聯(lián)時(shí)，于原暫存的第一聯(lián)注記復(fù)文的收文時(shí)間；第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷(xiāo)案，再一并編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號(hào)的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類(lèi)別存檔，如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復(fù)文部門(mén)要求的待復(fù)日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復(fù)文時(shí)，則依發(fā)文程序辦理。 文書(shū)處理方式 第十七條 文書(shū)結(jié)構(gòu) (一 )公告：以 主旨 依據(jù) 公告事項(xiàng) 三段式斟酌運(yùn)用。 (二 )函、簽呈：以 主旨 、 說(shuō)明 、 辦法 、 請(qǐng)求、擬辦或建議 三段式 斟酌運(yùn)用。 (三 )業(yè)務(wù)接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點(diǎn)敘述。 (四 )采用語(yǔ)體文以達(dá)到 簡(jiǎn)、淺、明、確 的要求，可用表格處理的盡量利用表格。 第十八條 信函處理 (一 )指名營(yíng)業(yè)、工務(wù)、資材及采購(gòu)人員收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書(shū)者，應(yīng)視同公務(wù)文書(shū)拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認(rèn)為公務(wù)文書(shū)的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書(shū)，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。 (二 )指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書(shū)，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。 第十九條 簽呈處理 (一 )經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請(qǐng)主管 核示時(shí)，以簽呈用紙繕寫(xiě)一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類(lèi)別歸檔。 (二 )經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng) (副 )理級(jí)以上主管核示者 (各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長(zhǎng)核示者 )則于廠 (處 )長(zhǎng) (部、室主管 )簽示后，由廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員登記于 簽呈事務(wù)備查表 轉(zhuǎn)呈經(jīng) (副 )理以上主管 (各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長(zhǎng) )核示，于核示后由廠 (處 )部 (室 )收發(fā)人員轉(zhuǎn)記 批示 情形，呈送廠 (處 )長(zhǎng) (部室主管 )核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會(huì)辦部門(mén)有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分 送會(huì)辦部門(mén)協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員編定檔號(hào)填記于簽呈及 簽呈事務(wù)備查表 后，簽呈依其類(lèi)別歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專(zhuān)人專(zhuān)案簽辦。 第二十條 合約處理 (一 )訂立或修改合約時(shí)，經(jīng)辦部門(mén)擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務(wù)室核稿。判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請(qǐng)繕打、校對(duì)、用印。 (二 )固定格式的合約書(shū)其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門(mén)使用時(shí)依式填寫(xiě)所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請(qǐng)用印。 （三）合約書(shū)簽約代表原稿、正本的保管部門(mén)規(guī)定。 保管部門(mén)收到合約書(shū)正 本應(yīng)即貼足印花并予銷(xiāo)印后與原稿一并歸檔。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門(mén)均以副本留存?zhèn)溆谩?第二十一條 副本及圖書(shū)處理 副本視同正式文書(shū)，應(yīng)依規(guī)定處理、歸檔；各類(lèi)圖書(shū)應(yīng)指定部門(mén)集中管理。 第二十二條 電報(bào)處理 電報(bào)視同文書(shū)，依本規(guī)則辦理。 第二十三條 文書(shū)處理要點(diǎn) (一 )經(jīng)辦文書(shū)遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本妥為保藏，每有應(yīng)用均以副本或影本層呈處理。 (二 )為利文書(shū)處理并達(dá)分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬意見(jiàn)或選稿隨來(lái)文呈部門(mén)主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對(duì)文案注意見(jiàn)，避免只簽名而無(wú)意見(jiàn)。 (三 )經(jīng)辦、會(huì) 稿、核稿等人員之答名，應(yīng)清晰可辨，不得潦草難認(rèn)。 (四 )經(jīng)辦文書(shū)應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門(mén)應(yīng)照會(huì)辦理，會(huì)稿案件會(huì)辦部門(mén)應(yīng)按速件處理之。 第二十四條 文件處理期限 (一 )收發(fā)人員收文時(shí)，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時(shí)送交有關(guān)人員。 (二 )分文人員的分文時(shí)期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。 (三 )經(jīng)辦人員的處理期限。 1.速件、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。 2.一般案件由部門(mén)主管斟酌經(jīng)辦人的工作量，指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。 3.來(lái) 文定有答復(fù)期限者，應(yīng)盡力于來(lái)文所定期限內(nèi)處理完畢。 4.計(jì)劃、試驗(yàn)、研究、開(kāi)發(fā)、規(guī)章修訂、測(cè)定、搜集資料等特殊案件部門(mén)主管應(yīng)斟酌實(shí)際需要分別規(guī)定其處理期限。 5.監(jiān)印人員原則上于當(dāng)天完成用印。 6.文件歸檔，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。 7.簽呈案件，按分層負(fù)責(zé)的決行層次，由各公司自行訂定時(shí)限。 第二十五條 文件稽催 (一 )經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿(mǎn)前，經(jīng)請(qǐng)示部門(mén)主管同意后，以口頭通知文書(shū)收發(fā)人員更改處理期限。 (二 )收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見(jiàn)辦妥銷(xiāo)案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門(mén)主管， 如再俟一天仍不見(jiàn)辦妥銷(xiāo)案者，應(yīng)即以 文書(shū)催辦單 一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門(mén)主管交由經(jīng)辦人填注 擬完成日期 及 遲延原因 經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門(mén)自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時(shí)將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。 第二十六條 發(fā)送方式 文書(shū)發(fā)送方式分為專(zhuān)送、郵寄 (平信、限時(shí)、掛號(hào)、航空 ) 電報(bào) (尋常、加急、書(shū)信、打字 )及集運(yùn)等，經(jīng)辦人應(yīng)于文書(shū)底稿上注明。 第二十七條 文件遞送 (一 )呈閱文件的遞送方式 文件呈閱、呈判、會(huì)辦時(shí)，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系機(jī)密，緊急或 A 類(lèi)案件，則以桔紅色卷宗遞送。 (二 )部門(mén)間文件的遞送 1.發(fā)文及受文部門(mén)在同一廠區(qū)內(nèi)，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯(lián)送請(qǐng)請(qǐng)受文部門(mén)簽收后取回稽催。 2.發(fā)文及受文部門(mén)在不同廠區(qū)者，發(fā)文部門(mén)收發(fā)人員需將文件依受文部門(mén)地區(qū)別以 (處 )、部 (室 )為單位裝入 內(nèi)部信封 予以遞送， 內(nèi)部信封 僅書(shū)寫(xiě)受文部門(mén)的廠、處、部、室名稱(chēng)不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門(mén)收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。 3.各公司于各辦公地區(qū)應(yīng)設(shè)一文件 寄送中心 ，總公司為各公司總經(jīng)理室，各公司 (工廠 )所在地為總務(wù)部門(mén)，各 寄送中心 得規(guī)定每日截止收件時(shí)間，以便整理集中裝運(yùn)。 4.收發(fā)人員將文件遞交 寄送中心 后， 寄送中心 人員應(yīng)將同一受文部門(mén)之廠 (處 )部 (室 )的文件集中整理，開(kāi)具 文件遞送清單 一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián) 連同文件匯總裝入地區(qū)別專(zhuān)用 文件袋 寄送。收文地區(qū)之 寄送中心 人員收到 文件袋 拆開(kāi)后，即以 文件遞送清單 第二、三聯(lián)連同文件送交各廠 (處 )收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當(dāng)天 文件袋 送還原發(fā)文的 寄送中心 存查。 5.總管理處各部、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的 寄送中心登記轉(zhuǎn)送。 6.總公司各 寄送中心 的 文件袋 ，需于下午五時(shí) 前送交總管理處總務(wù)部門(mén)統(tǒng)一運(yùn)寄。 7.原則上文件應(yīng)隨到隨送，不得積壓， 寄送中心 人員須于每日上午上班后 30 分鐘內(nèi)將 文件袋 內(nèi)文件分送各廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員簽收。 印信 .印信種類(lèi) 第二十八條 種類(lèi) (一 )公章：各公司向主管機(jī)構(gòu)登記之公司印鑒及特定業(yè)務(wù)專(zhuān)用之公司印信。 (二 )職章： ZK( 1.董事長(zhǎng)、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。 2.刻有職別及特定業(yè)務(wù)專(zhuān)用的主管印信。 (三 )職銜簽字章：各公司廠、處長(zhǎng)以上主管刻有職銜及簽名的印信。 (四 )部門(mén)章：刻有公司及部門(mén)名銜之印信。如為 不得對(duì)企業(yè)外行文之部門(mén)，應(yīng)于部門(mén)章上加注 對(duì)內(nèi)專(zhuān)用 之字樣。 (五 )校對(duì)章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及 校對(duì)章 或 騎縫章附件章 等字樣之印信。 第二十九條 印信的資料及形式 所有印信均為圓形橡皮質(zhì)。 .印信使用 第三十條 監(jiān)印人員 (一 )各公司公章及董事長(zhǎng)職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)本企業(yè)董事長(zhǎng)核定后任用。 (二 )特定業(yè)務(wù)專(zhuān)用的圖記及董事長(zhǎng)職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)各公司總經(jīng)理核定后任用。 (三 )各部門(mén)主管的職銜簽字章及部門(mén)章由各部門(mén)主管指定監(jiān)印人員。 (四 )監(jiān)印人員不在時(shí)，應(yīng)由代理人代為監(jiān) 印，代理人的任用應(yīng)依前三款的規(guī)定簽準(zhǔn)或指派。 第三十一條 印信蓋用 (一 )行文時(shí)應(yīng)依第八條的規(guī)定判行送請(qǐng)監(jiān)印人員依第七條的規(guī)定于函件、文稿及底本上用印。 (二 )其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具 蓋用印信申請(qǐng)單 一式二聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請(qǐng)用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于 蓋用印信申請(qǐng)單 正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門(mén)存查。 第三十二條 印色使用 公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的。 .印信管理 第三十三條 印信的核定及制發(fā)部門(mén) (一 )公章、董事長(zhǎng)及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽 字章均經(jīng)總管理處董事長(zhǎng)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門(mén)統(tǒng)一制發(fā)。 (二 )總管理處各部、室、中心的部門(mén)章或特定業(yè)務(wù)之主管職章經(jīng)各部(室 )經(jīng)理 (主任 )核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門(mén)統(tǒng)一制發(fā)。 (三 )各事業(yè)部經(jīng)理、廠 (處 )長(zhǎng)的職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職章及各部門(mén)的部門(mén)章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為管理部門(mén)統(tǒng)一制發(fā)。 第三十四條 印信登記 業(yè)務(wù)主辦部門(mén)需用特定印信或業(yè)務(wù)專(zhuān)用印信向有關(guān)主管機(jī)構(gòu)報(bào)備時(shí)，該印信的登記、更換、撤銷(xiāo)等的手續(xù)，均由該主辦部門(mén)辦理。 第三十五條 印信申請(qǐng) (一 )印信制發(fā)的申請(qǐng) 因 業(yè)務(wù)需要或組織變更，由主辦部門(mén)填具 請(qǐng) (制 )發(fā)印信申請(qǐng)表 一份，送會(huì)印信管理部門(mén)依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請(qǐng)核定后由管理部門(mén)制發(fā)。 （二 )印信換發(fā)的申請(qǐng) 1.印信的印文磨損申請(qǐng)換發(fā)時(shí)，由監(jiān)印人員填具 請(qǐng) (換 )發(fā)印信申請(qǐng)表 一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會(huì)印信管理部門(mén)依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請(qǐng)核定后由管理部門(mén)換發(fā)。 