MH-行政辦公SOP培訓(xùn)PPT.pptx

1 1文件命名 區(qū)分版本并隨時(shí)回溯以前的版本 讓接收方一眼明白文件的主題 溝通的需要 索引的需要 方便快速檢索到所需要的文件 回溯的需要 2013 file 錯(cuò)誤原因 不能反映文件的主題 部門年終總結(jié) file 不能反映文件的歸屬部門 員工工資表 file 不能反映文件歸屬時(shí)期 1 1文件命名 GB T 19580 文件編號(hào) 卓越績(jī)效評(píng)價(jià)準(zhǔn)則 文件主題 直接連接或者下劃線連接 傅園園 文件作者 V3 版本號(hào)或修訂時(shí)間 GB T 19580卓越績(jī)效評(píng)價(jià)準(zhǔn)則 人資部 傅園園 V3 doc 人資部 歸屬部門 營(yíng)銷部 歸屬部門 陳達(dá) 文件作者 20160606 修訂時(shí)間 2016年公司部門工作總結(jié) 營(yíng)銷部 陳達(dá) 20160606 doc 2016年公司部門工作總結(jié) 文件主題 不同的修訂時(shí)間可以區(qū)別版本并方便回溯 具備時(shí)效性的主題 一定要標(biāo)明時(shí)期 如 2016年 1 2文件夾的管理 第一層 第二層 1 3電腦文件5S管理 1 3電腦文件5S管理 對(duì)把有用與無(wú)用的文件分開(kāi) 再對(duì)無(wú)用的文件進(jìn)行處理 1 3電腦文件5S管理 培養(yǎng)每天清潔的良好習(xí)慣 三個(gè)環(huán)節(jié) 保持電腦文件井然有序 1 3電腦文件5S管理 科學(xué)的電腦文件管理帶來(lái)什么 1 3電腦文件5S管理 小結(jié) 電腦文件管理的 5S 2 5S小結(jié) 1 3電腦文件5S管理 我的文檔 桌面快捷方式桌面便簽常用收藏文件夾我的文檔 2 1辦公電話 辦公電話的三注意 2 2客戶電話 客戶電話的三注意 1 職業(yè)化形象 禮貌 熱誠(chéng) 熟練地接聽(tīng)內(nèi)外線電話 聲音里透出微笑 2 禮貌用語(yǔ) 自報(bào)家門 說(shuō)明來(lái)意 告知打擾對(duì)方 使用80 的耳朵去傾聽(tīng)顧客的話 使用20 的嘴巴去說(shuō)話 3 精簡(jiǎn)來(lái)意 在最短的時(shí)間內(nèi)接電話 言簡(jiǎn)意賅說(shuō)明電話來(lái)意 時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng) 切不可讓對(duì)方長(zhǎng)時(shí)間拿著聽(tīng)筒等你辦完事 2 3接打電話禮儀 1 接電話 三聲內(nèi)接聽(tīng) 因故未及時(shí)接聽(tīng)說(shuō)抱歉 應(yīng)先問(wèn)候 然后自報(bào)家門 a 接聽(tīng)外部電話時(shí) 您好 XX公司 b 接聽(tīng)內(nèi)部電話時(shí) 您好 XX部 不可以 喂 喂 或者 你是誰(shuí)呀 像查戶口似的 聲音適中 愉快 親切 微笑接聽(tīng)電話 你的微笑對(duì)方聽(tīng)得見(jiàn) 代接電話 請(qǐng)問(wèn)您是找 嗎 他 她臨時(shí)有事走開(kāi)了 需要我代為轉(zhuǎn)達(dá)嗎 或 請(qǐng)您稍后再來(lái)電話好嗎 切忌只說(shuō) 不在 應(yīng)做好記錄 5W1H 后轉(zhuǎn)達(dá) 2 3接打電話禮儀 2 撥打電話 內(nèi)容 2 3接打電話禮儀 2 撥打電話 公務(wù)電話最好避開(kāi)節(jié)假日 晚上 21 00至次日6 00 臨近下班時(shí)間等時(shí)間段 時(shí)間 私人電話不要在辦公室打 要避開(kāi)同事 打電話如果你要在公眾空間的話實(shí)際上是一種噪音騷擾 非緊急事情盡量不要在公眾場(chǎng)所打電話 空間 無(wú)重要事情 牢記三分鐘原則 時(shí)長(zhǎng) 2 3接打電話禮儀 3 掛斷電話 如果自己有事不宜長(zhǎng)談 需要中止通話時(shí) 應(yīng)說(shuō)明原因 告之對(duì)方 一有空 我馬上打電話給您 中止電話時(shí)應(yīng)恭候?qū)Ψ较葤祀娫?