高校儀器設備檔案管理中存在的問題及其對策[文檔資料]

高校儀器設備檔案管理中存在的問題及其對策 本文檔格式為 WORD,感謝你的閱讀。 隨著國家對教育事業(yè)的重視，教育投入呈逐年上升趨勢，尤其是高校，由于科學研究實驗的需要，更需要大量經費用于購置儀器設備。每個高校都在快速發(fā)展，導致購置的儀器設備一年比一年多，在這種情況下，對這些儀器設備的科學管理就成為急需解決的問題。 儀器設備為每個學校的發(fā)展提供了基本條件，一個學校沒有這些儀器設備，科學研究就寸步難行，一個大學沒有科研，就談不上成為真正的大學 ，所以，對儀器設備的管理非常重要，其直接影響高校教學科研的發(fā)展，以及學校的辦學條件，同時，為學校的教學科研提供有力的物資保障，防止國有資產的無意流失，為學校節(jié)約辦學成本。 一、高校儀器設備檔案的特點 高校設備檔案材料包括高校儀器設備的采購環(huán)節(jié)（如標書）、驗收環(huán)節(jié)（驗收單、驗收報告）、使用環(huán)節(jié)（使用記錄）、改造（維修記錄）、開發(fā)（升級）等各個環(huán)節(jié)中形成的以紙質載體為主的材料，反映儀器設備從開發(fā)到使用的全過程，形成一個整體，不可分割，并且要求各方面與實物一致，不能有差錯。 從儀器設 備的特點來看：高校設備尤其是用于實驗（化學、生物、物理）的儀器設備不僅型號復雜，而且大多數屬于最新科技研究應用的智力密集型，集光、機、電子于一體，涉及學科門類多，功能多，不僅硬件結構復雜，而且使用具有多種用途功能的軟件，操作為高度自動化，這些設備的隨機紙質文件較多，包含儀器設備的功能介紹、用法用途等。 從設備檔案的內容來看，有關設備采購的資料包括采購標書、合同、安裝圖紙、合格證書、隨機說明書等，有關設備到貨的資料：調試、驗收報告和記錄等。有關設備使用的材料：各設備的各種使用制度、維修與保養(yǎng)、使用記 錄報告等。以上所有這些材料越詳細越好，這樣才方便查找。 從保管期限來看，有些設備更新?lián)Q代速度很快，一旦設備出現(xiàn)故障，維修成本高且作用不大，就得進行報廢處理，為適應教學科研的實際需要，不得不更換新一代產品，由此決定設備的檔案管理不同于其他門類的檔案材料管理，即大多數不是長期性或者永久性的檔案材料。 二、設備管理存在的問題 1.儀器設備檔案管理得不到應有的重視 儀器設備檔案管理得不到學校管理部門的重視是普遍現(xiàn)象，學校一般傾向抓可以直接顯示成果的教學科研，因為這可以直接反映 高校的科學研究水平，儀器設備僅僅服務于教學科研，往往在學校管理系統(tǒng)中處于邊緣地位，這樣的后果就是高校儀器設備管理一片混亂，尤其在有多個分校區(qū)的高校，一旦涉及系院搬遷或者校區(qū)合并，設備管理就一團糟，有的設備在不知不覺中丟失了，無形中造成了國有資產的嚴重流失；有的放錯了地方，使用時找不到；有時甚至出現(xiàn)嚴重的賬物不符，給儀器設備的管理清查工作帶來很多不便。 2.產權意識不清晰 高校有的部門或者個人幾乎沒有任何產權意識，導致資產歸屬不明確，尤其是自籌資金購買的儀器設備，沒有對這些設備進行有效的科 學管理，如檔案材料不僅收集不齊，而且沒有對設備資料進行詳細錄入，信息不全，造成賬物不符或者賬賬不符，留下國有資產流失的隱患。 3.調撥報廢沒有及時更新 對儀器設備檔案進行科學管理的過程中必須堅持集中統(tǒng)一管理的原則，這需要有關部門設置專門的檔案管理人員，職責是收集儀器設備采購、開箱驗收、使用等各個環(huán)節(jié)中的紙質材料。同時，建立管理儀器設備的信息化平臺，掌握每臺儀器設備的詳細信息，如型號、出廠編號、儀器編號、生產廠家、生產日期、使用人，驗收人、主管、經手人等。設置專職檔案管理人員管理檔案的好處 是一旦儀器設備出現(xiàn)異動現(xiàn)象，如調撥、報廢處置等，馬上將手里關于異動儀器設備的檔案調出來，進行相應資料的修改，使得賬物相符。但是很多高校并非如此，調撥報廢處置后，經常沒有在信息化平臺上進行相應的更改，導致很多問題，清查時，經常賬物不清，為設備的科學管理帶來障礙。 三、加強對高校儀器設備檔案管理的對策 1.首先需要檔案管理人員切實轉變觀念 要管理好檔案，首先需要樹立正確的檔案管理觀念，制定詳盡的措施，真正把儀器設備檔案管理工作落到實處。領導要重視，要有檔案管理意識，把儀器設備檔案管 理工作提到日程上，不要總把檔案管理工作放在次要地位，反之，領導要在各方面給予大力支持，為科學管理提供有力保障，并且，在平時的工作中，要多詢問、了解工作的進展情況，及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，并給予指導和糾正，保證檔案管理工作良好運轉，只有這樣，才能服務好全校的教育科研。 2.專兼職資產管理員要充分配合好 儀器設備檔案的收集是一個長期工作，需要工作人員細致、認真、負責，付出大量的勞動，這就要求管理部門穩(wěn)定好隊伍，調動工作人員的積極性。 各部門、系院要挑選工作認真、有責任心的兼職資產管理員，協(xié)助資產處做好設備的檔案收集管理工作，當部門或者系院購買儀器設備時，一旦到貨，就要及時通知資產管理部門派人來收集檔案資料，儀器設備使用單位兼職資產管理員從設備的采購，一直到該設備的報廢、拆除或者調出，都要根據工作需要適時與資產管理處取得聯(lián)系，完整地收集儀器設備的檔案資料。同時，妥善保管處理好這些檔案資料，使其使用方便，保存完整。 3.加強對大型精密貴重儀器設備及其檔案的管理 根據上級有關文件的精神，價值 5 萬元以上的設備必須由設備管理部門、使用部門共同開箱驗收，同時需財、紀檢審多個 部門的監(jiān)督管理。設備管理部門的檔案管理員和使用部門人員在開箱驗收的同時，要將設備購置、驗收等工作中的紙質文件材料收集齊全，成套裝訂好，移交檔案部門集中統(tǒng)一管理，保證大型精密儀器設備檔案完整、及時、準確歸檔。 總之，儀器設備檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，涉及多個環(huán)節(jié)，各個工作環(huán)節(jié)既相互獨立，又相互聯(lián)系，每個環(huán)節(jié)的工作都要認真做