2.原有廢舊印信應(yīng)于換發(fā)的印信收到后一周內(nèi)，由監(jiān)印人員依本規(guī)則第三十六條的規(guī)定辦理。 (三 )印信補(bǔ)發(fā)的申請(qǐng) 1.印信毀損或遺失時(shí)，監(jiān)印人員除向該印信登記機(jī)構(gòu)報(bào)備并依法公告作廢外，應(yīng)填具 請(qǐng) (補(bǔ) )發(fā)印信申請(qǐng)表 一份，于備注欄敘明原印的種類(lèi)、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過(guò)及失職人員的議處，并會(huì)印信管理部門(mén)依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經(jīng)核定后，由管理部門(mén)補(bǔ)發(fā)。 2.補(bǔ)發(fā)印信的文字體應(yīng)有異于原印信，以資區(qū)別。 3.遺失的印信尋獲時(shí)，應(yīng)即交由監(jiān)印人員于二日內(nèi)依本規(guī)定第三十六條規(guī)定辦理。 (四 )印信增刊的申請(qǐng) 1.一種印信以制發(fā)一枚為原則，但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需增刊者，由業(yè)務(wù)主辦部門(mén)依本條第一款規(guī)則申請(qǐng)。 2.增刊的印信應(yīng)由管理部門(mén)斟酌實(shí)情設(shè)法加以區(qū)別。 第三十六章 印信繳銷(xiāo) (一 )廢舊、撤銷(xiāo)或遺 失尋獲的印信，應(yīng)由監(jiān)印人員填具 繳銷(xiāo)印信申請(qǐng)表 一份，送會(huì)印信管理部門(mén)依本規(guī)則第三十三條之規(guī)定呈經(jīng)核定后，檢具繳銷(xiāo)之印信，送繳管理部門(mén) 撤銷(xiāo)。 (二 )印信管理部門(mén)收到繳銷(xiāo)的印信，即斟酌實(shí)情予以保存或截角注銷(xiāo)。 第三十七條 印信管理 (一 )各種印信由各監(jiān)印人員負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負(fù)完全責(zé)任。 (二 )印信管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)印信之制發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)、稽查等管理工作，并設(shè)立 印信登記表 拓具印模、樣本，依序裝訂成冊(cè)，以利管理。 (三 )印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每年至少應(yīng)稽查一次。 (四 )主 管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時(shí)，應(yīng)拓具印模樣本列冊(cè)專(zhuān)案移交，并報(bào)送印信管理部門(mén)。 檔案管理 .管理部門(mén) 第三十八條 管理部門(mén) (一 )文書(shū)結(jié)案后，原稿由各文書(shū)管理部門(mén)歸檔，經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原搞須由經(jīng)辦部門(mén)保管者，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意后妥為保存，文書(shū)管理部門(mén)以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書(shū)管理部門(mén)歸檔并換回影本。 (二 )各公司檔卷分類(lèi)目錄及編號(hào)原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門(mén)自行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。 .整理與分類(lèi) 第三十九條 文件點(diǎn)收 文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收： (一 )檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。 (二 )文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門(mén)主管的簽認(rèn)。 (三 )文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。 (四 )與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。 (五 )有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門(mén)，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)送指定保管部門(mén)簽收后，文件送歸檔。 第四十條 文件整理 點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理： (一 )中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以 左方裝訂為原則。 (二 )右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。 (三 )文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。 第四十一條 檔案分類(lèi) (一 ) 檔案分類(lèi)應(yīng)視案件內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級(jí)分類(lèi)。先以部門(mén)別區(qū)分，部門(mén)別之后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再在同類(lèi)中依序分為若干小類(lèi)。 (二 )檔案分類(lèi)應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí) 細(xì)類(lèi) 。如案件不多，亦可僅使用 部門(mén) 及 大類(lèi) 或 小類(lèi) 二級(jí)。 (三 )同一 小類(lèi) (或細(xì)類(lèi) )之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(lèi) (或細(xì)類(lèi) )之后增設(shè) 卷次 編號(hào)，以便查考。 (四 )每一檔夾封面內(nèi)頁(yè)應(yīng)設(shè) 目次表 ，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄；并以每一案一個(gè) 目次 編號(hào)為原則。 (五 )檔號(hào)之表示方式如下 A 1A 2-B 1B 2C 1C 2D 1-E 1E 2 A 1A 2 為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào)， B 1B 2 為大類(lèi)號(hào)， C 1C 2為小類(lèi)號(hào)。 D 1 為檔卷卷次， E 1E 2 為檔案目次。 第四十二條 檔案名稱(chēng)及編號(hào) (一 )檔 案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。 (二 )各級(jí)分類(lèi)、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決定。 (三 )檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制 檔案分類(lèi)編號(hào)表 ，即將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。 (四 )檔案分類(lèi)各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。 (五 )檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并 擬具新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。 第四十三條 檔號(hào)編定 (一 )案件如系新案，應(yīng)就 檔案分類(lèi)編號(hào)表 ，查明該案件所屬類(lèi)別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。 (二 )案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。 (三 )檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其主要類(lèi)別，編列檔號(hào)。 (四 )檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角；左方裝訂者則填寫(xiě)于右上角。 .歸檔與檔案清理 第四十四條 保存期限 (一 )歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用 見(jiàn)出紙 注明目次號(hào)碼，以便翻閱。 (二 )檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類(lèi)編號(hào)及名稱(chēng)，以便查檔。 第四十五條 保存期限 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： (一 )永久保存： 1.公司章程； 2.股東名簿； 3.組織規(guī)程及辦事細(xì)則；4.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄； 5.財(cái)務(wù)報(bào)表； 6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件； 7.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證； 8.工程設(shè)計(jì)圖； 9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。 (二 )10 年保存： 1.預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)； 2.會(huì)計(jì)憑證； 3.事業(yè)計(jì)劃資料；4.其他經(jīng)核定須保存 10 年的文書(shū)。 (三 )5 年保存： 1.期滿(mǎn)或解除之合約； 2.其他經(jīng)核定保存 5 年的文書(shū)。 (四 )1 年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。 (五 )規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效期間予以保存。 第四十六條 檔卷清理 (一 )管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。每年年度更換時(shí)，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷(xiāo)毀 日期。 (二 )保管期限屆滿(mǎn)的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將 收 (發(fā) )文登記單 第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷(xiāo)毀之日期。 .調(diào)卷 第四十七條 調(diào)卷程序 (一 )各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填具 調(diào)卷單 經(jīng)其部門(mén)主管 (科長(zhǎng)以上 )核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。 (二 )管檔人員接到 調(diào)卷單 經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于 調(diào)卷單 上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。 調(diào)卷單 則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。 (三 )于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，得免填 調(diào)卷單 。 (四 )檔案歸還 時(shí)，經(jīng)管檔人員核查無(wú)訛并于 調(diào)卷單 填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾。 調(diào)卷單 由管檔人員留存?zhèn)洳椤?第四十八條 調(diào)卷管理 (一 )調(diào)卷單 以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。 (二 )調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開(kāi)必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)二責(zé)處理。 (三 )調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。 (四 )調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意。 機(jī)密文件 第四十九條 范圍 (一 )生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計(jì)圖：具有專(zhuān)利性與獨(dú)特性之機(jī)械設(shè)計(jì)圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖。 (二 ) 技術(shù)性的資料：獨(dú)特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開(kāi)發(fā)，改良或試驗(yàn)資料，國(guó)外現(xiàn)場(chǎng)實(shí)習(xí)報(bào)告及其他技術(shù)上屬于機(jī)密性之資料。 (三 ) 業(yè)務(wù)性之資料：銷(xiāo)售成本資料，市場(chǎng)情報(bào)，國(guó)外業(yè)務(wù)考察報(bào)告及其他業(yè)務(wù)上屬于機(jī)密性之資料。 (四 )其他經(jīng)廠處長(zhǎng)以上主管認(rèn)為有必要列入機(jī)密文件管理之一切資料。 第五十條 保管部門(mén) (一 )外來(lái)機(jī)密文件應(yīng)以各公司總經(jīng) 理室為保管部門(mén)；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長(zhǎng)室、駐廠經(jīng) (副 )理室或總經(jīng)理指定之部門(mén)為保管部門(mén)。 (二 )屬技術(shù)、開(kāi)發(fā)、工務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門(mén)自行建立之專(zhuān)業(yè)性機(jī)密文件，應(yīng)以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書(shū)管理部門(mén)為保管部門(mén)。 (三 )總管理處各部、室、中心之機(jī)密文件，屬各該部門(mén)承辦之專(zhuān)責(zé)性質(zhì)者，應(yīng)以各該部、室、中心為保管部門(mén)。 (四 )各保管部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定 (總管理處由總經(jīng)理核定 )，負(fù)責(zé)機(jī)密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務(wù)。 第五十一條 外來(lái)機(jī)密文件處理 (一 )外 來(lái)機(jī)密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機(jī)密文件保管人員，以 收 (發(fā) )文登記單 一式五聯(lián)登記，呈請(qǐng)總經(jīng)理核派經(jīng)辦人 (主辦人 )及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復(fù)文或主動(dòng)發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。唯其遞送均應(yīng)親自為之，不得假手他人。 (二 )若文件內(nèi)容影響公司權(quán)益重大時(shí)，保管人員于文件分類(lèi)辦理時(shí)，應(yīng)以影本為之，原文件由保管人員妥藏。 (三 )主辦人于文件處理期間，需負(fù)保密全責(zé)；如需分派其所屬人員辦理時(shí)，則于每日上班以 文件傳遞記錄卡 注明時(shí)間、用途由經(jīng)辦人簽章后， 文件傳遞記錄卡 由主辦人留存，密 件交經(jīng)辦人辦理。于當(dāng)日下班 (或完工 )時(shí)主辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將密件收回，并于 文件傳遞記錄卡 填注收回時(shí)間，由經(jīng)辦人簽認(rèn)后隨 收 (發(fā) )文登記單 第五聯(lián)與密件一并歸檔。 (四 )密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書(shū)管理部門(mén)收發(fā)人員寄送。 第五十二條 自創(chuàng)之專(zhuān)業(yè)性機(jī)密文件處理 (一 )隸屬性技術(shù)、開(kāi)發(fā)、工務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門(mén)的工作人員于承辦特定項(xiàng)目之業(yè)務(wù)所建立的資料，應(yīng)視同機(jī)密文件，依本章的規(guī)定辦理。 (二 )前款各項(xiàng)機(jī)密文件的經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)于每月底編制翌月的 工作計(jì)劃表 寫(xiě)明交辦的特定業(yè)務(wù)工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預(yù)定完成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門(mén)存查。 第五十三條 經(jīng)辦方式 (一 )經(jīng)辦人應(yīng)于辦公場(chǎng)所處理機(jī)密文件，不得擅自攜帶外出或轉(zhuǎn)借、出示于他人，處理期間并應(yīng)妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。 (二 )經(jīng)辦人不得請(qǐng)托他人代抄、代描機(jī)密文件，非經(jīng)經(jīng)理級(jí)以上主管核準(zhǔn)者，亦不得擅自復(fù)制。 (三 )經(jīng)辦人如因公確需攜帶機(jī)密文件外出時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理級(jí)以上主管(專(zhuān)業(yè)性機(jī)密文件得呈廠、處長(zhǎng) )核準(zhǔn)后為的。 (四 )經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完竣，應(yīng)于到期前簽呈交辦之主管核準(zhǔn)延長(zhǎng)處理期限并聯(lián)絡(luò)保管人員延緩稽催。 第五十四條 歸檔 (一 )外來(lái)機(jī)密文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應(yīng)將文件連同 收 (發(fā) )文登記單 第四、五聯(lián)及 文件傳遞記錄卡 送交保管人員簽收，編定檔號(hào)，依其類(lèi)別登入 機(jī)密文件保管備查簿 ，第四聯(lián)送回主辦人存查，第五聯(lián)連同文件歸檔。 (二 )內(nèi)部自行建立之機(jī)密文件，經(jīng)辦人辦妥并經(jīng)廠、處長(zhǎng)核定保存期限后，應(yīng)將文件類(lèi)別、內(nèi)容摘要、預(yù)定保存期限等填入 機(jī)密文件送件單 ，隨文件送交保管人員編定檔號(hào)并簽收后， 機(jī)密文件送件單 退回經(jīng)辦人存查，文件由保管人員依類(lèi)歸檔并將其名稱(chēng)及歸檔編號(hào)登入 機(jī)密文件保管備查簿 。 第五十五條 檔案整理 (一 )保管人員應(yīng)將每月增加的機(jī)密文件，于翌月五日前填更 機(jī)密文件增列表 呈總經(jīng)理 (專(zhuān)業(yè)性者呈經(jīng)理 )核閱。并于每年年底清理檔卷，將認(rèn)為已無(wú)需繼續(xù)保管或已消失機(jī)密性質(zhì)的文件，造具 機(jī)密文件銷(xiāo)毀表 呈報(bào)總經(jīng)理 (專(zhuān)業(yè)性者呈經(jīng)理 )核準(zhǔn)后銷(xiāo)毀或送回原經(jīng)辦部門(mén)按一般文書(shū)辦理歸檔。 (二 )保管人員應(yīng)于每月底查對(duì) 機(jī)密文件增列表 及 出國(guó)計(jì)劃書(shū) 或 工作計(jì)劃表 ，如有應(yīng)送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門(mén)送交歸檔。 (三 )機(jī)密文件應(yīng)單獨(dú)成立檔卷，與其他一般文件分開(kāi)保管。 第五十六條 調(diào)卷 (一 )各部門(mén)需調(diào)閱機(jī)密文件 時(shí)，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具 調(diào)卷單 注明調(diào)閱期間及用途，應(yīng)經(jīng)調(diào)閱部門(mén)廠處長(zhǎng)證明并送保管部門(mén)主管同意后，始得調(diào)卷。 (二 )保管人員接到經(jīng)核準(zhǔn)之 調(diào)卷單 ，應(yīng)即開(kāi)立 文件傳遞記錄卡 一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收后， 文件傳遞記錄卡 由保管人員留存。用畢歸還時(shí)，密件經(jīng)保管人員點(diǎn)收無(wú)誤后，將歸還時(shí)間填記于 文件傳遞記錄卡 并經(jīng)調(diào)卷人簽認(rèn)后一并存檔。 第五十七條 副本 機(jī)密文件需影、復(fù)印時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理以上主管 (專(zhuān)業(yè)性者呈廠處長(zhǎng)以上主管 )核準(zhǔn)后，交由保管人員印發(fā)，并將份數(shù)登記于 機(jī)密文件保管備查簿 ；副 本 (含復(fù)印件 )視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理。 第五十八條 文件管理 經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應(yīng)妥善管理經(jīng)手的機(jī)密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理規(guī)則第十四條或第三十六條的規(guī)定議處： (一 )拆散原案顯有弊端者。 (二 )原案被污損、抽換、涂改或遺失者。 (三 )擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機(jī)密情事者。 (四 )調(diào)卷逾期拒不歸還而不申述理由者。 (五 )擅自請(qǐng)托他人代抄、代描、復(fù)印或打字、印刷者。 (六 )文件分辦傳遞時(shí)，未以 文件傳遞記錄卡 記載或未于分辦當(dāng)日下班 (或完工 )時(shí)收回 (繳回 )妥藏者。 附則 第五十九條 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計(jì) (一 )各收發(fā)人員根據(jù) 收 (發(fā) )文登記單 第一聯(lián)，業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián)(發(fā)文 )及第四聯(lián) (收文 )分別造具 文件處理統(tǒng)計(jì)表 一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查 (全公司的 文件處理統(tǒng)計(jì)表 應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查 )，一份自存。 (二 )處理日數(shù)計(jì)算標(biāo)準(zhǔn) 1.收文案件：自總收文之日起至復(fù)文發(fā)出或文件歸檔之日止，所需日數(shù)扣除例假日后為實(shí)際處理日數(shù)。 2.發(fā)文案件：自文件發(fā)出之日起至其銷(xiāo)案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實(shí)際處理日數(shù)。 第六十條 文書(shū)用紙 (一 )對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)之行文以公文用紙為之。對(duì)客戶(hù)或廠商行文得以印有公司名銜的書(shū)函。 (二 )關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)間的行文以 業(yè)務(wù)接洽便函 為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。 (三 )電報(bào)以電報(bào)專(zhuān)用紙。 (四 )簽呈以簽呈專(zhuān)用紙。 第六十一條 文件處理之稽查 各公司總經(jīng)理室應(yīng)不定期派員稽查各部門(mén)之文書(shū)處理情形并隨時(shí)予以輔導(dǎo)，如有異常應(yīng)即通知經(jīng)辦部門(mén)主管處理之。 