不宜 越位 搶先 一般下級(jí)要等上級(jí)先掛電話 晚輩要等長(zhǎng)輩先掛電話 被叫等主叫先掛電話 不可只管自己講完就掛斷電話 被騷擾的電話 可以先掛 比如賣商鋪 裝修房子 投資黃金 各種廣告等 3 1郵件標(biāo)題 3 2郵件內(nèi)容 標(biāo)題 簡(jiǎn)單而又能概況內(nèi)容的 稱呼 得體 如多人 則是大家 ALL 問(wèn)候語(yǔ) 開(kāi)頭 結(jié)尾最好要 結(jié)尾常見(jiàn)的BestRegards 簡(jiǎn)明扼要 有條理 但也文字不要太少 多用 一 一 1 1 A a 類列表 主送 抄送 密送 正確使用 附件打包 超過(guò)三個(gè)附件 命名概括附件內(nèi)容 不宜超過(guò)4個(gè) 特殊格式注明打開(kāi)方式 簽名 與正文同字體簡(jiǎn)體 可包括姓名 職務(wù) 公司 電話 傳真 地址等信息 不宜超過(guò)4行 不僅用一個(gè)簽名 對(duì)內(nèi) 對(duì)外 對(duì)私 對(duì)熟悉的客戶 及時(shí)回復(fù) 如需及時(shí)回復(fù)需提醒或 XX 郵件的行文是否有禮有節(jié) 措辭是否恰當(dāng) 禮貌 在很大程度上顯示了一位職場(chǎng)人士的專業(yè)素養(yǎng) 也一定程度地反應(yīng)了其所在公司的專業(yè)形象 3 3回復(fù)技巧 郵件回復(fù)的六特性 4 1會(huì)議目的 4 1會(huì)議目的 有這樣一句話 如果說(shuō)農(nóng)夫擁有田地 工人擁有機(jī)械 企業(yè)家則擁有會(huì)議 1 會(huì)議效率化 發(fā)掘成員強(qiáng)烈熱情 精力的強(qiáng)大組織文化 代表性形式就是企業(yè)會(huì)議文化 會(huì)議文化能夠?qū)Τ蓡T的價(jià)值觀和思想進(jìn)行根本性的改革 將組織引向一個(gè)方向 并在競(jìng)爭(zhēng)中連續(xù)性地獲得勝利 4 2會(huì)議原則 三星將召開(kāi)會(huì)議時(shí)最為基本的思想和行動(dòng)原則整理成3 3 7原則 讓所有子公司的職員熟記并付諸行動(dòng) 1 三星會(huì)議根本 4 2會(huì)議原則 2 三種思考 4 2會(huì)議原則 3 三種原則 4 2會(huì)議原則 4 七條規(guī)定 4 3高效會(huì)議的技巧 1 會(huì)議類型 4 3高效會(huì)議的技巧 2 高效會(huì)議的八個(gè)特征 4 3高效會(huì)議的技巧 確定內(nèi)容方向 準(zhǔn)備資料 會(huì)議主持者在會(huì)議開(kāi)始之前 應(yīng)當(dāng)立足于5WlH這6條原則進(jìn)行事先討論 4 3高效會(huì)議的技巧 會(huì)議準(zhǔn)備從會(huì)議目的開(kāi)始 會(huì)議必須存在目的 遵循目的的會(huì)議形式 信息傳達(dá)類型 抓準(zhǔn)會(huì)議核心 不偏離主題 4 3高效會(huì)議的技巧 讓必要的人參加會(huì)議 4 3高效會(huì)議的技巧 應(yīng)當(dāng)記入事前通知的項(xiàng)目 通知與會(huì)人員時(shí)間 地點(diǎn) 內(nèi)容 4 3高效會(huì)議的技巧 事先傳達(dá)議題 分發(fā)資料就有出現(xiàn)優(yōu)秀意見(jiàn)的保證 做好有目的的開(kāi)會(huì) 4 3高效會(huì)議的技巧 嚴(yán)格遵守時(shí)間 提煉重點(diǎn) 精化主題 避免無(wú)謂討論 4 3高效會(huì)議的技巧 員工有效工作時(shí)間價(jià)值體現(xiàn) 提高重視會(huì)議力度 效果 費(fèi)用 2 費(fèi)用歸類 1 投入 投入了某種程度的時(shí)間和費(fèi)用的會(huì)議 就應(yīng)當(dāng)去除不必要的內(nèi)容或者充實(shí)內(nèi)容通過(guò)重視會(huì)議時(shí)間 去除消磨性的 不必要的內(nèi)容來(lái)改變會(huì)議文化 請(qǐng)?jiān)俅毋懹?參加會(huì)議需要費(fèi)用 進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備也需要費(fèi)用 會(huì)議費(fèi)用是將會(huì)議參加者和對(duì)會(huì)議進(jìn)行準(zhǔn)備的職員的薪水 按職員分配的勞務(wù)費(fèi) 參加會(huì)議的人數(shù) 會(huì)議時(shí)間 及特別使用費(fèi) 場(chǎng)所租用費(fèi)等其他費(fèi)用加起來(lái)計(jì)算的 計(jì)算出的費(fèi)用細(xì)目在會(huì)議開(kāi)始前事先