第六十二條 實(shí)施與修改 本辦法經(jīng)營(yíng)決策委員會(huì)通過(guò)后實(shí)施，修改時(shí)亦同。 文印室管理規(guī)定 第一條 公司的文件，有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng) 示報(bào)告或其他不需打印的文件，一般不予打印。 第二條 公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理；部門(mén)經(jīng)理不在時(shí)，可經(jīng)總裁辦公室主任同意后辦理。 第三條 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送，以免影響公司的正常工作。 第四條 文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)。對(duì)收到的文件資料，應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門(mén)、人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來(lái)拿取回，不得延誤。 第五條 文印室人 員應(yīng)樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件。 第六條 文印室對(duì)送來(lái)打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。屬業(yè)務(wù)部門(mén)的，由各部門(mén)承擔(dān)費(fèi)用；屬行政、管理部門(mén)的，統(tǒng)一歸列行政開(kāi)支。 第七條 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評(píng)或處50 元以上罰款，屢教不改或給公司造成不良的社會(huì)影響或較大經(jīng)濟(jì)損失的，處 50 元以上罰款直至辭退。 企業(yè)文件管理制度 (一 )總則 第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速 度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。 第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。 第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠部辦 (以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦 )歸口管理。 (二 )收文的管理 第四條 公文的簽收 1.凡來(lái)廠公啟文件 (除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外 )均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外 )后分別交兩辦機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和 機(jī)要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。 2.對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的 四對(duì)口 核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。 第五條 公文的編號(hào)保管 1.兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上 文件處理傳閱單，并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。 2.本廠外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要 秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。 第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn) 1.凡正式文件均需分別由兩辦主任 (或副主任 )根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo) )親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。 2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。 3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng) 按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天 (特殊情況例外 )。 第七條 文件的傳閱與催辦。 1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。 2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo) 批示 、 擬辦意見(jiàn) 兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。 3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工 作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。 4.文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書(shū)，切忌橫傳。 5.兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。 6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。 (三 )發(fā)文的管理 第八條 發(fā)文的規(guī)定 1.全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律 不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。 2.各群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨字、廠字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。 3.對(duì)全廠影響較大，涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書(shū)記或廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。 第九條 發(fā)文的范圍： 1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要 和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。 2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于： (1)公布全廠規(guī)章制度； (2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件； (3)公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)； (4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定； (5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)； (6)其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)； 3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于： (1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定； (2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理 、黨群工作等事宜。 4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。 5.凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用工作簡(jiǎn)訊發(fā)會(huì)議紀(jì)要。 6.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函 (應(yīng)各自編號(hào)備查 )不用廠部名義發(fā)文。 (四 )發(fā)文程序與要求 第十條 發(fā)文程序規(guī)定： 1.各單位需要發(fā) 文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請(qǐng)； 2.黨委、廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿； 3.草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)； 4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)； 5.兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行 審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿； 6.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿 (對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé) )； 7.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚； 8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽； 9.文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)； 10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機(jī)要秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打??； 11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名； 12.文件打字后，由兩辦派專(zhuān)人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。 (五 )文件的借閱和清退 第十一條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條，對(duì)有密級(jí)的文件須兩辦主任同意后方可借閱。 第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。 第十三條 兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清 退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清 )。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。 第十四條 各部門(mén)應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。 (六 )文件的立卷與歸檔 第十五條 文件的歸檔范圍： 1.凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔： (1)上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)； (2)黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等； (3)廠黨委會(huì)、廠長(zhǎng)辦公室 、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄； (4)廠黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等廠一級(jí)的黨群組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等； (5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果； (6)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)表言材料等； (7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料； (8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品； (9)工廠日志和大事記； (10)工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。 2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。 第十六條 立卷要求 1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。 2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。 3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。 4.上年度形成的文件材料，要求在下年度 5 月份以前整理完。 6月份正式向檔案館 (室 )移交，清單一式兩份。 (接交單位各留存一份備查 )。 (七 )文件的銷(xiāo)毀 第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。 第十八條 經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)派專(zhuān)車(chē)分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)和正副主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷(xiāo)毀。 公文處理實(shí)施細(xì)則 總則 第一條 為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本實(shí)施細(xì)則。 第二條 各部門(mén)的公文，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)和商洽工作，報(bào)告情況、 交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，必須認(rèn)真做好公文處理工作。 第三條 各單位應(yīng)發(fā)揚(yáng)實(shí)事求是，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質(zhì)量。 第四條 公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。公文統(tǒng)一由辦公室文秘人員收發(fā)、分辦、用印、立卷。 第五條 各單位的公文處理工作，必須實(shí)行嚴(yán)格的保密制度，確保國(guó)家機(jī)密。 公文種類(lèi) 第六條 公文種類(lèi)主要有： (一 )請(qǐng)示 請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用 請(qǐng)示 。 (二 )報(bào)告 向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，用 報(bào)告 。 (三 )指示 對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用 指示 。 (四 )布告、公告、通告 對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用 布告 。 向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件， 用公告 。 在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用 通告 。 (五 )批復(fù) 答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用 批復(fù) 。 (六 )通知 傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用 通知 。 (七 )通報(bào) 表?yè)P(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用 通報(bào) 。 (八 )決定、決議 對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)作出安排，用 決定 。 經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，要求 貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用 決議 。 (九 )函 平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，用 函 。 (十 )會(huì)議紀(jì)要 傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用 會(huì)議紀(jì)要 。 公文格式 第七條 公文格式一般包括：標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、抄送 (抄報(bào) )單位、公文字號(hào)、主題詞等。 (一 )公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類(lèi)。 除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題一般不加書(shū)名號(hào)和其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 (二 )向上級(jí)請(qǐng)示的公文 ，一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位；如果需要上報(bào)另一個(gè)上級(jí)單位時(shí)，可以用抄報(bào)的形式。 (三 )發(fā)文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。 (四 )公文字號(hào)一般包括單位代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。幾個(gè)單位聯(lián)名發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位的公文編號(hào)。 (五 )公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱(chēng)之前，注明附件的名稱(chēng)和件數(shù)。 (六 )收、發(fā)文單位應(yīng)寫(xiě)單位全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前。 (七 )文字一律從左至右橫寫(xiě)橫排。 第八條 公文紙一般用 16 開(kāi)，在左側(cè)裝訂。 通告 等用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定行文關(guān)系。 第九條 對(duì)上級(jí)單位組織的請(qǐng)示或報(bào)告，用單位組織名義發(fā)文。 第十條 對(duì)市政府及政府各部、委、局，對(duì)市局及市局處室的請(qǐng)示或報(bào)告， 與不相隸屬單位協(xié)商工作等，用行政名義行文。 第十一條 內(nèi)部行文，可按問(wèn)題的種類(lèi)和性質(zhì)，用分公司或部門(mén)名義行文。分公司、各部門(mén)不得聯(lián)合行文，部門(mén)之間不要用發(fā)文形式解決一般性的問(wèn)題。 第十二條 各單位一般不得越級(jí)行文。因特殊情況，必須越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)抄報(bào)越過(guò)的單位。 第十三條 向上級(jí)請(qǐng)示的公文，應(yīng)一文一事，主送一個(gè)單位，不要同時(shí)抄送下級(jí)單位，不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人 (除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦外 )；向 下級(jí)單位的重要行文，可以抄報(bào)直接上級(jí)單位。 第十四條 按照一級(jí)抓一級(jí)的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門(mén)，不直接發(fā)到下屬子公司。 第十五條 發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。 公文處理程序 第十六條 收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。 (一 )上級(jí)發(fā)來(lái)的文件及注有密級(jí)的簡(jiǎn)報(bào)、電報(bào)、資料和平級(jí)發(fā)來(lái)的文件，均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開(kāi)拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)處理。其中內(nèi)容重要的急件，及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批，如領(lǐng)導(dǎo)出差，立即送辦公室領(lǐng)導(dǎo)處理。 (二 )承辦人應(yīng)根據(jù)文件 規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理。領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。 (三 )凡需辦理的公文，應(yīng)先送辦公室主任簽批意見(jiàn)，再分送給有關(guān)部門(mén)辦理或送領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。辦公室主任在簽批公文時(shí)，認(rèn)為無(wú)需送領(lǐng)導(dǎo)閱批的一般性公文，可根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關(guān)部門(mén)閱辦。 各單位收到急件時(shí)，應(yīng)在 3 天內(nèi)答復(fù)并退回文件，一般要辦理的文件，一周內(nèi)應(yīng)辦理并退文件，最遲不能超過(guò) 15 天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書(shū)面或口頭簡(jiǎn)要回復(fù)。 (四 )加強(qiáng)公文檢查催辦工作。文秘人員對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認(rèn)真 督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門(mén)對(duì)上級(jí)發(fā)出的文件，需要匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況的，要及時(shí)檢查反饋。 (五 )領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議帶回的文件，在匯報(bào)和傳達(dá)后，應(yīng)將會(huì)議文件交文秘人員立卷歸檔。 第十七條 發(fā)文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、封發(fā)等程序。 (一 )草擬公文的要求： 1.要符合國(guó)家的方針、政策、法律、法令和上級(jí)的有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，應(yīng)盡量與原來(lái)的有關(guān)政策相銜接，并加以說(shuō)明。 2.情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確，篇幅要力求簡(jiǎn)短。 3.引用的公文要寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間。 4.草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。 5.數(shù)字的寫(xiě)法。正式文件中，除文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)外，其他用漢字書(shū)寫(xiě)。 6.章節(jié)序數(shù)的寫(xiě)法。一般應(yīng)按下列順序排列：第一層為： 一 ，第二層為 (一 )，第 三層為 1，第四為 (1)。 7.不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)。年月日、人名、地名、文件名稱(chēng)、事物名稱(chēng)等，一般不要簡(jiǎn)稱(chēng)。 (二 )公文審核。公司的文稿在送領(lǐng) 導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后送辦公室核稿。以工會(huì)、社團(tuán)名義發(fā)文的，由董事會(huì)和分管領(lǐng)導(dǎo)審核。 審核的重點(diǎn)： 1.是否需要行文。 2.是否符合國(guó)家的方針、政策、法律、法令；與本單位發(fā)過(guò)的公文是否銜接。 3.提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。 4.處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否